¿Cómo mantener una estrategia de gestión de proyectos organizada?

La gestión de proyectos es un proceso de varios pasos fundamental en la planificación y organización de los recursos de la empresa para completar una tarea específica. Para algunos, es por proyecto. Mientras que para otras empresas, la gestión de proyectos ya está arraigada en la cultura operativa. En el pasado, solo escuchamos sobre la gestión de proyectos cuando se trata de proyectos de TI, ingeniería o construcción. Pero dado que el concepto ahora es aplicable a cualquier industria, los principios son más o menos los mismos: definir objetivos, identificar componentes, asignar tareas y monitorear el control de calidad.

Cada proyecto involucra muchas partes móviles. Quizá uno que tenga un papel esencial sea el de jefe de proyecto. Está a cargo de la toma de decisiones y el poder de supervisar todo para alcanzar el resultado deseado. Para él, el éxito del proyecto depende de cómo se asegura de que el equipo siga los pasos y procesos sugeridos a lo largo del ciclo de vida esperado. Pero el escenario ideal siempre es más fácil decirlo que hacerlo. Lo bueno de la gestión de proyectos hoy en día es la disponibilidad de herramientas y recursos modernos impulsados ​​por tecnología digital innovadora.

¿Las herramientas modernas de gestión de proyectos facilitan el trabajo de los gerentes?

No se puede hablar de gestión de proyectos sin tocar el papel que juega la tecnología. De nada serviría involucrarse en un proyecto si su equipo no aprovecha al máximo herramientas como el software de gestión de proyectos. Independientemente del tamaño del proyecto o de cuántas personas estén involucradas, el uso de software ayuda a planificar, organizar, implementar y monitorear tareas de manera más eficiente. Pero no todas las plataformas o herramientas cumplen con los desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos, debido a los requisitos únicos de su industria o la complejidad del proyecto.

Es fundamental tener en cuenta utilizar el mejor software de gestión de proyectos. Por ejemplo, los proyectos simples podrían funcionar bien con una herramienta que tenga capacidades básicas. Y si desea las mejores características que ofrece una plataforma de gestión de proyectos, es vital comparar capacidades robustas y considerar la variación ideal que funcione para sus necesidades.

Recomendado para usted: Zoho Projects para autónomos: ¿Cómo organizar su negocio, completar proyectos y aumentar la productividad?

La forma correcta de abordar la selección de herramientas y tecnologías

Elegir herramientas, especialmente tecnología, no es una decisión fácil para los gerentes de proyecto. En última instancia, desea que estas herramientas sean activos valiosos y no un obstáculo para la productividad. Por supuesto, el costo también es importante porque la mayoría de las herramientas empresariales no son gratuitas.

Cuando se trata de la gestión de proyectos, la implementación de herramientas y tecnología debe ser una decisión basada en objetivos. No existe una solución o plataforma única para todos. ¿Qué quiere lograr al requerir que su equipo use una herramienta en particular? ¿Cuáles son sus prioridades al seleccionar las capacidades del software de gestión de proyectos? Una vez que tenga uno a su disposición, también es vital reconocer que la tecnología es solo un factor que afectará el éxito del proyecto. Los gerentes de proyecto aún necesitan aprovechar técnicas y estrategias que garanticen la eficiencia y la productividad.

Con eso en mente, analicemos consejos útiles para guiar a los gerentes de proyectos a mantenerse organizados y al tanto de todos los problemas que surjan durante el curso del proyecto.

Establecimiento de prioridades y objetivos del proyecto

Antes de que su equipo comience a trabajar en el proyecto, el primer paso es tener al menos un plan de prioridades específicas. Completar un proyecto debe ser un proceso con fases y pasos que pueda desglosar en tareas procesables. Establecer prioridades lo ayudará a usted y a su equipo a adaptarse a las expectativas del proyecto. La lista de prioridades también se convertirá en la base de sus criterios de seguimiento y control de calidad. En pocas palabras, priorizar tareas en un cierto orden le dará al equipo un enfoque orientado a objetivos para su producción diaria.

Definir plazos y cronograma de finalización.

Toda tarea, por pequeña que sea, debe tener una fecha límite. Un jefe de equipo bien organizado mantiene una agenda apretada para motivar a cada miembro a no quedarse atrás. Por supuesto, el escenario ideal es cumplir con el plazo establecido. Pero en caso de retrasos, los gerentes también deben permanecer flexibles y encontrar un nuevo plan de curso para adaptarse a posibles cambios y ajustes a la fecha límite prevista.

Aunque adherirse a un cronograma estricto puede ser intimidante para algunos, es un aspecto crítico del control de calidad. No dejes que ningún miembro del equipo te diga lo contrario.

Establecimiento de hitos del proyecto

¿Cuál es la diferencia entre un hito y una meta? Un hito se refiere a un evento específico que marca la finalización de una etapa o fase específica del proyecto. Un hito es esencial porque brinda al gerente y al equipo una vista detallada de los eventos clave que impulsarán el proyecto al siguiente paso. Para evitar confundirse sobre lo que es una tarea ordinaria y lo que es un hito, las siguientes preguntas deberían ser su prueba.

• ¿La finalización de dicho evento afectará significativamente el resultado final?
• ¿Es importante el evento para definir si el proyecto avanza o no?
• ¿Involucra aportes de las partes interesadas?

En general, si cree que el evento es importante, debe considerarse un hito del proyecto. Si lo hace, le permitirá realizar un seguimiento y un mapa del progreso del equipo.

Tener un conjunto distinto de objetivos a corto y largo plazo.

Mencionamos anteriormente la importancia de priorizar tareas, lo cual va de la mano con esta recomendación. Si define claramente los objetivos del proyecto a corto y largo plazo, es más fácil identificar qué tareas vienen primero. Además, puede delegar mejor cuando ha dividido los entregables del proyecto en tareas manejables "centradas en objetivos". Estos objetivos también deben convertirse en la base para monitorear el progreso, especialmente cuando necesita tocar la base o entrenar a un miembro del equipo.

Te puede interesar: ¿Cómo usar el software de gestión de proyectos ágiles para el trabajo del cliente?

Comunicación consistente

La comunicación constante es difícil, incluso para los gerentes de proyectos más experimentados. Cuando estás a cargo de un gran equipo, muchas cosas pueden pasar desapercibidas. Además, confiar y comprender a las personas con diferentes personalidades puede obstaculizar el manejo y la gestión de los problemas experimentados mientras se trabaja en el proyecto.

La comunicación efectiva también es un proceso. Requiere compromiso por parte del gerente, ser consistente en alentar a cada miembro del equipo a ser más abierto. Afortunadamente, hay muchas maneras simples de lograr esto. Además de las reuniones periódicas y las sesiones de asesoramiento individuales, puede utilizar herramientas como una aplicación de mensajería, videoconferencias e incluso correos electrónicos regulares para mantener abiertas las líneas de comunicación. Además, es responsabilidad del gerente ser receptivo a las opiniones e ideas que podrían ayudar a abordar problemas e inquietudes comunes.

La automatización simplifica las tareas repetitivas

Mencionamos anteriormente que la gestión de proyectos moderna se basa en la tecnología. Pero hay momentos en que los gerentes no logran maximizar los beneficios de estas herramientas. Cuando los tenga a su disposición, busque formas de automatizar tareas repetitivas. ¿El software de gestión de proyectos permite programar tareas recurrentes y asignarlas automáticamente? ¿Qué tal una herramienta que genera automáticamente informes para datos específicos? Los gerentes deben entender que hacer las cosas manualmente no lo hace mejor en su trabajo. Estas herramientas están disponibles precisamente porque solo tiene un número determinado de horas cada día para hacer las cosas.

Delegar y asignar

Los gerentes de proyecto no necesitan hacer todo el trabajo pesado. Puede dividir su equipo en mini unidades asignadas con tareas administrativas específicas. Por supuesto, también es esencial asegurarse de elegir al empleado adecuado que pueda manejar la tarea asignada. Delega en función de sus fortalezas y competencias básicas para que puedas maximizar el talento o la habilidad sin explotar de cada miembro.

Control de calidad y seguimiento del progreso

Lo último en nuestra lista de recomendaciones es la importancia de monitorear el progreso a través del control de calidad. Los informes y análisis del proyecto lo ayudarán a determinar las áreas de mejora y las oportunidades de capacitación específicas. Si hay KPI, el equipo debe tener acceso a informes que muestren cómo se acumulan en términos de objetivos.

Superar los desafíos comunes que enfrentan los gerentes de proyecto

Ahora que hemos discutido los consejos que ayudarán a los gerentes a ser más organizados y productivos, ¿cómo deberían superar los desafíos administrativos comunes? Es una realidad que incluso el gerente más experimentado se encontrará con obstáculos de vez en cuando. Estos son ejemplos de instancias incontrolables que podrían obstaculizar el progreso del proyecto.

1. Restricciones y problemas presupuestarios: el dinero siempre es una preocupación crítica para los gerentes de proyecto. Cuando está limitado a cumplir con un presupuesto específico, puede complicar el logro de tareas y objetivos. Según un estudio de 2017, el 49,5 % de los directores de fabricación consideran el coste del proyecto como el mayor desafío. Para resolver este problema, volveremos a nuestra recomendación anterior sobre la importancia de la planificación. El proceso de establecer metas y prioridades al menos minimizará los problemas que surjan con excesos y escasez.
2. Los miembros del equipo carecen de las habilidades: su equipo solo será tan bueno como el miembro más débil. Y el proyecto depende en gran medida del desempeño individual. Como gerente de proyecto, deberá evaluar objetivamente las competencias para determinar si necesita reforzar su equipo con apoyo adicional.

También te puede interesar: Realiza la planificación de proyectos sin esfuerzo con estas 10 herramientas de gestión.

Ultimas palabras

En conclusión, un director de proyecto bien organizado juega un papel fundamental en el éxito del equipo. Para los gerentes, la tarea que tienen entre manos puede ser abrumadora y tediosa, pero no es necesario abordar el proyecto sin la ayuda de herramientas y un equipo de empleados competentes. Los consejos discutidos aquí de ninguna manera comprenden todas las mejores prácticas que un gerente de proyecto puede emplear. Si bien la gestión de un equipo es una tarea muy personal, adherirse a estos principios establecidos de productividad y eficiencia garantizará resultados favorables.