¿Qué es el control de inventario de la tienda? 4 métodos diferentes de control de inventario

El control de inventario involucra los procedimientos y sistemas para administrar artículos de stock, materias primas y mercancías en una empresa. Realiza un seguimiento del movimiento de mercancías para calcular el nivel de existencias que debe mantener para garantizar un suministro suficiente para las ventas. Un buen sistema de control de stock es fundamental para garantizar los productos correctos en el momento adecuado para satisfacer la demanda de los clientes y maximizar las ganancias.

El control de stock juega un papel clave en el sistema de gestión de inventario. Incluye los siguientes procesos de almacenamiento y producción:

• Reciba y almacene artículos en las ubicaciones correctas;
• Seguimiento de mercancías durante el traslado entre almacenes o tiendas;
• Registrar detalles de productos e historiales de movimiento;
• Mantener existencias y supervisar las condiciones de existencias de la tienda;
• Cumplir con los pedidos de los clientes con el stock existente;
• Implementar lectores de códigos de barras para controlar los SKU;
• Generar órdenes de compra.

El propósito del control de inventario es minimizar los costos de mantenimiento y evitar el exceso y la escasez de existencias. Le permite saber cuándo reponer existencias, empujar artículos viejos y comprar productos nuevos. Además, un inventario bien administrado liberará el espacio de su almacén y el capital vinculado a su stock, evitando el stock obsoleto que puede dañar su flujo de efectivo.

Por ejemplo, si es dueño de una tienda minorista de cosméticos, puede tener mucho maquillaje, artículos para el cuidado de la piel, productos para el cabello, etc. t exceso o escasez de existencias. También lo ayuda a planificar mejores compras y reducir los costos de mantenimiento de un inventario extenso.

Materias primas

Las materias primas se utilizan para producir un componente del producto o productos terminados. Puede obtener materias primas de un proveedor o fabricarlas usted mismo para un acceso fácil y rápido. Las materias primas se convierten entonces en sus activos de inventario y se almacenarán en su almacén. Ejemplos de materias primas son:

• Harina para producir panes para panaderías;
• Telas para confeccionar ropa;
• Carpetas de papel y anillas para crear cuadernos.

productos sin terminar

Los productos sin terminar, también llamados inventario de trabajo en curso, son los productos que se están procesando y llegarán al mercado después de su finalización. Puede incluir productos que se están fabricando o que esperan ser empacados antes de llegar a los estantes.

Un ejemplo de productos sin terminar puede ser un automóvil a medio armar o un par de zapatos parcialmente terminados. Estos productos deben almacenarse en un almacén separado para una buena clasificación, asegurando que los productos sin terminar no se mezclen con los productos terminados.

Ciclo de inventario

El inventario cíclico se refiere a vender una parte de las existencias de la tienda y reponerlas rápidamente con otras nuevas. A diferencia de las existencias de seguridad, cuyo objetivo es cubrir los picos y las caídas de la demanda, las existencias cíclicas se aplican para cubrir la mayoría de las compras.
Las pequeñas empresas utilizan principalmente existencias de ciclo debido a la capacidad limitada de existencias de seguridad. Para las empresas más grandes, el stock de seguridad no es una opción preferida a menos que sea necesario para satisfacer las crecientes demandas del mercado. Por lo general, debe optimizar el inventario de su ciclo para ahorrar dinero en el almacenamiento, siempre que pueda reabastecerlo a tiempo para evitar perder oportunidades de venta.

Por ejemplo, usted es un minorista de muebles. Después de cada día o semana, vuelves a revisar tu inventario y haces pedidos para reponer los artículos que acabas de vender en ese período. De esta forma, se minimizan los costes de almacenamiento y se garantiza que solo almacene lo que buscan los clientes.

Inventario en tránsito

El inventario que se transfiere de un proveedor a su almacén se denomina inventario en tránsito. Los artículos han salido del almacén del proveedor pero no han llegado a su almacén. También se conoce como inventario de tubería.

Aunque aún no ha recibido el stock, todavía está incluido en su gestión de inventario y debe rastrearse para garantizar un transporte sin problemas. Cuando el inventario llega a su ubicación, se produce la transferencia de propiedad y ahora es propietario de los bienes.

El control de inventario puede ser complicado para los minoristas. Estos son algunos de los principales desafíos:

Problemas de la cadena de suministro

Tu plan de reposición de stock puede no salir siempre bien. Durante la pandemia de Covid-19, la cadena de suministro se vio interrumpida debido a muchas restricciones de transporte. Dichos retrasos o cancelaciones de entrega pueden provocar situaciones de desabastecimiento y perjudicar sus resultados.

Para abordar este problema, por ejemplo, puede reordenar sus productos más vendidos con frecuencia para mantener cantidades suficientes en su almacén. Podría ser su salvavidas si hay dificultades en el abastecimiento o la entrega de los productos, todavía tendrá suficiente stock para vender hasta que llegue el nuevo stock.

Falta de espacio de almacén.

Si bien las entregas retrasadas pueden provocar la pérdida de ingresos, también crea otro problema. Todos sus pedidos vencidos pueden llegar al mismo tiempo y causar problemas de espacio de almacenamiento. Por lo tanto, debe tener un exceso de espacio para manejar este stock. Al planificar el espacio de su almacén, debe diseñar un diseño efectivo y estandarizar los contenedores o paletas que usará para guardar los productos.

Demanda impredecible de los clientes

La demanda de los clientes puede fluctuar y hacer que sea difícil de predecir. Puede encontrarse almacenando demasiado o muy poco para satisfacer la demanda, y ambos casos pueden causar daños. Si no tiene suficientes productos, sus clientes comprarán a sus competidores. Por el contrario, si excede las existencias mientras los clientes no compran tanto, su capital quedará enterrado dentro de los inventarios muertos. Por lo tanto, la previsión de la demanda basada en datos fiables es vital para hacer coincidir la oferta con la demanda.

Mala comunicación

La falta de comunicación puede ser un problema para el control de existencias, desde la obtención de pedidos hasta el seguimiento de los niveles de existencias y el traslado de productos a varias tiendas. Especialmente si realiza ventas omnicanal, la comunicación directa y correcta es esencial para la colaboración interna y externa para administrar un inventario preciso.

Este es el método tradicional de lápiz y papel para registrar el movimiento de existencias. Esta forma solo funciona para empresas emergentes y pequeñas empresas cuyo inventario es fácil de controlar. Sin embargo, cuando su empresa crece y se expande a más SKU, este enfoque puede ser un obstáculo para escalar. Consume mucho tiempo, es propenso a errores y tiene una capacidad limitada para analizar datos de manera eficiente.

Tarjetas de acciones

El uso de tarjetas de existencias es una forma un poco más compleja de monitorear compras, ventas, cambios de productos y devoluciones. Es una tabla que registra el costo de los bienes vendidos, los precios de venta y el inventario disponible para cada producto.

Con este método, utiliza tarjetas individuales para cada artículo para realizar un seguimiento de su movimiento a través de almacenes y salas de almacenamiento. Puede incluir notas o comentarios adicionales en la tarjeta, como cualquier asunto o problema asociado con ese elemento.

El sistema de tarjeta de existencias solo es efectivo si registra información constante y actualizada inmediatamente a medida que se mueven las existencias. También debe realizar un seguimiento de las extracciones de inventario inusuales para evitar datos inexactos. Este enfoque es una buena manera de rastrear sus productos, especialmente si utiliza el método de inventario primero en entrar, primero en salir (FIFO).

Sin embargo, las tarjetas de stock también tienen debilidades. Todavía es un proceso largo escribir miles de tarjetas, sin mencionar el riesgo de perder tarjetas de stock. Además, si ocurre algún problema, es difícil rastrear y arreglar la tarjeta de stock exacta. Usar estas tarjetas físicas no es óptimo, ya que no se puede aprovechar la automatización con la tecnología actual.

hojas de calculo

Un mejor método para controlar las existencias son las hojas de cálculo, como Microsoft Excel o aplicaciones similares. El uso de hojas de cálculo le permite actualizar de manera fácil y consistente los datos de sus productos. Si domina Excel con habilidades de codificación, este es un buen método para la automatización básica para adquirir niveles de existencias y datos actualizados.

Excel puede vincular varias hojas de cálculo y conectarse con otros sistemas a través de macros o codificación de alto nivel. Con Excel, puede diseñar hojas de cálculo personalizadas para datos de productos, datos de inventario, información de proveedores y rendimiento de ventas con campos de datos relevantes para usted.

Sin embargo, el uso de hojas de cálculo de Excel tiene algunos inconvenientes. No todos son competentes en el uso de Excel, por lo que lleva tiempo capacitarlos en el trabajo. Además, cuantos más productos tenga, más pesados ​​​​serán los archivos para ejecutar en las computadoras. Si es un gran minorista con una cadena de suministro y un proceso de ventas complejos, necesitará una solución más eficiente y potente para manejar el inventario de la tienda. Las hojas de cálculo son más adecuadas para que las pequeñas y medianas empresas establezcan capacidades básicas de control de existencias.

Software

En esta era digital, el software juega un papel importante en la gestión empresarial y el control del inventario de las tiendas forma parte de él. El uso de un sistema de control de inventario como el sistema de seguimiento de inventario Magstore puede ayudarlo a eliminar los obstáculos de los métodos anteriores. Estos son algunos de los beneficios que recibirá al adoptar una solución digital:

• Ahorre tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas;
• Reducir los errores debidos a fallas humanas;
• Agilice los canales de comunicación y haga que el equipo tenga claros los flujos de trabajo;
• Prevenga la inexactitud, las pérdidas y el robo de existencias;
• Minimice las situaciones de stock muerto y desabastecimiento.

El sistema de gestión de inventario de Magstore se puede personalizar según las necesidades de su negocio, independientemente de su tamaño e industria. El sistema viene con funciones POS y otras características de gestión minorista. Es nativo de Magento y hereda todos los poderes e integraciones de Magento. Con Magestore, tu control de stock puede alcanzar otro nivel de eficiencia. Explore sus características principales a continuación

• Genere y edite SKU ilimitados con números de serie
• Actualice el movimiento de existencias en todas las ubicaciones de forma automática y en tiempo real escaneando códigos de barras;
• Organice el almacén con contenedores y palets estandarizados;
• Sincronice todos los datos de productos, ventas, proveedores y clientes en una base de datos central;
• Envíe alertas de existencias bajas y cree órdenes de compra para los proveedores;
• Apoye las ventas omnicanal y refleje la disponibilidad del producto en sus sitios públicos;
• Cumplir con los pedidos de los clientes rápidamente y actualizar el nivel de inventario en consecuencia;
• Evalúe el desempeño de los proveedores para elegir los mejores para su cadena de suministro;
• Analice e informe sobre el inventario de la tienda, el tiempo de entrega, el COGS, los costos de almacenamiento, los productos más vendidos y los más vendidos;
• Apoyar la contabilidad y auditoría de inventario;
• Pronostique la demanda de inventario para ayudarlo con las decisiones de compra.

Magestore ofrece escalabilidad y flexibilidad para su tienda minorista. Puede acceder al software desde cualquier navegador y dispositivo gracias a la tecnología PWA, a diferencia de las hojas estáticas de Excel. Para ir más rápido en esta industria minorista competitiva, necesitará un sistema sólido como Magestore para controlar las existencias y más.

Aunque el control de inventario y la gestión de inventario suenan similares, tienen algunas diferencias. Mientras que el control de inventario se ocupa de las existencias existentes en un almacén, la gestión de inventario maneja el movimiento general de las existencias a lo largo de la cadena de suministro.

Aquí hay una comparación entre los 2 procesos con respecto a su objetivo, alcance, preocupaciones clave y actividades:

El control de existencias es crucial para que su negocio minorista funcione sin problemas. Ahora que conoce los 4 métodos de control de inventario, invertir en un sistema de gestión de inventario de código abierto es su mejor opción. Aprovechar la tecnología aumentará su productividad y resolverá muchos desafíos en las operaciones de su cadena de suministro.