Plan de Comunicación Interna: ¿Qué es y cómo desarrollarlo?
Publicado: 2022-06-26Un sólido plan de comunicación interna es una parte integral de las operaciones diarias. Una estrategia de comunicación interna eficaz es una parte fundamental de toda organización. Debe comprender cómo comunicarse con todos en la empresa para cumplir los objetivos comerciales.
En la mayoría de las empresas, los clientes y los empleados se conectan a través de técnicas cuidadosamente planificadas. Notará un aumento significativo en el compromiso de los empleados si aplica el mismo estándar de cuidado en su plan de comunicación interna. Por eso necesitas un plan de comunicación interna eficaz.
Aquí en este blog, discutiremos:
- La definición de un plan de comunicación interna
- Las ventajas de un Plan de Comunicación Interna
- Las mejores formas de desarrollar un Plan de Comunicación Interna
¿Qué es un plan de comunicación interna?
Un plan de comunicación interna es una estrategia que aborda los objetivos comerciales para el compromiso y la interacción de los empleados y muestra las acciones necesarias para alcanzarlos. Su estrategia de comunicaciones internas sirve como hoja de ruta para el éxito en las comunicaciones internas. Los siguientes son componentes esenciales de un plan de comunicación interna eficiente:
- Misión, objetivos y valores de la empresa.
- Mensajes comerciales importantes
- Canales de comunicación
- Responsabilidades y procesos para los empleados
- Estrategias de marketing y comunicación.
Se trata de cómo sus empleados obtienen la información que necesitan para llevar a cabo sus responsabilidades. Es por eso que recopilar y analizar los comentarios de los empleados debe ser una parte importante de su estrategia.
Las ventajas de un Plan de Comunicación Interna
Un lugar de trabajo es significativamente más productivo cuando se involucra con una comunicación activa. Sus empleados estarán más involucrados en su trabajo si planifica bien las comunicaciones internas. Las ventajas de contar con una estrategia de comunicación interna eficaz que contribuya al éxito general de su empresa son múltiples. Estos son algunos de ellos:
- Ayuda a aumentar la productividad: cuando los empleados se conectan, comprenden de manera efectiva sus responsabilidades y prioridades. Esto aumenta la productividad de las organizaciones y la fuerza laboral se vuelve más productiva.
- Reduce errores y equivocaciones: Los errores de los empleados con frecuencia son causados por falta de comunicación. Su empresa podría perder dinero si comete un error. Si desarrolla una comunicación efectiva en su organización, esto podría evitar esos errores y equivocaciones.
- Ayuda a aumentar el compromiso de los empleados: la comunicación interna es un método exitoso para aumentar el compromiso de los empleados. Los empleados se involucran y motivan cuando una organización proporciona actualizaciones constantes.
- Mejora la cultura del lugar de trabajo: la interacción de los empleados mejora cuando los departamentos y equipos se comunican. Permite a los empleados acceder a toda la información que necesitan en cualquier momento.
- Ayuda a comprender los objetivos comerciales: la comunicación interna garantiza que toda su empresa esté en la misma página. Ayuda a realizar el objetivo, la visión y la estrategia del negocio.
- Aumenta los resultados de liderazgo: una estrategia de comunicación interna ayuda a los gerentes y líderes a mejorar los resultados de liderazgo. Ayuda a comprender cómo y cuándo deben comunicarse con su personal.
Una estrategia de comunicación interna muestra cómo todos en una organización encajan y contribuyen a la estrategia general. Los mantiene actualizados sobre proyectos actuales, actividades y metas futuras.
Las mejores formas de desarrollar un Plan de Comunicación Interna
Los planes de comunicaciones internas son necesarios por una variedad de razones. Explica cómo comunicarse entre sí para ayudar y alcanzar los objetivos de la empresa. Puede utilizar un plan de comunicación si necesita enviar un mensaje a un grupo de personas o a toda una empresa. Veamos una guía paso a paso para desarrollar una estrategia de comunicación interna efectiva que mejorará la comunicación de los empleados.
Analizar el estado actual de la comunicación interna
Antes de crear un plan de comunicación interna, es esencial saber qué tan exitosas son sus comunicaciones internas actuales. Analícelo y vea dónde puede hacer mejoras. Esto se puede lograr utilizando una variedad de formas de seguimiento, que incluyen:
- ¿Cuántos de sus objetivos de comunicación interna se han cumplido?
Tome nota de las fortalezas y limitaciones de su plan anterior. Averigua lo que quieres lograr en el futuro.
- Diseñe y realice una encuesta para su empresa.
Realizar una encuesta es una técnica simple y eficiente para obtener la retroalimentación de sus empleados. Antes de realizar cualquier ajuste, analice qué funciona realmente y qué no.
Con una amplia colección de preguntas, QuestionPro adopta un enfoque único para evaluar la experiencia de los empleados. Recibirá una vista de 360 grados de su empresa de esta manera. Esta es una excelente manera de recopilar sus comentarios.
- Consulta los resultados en diferentes periodos.
Un marco de tiempo le ayudará a analizar la situación actual. Cree un cuadro de información sobre diferentes períodos de tiempo y verifique el resultado.
Definición de objetivos
El siguiente paso es elegir los objetivos apropiados. La estrategia SMART es uno de los métodos más influyentes y sencillos:
- Específico: Establezca sus objetivos específicamente. Por ejemplo, podría ser "¿Cuáles son los objetivos de su negocio?" o “¿Quién está trabajando para lograrlos?”
- Medir: El objetivo debe ser medible. Para aumentar los ingresos, la producción y el trabajo en equipo, por ejemplo.
- Lograr: El objetivo debe ser alcanzable. Debe ser práctico y basado en su capacidad para hacer crecer su negocio.
- Relevante: ¿Los objetivos afectarán el desempeño general de la empresa? Debe evitar objetivos irrelevantes que no estén relacionados con el desarrollo de su plan eficaz.
- Tiempo: ¿Cuáles son los plazos para lograr cada objetivo? Sin una escala de tiempo, no afectará el plan adecuadamente.
El público al que quieres llegar
Saber a quién está tratando de llegar es esencial. Asegura que solo aquellos que necesitan verlo reciban contenido relevante.
Sería mejor si abordara los diferentes tipos de equipos y departamentos de su empresa para su plan. No puedes usar el mismo idioma cuando les hablas a todos. Al establecer el plan, se deben tener en cuenta todos los departamentos, equipos, supervisores y juniors.
Selección de la herramienta de comunicación interna adecuada
Es fundamental elegir la herramienta de comunicación adecuada para su público objetivo. Una intranet es una de las tecnologías más utilizadas para la comunicación interna. La intranet es la forma ideal de comunicarse para llegar a todos los miembros de una empresa en muchas ubicaciones. Las intranets modernas pueden servir como centro digital de su empresa. Integra y combina múltiples tecnologías de comunicación como:
- Herramienta de mensajería instantánea (Slack)
- Correo electrónico (Gmail, Correos electrónicos de Outlook y Calendario)
- Gestión de proyectos (Trello)
- Videoconferencia y reunión (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
- Gestión del espacio de trabajo (Google Drive)
Comprender y utilizar las herramientas de comunicación con éxito para la comunicación interna es esencial. Ahora puede ser un buen momento para comenzar si aún no tiene una intranet.
Medición del plan de comunicación interna
Una vez que haya implementado su plan, es hora de medir los resultados. Es importante recopilar datos cuantificables para determinar la eficacia de sus comunicaciones internas. El software de análisis lo ayudará a recopilar datos cuantificables.
Existen diferentes técnicas para evaluar el desempeño de la comunicación interna. Echemos un vistazo a algunos ejemplos:
- Comprueba tu productividad. ¿Hay alguna mejora?
- ¿Están aumentando los ingresos?
- ¿Se están cometiendo errores y equivocaciones con menos frecuencia?
- ¿Ha seguido mejorando la retención de empleados?
- ¿Ha notado alguna mejora en el compromiso de los empleados?
- ¿Tuviste éxito en el logro de un objetivo en particular?
Si observa que su plan no es efectivo, entonces debe determinar qué salió mal en su plan y qué acciones necesarias debe tomar para mejorar su plan de comunicación interna.
Conclusión
Se requiere un plan de comunicación interna para lograr el crecimiento exitoso de la empresa. Debe mantener una comunicación regular con sus empleados. Determine qué método se adapta mejor a sus objetivos. Probar con frecuencia es la mejor manera de lograr esto.
Esto requiere las tecnologías adecuadas. Las encuestas de experiencia de los empleados proporcionarán información que lo ayudará a desarrollar un plan de comunicación interna y un mejor negocio.
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