Incorporar un negocio en Ontario: 5 errores a evitar

Incorporar un negocio es un hito importante en el viaje empresarial, que brinda beneficios como limitar la responsabilidad personal, obtener ventajas fiscales potenciales y aumentar la credibilidad en el mercado.

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En Ontario, el proceso de incorporación es una combinación de tareas legales, financieras y administrativas, cada una de las cuales tiene su propio significado. Sin embargo, este intrincado proceso a menudo da lugar a errores si no se aborda con cautela y pensamiento sistemático. Para garantizar una transición sin problemas a la incorporación, es esencial evitar los errores comunes que resultan en problemas legales imprevistos, complicaciones financieras y rectificaciones que requieren mucho tiempo.

Afortunadamente, este artículo identifica cinco errores comunes que los empresarios suelen cometer cuando incorporan sus negocios en Ontario y sugiere estrategias para sortear estos peligros potenciales. Al comprender estos errores, los posibles propietarios de negocios pueden optimizar su proceso de incorporación.

1. Negarse a realizar una búsqueda NUANS

El primer error que cometen muchos empresarios cuando incorporan una empresa en Ontario es no realizar una búsqueda NUANS (Búsqueda de nombre automatizada recientemente actualizada).

Este es un paso crucial en el proceso de incorporación porque determina si su nombre comercial propuesto es único y aún no está siendo utilizado por otra corporación. Una búsqueda de NUANS enumera las empresas y marcas comerciales existentes que se parecen mucho al nombre propuesto, lo que le permite evitar disputas legales y cambios de marca innecesarios.

Es esencial recordar que, incluso después de una búsqueda exitosa en NUANS, el gobierno de Ontario puede rechazar su nombre comercial propuesto si lo considera engañoso u ofensivo. Por lo tanto, es recomendable tener listos nombres alternativos y consultar a un profesional legal para asegurarse de que su nombre comercial propuesto cumpla con las regulaciones provinciales.

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2. No entender la estructura de las acciones

Muchos empresarios no comprenden completamente las implicaciones de su estructura accionaria al incorporar sus negocios. Esta falta de comprensión puede resultar en disputas entre accionistas, desafíos para reunir capital y complicaciones al vender el negocio.

Invertir tiempo para aprender sobre los distintos tipos de acciones y cómo afectan su negocio puede prevenir tales problemas. Por ejemplo, las acciones ordinarias generalmente vienen con derechos de voto, mientras que las acciones preferidas a menudo vienen con mayores reclamos sobre dividendos y activos.

Además de comprender los tipos de acciones, es esencial comprender cómo se pueden distribuir. La emisión de demasiadas acciones demasiado pronto puede diluir la propiedad, mientras que la emisión de muy pocas puede limitar su capacidad para atraer inversores o recaudar capital en el futuro. Por lo tanto, consultar con un asesor legal o un abogado corporativo es crucial para determinar la estructura accionaria óptima para su modelo de negocio y plan de crecimiento.

3. Pasar por alto las declaraciones anuales

Otro error común que se comete después de la incorporación es pasar por alto los requisitos de presentación anual. Cada corporación de Ontario debe presentar una declaración anual ante la Agencia de Ingresos de Canadá. No presentar esta declaración puede resultar en multas, cargos adicionales e incluso la disolución de la corporación.

Mantenerse en cumplimiento es tan simple como marcar fechas importantes y asegurarse de que las declaraciones anuales se presenten a tiempo. Los plazos para la presentación de declaraciones dependen del cierre del año fiscal de la corporación, por lo que es fundamental realizar un seguimiento de estas fechas.

Contratar los servicios de un profesional o utilizar herramientas de software puede ayudar a controlar estos plazos. Además, considere buscar el asesoramiento de un asesor fiscal para comprender todas las implicaciones y requisitos fiscales para evitar sanciones por incumplimiento.

4. Ignorar el requisito de una oficina registrada

Muchos empresarios no se dan cuenta de la importancia de mantener una dirección de oficina registrada en Ontario. La Ley de Sociedades Comerciales de Ontario exige que todas las sociedades tengan un domicilio social en la provincia, donde se reciben todas las comunicaciones formales y avisos legales.

El domicilio social de su corporación puede ser una ubicación física, como su lugar de negocios, o un proveedor de servicios externo. Esta dirección será de acceso público y debe estar abierta durante el horario comercial habitual para recibir documentos oficiales.

Ignorar este requisito puede generar posibles problemas de cumplimiento e incluso sanciones. Por lo tanto, es aconsejable asegurar una dirección de oficina registrada en Ontario lo antes posible en el proceso de incorporación.

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5. Pasar por alto los estatutos y los acuerdos de accionistas

Pasar por alto los estatutos y los acuerdos de accionistas es otro error común que cometen los dueños de negocios durante el proceso de incorporación. Los estatutos rigen las operaciones de una corporación, mientras que los acuerdos de accionistas administran las relaciones, derechos y obligaciones entre los accionistas.

Descuidar el establecimiento de estos acuerdos puede conducir a disputas internas, problemas legales e incluso la posible disolución de la corporación. Por lo tanto, es importante contar con estatutos integrales que describan el gobierno interno de la corporación, incluidas las funciones y responsabilidades de los directores y funcionarios, los procedimientos para las reuniones y los derechos de voto, entre otras cosas.

Además, se debe redactar un acuerdo de accionistas completo para abordar cuestiones como la transferencia de acciones, los mecanismos de resolución de disputas y las funciones y responsabilidades de los accionistas.

Dada la importancia de estos documentos, es recomendable buscar asesoría legal para redactar estos acuerdos para representar con precisión los intereses de la corporación y mantener la armonía entre todas las partes involucradas.

Llevar

Incorporar una empresa en Ontario implica navegar por una compleja serie de tareas legales, financieras y administrativas. Sin embargo, comprender los errores comunes puede ayudar a los emprendedores a agilizar este proceso.

La implementación de estas estrategias garantiza el cumplimiento de la ley y ahorra tiempo, esfuerzo y dinero que podría desperdiciarse en rectificar estos errores más adelante. Es esencial recordar el valor de buscar asesoramiento legal y profesional cuando sea necesario para incorporar con éxito su negocio en Ontario.