Híbrido, físico o virtual: ¿cómo debería ser su evento?

Si asistió a un evento en los últimos años, sintió que algo había cambiado. Los eventos pasaron de cancelarse indefinidamente a ser remotos, híbridos y presenciales con opciones híbridas y remotas. La montaña rusa de expectativas y regulaciones ha sido mucha, especialmente para las empresas que dependen de los eventos para generar clientes potenciales.

En el cuarto trimestre de 2020, la tasa de cancelación de exposiciones B2B fue del 97,9 %. En un año, en el cuarto trimestre de 2021, la tasa de cancelación se redujo al 12,5 %. Entonces, si bien todos se adaptaron a un mundo virtual, esta caída significativa ilustra que las personas están listas para los eventos en vivo nuevamente y se están adaptando a "la nueva normalidad".

La gente está invirtiendo en viajes para asistir a eventos en vivo a pesar del aumento de los precios de la gasolina y los boletos de avión. Hay una demanda reprimida de conexión, pero los estándares y las expectativas son diferentes de lo que eran antes. Los últimos dos años han cambiado la forma en que los asistentes ven los eventos y los estándares de ROI para el marketing de eventos son más altos que nunca.

Aquí en Zen Media, hacemos mucho marketing de eventos para nuestros clientes. Ya sea que asistan a una feria comercial y necesiten saber cómo aprovechar al máximo esa experiencia, o que estén organizando su propio evento por primera vez, los hemos guiado a través del proceso. De hecho, nuestra presidenta, Stephanie Chavez, ¡es una del 1% de los principales comercializadores de eventos del mundo!

Pero el listón está más alto ahora. Las personas son más protectoras de su tiempo; quieren conexión y nuevas experiencias, no solo la ilusión de ello. Quieren flexibilidad y diversión.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas decidir qué tipo de evento planificar? ¿Y cómo pueden cumplir (y superar) las nuevas expectativas de los consumidores? ¡Consulte los criterios a continuación y vea si se beneficiaría más de un evento híbrido, virtual o en persona!

Necesitas un evento híbrido si…

Desea aumentar su alcance y flexibilidad.

Organizar un evento híbrido brinda a las marcas el máximo alcance y flexibilidad para acomodar a los asistentes tanto física como virtualmente. Un evento en persona siempre tendrá un límite superior de cuántas personas pueden asistir. Pero invitar a asistentes virtuales significa que el cielo es el límite.

Organizar un evento híbrido también significa aumentar la accesibilidad de su marca y contenido. Cuanto más accesible sea su contenido, más diversa puede ser su audiencia. Y dado que el 40 % de los miembros de LinkedIn cambian de cargo, antigüedad e industria cada cuatro años, es imperativo que las marcas vayan más allá de su nicho de mercado. Es posible que alguien en un campo adyacente con interés en su industria no gaste el dinero y el tiempo para ir a un evento físico, pero puede unirse a las sesiones virtuales en su hora de almuerzo o escuchar las repeticiones de las sesiones grabadas.

Organizar un evento híbrido significa un alcance potencial masivo. Pero como dijo el tío Ben: “Un gran alcance conlleva una gran responsabilidad”. (O algo así.)

Puede ofrecer una experiencia completa tanto para asistentes presenciales como virtuales.

En una encuesta a más de 200 especialistas en marketing de todo el mundo, Forrester descubrió que el 58 % de los encuestados está de acuerdo en que "todos los eventos de marketing B2B emblemáticos serán híbridos en dos años". Pero es importante recordar que híbrido no significa simplemente transmitir en vivo su evento en persona. Un verdadero evento híbrido ofrece una experiencia completa tanto para los asistentes en persona como para los virtuales e incluso ofrece un cruce en términos de uso de la tecnología. Los asistentes en persona pueden incluso tener la oportunidad de establecer contactos con asistentes virtuales, y la tecnología utilizada será inclusiva para sus audiencias, sin importar cómo asistan al evento. Los eventos híbridos exigen una integración perfecta entre las audiencias presencial y virtual.

Desafortunadamente, este no ha sido el caso en muchos eventos híbridos, ya que el 39 % de los asistentes virtuales dijeron que no se sentían incluidos. Pero un evento híbrido es una excelente opción si se compromete a brindar la experiencia completa del evento a todos los asistentes y tiene formas creativas de hacerlo.

Desea aumentar el valor antes y después del evento.

Piense en el marketing de su evento en términos de antes, durante y después del evento. Si bien todos están obsesionados con hacer que la ocasión sea perfecta, lo que hace para el marketing previo y posterior al evento a veces puede superar el evento real. De hecho, el 86 % de los B2B ven un ROI positivo de sus eventos híbridos hasta siete meses después de la fecha del evento. La creación cuidadosa de rumores antes del evento y luego el uso del marketing posterior al evento para dar seguimiento a conversaciones significativas (con clientes potenciales, colegas de la industria y medios) puede marcar una gran diferencia en el éxito general de su empresa.

Necesitas un evento físico si…

Estás transmitiendo información compleja.

Claro, es posible transmitir mensajes convincentes sobre información compleja en un entorno virtual. Pero cuando se trata de establecer una conexión genuina con su audiencia y comprender sus intereses y necesidades, nada supera la comunicación en persona. Si está organizando una conferencia y presentando su última y mejor investigación, tener una presentación dinámica e interactiva sin duda transmitirá su punto mejor que una pantalla.

Entonces, si desea que su audiencia participe activamente y comprenda completamente la complejidad de lo que está diciendo, un evento en vivo, y quizás incluso una multitud más pequeña, es su mejor opción.

Quieres centrarte en construir conexiones.

Forrester descubrió que el 67 % de los encuestados se sentía desafiado a la hora de ofrecer con éxito oportunidades de trabajo en red en un entorno virtual. Si bien la tecnología de marketing de eventos virtuales incluye cuadros de chat, encuestas, preguntas y respuestas en vivo y más, todavía hay un amplio margen de mejora en el ámbito de las redes de asistentes. Entonces, si el objetivo principal de su evento es crear oportunidades ricas para establecer contactos y un espacio para la colaboración y la exploración, entonces un evento físico es su mejor opción.

Tienes tiempo para dedicarte a la planificación.

La planificación de un evento físico es una tarea enorme. Puede llevar cientos de personas, miles de horas e incluso más dólares para llevar a cabo con éxito grandes eventos en vivo como conferencias, talleres, lanzamientos de productos y eventos de networking. Pero si tiene el equipo, el tiempo y los recursos para organizar un evento que logre sus objetivos, atraiga a su audiencia y promueva su industria, ¡entonces el escenario es suyo!

Necesitas un evento virtual si…

Estás entregando contenido más breve.

La fatiga de los eventos virtuales es real, y el 45 % de los organizadores de eventos virtuales han optado por eventos más cortos de varios días para combatir la fatiga. Además, las audiencias virtuales aprecian el contenido más corto y más parecido a un programa de entrevistas. El asistente virtual promedio ve solo el 68% de una sesión virtual de más de 20 minutos. Por lo tanto, cuanto más conciso sea su contenido (hasta 20 minutos), más participación tendrá durante todo el evento.

Como contenido digital, a veces compites con su último atracón de Netflix o el juego deportivo que no quieren perderse. Haz que tu contenido sea lo suficientemente largo para ser atractivo, pero lo suficientemente corto para captar su atención.

Tienes un presupuesto limitado y/o tienes poco tiempo.

Los eventos físicos pueden tener un alto precio. Si bien los eventos híbridos pueden mitigar eso un poco, los eventos virtuales son, sin duda, la opción más económica. Por supuesto, tendrá costos asociados con la planificación y la promoción: contratar a un planificador y comercializador de eventos, si no los tiene en su equipo interno, elegir una plataforma de alojamiento virtual, desarrollar y administrar el cronograma, coordinar oradores y más. Pero si organizara un evento híbrido o físico, tendría todos esos costos y más.

Los eventos virtuales toman menos tiempo para planificar, promover y ejecutar que los eventos físicos o híbridos. Los especialistas en marketing de eventos informaron que, para eventos virtuales pequeños, solo necesitaban entre tres y seis semanas para promocionar el evento con éxito.

Y más barato y más rápido no significa "menos de". Las grandes marcas todavía usan eventos completamente virtuales, y los eventos virtuales pueden ser un trampolín para cosas más grandes y respaldar otros eventos de la empresa durante todo el año. Las marcas nunca pueden realmente superar el valor de un evento virtual.

Quiere construir una comunidad.

Los mejores tipos de oportunidades de creación de redes para empresas con un presupuesto pequeño o para aquellos que son nuevos en una industria son eventos de bajo costo y alto valor. Está comprobado que los asistentes a eventos virtuales buscan el tipo de oportunidades de creación de conexiones y redes que brinda la presencial, pero las quieren de una manera diferente. Puede comenzar a construir una comunidad en su industria organizando eventos más pequeños, tal vez incluso gratuitos para asistir o solo por invitación al principio. Una red de empresas complementarias que crecen juntas puede ser poderosa.

No importa el tipo de evento que esté planeando, es esencial mantener a su audiencia en el centro de sus esfuerzos. ¡Háganos saber qué tipo de eventos está organizando o asistiendo este año en las redes sociales! ¿Y si está buscando a alguien que lleve el marketing de su evento a un nivel superior? Alcanzar.