5 sencillos pasos para corregir sus GTIN no válidos
Publicado: 2022-09-01Dado que los GTIN tienen un gran impacto en la cadena de suministro global, es de suma importancia asegurarse de que sus números de artículos comerciales globales sean válidos.
Con tantos productos que se venden en todo el mundo, y especialmente con el aumento de las compras en línea, los sistemas y plataformas de comercio electrónico necesitan una forma inequívoca de garantizar la separación entre los diferentes productos comerciales.
Ahí es donde entra en juego el Número Global de Artículo Comercial (GTIN), un estándar desarrollado por la organización internacional sin fines de lucro GS1.
Los GTIN se utilizan para identificar y diferenciar entre artículos comerciales. Dado que tantos sistemas y plataformas dependen de los GTIN para evaluar la singularidad de un producto, es importante poder solucionar cualquier error que pueda aparecer.
Todos los GTIN son únicos a nivel mundial, y para garantizar que no haya dos elementos que tengan el mismo GTIN, existe un estándar que ayuda a proteger contra los duplicados.
Hay cuatro tipos de GTIN: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 y GTIN-8, y los rangos se asignan por país. Además, cada país asigna un rango más pequeño a las empresas y propietarios de productos y, a su vez, las empresas asignan un número fuera de ese rango para cada producto.
Esto asegura que el proceso sea rápido y que no haya demoras innecesarias en la asignación de GTIN, dado el alto volumen de solicitudes de GTIN.
La forma más fácil de validar su GTIN es mirar el código de su producto y verificar dos veces si refleja el de los registros. Si esto no es posible, hay 5 pasos que se pueden seguir para validar un GTIN.
1. Verifique los 14 dígitos
Hemos establecido que hay cuatro tipos de GTIN, dependiendo de la cantidad de dígitos que tengan: 8, 12, 13 y 14. Aún así, para que las cosas sean lineales, todos los GTIN se expresan como un código de 14 dígitos, sumando 0 a la izquierda.
Puede tomar el GTIN de un producto manualmente, de la caja del artículo. Asegúrese de leer todos los dígitos, sin importar si algunos parecen más pequeños o si están colocados ligeramente a los lados del símbolo del código de barras.
Si elige el GTIN de una base de datos u otro recurso, el problema que podría encontrar es que no todas las bases de datos cumplen con los estándares GS1.
Si recurre a una base de datos, asegúrese de conocer y comprender cómo funciona. De lo contrario, pueden aparecer errores: por ejemplo, una base de datos no conforme puede almacenar solo parte de una secuencia de GTIN, mientras omite el dígito de control.
En el resto de este artículo, se utilizará el formato de 14 dígitos para explicar cómo funciona la validación de GTIN.
2. Verificar el Prefijo GS1
Una vez que haya completado el paso uno, debe comenzar a validar los mismos números que componen la secuencia. Comienza con el Prefijo GS1, que consta de N2, N3 y N4.
Un prefijo GS1 es básicamente un código de país que generalmente lo ayuda a identificar la organización miembro de GS1 donde está registrado el fabricante (sin embargo, no significa que también sea donde se fabrica el producto).
Los países más grandes tienden a tener una gama más amplia de GTIN; por ejemplo, los prefijos GS1 para Japón varían de 450 a 459. Hasta ahora, casi la mitad de los prefijos no se han asignado a países.
Hasta ahora, hemos cubierto cómo funciona la validación de los prefijos GS1 para GTINs-14, GTINs-13 y GTINs-12. Sin embargo, validar el Prefijo GS1 para GTINs-8 es ligeramente diferente.
Los primeros tres números de un GTIN-8 escritos en un formato de 14 dígitos (a saber, N7, N8 y N9) representan el Prefijo GS1-8, que GS1 también asigna a las organizaciones miembro. La mayoría de los prefijos GS1-8 corresponden a prefijos GS1.
3. Confirme el prefijo de la empresa GS1
Si el paso anterior nos ayuda a ubicar al fabricante en el mapa o conectarlo con una industria, esta parte del proceso nos dice quién es el fabricante.
Un Prefijo de Compañía GS1 tiene entre 4 y 11 caracteres, y comienza desde el 2º dígito del GTIN. Cada prefijo de empresa es único y ayuda a identificar la marca a la que está asignado a lo largo de la cadena de suministro global.
¿Cómo validamos el Prefijo de Compañía GS1? Hay 2 métodos disponibles: mediante el uso de listas de prefijos de empresas publicadas por organizaciones miembro de GS1, o mediante el uso del Registro Electrónico Global de Información de Partes (GEPIR) de GS1.
Validar el Prefijo de Empresa a través de listados publicados por organizaciones miembro de GS1
Algunas organizaciones miembros de GS1 publican listados completos que incluyen los prefijos que han sido autorizados a los fabricantes.
Estos directorios están disponibles en XML y se actualizan con frecuencia. Al ver una lista de este tipo, también se entera de cuándo se actualizó por última vez.
Usted sabe que un prefijo de empresa es válido si los dígitos correspondientes del GTIN coinciden perfectamente con los números de una entrada de la lista. Sin embargo, si un prefijo de empresa está dentro del rango cubierto por una lista, pero no puede encontrar el prefijo en ninguna parte de la lista, no es válido.
Validar el Prefijo de Empresa utilizando GEPIR
GEPIR es una base de datos administrada por GS1 que contiene información de alrededor de 1 millón de empresas. Podría decirse que este es el mejor de los dos métodos disponibles para validar un prefijo de empresa, ya que GEPIR agrega datos de todas las organizaciones miembros de GS1.
En el sitio web de GEPIR, tiene una opción de "Buscar por GTIN". Todo lo que tiene que hacer es escribir los 14 dígitos del GTIN y presionar el botón Buscar.
Si el prefijo de la empresa es válido, los resultados de la búsqueda incluirán el nombre del fabricante y los datos de contacto. Por otro lado, si el resultado de su búsqueda dice "no se encontraron registros", lo más probable es que el prefijo de la empresa no sea válido.
4. Validar el resto del GTIN
Los tres pasos que hemos cubierto hasta ahora nos ayudan a determinar si un GTIN está dentro del rango de números asignados por la Oficina Global de GS1 y, además, si está o no en un rango específico que tiene licencia para una empresa miembro de GS1.
El paso actual trata de verificar la parte del GTIN que proporciona el propietario del prefijo de la empresa a un producto específico. El número puede ser el que desee el fabricante, siempre que sea único dentro de las operaciones generales de la empresa.
En este paso, validamos todos los dígitos del GTIN, con la notable excepción del dígito de control (N 14).
Para validar un GTIN individual, debe confirmarlo con el propietario de la marca. Esto se debe a que GS1 no ofrece ningún método a través del cual pueda verificar si se ha asignado un GTIN individual.
Afortunadamente, la mayoría de los fabricantes con licencia GS1 ofrecen listas completas de productos a los que les han otorgado GTIN. Por lo tanto, en realidad, no tiene que pasar por este paso cada vez.
Por lo general, se reserva para situaciones más especiales, en las que aún no ha establecido una relación con una empresa miembro de GS1 o no tiene una lista de los GTIN asignados por la organización respectiva.
5. Asegúrese de que el dígito de control sea correcto
El quinto y último paso es crucial. Esta parte del proceso se enfoca en validar el dígito de control (N14), el cual se calcula en función de los demás números que componen el GTIN.
El dígito de control es una salvaguarda: lo ayuda a protegerse contra la mayoría de los errores de ingreso de datos, como errores al escribir o permutaciones de dígitos.
Afortunadamente, GS1 le brinda todo lo que necesita para manejar los dígitos de verificación. Tienes una calculadora de dígitos de control a tu disposición, a la que puedes acceder aquí mismo. Simplemente escriba los números que componen el GTIN (sin N14) y presione el botón calcular.
Alternativamente, puede calcular el dígito de control manualmente, según una fórmula simple; consulte la tabla a continuación.
Si el resultado que obtiene no coincide con N14, el GTIN no es válido y debe volver a verificarlo para asegurarse de que esté escrito correctamente.
Ahí los tienes: los 5 pasos que te permitirán validar y comprobar en cada momento la exactitud de un GTIN.
Obviamente, no es el camino más fácil que recomendamos para asignar GTIN a todos sus productos, pero puede usar los pasos resaltados anteriormente para algunas de las situaciones en las que los GTIN no son válidos.
Obtenga más información sobre los identificadores únicos de productos:
- Cómo obtener GTIN para sus productos
- La importancia de los UPI: marca, MPN y GTIN
