Cómo implementar con éxito la gestión del conocimiento en su equipo

El conocimiento es un recurso valioso para las empresas. Sin embargo, debido a que no es un activo tangible, las empresas rara vez cuentan con una estrategia para administrar el conocimiento.

Con una estrategia de gestión del conocimiento, puede identificar, rastrear, administrar y compartir el conocimiento en toda su organización y obtener más valor de este activo.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es un concepto que hace referencia a diferentes métodos que puede utilizar para crear, gestionar y compartir conocimientos. Ya sea que esté creando nuevos recursos, actualizando los antiguos o compartiéndolos con nuevos empleados, la gestión de su conocimiento puede respaldar sus objetivos comerciales.

Las empresas a menudo poseen conocimiento explícito que es fácil de identificar y administrar. El conocimiento explícito incluye las mejores prácticas que ha puesto por escrito, recursos de capacitación, propiedad intelectual o un programa de mantenimiento para un equipo que utiliza.

Sin embargo, las organizaciones también se basan en el conocimiento implícito. Este tipo de conocimiento es más difícil de poner por escrito. La transmisión generalmente ocurre en persona, pero algunos conocimientos implícitos son algo que los empleados obtienen a través de años de experiencia.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento?

El conocimiento representa valor para su negocio. Es un activo, pero a diferencia de los activos más tangibles, es posible que no tenga la visibilidad adecuada sobre él.

Su organización confía diariamente en la experiencia de sus empleados. Con el auge de prácticas como el trabajo remoto y la subcontratación, es más importante que nunca mejorar las comunicaciones y asegurarse de que todos tengan acceso al conocimiento que necesitan para hacer su trabajo.

La gestión del conocimiento también es imperativa porque existe una brecha de habilidades en muchas industrias y los nuevos empleados a menudo aprenden cómo realizar su trabajo durante el proceso de capacitación inicial. Transmitir conocimientos a los nuevos empleados es más importante que nunca con un número récord de Baby Boomers que se jubilan.

El conocimiento también es una parte fundamental de la cultura de su empresa. Si no transmite conocimientos a los nuevos empleados y socios, podría perder lo que hace que su empresa sea única. El conocimiento y su transmisión son cosas que debes cultivar para preservar la cultura de tu empresa, generar crecimiento e innovación y brindar una experiencia positiva a clientes y empleados.

Cinco estrategias para adoptar la gestión del conocimiento

Estas estrategias lo ayudarán a adoptar un sistema de gestión del conocimiento para mejorar la visibilidad y obtener más valor de este recurso.

Comience con una encuesta

Repase el conocimiento que su organización ha puesto por escrito revisando manuales, políticas, mejores prácticas, material de capacitación y más.

También debe crear una lista del conocimiento que está implícito. Esta lista puede incluir procesos que aún no ha documentado, así como cosas que los empleados han aprendido a hacer a lo largo de los años sin recibir capacitación específica.

Digitalización

Convertir el conocimiento en recursos digitales mejora el acceso. También garantiza que el conocimiento permanezca disponible incluso si abandona un modelo de lugar de trabajo tradicional y adopta el trabajo remoto o la subcontratación.

Una buena estrategia es crear un repositorio central donde los empleados y socios puedan acceder a todos sus recursos. Las funciones de búsqueda y los directorios son una ventaja porque ayudarán a los usuarios a localizar rápidamente la información específica que buscan.

Construir una biblioteca digital también te permite trabajar con diferentes formatos. Puede usar videos o archivos de audio para compartir conocimientos que son difíciles de poner por escrito, por ejemplo, filmando cómo un empleado realiza una tarea específica.

Un repositorio central también le permitirá rastrear el conocimiento de manera más efectiva. Podrá identificar lagunas y asegurarse de que todos tengan acceso a las últimas versiones de los documentos que utiliza. Además, compartir recursos es fácil, ya que puede enviar enlaces a los empleados que necesitan revisar una información específica.

Gestión del Conocimiento y Cultura

Una empresa con una cultura que valora el conocimiento y el aprendizaje es una empresa que sacará más provecho de la gestión del conocimiento.

Debe revisar la cultura y los valores fundamentales de su empresa. Considere agregar valores como la comunicación, el crecimiento personal y profesional o el aprendizaje continuo.

Toma acción con algunos proyectos nuevos

Una vez que haya actualizado los valores de su empresa, debe buscar soluciones concretas para que estos valores formen parte de sus operaciones diarias.

Aquí están algunos ejemplos:

• Puede actualizar las descripciones de los puestos para que todos sepan que espera que compartan sus conocimientos con el equipo. También puede hacer que los gerentes busquen este comportamiento al evaluar el desempeño.
• Cree un directorio con una descripción de la posición y la experiencia de todos. Este documento ayudará a los empleados a acudir a la persona adecuada cuando necesiten ayuda.
• Reúna un equipo interdepartamental para que los miembros puedan compartir información en toda su organización y crear recursos digitales juntos.
• Su departamento de recursos humanos puede desempeñar un papel fundamental en la gestión del conocimiento con programas de desarrollo personal y profesional en los que cada empleado puede establecer objetivos y utilizar una asignación de tiempo de capacitación remota semanal para revisar los recursos de capacitación personalizados.
• Revise su proceso de capacitación y cómo brinda conocimiento a las nuevas contrataciones. Los empleados a cargo de la capacitación probablemente tengan mucho que aportar a su programa de gestión del conocimiento.

Por qué es importante un enfoque estratégico

Obtendrá mejores resultados si adopta un enfoque estratégico para la gestión del conocimiento. Hay algunas preguntas que debe hacerse al construir este proceso:

• ¿Qué objetivos quiere lograr con la gestión del conocimiento?
• ¿Qué tipo de papel puede jugar el conocimiento en su organización?
• ¿Cómo sacar más provecho del conocimiento?

La implementación de un proceso de gestión del conocimiento puede ser un cambio significativo. Cree un plan paso a paso con una línea de tiempo. Ponga a algunos empleados a cargo de esta transformación e investigue el software de gestión del conocimiento para hacer que el proceso sea más eficiente.

Busque también formas de seguir mejorando su proceso de gestión del conocimiento. Busque nuevas formas de identificar el conocimiento, siga creando nuevos recursos y actualice los recursos existentes con regularidad. Escuche los comentarios de los empleados y decida las métricas que puede usar para evaluar el rendimiento de este nuevo sistema.

Pensamientos finales

Demasiadas empresas pasan por alto la gestión del conocimiento. Sin embargo, la mejor manera de preservar este valioso activo es implementar un plan estratégico para crear, administrar y compartir conocimiento. La gestión del conocimiento continuará convirtiéndose en un papel aún más esencial en el futuro a medida que más empresas se alejen de los modelos tradicionales y adopten el trabajo remoto en su lugar o trabajen con un número creciente de proveedores y socios.