Cómo crear y gestionar con éxito documentos comerciales como autónomo

Entonces te has cansado de tu jefe, ¿verdad? Bueno, no estás solo. Personas de todas las industrias y rangos de edad eligen allanar sus caminos profesionales. Según Zippia, hoy en día hay más de 70 millones de autónomos activos sólo en Estados Unidos. Y para 2029 , habrá 90 millones.

Entonces, el futuro es el freelance. Y considerando los horarios de trabajo flexibles, la autonomía y los mejores salarios, es fácil ver por qué. Pero como ocurre con la mayoría de las cosas buenas, hay un problema. Ser tu propio jefe significa que tienes que lidiar con todo el papeleo que conlleva administrar un negocio.

Pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte. A continuación, encontrará todo lo que necesita saber sobre la creación y gestión de documentos independientes .

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¿Cuáles son los 6 documentos legales para iniciar tu negocio freelance?

Como siempre debe ser el caso, comencemos por el principio. Montar su negocio independiente es una de las etapas más importantes y que requiere más papeleo de su carrera. Como tal, debes abordarlo con la debida consideración.

Para saber cómo convertirse en un escritor independiente, lea el siguiente artículo. A continuación, encontrará los seis documentos legales necesarios para iniciar con buen pie su negocio independiente.

1. Registro de empresas

El primer documento comercial con el que trabajará es una solicitud de registro comercial. Estos difieren entre países, pero la información que siempre deberá enviar incluye:

• Información personal de todas las partes involucradas (usted)
• Ubicación Física de la Sede Comercial
• La estructura organizativa de la empresa

El último punto es el único con el que puede tener problemas, así que analicemos las opciones disponibles. Un autónomo puede registrar su negocio como:

a) Trabajo por cuenta propia/Empresa unipersonal

Ambos términos describen el acuerdo en el que usted, una persona privada, actúa como una entidad pública (es decir, una empresa). En este caso, la ley no diferencia entre ingresos personales y empresariales. Por lo tanto, sólo tendrás que pagar impuestos una vez.

Este tipo de negocio también es muy rápido, fácil y asequible de registrar. Pero tiene una desventaja importante. Tienes que garantizar tu empresa con todo tu patrimonio personal. Eso significa que puede perder más de lo que ganó si se mete en problemas legales.

b) LLC, S-Corp. y C-Corp

Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las corporaciones son muy diferentes. Pero no tenemos todo el día para discutir sus aspectos únicos, así que aquí está la versión TL;DR.

Como sugiere el nombre, este tipo de empresas ofrecen responsabilidad limitada. Eso significa que los tribunales sólo pueden tocar los activos de la empresa, no los suyos. Pero son mucho más costosos de configurar y tardan un poco en registrarse.

2. Licencia comercial

Este documento legal define su habilidad y capacidad para operar dentro de un país , región e industria específicos. Es diferente de un lugar a otro, por lo que siempre es mejor investigar las regulaciones locales.

Solo necesita una licencia comercial para industrias específicas (atención médica, finanzas, servicios alimentarios, etc.). Otras son las llamadas “industrias libres” y permiten que cualquiera pueda iniciar un negocio.

3. Estatutos de la empresa/Acuerdo operativo

Dependiendo de la estructura de su empresa, es posible que deba redactar estatutos por ley. Estos documentos detallan sus operaciones comerciales, términos de servicio y otra información.

Ejemplo: como redactor publicitario, puede conservar todos los derechos sobre su propiedad intelectual. Esto significa que podrás utilizarlos tanto como quieras en el futuro. Lea el siguiente artículo para aprender cómo tener éxito como escritor independiente .

Las empresas unipersonales no requieren estatutos ni acuerdos operativos. Sin embargo, sigue siendo una buena idea escribirlos. Hacerlo te permitirá comunicarte con tus clientes de forma clara y llegar a acuerdos más rápido.

4. Acuerdo de propiedad/asociación

Si desea iniciar un negocio con un amigo o familiar, deberá redactar un acuerdo de asociación. Este documento define los términos de su asociación y cómo dividirá la empresa. Por eso, la mayoría de las personas contratan abogados que les redacten los contratos. Deberían incluir:

• Propiedad compartida para cada parte,
• Roles, responsabilidades y habilidades para tomar decisiones.
• División de ganancias y pérdidas,
• Estrategias para el manejo de disputas internas,
• Proceso de compra en caso de salida de una de las partes.

Naturalmente, esto puede resultar incómodo si eres particularmente cercano a tu pareja. Pero toda relación puede volverse amarga, por lo que tener la versión comercial de un acuerdo prenupcial nunca está mal.

5. Acuerdo de proveedor

Cada negocio es un ciclo casi interminable de entradas y salidas. Por lo tanto, es probable que usted sea tanto proveedor como receptor en momentos diferentes. En cualquier situación, es fantástico tener un acuerdo con el proveedor.

Estos son documentos vinculantes que definen los términos de servicio para ambas partes. Incluyen información como:

• Tipos de bienes/servicios,
• Cantidad/calidad requerida,
• Tiempos de entrega,
• tiempos de pago,
• y más.

6. Acuerdo de confidencialidad

Los NDA son documentos legales que limitan la capacidad de las partes de revelar información confidencial. Esto puede incluir detalles específicos del acuerdo, operaciones comerciales y más. Romper un acuerdo de confidencialidad a menudo conlleva una multa importante.

Estos documentos legales son útiles para empresas de todos los tamaños, incluso para autónomos. Puede utilizarlos para asegurar precios, servicios y más información.

¿Cuáles son 6 ejemplos de documentos importantes para autónomos?

Entonces ha registrado su negocio y ha definido legalmente todas sus relaciones importantes. Gran trabajo. Ahora puedes continuar (lo has adivinado) ¡más papeleo!

Afortunadamente, con las herramientas y plantillas adecuadas, esto será más “papel” que “trabajo”. Y es absolutamente esencial ya que el 78% de las empresas hoy en día dependen de autónomos. Entonces, veamos los seis ejemplos de documentos importantes que todo profesional independiente necesita.

1. Propuesta de proyecto

Desafortunadamente, la mayoría de los autónomos no se preocupan por las propuestas de proyectos. Pero están cometiendo un error. Estos documentos comerciales son excelentes para presentar su profesionalismo e iniciativa.

Las propuestas definen el alcance, los objetivos, el cronograma y el presupuesto de un proyecto y se adaptan mejor a iniciativas más grandes. Y aunque pueden parecer que requieren mucho tiempo, se vuelven muy sencillos una vez que preparas el esquema.

(Fuente de la imagen: Smartsheet)

2. Cotización de precio

Una cotización es uno de los documentos financieros que verá con más frecuencia como autónomo. Sirve como una oferta y presenta los detalles comerciales de ambas partes, una lista de productos/servicios, precio, validez y más.

Una cosa a tener en cuenta es que no es vinculante . Lo que significa que el receptor puede optar por aceptarlo o rechazarlo. Además de eso, puedes cambiar libremente la cotización una vez que haya transcurrido su validez. Para crear cotizaciones de forma rápida y sencilla, utilice el generador de cotizaciones.

(Fuente de la imagen: Billdu)

3. Contrato

Los contratos sirven para varios propósitos. Primero, lo obligan a usted y a sus clientes a cumplir con sus partes del trato. También lo protegen de posibles litigios y ayudan a aumentar la satisfacción del cliente.

Puede ver estos impactos a través de una encuesta Net Promoter Score enviada a través de una herramienta de experiencia del cliente minorista.

(Fuente de la imagen: Jotform)

4. Factura

El siguiente tipo de documento comercial a considerar son las facturas. Estos documentos financieros sirven tanto como comprobante de entrega como como solicitud de pago. Además de eso, también son muy importantes para los impuestos, las disputas con los clientes y la contabilidad.

Crearás muchos de estos en tu carrera como autónomo. Pero afortunadamente, ya no tienes que dedicarles demasiado tiempo. Soluciones como los generadores de facturas en línea gratuitos agilizan el proceso de creación y mantienen una apariencia profesional.

(Fuente de la imagen: Billdu)

Pero si necesita una solución más sólida, existen muchas otras herramientas y software disponibles para autónomos. Por ejemplo, Refrens ofrece varias plantillas de facturas personalizables, así como opciones de pago y otros servicios. También cuenta con críticas y valoraciones excepcionales con G2 y Capterra.

(Fuente de la imagen: Capterra)

Esta y otras opciones de software de facturación vienen con funciones avanzadas, que incluyen:

• Facturación automatizada
• Seguimiento del tiempo
• Plantillas personalizables
• Y más

(Fuente de la imagen: Billdu)

5. Formulario de comentarios/testimonios

Como los humanos somos criaturas sociales, los pensamientos y opiniones de los demás influyen en los nuestros. Por tanto, reseñas y testimonios son muy útiles para los autónomos que buscan nuevos clientes.

Los testimonios le permiten recopilar comentarios, mejorar sus productos y generar confianza. También vienen en varias formas, que incluyen:

• Encuestas (por ejemplo, formularios de Google)
• Recomendaciones de LinkedIn
• Testimonios escritos

Desafortunadamente, obtener comentarios puede resultar bastante difícil. Por lo tanto, no se desanime si algunos clientes rechazan o ignoran su solicitud. Solo asegúrese de redactar un correo electrónico cortés preguntándoles sobre su satisfacción, pídales permiso para enviarles su formulario y siga intentándolo hasta que tenga éxito.

(Fuente de la imagen: Jotform)

6. Retenedor

Una desafortunada realidad del trabajo independiente es que a veces es difícil conseguir trabajo. Los proyectos tienden a ser altamente estacionales, por lo que la mejor práctica es asegurarse de tener ingresos regulares durante todo el año con anticipos.

Estos documentos legales, que actúan como contratos, lo vinculan a usted y a sus clientes a un trabajo recurrente, semanal , mensual o trimestral . Tradicionalmente, siguen proyectos más grandes (por ejemplo, desarrollo y mantenimiento de sitios web), pero también pueden incorporarlo como parte no oficial del equipo de una empresa (por ejemplo, redacción, diseño gráfico, etc.).

(Fuente de la imagen: Firma)

¿Cuáles son las 4 plantillas de documentos más importantes para autónomos?

Ahora que hemos cubierto los documentos independientes más importantes con los que tendrá que lidiar, es posible que desee dar un suspiro de alivio. Sin embargo, deberías agregar algunos documentos comerciales más a tu repertorio, por si acaso. Éstas incluyen:

1. Declaraciones de Resultados

Estos documentos financieros también se conocen como estados de pérdidas y ganancias y de resultados. Realizan un seguimiento de los ingresos, gastos y pérdidas/ingresos netos totales de su negocio independiente a lo largo del tiempo.

Las empresas más grandes utilizan los estados de resultados para realizar evaluaciones comparativas, planificar y tomar decisiones. Pero para los autónomos, son más útiles para el cumplimiento fiscal.

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(Fuente de la imagen: Zervant)

2. Balances

Los balances son como los estados de resultados en muchos sentidos. Proporcionan una instantánea del estado financiero de su empresa en un momento específico. También son importantes por las mismas razones explicadas anteriormente.

Sin embargo, su enfoque en los activos , pasivos y capital de los accionistas de su empresa es diferente . Esto es particularmente útil para iniciar una LLC o una corporación con un socio.

(Fuente de la imagen: Vertex42)

3. Documentación de propiedad intelectual

Los documentos comerciales de propiedad intelectual son particularmente importantes para los trabajadores autónomos de las industrias creativas. Estos documentos comerciales pueden proteger sus derechos de propiedad intelectual y limitar el uso de la propiedad intelectual por parte de otras partes.

La propiedad intelectual se relaciona principalmente con artículos, textos de marketing, diseños y otros activos intangibles. La documentación de propiedad intelectual es importante por varias razones más, entre ellas:

• Protección anti-robo,
• monetización,
• Reconocimiento de marca,
• y más.

(Fuente de la imagen: Firma)

4. CV / Currículum Vitae / Portafolio

Por último, pero no menos importante, hablemos del marketing usted mismo. Aunque no se requiere un currículum o un portafolio para conseguir un trabajo, tener uno puede ayudarte a conseguir trabajos mejores y de mayor perfil.

Dependiendo de su industria, puede elegir el formato del documento y el contenido que mejor se adapte a mostrar su valor. Estos pueden incluir estudios de casos, fragmentos, capturas de pantalla, resultados, testimonios o incluso muestras de trabajo completas.

(Fuente de la imagen: Kickresume)

¿Cuáles son 4 formas exitosas de gestionar documentos importantes como autónomo?

Finalmente, antes de que lo dejemos, es mejor que nos dirijamos al elefante en la habitación: ¿cómo se supone que debes realizar un seguimiento de todos estos documentos?

Puede parecer abrumador, pero no te preocupes. Ya no tendrá que depender de carpetas y cajones de escritorio para guardar cosas. A continuación presentamos las cuatro mejores prácticas que le ayudarán a gestionar sus documentos independientes .

1. Mantenlo digital

Como se indicó anteriormente, el papel no es la forma de mantener la oficina ordenada y en forma mental. Le recomendamos que digitalice todos sus documentos antiguos y se ciña a los creadores de documentos en el futuro para lograr la máxima eficiencia.

2. Centrar el almacenamiento de documentos

Los autónomos no suelen ser las personas más organizadas: trabajas cuando y donde quieres o necesitas y te preocupas por el resto más tarde. Sin embargo, asegurarse de guardar siempre los documentos relacionados con su negocio independiente en un solo lugar le ahorrará mucho estrés a largo plazo.

Elija su servicio de almacenamiento en la nube favorito (Google Drive, iCloud, Dropbox, etc.). Luego, guarde todos sus documentos allí y sepa que los pocos momentos que tomó le ahorraron varias horas de búsqueda frenética.

3. Establecer una política clara de denominación y etiquetado

A estas alturas, habrá visto que hay demasiados tipos de documentos para realizar un seguimiento por su cuenta, incluso sin todos los archivos relacionados con el proyecto. Afortunadamente, puedes hacerte la vida más fácil con nombres y etiquetas precisos.

Asegúrese de tener en cuenta:

• Tipo de Documento
• Tema/Caso de uso
• nombre del cliente

4. Implementar copia de seguridad/recuperación ante desastres

Después de todo eso, no querrás perder todo tu progreso, ¿verdad? Por lo tanto, lo mejor para usted es crear una copia de seguridad, por si acaso.

Descargue sus datos relacionados con el trabajo a un disco duro. Guarde copias físicas de los documentos más importantes. Cree una copia en otra solución de almacenamiento en la nube.

La decisión es tuya. Sólo asegúrate de hacer algo .

Conclusión: ¿Recibiste una visión general de los documentos importantes para los autónomos?

¿Ver? No mentimos cuando dijimos que el trabajo independiente implicaba más de lo que parecía a primera vista. A pesar de ello, no debes desanimarte. Millones de personas han hecho que el estilo de vida independiente les funcione, por lo que no hay ninguna razón por la que usted deba ser diferente.

Lo importante es que te tomes en serio la creación de tu negocio. Sea decidido en la gestión de sus documentos y no deje nada al azar. Tome en serio la información presentada en este artículo y se asegurará de prosperar, no solo de sobrevivir.

Te deseamos la mejor de las suertes y esperamos verte en otro de nuestros artículos. ¡Feliz trabajo independiente!