Del caos al orden: cómo optimizar los flujos de trabajo de los contratos

Los contratos son la base para el éxito empresarial y tienen un impacto en todas las facetas de las operaciones, desde la contratación de los mejores talentos y la creación de asociaciones hasta la venta de productos y el arrendamiento de espacios de oficinas. Establecen confianza, protegen intereses, gestionan riesgos y permiten operaciones fluidas dentro de una organización.

Pero aquí está la cosa. Los métodos tradicionales de gestión de contratos son caóticos. Lidiar con procesos manuales, documentos físicos y correos electrónicos interminables de ida y vuelta ralentiza todo y abre la puerta a errores y oportunidades perdidas.

Afortunadamente, hay una solución: flujos de trabajo de contratos.

Al adoptar la automatización, centralizar los depósitos de contratos y usar firmas electrónicas, las empresas pueden introducir orden en sus procesos de gestión de contratos y mejorar la eficiencia general.

Este artículo explora los flujos de trabajo de los contratos y las formas de optimizarlos para capitalizar las oportunidades de manera rápida y efectiva.

Al implementar un flujo de trabajo de contrato estructurado, las empresas pueden mejorar la eficiencia, garantizar el cumplimiento, mejorar la colaboración y reducir errores y demoras.

Desafíos con los flujos de trabajo de contratos tradicionales

Los métodos tradicionales de gestión de contratos a menudo son ineficientes y tienen un impacto sustancial en los resultados de una empresa. Los estudios muestran que las empresas pueden perder hasta un 9 % de sus beneficios debido a una gestión de contratos ineficaz.

Algunos desafíos comunes asociados con la gestión de contratos tradicional incluyen los siguientes:

1. Procesos ineficientes

Los procesos manuales consumen mucho tiempo y, a menudo, provocan retrasos en la ejecución del contrato, lo que se traduce en mayores tiempos de respuesta y oportunidades perdidas. Navegar a través de montones de papeleo, crear contratos desde cero, administrar versiones o rastrear aprobaciones consume un tiempo valioso y agota recursos que podrían emplearse mejor en otros lugares.

2. Falta de visibilidad y seguimiento

Sin un sistema centralizado, resulta difícil obtener información sobre el estado y el progreso de los contratos en cada etapa. El seguimiento de las versiones, enmiendas y negociaciones de los contratos puede ser un desafío, lo que puede generar errores y falta de comunicación. Las empresas a menudo luchan con información de contrato dispersa, lo que dificulta mantener a todos en la misma página.

3. Riesgos de seguridad y problemas de cumplimiento

Confiar en documentos físicos presenta riesgos tales como pérdida, daño o acceso no autorizado. Estos riesgos ponen en peligro la confidencialidad e integridad de la información confidencial del contrato. Además, garantizar el cumplimiento de las normas de privacidad de datos (GDPR, CCPA), los estándares de la industria (HIPAA, ISO 27001) y los requisitos legales se vuelve cada vez más desafiante cuando se trata de documentos físicos.

4. Colaboración y comunicación limitadas

Las transferencias manuales y la circulación de documentos físicos en los flujos de trabajo de contratos provocan retrasos e ineficiencias en la comunicación. La coordinación de revisiones, ediciones y aprobaciones de contratos entre departamentos y partes interesadas requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Puede resultar en plazos incumplidos y problemas de comunicación.

5. Ineficiencias en costos y recursos

Los procesos de contratos manuales tienen varios costos asociados que pueden afectar el presupuesto de una empresa. Los gastos como la impresión, el almacenamiento de papel, el franqueo, las tareas administrativas y las interacciones físicas con los clientes se suman. Además, los costos de viaje pueden ser significativos, incluido el transporte y el alojamiento para reuniones en persona y firmas de contratos. El tiempo dedicado a viajar para reunirse con los clientes y realizar negociaciones cara a cara aumenta aún más la ineficiencia de los recursos.

6 formas de optimizar los flujos de trabajo de los contratos

Agilizar los flujos de trabajo de contratos significa automatizar y estandarizar los pasos involucrados en la gestión de contratos. Implica el uso de flujos de trabajo para organizar tareas y acciones, asegurando que las personas adecuadas tengan los documentos correctos en el momento adecuado. El objetivo es simplificar el proceso de la manera más eficiente y precisa posible.

Aquí hay seis formas en que puede optimizar los flujos de trabajo de contratos en su organización.

Fuente: Signeasy

1. Implementar una solución de firma electrónica

Las soluciones de firma electrónica agilizan los flujos de trabajo de los contratos al eliminar la necesidad del manejo físico de documentos, como la impresión, la firma, el escaneo y el envío por correo. En cambio, los contratos se pueden firmar digitalmente, ahorrando tiempo y recursos y reduciendo el riesgo de errores o pérdidas.

Las firmas electrónicas también permiten la colaboración remota y agilizan el proceso de firma. Las partes pueden firmar contratos electrónicos desde cualquier lugar, en cualquier momento, utilizando sus dispositivos. Elimina la necesidad de reuniones en persona o la coordinación de varios horarios, lo que acelera la ejecución de contratos y reduce los retrasos.

Además, las firmas electrónicas ofrecen mayor seguridad y autenticidad . Las técnicas avanzadas de encriptación y los mecanismos de autenticación aseguran la integridad y validez de los contratos firmados. Los registros de auditoría digital registran quién firmó el documento y cuándo, lo que agrega una capa adicional de seguridad y responsabilidad.

Al optimizar el proceso de firma, las firmas electrónicas mejoran la eficiencia y la productividad en general. Reducen las cargas administrativas, eliminan las ineficiencias basadas en papel y brindan una experiencia perfecta para todas las partes involucradas.

2. Centralizar la gestión de contratos

Las empresas pueden lograr varios beneficios al consolidar todos los contratos en un sistema centralizado. En primer lugar, permite un fácil acceso, seguimiento y recuperación de contratos. Los usuarios pueden ubicar y recuperar rápidamente contratos de una sola fuente en lugar de examinar archivos físicos o buscar en varios sistemas. Ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en la gestión de contratos.

La centralización facilita la colaboración y las actualizaciones en tiempo real. Varias partes interesadas pueden acceder a los contratos y trabajar en ellos simultáneamente, lo que elimina la necesidad de transferencias manuales y reduce los retrasos. Con notificaciones instantáneas y acceso compartido, los equipos pueden colaborar sin problemas, realizar ediciones, agregar comentarios y realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real, lo que permite aprobaciones de contratos más rápidas y una mayor productividad.

Además, un sistema centralizado proporciona una mejor visibilidad y control sobre el ciclo de vida del contrato. Permite a las empresas realizar un seguimiento de los hitos clave, monitorear el desempeño de los contratos y administrar las renovaciones o vencimientos de manera más efectiva. Este enfoque proactivo ayuda a mitigar los riesgos, garantizar el cumplimiento y optimizar los procesos de gestión de contratos.

3. Habilite la automatización del flujo de trabajo

Con flujos de trabajo configurables, puede diseñar una ruta perfecta para que sigan sus contratos. Reduce el esfuerzo manual y ahorra un tiempo valioso. Por ejemplo, la generación de documentos se puede automatizar, creando plantillas de contrato estandarizadas con campos dinámicos que se pueden completar con información relevante.

Los flujos de trabajo de aprobación también se pueden automatizar definiendo la secuencia de aprobaciones y activando notificaciones a las partes interesadas correspondientes. Agiliza las etapas de revisión y aprobación, reduciendo los retrasos y mejorando la eficiencia.

Las notificaciones y alertas automatizadas mantienen a las partes interesadas informadas sobre el estado del contrato, los hitos clave, los plazos que se acercan y las acciones requeridas. Mejora la comunicación, asegura respuestas oportunas y reduce el riesgo de incumplimiento de plazos o tareas pasadas por alto.

4. Integrar con otros sistemas

Al conectar el software de gestión de contratos con otros sistemas de software esenciales, los usuarios pueden acceder a toda la información relevante y realizar las acciones necesarias dentro de una sola interfaz, eliminando la necesidad de transferir datos manualmente o alternar entre varias aplicaciones. Ahorra tiempo y esfuerzo, reduce el riesgo de errores y mejora la experiencia del usuario.

La integración con espacios de trabajo populares como Microsoft y Google, junto con CRM , ERP o software de recursos humanos, permite a los usuarios firmar, enviar para firmar y realizar un seguimiento de los contratos sin salir de su espacio de trabajo. Esta integración garantiza que la información relacionada con el contrato se comparta con precisión entre los sistemas, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente.

La integración crea un entorno unificado donde las tareas relacionadas con los contratos se alinean perfectamente con sus procesos comerciales más amplios. Por ejemplo, la automatización de la creación de contratos en función de las oportunidades. Cuando se identifica una nueva oportunidad en el sistema CRM, las plantillas de contrato relevantes se pueden generar automáticamente, ahorrando tiempo y mejorando la consistencia.

5. Usa bibliotecas de plantillas de contratos

Una plantilla de contrato es un documento prediseñado que sirve como punto de partida para crear contratos y proporciona un formato estructurado que se puede personalizar para reflejar detalles específicos. Tener una colección de plantillas de contratos estandarizados permite una redacción más rápida. En lugar de comenzar desde cero cada vez, los usuarios pueden acceder fácilmente a plantillas preaprobadas diseñadas para propósitos específicos. Acelera el proceso de creación de contratos, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Mantener una biblioteca de documentos, contratos y acuerdos de uso común garantiza un fácil acceso a las plantillas aprobadas. Promueve la consistencia en el lenguaje y la estructura del contrato, reduciendo las posibilidades de errores e inconsistencias en la creación del contrato.

Las bibliotecas de plantillas de contratos también ayudan a garantizar el control de versiones de documentos. Al centralizar las plantillas en una biblioteca, las empresas pueden administrarlas y actualizarlas fácilmente según sea necesario. Garantiza que los usuarios siempre trabajen con las versiones más recientes, lo que reduce el riesgo de usar plantillas desactualizadas y mantiene el cumplimiento.

6. Implementar análisis e informes de contratos

El software de análisis de contratos permite a las empresas obtener una comprensión profunda del desempeño del contrato. Las organizaciones pueden identificar patrones, tendencias y áreas de mejora mediante el análisis de datos relacionados con el estado del contrato, los tiempos de respuesta y el uso. Este conocimiento les permite tomar decisiones basadas en datos, optimizar los flujos de trabajo y abordar los cuellos de botella, lo que en última instancia simplifica el proceso de gestión de contratos.

La generación de informes sobre las métricas del contrato proporciona una visión completa de las actividades y el rendimiento del contrato. Estos informes ofrecen visibilidad en tiempo real del estado del contrato, hitos e indicadores clave de rendimiento. Con esta información fácilmente disponible, las partes interesadas pueden rastrear fácilmente el progreso, identificar retrasos y tomar medidas proactivas para mantener los contratos al día.

Al analizar los datos históricos de los contratos, las empresas pueden abordar los problemas de manera proactiva, mitigar los riesgos y optimizar los flujos de trabajo para mejorar la gestión general de los contratos.

Cómo los diferentes departamentos optimizan los flujos de trabajo de los contratos

Los contratos son parte integral de diferentes equipos, como legal, ventas y finanzas. La colaboración y la coordinación entre estos equipos facilitan las interacciones, reducen las transferencias y mejoran la comunicación. Aumenta la productividad, reduce los errores, acelera los ciclos de contrato y, en última instancia, ofrece mejores resultados para la organización.

Veamos cómo diferentes equipos optimizan los flujos de trabajo de los contratos.

1. Ventas y marketing

Los equipos de ventas y marketing utilizan contratos para respaldar sus actividades, incluidos acuerdos de ventas, asociaciones de marketing, acuerdos de nivel de servicio y acuerdos de confidencialidad. Estos equipos trabajan en estrecha colaboración con profesionales legales para garantizar el cumplimiento y negociar los términos del contrato. Y colaboran con los equipos de finanzas para gestionar los precios, las condiciones de pago y el reconocimiento de ingresos.

Los equipos de ventas y marketing automatizan la creación de contratos, los procesos de aprobación y el seguimiento de documentos. Agiliza la ejecución de contratos y elimina el papeleo manual. Este enfoque colaborativo aumenta la productividad, mejora las relaciones con los clientes e impulsa el crecimiento de los ingresos.

2. legales

El departamento legal maneja acuerdos de proveedores, contratos de clientes, acuerdos de empleo, acuerdos de confidencialidad y acuerdos de licencia. La colaboración es vital para el departamento legal, ya que trabajan en estrecha colaboración con varios equipos, incluidos los de adquisiciones, recursos humanos, finanzas y liderazgo ejecutivo.

El departamento legal automatiza la creación de contratos, los procesos de aprobación y el almacenamiento de documentos para optimizar los flujos de trabajo de los contratos. La centralización de los contratos en un repositorio digital les permite rastrear fácilmente el estado del contrato, acceder a documentos relevantes y colaborar con las partes interesadas en tiempo real. Mejora la visibilidad del contrato, reduce los errores manuales y garantiza el cumplimiento de los requisitos legales.

3. RRHH

Los equipos de recursos humanos utilizan contratos de trabajo, cartas de oferta, acuerdos de confidencialidad y acuerdos de no competencia en sus flujos de trabajo. La optimización de los flujos de trabajo de los contratos en el departamento de recursos humanos implica la colaboración entre los profesionales de recursos humanos, los equipos legales, los gerentes de contratación y los nuevos empleados.

Los equipos de recursos humanos pueden acelerar el proceso de gestión de contratos aprovechando tecnología como las firmas electrónicas y los flujos de trabajo automatizados. Incluye la redacción y el envío de contratos para su revisión y aprobación, la captura de firmas electrónicas y el almacenamiento y la gestión seguros de los documentos contractuales.

4. Operaciones de TI

Los equipos de operaciones de TI facilitan las implementaciones de tecnología, los compromisos con los proveedores, los acuerdos de nivel de servicio y los contratos de mantenimiento. Estos contratos son esenciales para administrar las relaciones con proveedores externos, garantizar operaciones fluidas y mantener la integridad de la infraestructura de TI.

La optimización de los flujos de trabajo de los contratos en los departamentos de operaciones de TI implica la colaboración entre los profesionales de TI, los equipos de adquisiciones, los departamentos legales y los proveedores externos. Al aprovechar herramientas y procesos eficientes de gestión de contratos, estos equipos pueden optimizar la creación, negociación y ejecución de contratos.

5. Finanzas y contabilidad

Los equipos de finanzas y contabilidad usan contratos para administrar acuerdos financieros, relaciones con proveedores, compromisos con clientes y obligaciones de cumplimiento. Estos contratos aseguran transacciones financieras precisas, mitigando riesgos y manteniendo la integridad financiera.

Los departamentos de finanzas y contabilidad colaboran con equipos legales, departamentos de adquisiciones y partes externas. Los flujos de trabajo de contratos automatizados ayudan a realizar un seguimiento de los hitos del contrato, los términos de pago y las obligaciones financieras, lo que garantiza la facturación oportuna, el cobro de pagos y el cumplimiento de los términos contractuales.

Al optimizar los flujos de trabajo de los contratos, los equipos de finanzas y contabilidad pueden mejorar la precisión financiera, mejorar la gestión del flujo de efectivo, mitigar los riesgos contractuales y garantizar el cumplimiento normativo.

Aplicaciones específicas de la industria de los flujos de trabajo de gestión de contratos

En varias industrias, la racionalización de los flujos de trabajo de los contratos trae ventajas específicas adaptadas a las necesidades de cada sector. Veámoslos a continuación.

1. Salud

Los hospitales, las compañías farmacéuticas, las instituciones de investigación y los proveedores de atención médica confían en la gestión eficiente de contratos para un funcionamiento y cumplimiento fluidos. Implica la gestión de acuerdos con vendedores, proveedores, proveedores de atención médica y aseguradoras.

Un aspecto clave es garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y las leyes de privacidad, como HIPAA, para salvaguardar la información confidencial del paciente.

Los flujos de trabajo de contratos eficientes permiten la ejecución oportuna de contratos, mejoran la colaboración de las partes interesadas y ayudan a cumplir con las obligaciones contractuales. Al aprovechar las herramientas digitales y la automatización, las organizaciones de atención médica optimizan sus procesos de contratación, centrándose en la atención al paciente y fomentando relaciones positivas con las partes interesadas.

2. Tecnología

Las empresas de tecnología, los proveedores de software y los proveedores de SaaS confían en la gestión optimizada de contratos para impulsar la innovación, mantener las relaciones con los clientes y cumplir con las reglamentaciones de la industria.

Los flujos de trabajo de contratos en el sector de la tecnología abarcan una variedad de acuerdos, como acuerdos de licencia de software, acuerdos de nivel de servicio, contratos de desarrollo de software, acuerdos de propiedad intelectual y contratos de asociación. Estos contratos definen los derechos, obligaciones y expectativas tanto del proveedor de tecnología como del cliente.

Además, las empresas de tecnología operan en un entorno altamente regulado. Deben cumplir con las normas de privacidad de datos, los estándares de seguridad y las normas específicas de la industria. La optimización de los flujos de trabajo de los contratos permite a las organizaciones garantizar el cumplimiento, gestionar el riesgo y demostrar el cumplimiento de los requisitos legales.

3. Bienes inmuebles

En la industria de bienes raíces, los flujos de trabajo de contratos son cruciales en la gestión de contratos de arrendamiento, contratos de venta de propiedades y contratos de proveedores. Al optimizar estos flujos de trabajo, los profesionales de bienes raíces pueden automatizar procesos como contratos de alquiler, renovaciones de arrendamiento y contratos de mantenimiento de propiedades, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Los flujos de trabajo de contratos efectivos también mejoran la comunicación y la colaboración entre los propietarios, los inquilinos y los equipos de administración de la propiedad, lo que garantiza una operación fluida y eficiente. Además, la simplificación de los flujos de trabajo de los contratos ayuda a las organizaciones inmobiliarias a cumplir con las reglamentaciones locales y los requisitos legales, minimizando el riesgo de errores y asegurando un proceso legalmente sólido.

4. Fabricación

En la industria manufacturera, los flujos de trabajo de contratos optimizados garantizan operaciones fluidas, desde la gestión de contratos de proveedores y acuerdos de adquisición hasta el manejo de contratos de cadena de suministro.

Los fabricantes pueden ahorrar tiempo y recursos al automatizar las órdenes de compra, la incorporación de proveedores y las renovaciones de contratos, lo que les permite concentrarse en las actividades comerciales principales. Además, los flujos de trabajo de contratos eficientes mejoran la colaboración entre fabricantes, proveedores y distribuidores, fomentando asociaciones más sólidas y una comunicación fluida en toda la cadena de suministro.

5. Servicios financieros

Los flujos de trabajo de contratos en la industria de servicios financieros automatizan los acuerdos de préstamo, la incorporación de clientes y la documentación de cumplimiento. Permite un procesamiento más rápido, reduce los errores manuales y mejora la experiencia del cliente.

Las organizaciones pueden garantizar la transparencia, reducir los retrasos y fortalecer las relaciones con los clientes al facilitar la colaboración entre las instituciones financieras, los clientes y los equipos legales. Los flujos de trabajo de contratos optimizados garantizan que los servicios financieros cumplan con las regulaciones, como las leyes contra el lavado de dinero (AML) y los requisitos de Conozca a su cliente (KYC).

Al optimizar los flujos de trabajo de los contratos, las instituciones pueden implementar medidas de cumplimiento sólidas, monitorear los cambios regulatorios y mitigar los riesgos de cumplimiento.

Cómo seleccionar el software de flujo de trabajo de contratos adecuado

Con la gran cantidad de opciones disponibles, encontrar el software que mejor se adapte a las necesidades de su organización puede ser un desafío.

Para ayudarlo a tomar una decisión informada, aquí hay cinco preguntas esenciales que debe considerar al seleccionar un software de flujo de trabajo de contrato y firma electrónica.

1. ¿Ofrece una experiencia de usuario intuitiva?

La facilidad de uso es un factor crítico a la hora de elegir un software de firma electrónica. Busque una solución que proporcione una interfaz intuitiva, que permita a los empleados firmar documentos de manera fácil y rápida. Funciones como el envío de contratos a múltiples firmantes simultáneamente, la firma de múltiples documentos en una sesión, la creación de plantillas reutilizables, la activación de flujos de trabajo adicionales y las actualizaciones de estado en tiempo real son esenciales para una experiencia de firma optimizada y conveniente.

2. ¿Se integra con mis herramientas existentes?

Considere la compatibilidad del software con sus aplicaciones comerciales actuales. Busque soluciones de firma electrónica que se integren perfectamente con herramientas populares. El software debe tener conectores prediseñados o API flexibles para garantizar un intercambio de datos fluido y agilizar su flujo de trabajo en diferentes plataformas.

3. ¿Ofrece una experiencia móvil perfecta?

En el mundo centrado en los dispositivos móviles de hoy en día, es crucial elegir un software que brinde una experiencia perfecta en los dispositivos móviles. Busque soluciones de firma electrónica que ofrezcan aplicaciones nativas para las principales plataformas, como iOS, Android y la web. Permite a los empleados enviar, firmar y administrar documentos de forma segura sobre la marcha, lo que mejora la productividad y garantiza la finalización oportuna de las tareas.

4. ¿Qué seguridad ofrece el software?

La seguridad es una de las principales preocupaciones cuando se trata de manejar documentos confidenciales. Asegúrese de que el software de firma electrónica proporcione medidas de seguridad sólidas como el cifrado SSL para la protección de documentos. Busque funciones como métodos de autenticación (credenciales de inicio de sesión, firmas digitales seguras), conformidad con los estándares de la industria (p. ej., Ley de Modernización de E-SIGN, eIDAS, HIPAA, SOC 2) y una pista de auditoría detallada para rastrear el proceso de firma y proporcionar evidencia legal si es necesario.

5. ¿Se adapta el sistema de precios a la expansión?

Considere la escalabilidad y la rentabilidad del software. Si su organización está en pleno crecimiento, elija una solución que pueda adaptarse a sus necesidades en expansión sin incurrir en costos adicionales significativos. Busque una implementación rápida, una experiencia agradable para el usuario, un servicio de atención al cliente confiable y funciones de ahorro de costos que puedan reemplazar los procesos de firma basados ​​en papel.

Las organizaciones más pequeñas con presupuestos limitados deben buscar proveedores que ofrezcan soluciones fáciles de administrar, integración perfecta con las aplicaciones existentes y escalabilidad para casos de uso futuros. Elija siempre un proveedor que brinde soporte integral de implementación, capacitación y administración de cambios para garantizar una transición exitosa.

Lograr el orden en el caos

La transición del caos al orden en los flujos de trabajo de gestión de contratos no es solo una posibilidad, sino una necesidad para que las empresas tengan éxito. Las organizaciones pueden optimizar sus prácticas de flujo de trabajo de contratos con el poder de la automatización y una mentalidad de prioridad digital.

Al emprender este camino, las empresas abren las puertas a procesos optimizados, riesgos reducidos y alto rendimiento. Esta transformación desbloquea una mayor eficiencia, reducción de costos y una cultura de colaboración.

Buscar la mejor herramienta para su negocio es vital ya que el secreto de la gestión de contratos está en el software.