¿Cómo reducir costos y aumentar las ganancias de su negocio?

Cuando una empresa reduce costos, generalmente significa que puede esperar productos de mala calidad y un peor servicio. Si alguna vez estuvo en una llamada con un banco o proveedor de telecomunicaciones después de que implementaron una ronda de cortes y subcontratación, es posible que haya pasado horas en espera, solo para finalmente hablar con un empleado de servicio que no tiene idea de cómo ayudar. tú.

Todos somos justificadamente escépticos de las empresas que recortan costos, pero la reducción de gastos y la optimización de las operaciones no tienen por qué significar productos o servicios de menor calidad.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño o base de clientes, pueden reducir los costos de manera eficiente, una forma que conduce a mayores ingresos y, lo que es más importante, a un excelente servicio. Este artículo le mostrará exactamente cuándo y dónde reducir costos, brindando una introducción esencial a las operaciones eficientes para cualquier negocio.

La clave para un negocio rentable es reducir costos, mantener la calidad y maximizar las ganancias

¿Cuál es la mejor manera de obtener los máximos beneficios? La respuesta más simple es aumentar los ingresos, lo que por supuesto ayuda si puede lograrlo. Pero hay un método mejor y más fácil de controlar que se trata de administrar los gastos. Se llama liderazgo en costos, y así es como funciona:

Para empezar, deberá concentrarse en los dos tipos principales de costos: fijos y variables.

Los costos fijos son independientes del nivel de producción de una empresa e incluyen computadoras, escritorios, teléfonos y otros equipos. Pero el término también puede referirse a costos menos tangibles, como el alquiler o el seguro. De hecho, la mano de obra a menudo se considera un costo fijo, ya que se necesita tiempo y dinero para contratar empleados.

Los costos variables dependen del nivel de producción, lo que significa que cuanto más consume, más paga. Ejemplos de costos variables son las materias primas, el empaque y el almacenamiento.

Ahora que conoce los dos tipos principales de costos, puede comenzar a aprender por qué administrarlos de manera inteligente producirá productos de menor costo y, por lo tanto, mayores ingresos, todo mientras se mantienen los mismos estándares de calidad.

Podría reducir los costos haciendo recortes drásticos , pero esto probablemente reducirá la calidad de los bienes o servicios que brinda. Por ejemplo, si decide ahorrar dinero recortando su equipo de atención al cliente, es probable que se enfrente a algunos clientes muy descontentos en el futuro cercano.

Sin embargo, reducir sabiamente los costos innecesarios aumentará los ingresos y mantendrá la calidad. Por ejemplo, el fundador de IKEA, Ingvar Kamprad, construyó su imperio de 235 tiendas a través de mecanismos simples de reducción de costos que dejaron intacta la calidad. Una estrategia fue vender muebles sin armar, que ocupan menos espacio y requieren menos tiempo de fabricación.

Pero, ¿cómo se pueden reducir los costes de forma inteligente? Profundicemos en algunas estrategias específicas para reducir los gastos manteniendo la calidad.

Menos es más: ahorrar espacio y actividades innecesarias es fundamental para reducir costes

Cuando los empresarios encuentran un nuevo negocio, a menudo son propensos a la sobreexcitación y pueden terminar gastando dinero que no tienen. Si bien este error es común, puede paralizar seriamente un negocio incluso antes de que despegue.

Por lo tanto, es clave comprender la gestión de costos desde el principio, y un buen lugar para comenzar es con la propiedad.

El espacio es un gasto importante y un objetivo principal para la reducción de costos. Para tener una idea de cuánto espacio es suficiente, tenga en cuenta que el estándar es de once metros cúbicos por trabajador. Si tiene más espacio que este, es probable que esté gastando demasiado dinero en él.

Otra excelente manera de reducir los costos de espacio es a través de hotdesking , un medio para maximizar las estaciones de trabajo eliminando escritorios individuales y haciendo que los empleados utilicen el que esté disponible. Por ejemplo, Stocks, una empresa del Reino Unido que fabrica máquinas de coser, tiene un equipo de ventas de diez personas que trabajan en un espacio diseñado para seis. Sin embargo, la oficina funciona sin problemas porque los empleados pasan el 60 por ciento de su tiempo en citas externas.

Muy bien, ahora que ha maximizado su espacio, es hora de reducir otros costos no esenciales, y eso significa subcontratar , en otras palabras, subcontratar tareas no esenciales a otras empresas.

Cualquier actividad que no sea central para su negocio debe probarse: si le cuesta más hacerlo internamente que externamente, debe subcontratarla a otra persona que pueda hacerlo por menos dinero.

Si bien la subcontratación del trabajo que ya se realiza internamente puede ser más complicada porque ya se han realizado inversiones de capital, es esencial hacerlo de todos modos.

Supongamos que se da cuenta de que necesita subcontratar su publicidad, pero acaba de invertir en un nuevo software de diseño de marketing. Aunque puede ser difícil, es importante aceptar sus costos irrecuperables; el dinero que gastó en el software ya se ha ido, pero no tiene que seguir derrochando dinero pagando al personal de publicidad.

Convertir rápidamente el capital en productos y nuevamente en más capital es esencial para un negocio de alto rendimiento.

¿Sabes qué es el ciclo de capital ? Bueno, es un conocimiento esencial para cualquier propietario de una empresa, porque todos los negocios lo cumplen.

Así es como funciona:

Comienzas con efectivo en mano, ya sea tuyo o de otra persona. Este dinero luego se usa para comprar bienes de capital y materiales que el trabajo de los empleados transforma en productos terminados para la venta. Usted paga a sus proveedores, sus clientes le pagan y, con suerte, le sobra algo de dinero para repetir.

¿Por qué es esto fundamental para la reducción de costos?

Porque los costos bajos requieren un ciclo de capital rápido y un enfoque en el viejo adagio de que el tiempo es dinero . Por ejemplo, cuanto más dinero esté inmovilizado en capital de trabajo como acciones, mayores serán los costos destinados a cosas como intereses y almacenamiento. Por lo tanto, es esencial limitar la cantidad de tiempo que tiene existencias en su poder.

Una forma de lograr esto es a través de un inventario limitado. Tomemos como ejemplo a Wal-Mart, cuyo almacenamiento de existencias es dos veces y media menor que el promedio de la industria, lo que garantiza un ciclo eficiente.

Pero las negociaciones con clientes y proveedores también pueden reducir el costo de los activos de capital. Por ejemplo, si vende bienes y servicios a crédito, y le toma 90 días cobrar el pago de un cliente, básicamente está perdiendo los intereses que se acumularían con el dinero. Una mejor estrategia es establecer períodos de pago más cortos mientras se disciplina a los morosos con multas y amenazas de acciones legales.

En el otro lado de la moneda, si sus proveedores le ofrecen crédito, puede ser tentador aceptarlo. Sin embargo, dependiendo de la situación, podría tener sentido comercial pagar por adelantado a cambio de un costo total más bajo. Y, por supuesto, es esencial evitar pagar tarde, porque hacerlo le dará una mala reputación en la industria.

Utilizar el margen de beneficio de su empresa para motivar a los empleados es tan esencial como maximizar el impacto de los incentivos no económicos

El aumento de la productividad es una excelente manera de reducir los costos variables, pero eso significa convencer a sus empleados para que hagan más, y todos sabemos que no es una tarea fácil. Afortunadamente, existe una gran estrategia para aumentar la productividad, y todo se basa en motivar a su personal a través de sus márgenes de beneficio en lugar de su facturación; esto lo pone del mismo lado que sus trabajadores mientras aumenta sus propias ganancias.

En la mayoría de las empresas, el equipo de ventas es recompensado por las ventas que realiza. Esta estructura hace que los empleados se obsesionen con cerrar tratos y los costos a menudo no se encadenan. Una mejor estrategia es vincular las comisiones a las ganancias de la empresa, de modo que su fuerza de ventas se concentre en ahorrar dinero y mejorar los resultados de la empresa.

Por ejemplo, Atrium, una empresa de iluminación con sede en Londres, más que duplicó sus ganancias al cambiar a un sistema de recompensas vinculado a la ganancia bruta. Sus vendedores dejaron de reducir los precios y, en lugar de dejarse llevar por la mentalidad de "cualquier cosa para complacer al cliente", invirtieron en reducir costos superfluos y mejorar la eficiencia.

Pero el dinero no es suficiente. Si bien un buen salario es un aspecto importante de la satisfacción en el lugar de trabajo, un cheque de pago grande por sí solo no garantizará que sus empleados trabajen con una eficiencia óptima. De hecho, la satisfacción laboral también es el resultado de varios motivadores sin efectivo , como la sensación de logro que desea que sientan sus trabajadores que reducen costos.

Pero, ¿cómo puedes lograr esto?

Una forma es simplemente tomando nota del esfuerzo que están haciendo sus empleados. De hecho, un simple correo electrónico de agradecimiento o una cena para el personal después de un proyecto importante puede contribuir en gran medida a motivar a su equipo sin arruinarse.

Mantenga bajos los costos de financiamiento buscando concursos de financiamiento, contactando a amigos y trabajando en los bancos

Cada negocio en crecimiento seguramente enfrentará el desafío de financiar los costos , y es esencial controlarlos antes de que comiencen a afectar sus ganancias.

Los costos de financiamiento, es decir, el costo de recaudar dinero, surgen debido a los intereses y otras tarifas. Es importante identificar formas de obtener dinero a bajo costo o sin costo alguno.

Una estrategia es acudir a las agencias gubernamentales oa ciertos negocios, como bancos y periódicos, que puedan tener interés en actividades comerciales particulares que se lleven a cabo en un área específica; esto podría llevarlos a aportar dinero u ofrecer beneficios a su empresa.

Por ejemplo, cada año se otorgan miles de premios en todo el mundo a empresas nuevas o pequeñas. La mayoría de estos se basan en un plan de negocios como los premios Start-up Awards de HSBC, que otorgan hasta £ 25,000.

Otro enfoque es pedir dinero a familiares y amigos. Esta técnica es beneficiosa porque evita ajustarse a procedimientos formalizados y que requieren mucho tiempo, al mismo tiempo que ofrece términos más flexibles. Sin embargo, es esencial que explique todos y cada uno de los riesgos a dichos financiadores porque lo último que desea es que un amigo o familiar útil sufra dificultades económicas debido a sus compromisos financieros fallidos.

La tercera y última estrategia es negociar con los bancos condiciones más favorables. Pero para ello necesitas tanto el know-how necesario como un plan de negocio. Al final, los bancos están sujetos a los mismos factores macroeconómicos y presión para obtener ganancias que usted, por lo que es aconsejable buscar un banco que esté en buenas condiciones financieras, ya que podrán ofrecerle una mejor tasa.

Una forma de hacerlo es leyendo la sección financiera del periódico y teniendo en cuenta que las tasas de interés tienden a ser del tres al nueve por ciento. Naturalmente, debe apuntar al extremo inferior del rango y debe darse una vuelta hasta llegar allí.

Reducir costos en una crisis puede requerir una acción seria

Si una catástrofe golpea a su empresa, es probable que la primera medida que tome sea reducir los costos. A veces, esto puede significar tomar decisiones difíciles para mantener su negocio a flote, y todos sabemos que los tiempos extremos pueden requerir medidas extremas.

Una de esas estrategias es intercambiar deuda por acciones, porque la descarga de deuda a veces puede valer una parte importante de su empresa. Por ejemplo, la empresa de equipajes Samsonite vendió la friolera del 60 por ciento de sus acciones a CVC Capital Partners, uno de los grupos de capital privado más grandes de Europa, a cambio del pago de una deuda por valor de casi 175 millones de dólares.

Otra medida extrema es trasladar su negocio a un nuevo país para ahorrar en impuestos. Por ejemplo, ciertos países tienen tasas impositivas comerciales muy bajas, como las Maldivas con una tasa impositiva del nueve por ciento y los Emiratos Árabes Unidos con una del 15 por ciento. Compare eso con países con algunas de las tasas más altas, como Italia, donde la tasa de impuestos comerciales es del 76 por ciento o India, donde es del 86 por ciento.

Pero no importa qué acción tome en una crisis, despedir a sus empleados nunca es la opción más inteligente; a las empresas con personal inseguro les va mucho peor.

¿Por qué?

Pues bien, ser despedido es la principal fuente de miedo para cualquier empleado, afectando tanto su productividad como la calidad de su trabajo. De hecho, despedir a personas puede incluso hacer que los empleados valiosos busquen formas de salir de una empresa que ven como un barco que se hunde.

Sin embargo, los empleados también están dispuestos a hacer sacrificios que ahorren dinero a la empresa, si hacerlo les garantiza un trabajo. Por ejemplo, en junio de 2009, British Airways convenció a 6.940 empleados para que tomaran una licencia voluntaria no remunerada, una medida que le ahorró a la empresa 16,7 millones de dólares, así como los empleos a largo plazo de esos trabajadores.

Y, por supuesto, está la medida de último recurso: cortar y correr. Después de todo, el fracaso es solo un hecho comercial, y solo en el Reino Unido, ¡400,000 empresas cierran sus puertas cada año! Así que recuerde, salir de un negocio no rentable, si se hace bien, puede dejarlo en mejores condiciones para iniciar otro.

Conclusión

Algunas personas ven la reducción de costos como una medida de emergencia, pero una estrategia de reducción de gastos a largo plazo es esencial para aumentar los márgenes de ganancia de cualquier empresa.

Administrar sus costos de manera efectiva también lo ayudará a construir un negocio que esté preparado para enfrentar cualquier crisis o situación difícil.