Cómo pagar a los empleados

¿Se pregunta cómo pagar a los empleados? Como se necesita conocimiento de los impuestos sobre la nómina, las leyes del día de pago, los cálculos de porcentajes y mucho más, no es de extrañar que pueda estar un poco fuera de profundidad al manejar las primeras nóminas de su empresa. Afortunadamente, lo tenemos cubierto.

Esta guía desglosa todo lo que necesita saber para pagar a sus empleados, incluida la elección de los métodos de pago de los empleados, el establecimiento de un cronograma de pago, el cálculo de las ganancias de los empleados, los impuestos sobre la nómina y mucho más. Empecemos.

Cómo pagar a los empleados en 11 pasos

Para pagar a los empleados, deberá completar las tareas de administración de nómina, calcular el pago de los empleados, realizar retenciones y deducciones y, finalmente, enviar su ejecución de nómina. ¿Listo para hacer su primera ejecución de nómina?

Aquí te explicamos paso a paso cómo pagar a tus empleados en tan solo 11 pasos.

1. Manejar las legalidades: su EIN comercial, formularios de impuestos de empleados e informes de nuevas contrataciones

Hay varios requisitos legales previos que deberá manejar antes de pagar a sus empleados, que incluyen:

• Obtener un EIN para su negocio
• Completar y enviar formularios de empleo.
• Informes de nuevas contrataciones
• Clasificación de empleados

Hasta que cumpla con cada uno de estos requisitos previos de nómina, no podrá pagar legalmente a sus empleados. Afortunadamente, la mayoría de estas tareas no requieren mucho tiempo y pueden convertirse en la base del proceso de incorporación de nuevos empleados de su empresa.

Aquí hay un vistazo a los requisitos legales previos que deberá completar para ejecutar la nómina de su empresa.

2. Establezca un horario de día de pago de acuerdo con las leyes de día de pago de su estado

Cuando se trata de elegir un programa de pago, es esencial tener en cuenta las leyes de día de pago de su estado. La mayoría de los estados tienen leyes de día de pago existentes que dictan el período máximo permitido entre los pagos de los empleados en función de una variedad de factores, incluido el tipo de trabajador que está pagando, el salario anual del empleado y si el empleado está ganando un pago suplementario.

Sin embargo, también debe considerar el flujo de efectivo de su empresa al decidir un programa de pago. El presupuesto de nómina de su empresa puede absorber una parte significativa de los ingresos de su empresa. Por lo tanto, es mejor planificar en torno al flujo de efectivo de su empresa (es decir, cuándo tiene dinero en el banco regularmente) al decidir el día de pago de su empresa.

Finalmente, asegúrese de considerar los días de pago estándar de la industria. Si su industria generalmente paga a los empleados cada dos semanas y usted paga una vez al mes, es probable que asuste a los posibles empleados, incluso si cumple con las leyes de día de pago de su estado.

3. Elija qué métodos de pago para empleados ofrecerá

Al elegir los métodos de pago de los empleados, deberá considerar qué opciones se ajustan a su presupuesto, son las más convenientes para sus empleados y las mejores para el mantenimiento de registros. Generalmente, los métodos de pago más populares en los EE. UU. son el depósito directo y los cheques en papel.

Tanto el depósito directo como los pagos con cheques en papel generan orgánicamente un registro cuando los usa, por lo que son excelentes para el mantenimiento de registros contables y fiscales. Los costos de depósito directo suelen ser menos de un dólar por pago, según el banco de su empresa.

Sin embargo, los cheques en papel pueden ser un poco más costosos y llevar más tiempo, ya que debe decidir dónde pedir cheques comerciales, mantener un stock de papel para cheques comerciales y, potencialmente, suscribirse a un software de impresión de cheques.

4. Elija si desea utilizar el software de nómina o un proceso de nómina de bricolaje

Independientemente de si elige usar el software de nómina o procesar la nómina manualmente, el método de procesamiento de la nómina sigue siendo el mismo. Aún así, decidir entre usar un software de nómina o el procesamiento de nómina de bricolaje es una decisión importante con un impacto en las finanzas, el tiempo y los procesos de mantenimiento de registros de los propietarios de una empresa.

Siga leyendo para ver una comparación de cuándo debe elegir el software de nómina o el procesamiento de nómina de bricolaje para su negocio.

Cuándo debe considerar el software de nómina

ventajas

• Ahorra tiempo al ejecutar la nómina
• Maneja los impuestos sobre la nómina
• Guía a los usuarios a través del proceso de nómina
• Funciones de bonificación (HR, seguimiento de tiempo, administración de beneficios, etc.)

Contras

• Costos de suscripción
• Susceptible a problemas tecnológicos
• Algunas opciones carecen de flexibilidad

Como dueño de un negocio, debería considerar usar un software de nómina si:

• No tienen experiencia con el proceso de nómina
• Se sienten razonablemente cómodos usando una computadora
• Quiere ahorrar tiempo ejecutando la nómina
• No quiere la responsabilidad de mantenerse al día con las regulaciones de nómina
• Están dispuestos a pagar por expertos para que manejen sus impuestos sobre la nómina
• Dispuesto a pagar los costos de suscripción del software de nómina
• Están dispuestos a investigar las mejores opciones de software de nómina para su empresa

5. Calcule el salario bruto de sus empleados

Para comenzar a procesar la nómina, deberá calcular el salario bruto de sus empleados.

El salario bruto de un empleado es el total de todas sus ganancias antes de que se retengan los impuestos sobre la nómina o se realicen deducciones. El pago bruto incluye los salarios devengados por empleados asalariados y por horas, además de cualquier ingreso complementario, como propinas, pago de horas extra, bonificaciones, comisiones, premios, pagos retroactivos y más.

6. Calcular y retener impuestos sobre la nómina

Los empleadores son responsables de calcular y retener los impuestos sobre la nómina en nombre de sus empleados. Los siguientes impuestos son los impuestos más comunes retenidos por los empleadores:

• impuestos de medicare
• impuestos de seguridad social
• Impuestos de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA)
• Impuestos estatales de desempleo
• Impuestos sobre la Renta

Para calcular los impuestos sobre la nómina, deberá multiplicar manualmente cada impuesto individual por los ingresos brutos del empleado.

7. Hacer deducciones de nómina de empleados

Además de los impuestos sobre la nómina, las ganancias de los empleados también se reducen por las deducciones de la nómina. Las deducciones de nómina pueden ser voluntarias o involuntarias. Además, las deducciones de nómina se pueden tomar de las ganancias antes y después de impuestos.

Aquí hay un resumen rápido de algunas de las deducciones de impuestos sobre la nómina más comunes:

• Aportes a la cuenta de retiro
• embargos
• Pagos de primas de seguros
• FSA y HSA
• Tarifas sindicales

Como empleador, usted es responsable de realizar las deducciones de nómina en nombre de sus empleados y de asegurarse de que los fondos deducidos se asignen correctamente.

Por ejemplo, si se deducen fondos para cubrir el pago de un empleado del seguro de salud patrocinado por su empleador, deberá realizar ese pago con los fondos que dedujo del cheque de pago de su empleado.

8. Calcule las ganancias netas de cada empleado

Una vez que haya realizado todos los impuestos sobre la nómina y las deducciones de nómina adicionales, es hora de calcular las ganancias netas de su empleado. Las ganancias netas de un empleado son los salarios totales que un empleado se lleva a casa después de que se hayan realizado los impuestos y las deducciones.

Para calcular las ganancias netas de un empleado, simplemente reste la cantidad total de impuestos sobre la nómina y deducciones de sus ganancias brutas para el período de pago.

9. Revisar y hacer correcciones de nómina

Una vez que haya finalizado todas las matemáticas para los cheques de pago de sus empleados, es hora de verificarlo dos veces. Ahórrese el tiempo y el dinero necesarios para corregir una nómina errónea. Aquí hay algunos detalles que debe verificar al revisar su ejecución de nómina antes de enviarla:

• Precisión de las ganancias de los empleados
• Qué métodos de pago se seleccionan para cada empleado
• ¿De qué cuenta bancaria provienen los fondos?
• Horas de empleados informadas correctamente
• Fechas correctas del período de pago

Una vez que haya regresado y corregido cualquier error en su proceso de nómina, puede enviar su nómina.

10. Pague a sus empleados

Una vez que se envía la nómina, es hora de pagar a sus empleados. Según el tipo de método de pago que utilice para pagar a sus empleados, este proceso puede verse diferente.

Si paga a sus empleados mediante depósito directo, debe recordar enviar las transacciones a su banco a tiempo para asegurarse de que los empleados no reciban pagos atrasados.

Si paga a sus empleados con cheque, simplemente puede imprimir cheques el día de pago y distribuirlos entre los empleados.

11. Hacer depósitos de impuestos sobre la nómina y pagos de deducciones

Ahora es el momento de hacer depósitos de impuestos sobre la nómina al gobierno federal y estatal con el dinero que retuvo de los cheques de pago de sus empleados y sus propias contribuciones.

Además, deberá enviar pagos por cualquier otra deducción que haya realizado en los cheques de pago de sus empleados.

Los impuestos sobre la nómina, incluidos el seguro social, Medicare y los impuestos sobre la renta, deben depositarse mensual o quincenalmente, según la responsabilidad tributaria total que declaró en la línea 9 del Formulario 944 o en la línea 12 del Formulario 941.

Es obligatorio realizar depósitos de impuestos federales mediante transferencia electrónica de fondos a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales o EFTPS del gobierno.

Los depósitos de impuestos FUTA vencen el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero durante cada año fiscal.

Las fechas de vencimiento del depósito del impuesto estatal sobre la nómina y las fechas de vencimiento de la deducción de la nómina varían, pero deberá obtener esa información para asegurarse de que sus depósitos y pagos se realicen a tiempo.

El resultado final sobre cómo pagar a los empleados

Afortunadamente, comprender cómo pagar a sus empleados es bastante sencillo una vez que aprende los conceptos básicos de nómina y maneja todas las tareas de configuración.

Muchos propietarios de pequeñas empresas encuentran que la parte más desafiante de pagar a los empleados es obtener los impuestos sobre la nómina correctos, ya que las leyes de impuestos sobre la nómina y las regulaciones de recursos humanos pueden variar mucho según el lugar donde se encuentre. Afortunadamente, tenemos varios recursos estatales de impuestos sobre la nómina para ayudar a los propietarios de negocios que son nuevos en la nómina y los recursos humanos a orientarse.

Consulte nuestras guías estatales de impuestos sobre la nómina:

• Guía de impuestos sobre la nómina del estado de Nueva York
• Guía de impuestos sobre la nómina de California
• Guía de impuestos sobre la nómina de Texas
• Guía de impuestos sobre la nómina de Arizona
• Guía de impuestos sobre la nómina de Florida
• Guía de impuestos sobre la nómina de Maryland

Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a los empleados