Cómo administrar las solicitudes de tiempo libre como un jefe

Puede ser difícil equilibrar los deseos de vacaciones de sus trabajadores como empleador. Encontrar el compromiso ideal entre ser adaptable y asegurarse de que su empresa tenga suficiente cobertura puede ser un desafío.

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Las ventajas y privilegios del empleo son más valorados por los empleados que el propio salario según diversos estudios. Los tipos de personas que se postulan para trabajar con usted se ven fuertemente afectados por la forma en que administra las solicitudes de tiempo libre.

Si sus restricciones de tiempo libre son severas, será difícil atraer candidatos calificados para el trabajo.

Si hace que sea injusto o desafiante hacer solicitudes de tiempo libre, tendrá problemas para mantener a su personal a bordo. Si no tiene una política, tendrá problemas para mantener al personal durante los períodos de vacaciones más ocupados.

Mantener una vida personal saludable fuera del trabajo cuando sea necesario y la calidad de vida se consideran directamente relacionados. Es crucial entender cómo manejar las solicitudes de manera rápida y efectiva.

La creación de una política de solicitud de tiempo libre que beneficie a todas las partes se puede hacer de la siguiente manera:

Establecer un proceso y plazos

Aliza Naiman, gerente de Olgam Life comparte: “Debe establecer un método de solicitud de tiempo de vacaciones al que los trabajadores deben adherirse si desea manejar las solicitudes de manera equitativa.

Incluya en su política con cuánto tiempo de antelación tiene un empleado para presentar una solicitud. Varias empresas piden un cierto período de tiempo, como dos semanas.

A algunas empresas les puede gustar programar vacaciones anuales y solicitar que todos envíen sus solicitudes en enero.

Puede prepararse para la escasez de personal solicitando a los trabajadores que envíen sus solicitudes antes de una fecha determinada. Puede calcular cuánta cobertura necesitará anticipando quién estará ausente de la oficina.

Establecer fechas límite también le permite cierto margen de maniobra para abordar cualquier problema relacionado con el tiempo libre (p. ej., demasiados empleados que solicitan las mismas fechas libres).

Incluya la(s) persona(s) a quienes el trabajador debe dirigir las consultas (p. ej., gerente, supervisor, etc.). Los empleados sabrán entonces cuándo y a quién enviar solicitudes.

Especifique qué sucederá si un empleado no solicita tiempo libre antes de la fecha límite. ¿Seguiría teniendo en cuenta su petición? ¿Tendrán prioridad las solicitudes de otros trabajadores sobre las suyas?”.

Establecer un plazo de solicitud

Cada sector tiene temporadas únicas de alta intensidad durante las cuales tomarse demasiado tiempo libre puede ser desastroso para las operaciones de una empresa. Por ejemplo, el comercio minorista necesita mucha ayuda durante las vacaciones de invierno.

Susan Melony, directora de marketing de FreePeopleSearch afirma: “Es posible que desee establecer una fecha límite para enviar las solicitudes de tiempo libre en determinadas circunstancias.

Incluso podría querer ir un paso más allá y establecer una fecha límite para la presentación de solicitudes”.

Ella continúa: “Esto se hace para evitar que la gente pida cosas para el próximo año cuando no todos los trabajadores han sido empleados.

Si establece un plazo de solicitud, informe a todo el personal de inmediato. Esto es importante ya que probablemente no podrá aceptar todas las solicitudes de tiempo libre, por lo que necesitará un procedimiento para determinar quién recibe su solicitud y quién no.

Varias de estas técnicas dependen de quién hace la solicitud inicial, lo cual es justo si todos son igualmente conscientes de que tienen derecho a hacerlo.

Las políticas de orden de llegada son las más utilizadas por las empresas para controlar el tiempo de vacaciones, seguidas de las políticas de antigüedad.

Primero en llegar, primero en servir: El que solicite el tiempo libre primero lo obtendrá. Es por eso que anuncia la fecha límite a todos los empleados al mismo tiempo y con anticipación.

Ser flexible es importante ya que ciertos trabajadores siempre pueden ser lo primero. No desea que los mismos empleados se vean obligados a trabajar en días festivos simplemente porque no enviaron sus solicitudes hasta el día siguiente.

Antigüedad: Esto funciona mejor cuando hay solicitudes de tiempo libre que son igualmente legítimas y conflictivas por todos los demás motivos”.

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Transparencia con respecto a quién está fuera y cuándo

Un informe que describe el estado de la empresa es una gran herramienta para administrar las vacaciones.

La comunicación y la planificación del trabajo de los jefes de equipo se ven favorecidas por la percepción de la ausencia de trabajadores subordinados.

Además, facilita la gestión del trabajo al designar asistentes del sistema para que se ocupen de los asuntos de las personas ausentes mientras están de licencia.

Además, a los trabajadores les gusta la apertura y accesibilidad de la información sobre el tiempo de vacaciones actual, vencido, gastado, solicitado o no utilizado.

Tener todos estos datos en un solo lugar simplifica la gestión de sus planes de vacaciones con sus superiores.

Un sistema claro también permite almacenar cómodamente archivos con información completa sobre las vacaciones disponibles y utilizadas.

Requisitos específicos del sector

Dependiendo del sector, esto puede incluir mantener niveles mínimos de personal para garantizar la seguridad del paciente o exigir que una proporción específica de los trabajadores esté presente para satisfacer la demanda (fabricación) (atención médica).

¿Está en la concurrida industria minorista de Navidad, o tal vez en un negocio de contabilidad durante la temporada de impuestos? Tan pronto como un empleado comience a trabajar para usted, asegúrese de que esté al tanto de cualquier período de suspensión de solicitudes de tiempo libre.

Preguntar por el motivo de la solicitud

Parece que podría ser beneficioso sopesar las razones de cada empleado para buscar tiempo libre y, en ciertos casos, podría serlo.

Sin embargo, incluso cuando se usa en combinación con otros criterios objetivos, depender exclusivamente del “motivo de la solicitud” pronto puede convertirse en un juego vicioso de preferencia subjetiva.

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Tener en cuenta solicitudes anteriores

Tener en cuenta las "solicitudes anteriores" de días libres puede ser engorroso en términos de seguimiento, al igual que los "horarios rotativos", pero no es nada que un sistema bien organizado no pueda manejar.

Este enfoque tiene una visión más amplia de cuándo y cuánto tiempo se han tomado los trabajadores, en lugar de centrarse solo en las solicitudes de vacaciones anteriores.