8 consejos para gestionar un equipo de marketing remoto exitoso

Si bien administrar un equipo de marketing en la oficina ciertamente no es un paseo por el parque, administrar un equipo remoto a veces puede parecer como correr un maratón en una pista invisible.

Las diferentes zonas horarias y culturas de trabajo, las velocidades de Internet inconsistentes y las dificultades de comunicación plantean desafíos difíciles para los gerentes.

En el blog de esta semana, compartimos ocho consejos para ayudarlo a dirigir un equipo de marketing remoto exitoso.

Hay ocho áreas clave de la gestión remota de equipos .

1. Cultura : todos deben comprender y encarnar la cultura de la empresa.
2. Herramientas : debe proporcionar las herramientas adecuadas y asegurarse de que todos las usen
3. Límites : Sea flexible con las horas de trabajo pero estricto con los plazos
4. Objetivos : Establezca objetivos SMART que se puedan rastrear y revisar fácilmente
5. Comunicación : programe reuniones periódicas entre gerentes y colegas
6. Colaboración : Anime a su equipo a trabajar juntos y compartir la carga
7. Responsabilidad : cada miembro del equipo debe sentirse responsable de su desempeño.
8. Conexión : Reúnase en persona al menos una vez al año para ayudar a su equipo a unirse

¿Por qué ejecutar una operación remota de todos modos?

Exposure Ninja opera completamente de forma remota. ¿Por qué? Hay muchos beneficios al ejecutar una operación remota. Así es como podría beneficiarlo:

• Reclutamiento : el trabajo remoto le permite contratar al mejor talento que pueda encontrar en cualquier parte del mundo, no solo a aquellos que viven a cinco minutos de su oficina. También le permite contratar personas altamente calificadas que sus competidores pasan por alto, como padres que trabajan y que podrían necesitar un horario más flexible.
• Retención : las empresas remotas no pierden empleados solo porque se mudan de ciudad, ¡o incluso si se mudan de país! El tiempo que dedicó a ayudar a sus empleados a convertirse en expertos en sus campos está protegido, mientras que ser capaz de ofrecer flexibilidad reducirá la tasa de rotación de empleados; estudios recientes incluso han destacado que la flexibilidad es el beneficio laboral más deseado (¡incluso por encima de los incentivos financieros!) y que la falta de ella puede hacer que su equipo abandone el barco.
• Costos de funcionamiento : debido a que no hay locales que administrar, puede ahorrar en el alquiler de la oficina y los costos asociados, como almuerzos de equipo, recorridos de frutas, papelería y equipos.
• Productividad : los empleados felices son empleados productivos, y no es casualidad que el trabajo remoto genere empleados más felices y productivos. Al permitir que su equipo pase más tiempo con sus familias y trabajar con flexibilidad en torno a los compromisos, les brinda el equilibrio entre el trabajo y la vida que necesitan para rendir al máximo.
• Servicio al cliente : una operación remota puede ofrecer ventas y soporte técnico en todo el mundo, y las 24 horas, lo que le permite brindar un mejor servicio a los clientes.

Si bien ejecutar un equipo remoto no es para todos, si estos beneficios suenan atractivos, es probable que desee saber cómo administrar su equipo distribuido de manera efectiva. Así es cómo.

1. Desarrolle una cultura de empresa sólida e incorpore a todos

Tener una cultura empresarial clara que sus empleados puedan adoptar fomentará su lealtad, dedicación y compromiso. La cultura de su empresa debe ser la base sobre la que construya su estilo de gestión, el manual del empleado y los acuerdos contractuales. Debe estar respaldado por una declaración de misión sólida y una visión de la empresa, que sus empleados deben aprender el primer día de empleo.

Las empresas remotas fomentan una cultura de flexibilidad, libertad y responsabilidad. Esto les permite atraer empleados que encajan de forma natural en la estructura organizativa deseada y comparten las creencias y ambiciones fundamentales de la organización.

Tener empleados que encajen culturalmente es vital para su éxito. En palabras del defensor del trabajo remoto FlexJobs, " El trabajo remoto es la base de nuestra cultura... Una cultura basada en la comprensión de que la vida sucede dice mucho sobre cómo valoramos a nuestra gente ".

2. Proporcione las herramientas adecuadas y asegúrese de que todos las usen

¡No es una exageración decir que no podríamos hacer lo que hacemos en Exposure Ninja sin el software adecuado!

Hemos probado y probado muchas herramientas diferentes de seguimiento de tiempo, monitoreo de rendimiento y comunicación en línea. Los siguientes son nuestras mejores opciones para mantener a su equipo trabajando de manera efectiva y comunicándose claramente.

Herramientas de comunicación

La comunicación adecuada es el elemento más crucial de cualquier esfuerzo de colaboración. La mayor parte de su comunicación se realizará a través de herramientas de mensajería instantánea como Slack.

Slack tiene una interfaz de usuario atractiva y se ejecuta de manera eficiente tanto en computadoras de escritorio como en teléfonos inteligentes (aunque desaconsejamos a nuestros Ninjas que instalen Slack en sus teléfonos; ¡no queremos que nuestro equipo revise sus notificaciones cuando no funcionan!) Slack le permite tener conversaciones uno a uno con los miembros del equipo, cree canales separados para discusiones de proyectos, comparta archivos y realice muchas otras tareas de una manera simple y fácil.

Técnicamente, puede usar Slack para videollamadas, pero según nuestra experiencia, la mayoría de las personas se apegarán a los mensajes de texto si ya están en Slack. Por eso también es importante hacer tiempo para las videollamadas. Con un sistema de mensajería de texto, su atención a menudo se divide en múltiples canales. Las videollamadas son una buena manera de mostrarle a alguien de su equipo que tiene toda su atención durante los próximos veinte minutos, ¡y también les permite a los miembros de su equipo ver las caras amigables con las que trabajan todos los días!

Hay muchas herramientas gratuitas excelentes para hacer videollamadas. Usamos Skype, Zoom y Google Hangouts a diario.

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Herramientas de seguimiento de la productividad

Sabemos que los trabajadores remotos son más productivos que sus contrapartes en la oficina, pero es probable que desee utilizar un software para organizar y realizar un seguimiento de la carga de trabajo de todo su equipo. Usamos Hubstaff para realizar un seguimiento de la productividad de nuestro equipo. Cuando un miembro de nuestro equipo comienza a trabajar por el día, simplemente inicia el temporizador de Hubstaff. Esta herramienta funciona en segundo plano y no crea ninguna perturbación. Tan pronto como nuestros Ninjas terminen de trabajar por el día, o quieran tomar un largo almuerzo o un merecido descanso, simplemente pueden detener el cronómetro.

Hubstaff también tomará capturas de pantalla periódicamente mientras su equipo está trabajando. Esto no pretende ser invasivo o una violación de la privacidad; después de todo, su equipo debería estar trabajando, no perder el valioso tiempo del cliente viendo programas de Netflix, pero sirve como un medio para monitorear cómo les va a sus empleados. Como seres humanos, no siempre nos gusta admitir cuando estamos luchando con una tarea, y cuando no estás en la misma habitación que tu equipo, puede ser aún más difícil identificar cuándo alguien necesita ayuda. Hubstaff le permite ver cuándo sus empleados pasan más tiempo de lo esperado en una tarea, lo que significa que puede ofrecer su apoyo.

Si un miembro del equipo deja de trabajar por un período de tiempo prolongado y se olvida de apagar el temporizador, Hubstaff detecta automáticamente el tiempo de inactividad y detiene el temporizador, lo que, en Exposure Ninja, significa que a nuestros clientes no se les factura por el tiempo muerto.

Herramientas de asignación de tareas

Es importante asegurarse de que cada miembro de su equipo tenga claras sus responsabilidades. Puede usar un sistema de asignación de tareas como Teamwork para asignar tareas con instrucciones y fechas de vencimiento a cada miembro de su equipo. Esto deja en claro a todos los que están trabajando en un proyecto y quién debe entregar qué y cuándo. Una fecha límite incumplida puede hacer retroceder a varios equipos que trabajan en el mismo proyecto, pero con una gestión de tareas sólida, puede asegurarse de que el personal colabore de manera eficiente. Esto nos lleva a nuestra siguiente herramienta...

Herramientas de trabajo colaborativo

¿Cómo pueden dos personas trabajar juntas al mismo tiempo incluso cuando sus escritorios pueden estar a cientos de millas de distancia? La respuesta se puede encontrar en tres piezas de software gratuito lanzadas por Google: Drive, Docs y Sheets. Cuando usamos Hojas de cálculo de Google, a menudo tenemos unas 10 personas de tres países diferentes trabajando en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo.

Debido a que cualquier cambio en una Hoja de cálculo de Google ocurre en tiempo real, no hay peligro de que un miembro de su equipo pueda estar trabajando con información desactualizada. También es posible otorgar a las personas diferentes configuraciones de acceso, lo que permite que sus gerentes o administradores realicen cambios en una hoja que otros miembros de su equipo (o incluso clientes) solo pueden ver.

Sugerencia : asegúrese de que todos usen las mismas herramientas de manera constante y no vuelvan a usar su propio software preferido. De lo contrario, le resultará difícil realizar un seguimiento de los proyectos y evaluar el rendimiento.

3. Establezca y refuerce los límites

Administrar un equipo de marketing exitoso se trata tanto de establecer límites claros como de contratar e inspirar al personal adecuado. Si bien la belleza del trabajo remoto es que brinda a sus empleados flexibilidad en términos de su horario de trabajo y ubicación, es importante establecer límites en torno a las horas que dedican y cuándo trabajan. Estas son algunas de las formas en que Exposure Ninja protege nuestra productividad y rendimiento:

• Al menos el 30 % del tiempo trabajado está dentro de las horas principales : esto garantiza que todos estén disponibles para ponerse al día con los gerentes, actualizaciones de canales de Slack y conversaciones rápidas en algún momento durante el horario de 9 a 5.
• Los empleados se comprometen a ponerse al día semanalmente con los gerentes : las charlas frecuentes no solo son importantes para garantizar que el personal esté contento, encaminado y produciendo su mejor trabajo, sino que también permiten que nuestro equipo desarrolle excelentes relaciones con sus gerentes. Esto significa que se sienten cómodos acudiendo a ellos con cualquier inquietud, problema o gran idea que puedan tener para la empresa o la campaña de un cliente.
• Hubstaff se utiliza para realizar un seguimiento de todo el tiempo de trabajo : cuando nuestro equipo trabaja para Exposure Ninja, activan sus temporizadores Hubstaff. Esto nos ayuda a comprender los niveles de productividad, ver las tendencias de los empleados a lo largo del tiempo e identificar cualquier problema con el rendimiento para que se puedan discutir con las personas y resolver.
• Los Contract Ninjas tienen una cantidad mínima y máxima fija de horas por mes : todos saben la cantidad de trabajo que se espera que realicen y conversarán con su gerente antes de comprometerse a más de una cierta cantidad de horas extra. Esto significa que los Ninjas no tienen que preocuparse por tener suficiente trabajo para el mes o, por el contrario, por tener demasiado entre manos. No nos gustan los Ninjas estresados ​​en nuestro Dojo .

4. Sea INTELIGENTE con los objetivos del equipo

Administrar un equipo de marketing exitoso significa establecer objetivos claros, y es importante que estos sean INTELIGENTES : específicos , medibles , acordados , realistas y basados ​​en el tiempo .

Si bien hay muchos acrónimos flotando en la esfera del marketing, algunos más útiles y procesables que otros, el sistema SMART le brinda una estructura clara para establecer objetivos que lo ayuda a priorizar, presupuestar y cumplir con los plazos.

El sistema de establecimiento de objetivos SMART establece que los objetivos deben ser:

• Específico : bien definido y claro para cualquier persona con conocimiento del proyecto
• Medible : debe ser capaz de comprender si la meta es alcanzable, ver qué tan lejos está la finalización y comprender cuándo se logró la meta.
• Acordado : parte de responsabilizar a su equipo por su desempeño es asegurarse de que todos estén de acuerdo y comprendan no solo sus objetivos independientes, sino también los objetivos del equipo.
• Realista : su proyecto debe ser factible dentro de los plazos y las limitaciones presupuestarias y con los recursos disponibles.
• Basado en el tiempo : debe establecer plazos claros que sean desafiantes pero alcanzables. Esto evita que sus empleados remotos se vuelvan complacientes y les da una gran sensación de logro cuando alcanzan sus objetivos SMART.

5. Comuníquese clara y regularmente

Las empresas remotas necesitan fuertes canales de comunicación. Exposure Ninja utiliza una amplia gama de herramientas para facilitar la comunicación entre nuestro equipo y los clientes, incluidos Zoom, Yay, Slack y Skype.

Jan Schulz-Hofen, CEO de la exitosa empresa remota Planio , dice que para las empresas remotas, la comunicación de texto funciona mejor, ya que es transparente y no disruptiva: " La comunicación de texto te hace más respetuoso con el tiempo de los demás, especialmente cuando estás viviendo varias zonas horarias de distancia. La comunicación inmediata puede ser disruptiva… con un correo electrónico, [los miembros del equipo pueden] considerar su artículo en un momento conveniente ”.

Los equipos de Exposure Ninja usan los canales de Slack para informar sobre el progreso de campañas individuales, actualizar a los gerentes de proyectos sobre los desafíos y hacer preguntas.

Slack es una plataforma ideal para nosotros porque funciona en cualquier navegador web, mantiene registros de chat para referencia futura y nos permite señalar nuestro estado en línea rápida y fácilmente, ya sea en una reunión, trabajando con Slack cerrado o fuera de la oficina. — así como agregar estrellas a mensajes importantes y fijar información para ver más tarde.

Programamos llamadas de voz periódicas cuando corresponde, como chats semanales con gerentes, actualizaciones de clientes e informes de progreso mensuales.

6. Colabora usando Slack y Google Docs

La colaboración remota en equipo plantea el desafío adicional de no poder interactuar cara a cara. El lenguaje corporal y las pistas no verbales facilitan mucho la comunicación y el intercambio de ideas, pero aunque es posible que no las tenga a su disposición, las herramientas adecuadas de comunicación y productividad facilitarán la colaboración en proyectos.

Organizar sesiones de colaboración en equipo en Slack

Si su equipo necesita compartir ideas y colaborar en un proyecto, las videollamadas de Slack son una excelente opción. Puede agregar varios participantes a las llamadas y compartir la pantalla con colegas, grabar llamadas para referencia futura, establecer temas, agregar etiquetas, fijar y enviar documentos y establecer notificaciones para cambios. Mantiene todo dentro de un espacio de trabajo, por lo que no está esperando a que sus empleados instalen, carguen o, en algunos casos, resuelvan problemas de software diferente.

Colaborar en documentos en Google Docs

Como se mencionó en nuestra sección de herramientas de trabajo remoto, Hojas de cálculo y Documentos de Google son excelentes para la colaboración, ya que permiten que varios colaboradores comenten documentos, corrijan, resalten secciones y escriban notas entre ellos con acciones sugeridas. Puede volver a versiones diferentes en cualquier momento al ver el historial de versiones, que también le muestra todos los cambios realizados por colaboradores individuales: puede ver quién hizo qué y por qué.

7. Responsabilizar a todos

Los equipos remotos deben estar orientados a los resultados y establecer objetivos y plazos claros para tener éxito. Cada Ninja en Exposure Ninja tiene listas de tareas claras establecidas por los gerentes en Teamwork con plazos, seguimiento de tiempo y la capacidad de agregar progreso o hacer comentarios sobre cada tarea.

Se espera que todos los Ninjas actualicen los paneles de clientes y muestren a sus gerentes en qué han estado trabajando durante las llamadas de actualización semanales para que nos aseguremos de que los entregables lleguen a tiempo y cumplan con los estándares. Esto también nos permite identificar de manera proactiva cuándo alguien está en riesgo de no cumplir con una fecha límite para que pueda mitigarse rápidamente.

Parte de responsabilizar a su equipo es asegurarse de que sepan qué objetivos personales y profesionales deben alcanzar. Realizar evaluaciones individuales trimestrales y establecer KPI es tan importante para las empresas remotas como para las que se encuentran en la oficina. Asegúrese de que cada miembro de su equipo tenga objetivos claros para trabajar y, si es apropiado y posible, ofrezca una bonificación por desempeño para mantenerlos motivados.

8. Reúnase al menos una vez al año y diviértase con frecuencia

Finalmente, asegúrese de hacer tiempo para reunirse con su equipo y celebrar los éxitos, ya sea un viaje costero en el verano o disfrutar de un poco de diversión navideña.

Los mejores equipos remotos están estrechamente conectados y ansiosos por verse triunfar unos a otros. Los colegas hablarán entre sí todos los días, tal como lo harían en un entorno de oficina y, a menudo, forman amistades genuinas: fomente las conexiones en su equipo al crear formas para que interactúen entre sí.

Exposure Ninja tiene un canal Watercooler en nuestro espacio de Slack donde cada Ninja puede chatear, así como grupos más pequeños dedicados a intereses individuales, desde cocina y fitness hasta arte, juegos y películas.

A menudo compartimos fotos de nuestras familias, mascotas y vacaciones, nos pedimos consejos y corremos la voz sobre nuevas herramientas y tecnología que creemos que nuestros colegas encontrarán beneficiosas. Agregue a la mezcla el extraño cuestionario de Halloween y Navidad, completo con botín de Exposure Ninja y otras golosinas en juego, recompensas mensuales de Ninja del mes y reuniones de equipo para diferentes grupos de trabajo, y tendrá un excelente ambiente de trabajo para sus empleados.

¿Te sientes inspirado? ¿Cuál de estos podrías presentarle a tu equipo de marketing remoto?

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