Cómo integrar Shopify y Sage

Su Sage ERP es el sustento de su negocio. La calidad de los datos que contiene afecta a casi todos los departamentos: ventas, marketing, finanzas, operaciones y más. Entonces, es crucial que su equipo tenga control sobre cómo, cuándo y qué datos entran y salen de Sage, especialmente cuando se trata de sus pedidos en línea y clientes de Shopify. Una forma de controlar ese flujo de datos es a través de la integración y la automatización.

Ya sea que sea un vendedor en línea establecido o esté lanzando su primer sitio en línea con Shopify, es importante considerar la integración de estos dos sistemas lo antes posible. Es la forma en que controla sus sistemas, personas e informes para garantizar que continúe progresando en su negocio en línea.

Por qué deberías integrar Shopify y Sage

Integración entre los pagos de Shopify y Sage tanto para sus operaciones como para sus clientes.

Primero, ¿qué entendemos por integración? La integración de software mapea el movimiento de datos entre Shopify y Sage. A través del mapeo de datos, puede automatizar procesos centrales como el cumplimiento de pedidos, actualizaciones de recuento de inventario, actualizaciones de precios, informes financieros y más. La automatización elimina la necesidad de ingresar datos manualmente entre sus dos sistemas, lo que reduce el tiempo de procesamiento de datos y garantiza la coherencia de los datos, como transferir siempre la dirección de envío correcta.

Tómalo del usuario Q-See de Shopify Plus y cómo fue su experiencia antes de la integración con Sage.

Cuando decidimos cambiar de proveedor de comercio electrónico, nos dimos cuenta de que también necesitábamos un proveedor que pudiera automatizar el procesamiento de pedidos y la gestión de inventario entre nuestro nuevo proveedor [Shopify Plus] y el ERP actual [Sage 100]. Hasta ese momento, estábamos realizando todas las funciones manualmente. No solo consumía mucho tiempo, sino que pagábamos horas extras excesivas y muchas funciones comerciales críticas se retrasaban. Nuestro proceso simplemente estaba agotando los recursos humanos y afectando negativamente nuestro progreso.

Para Q-See, algunos de esos procesos manuales incluyen:

• Ingresar pedidos en línea a mano en Sage para recoger, empacar y enviar y luego ingresar esa información de envío/seguimiento nuevamente en Shopify Plus
• Actualizar los recuentos de inventario para evitar la sobreventa
• Mantener las listas de productos actualizadas y coherentes en varios canales, como Shopify y los mercados.

(Lea el estudio de caso completo aquí sobre el proyecto de integración Shopify to Sage de Q-See).

Con la integración en su lugar, su negocio se vuelve más eficiente. Los miembros del personal no se dedican a la entrada manual de datos, pero pueden trabajar en tareas significativas. Los datos también son consistentes. Puede garantizar esos plazos de envío de 2 días. Evite la sobreventa (¡o la subventa!) y muestre los niveles de existencias en tiempo real. Siempre puede enviar el producto correcto a la dirección correcta. En resumen, cuando sus operaciones son consistentes, sus clientes también pueden esperar una experiencia consistente con su marca.

Estas son algunas señales reveladoras de que estás listo para la integración entre Shopify y Sage:

• seguir vendiendo en exceso
• Pasar horas en la entrada manual de datos
• Cometer errores costosos como enviar el artículo equivocado
• Envío de pedidos retrasados ​​y rutinariamente no se cumplen los plazos de entrega
• Pérdida de pedidos web debido a fallas del sistema o errores de pedido
• El contenido del producto o los precios no se actualizan en línea lo suficientemente rápido
• Retraso en las actualizaciones de inventario
• Desea agregar capacidades más competitivas como envío en 2 días, envío directo u otro canal de ventas como un mercado

¿Alguno de estos problemas te suena familiar? Si es así, está listo para considerar una solución de integración.

Cómo elegir un enfoque de integración de Shopify a Sage

Los comerciantes deben hacer su debida diligencia al elegir una solución. La integración de software para dos sistemas sofisticados como Shopify y Sage es un trabajo desafiante, especialmente para procesos como el cumplimiento de pedidos. Estos dos sistemas no fueron creados para "hablar" de forma nativa entre sí. La forma en que Sage como ERP usa los datos del producto es fundamentalmente diferente a cómo los usa Shopify.

El objetivo de la integración es comprender cómo cada sistema recibe y envía datos en sus diversos campos, y luego mapear sus datos en consecuencia. Además de eso, sus flujos de datos también deben reflejar sus requisitos comerciales únicos. La mayoría de los comerciantes desean sincronizar las actualizaciones de inventario. Sin embargo, es posible que su empresa desee ejecutar una actualización de inventario solo a las 12:00 p. m. todos los jueves. Esta lógica debe tenerse en cuenta.

Si sus sistemas o requisitos no se entienden correctamente desde el principio, los proyectos de integración pueden volverse muy frustrantes y nunca dar como resultado la solución que necesita. Como siempre, es más fácil elegir la solución correcta la primera vez. Por eso es importante comprender sus opciones y cómo elegir entre ellas.

Hay dos enfoques principales para la integración de comercio electrónico y ERP:

Integración preconstruida para Shopify y Sage

La forma moderna de conectar su Sage ERP con su plataforma de comercio electrónico es utilizar una solución prediseñada de un proveedor de iPaaS (Plataforma de integración como servicio). Los proveedores de iPaaS ofrecen aplicaciones basadas en la nube que cuentan con una funcionalidad lista para usar y "sin código" para conectar sus sistemas.

A pesar de que están "listos para usar", tampoco perderá necesariamente la personalización. Las soluciones de integración preconstruidas a menudo son "configurables". Esto significa que los comerciantes pueden cambiar o personalizar la configuración prediseñada para adaptarse a sus necesidades comerciales. Por ejemplo, a través de la configuración, puede elegir sincronizar las actualizaciones de su inventario todos los jueves a las 12:00 p. m.

Como aplicación basada en la nube, estas soluciones de integración le brindan muchos de los mismos beneficios que una plataforma de comercio electrónico SaaS como Shopify. Las soluciones de integración preconstruidas son generalmente más asequibles y más rápidas de implementar porque están listas para usar. No tiene que preocuparse por mantener o actualizar la aplicación de integración en sí. En la mayoría de los casos, no necesita recursos técnicos ni un equipo de TI para administrar la conexión. Para acceder al software, los comerciantes deben pagar una suscripción mensual y una tarifa de implementación única para cubrir los costos de configurar la integración según sus necesidades. Según el volumen o la complejidad de los datos (como B2B), las suscripciones mensuales pueden costar entre $300 y $1500 dólares.

Por último, no pase por alto que la principal competencia comercial de un proveedor de iPaaS es la integración. Tendrán una gran experiencia en la integración de software y sus sistemas. Siempre deben usar las mejores prácticas para garantizar que los datos funcionen sin problemas entre sus sistemas.

Integración personalizada de Shopify a Sage

En casos excepcionales, los comerciantes o sus socios (como un consultor de ERP o una agencia web) optan por crear una integración personalizada entre Sage y su plataforma de comercio electrónico. Definimos "personalizado" aquí como un desarrollador que escribe un código personalizado único que mapea sus sistemas directamente juntos. El código solo funciona para sus sistemas y sus requisitos.

La integración personalizada requiere un conocimiento técnico serio de Sage y Shopify para comprender cómo cada sistema envía y lee datos. No es algo que desee un recurso interno o un socio que aprenda en el trabajo. Si pasan por alto las mejores prácticas o no toman en cuenta los errores de datos comunes, su integración puede fallar de manera rutinaria, y aun así interrumpir sus operaciones.

A veces, los proyectos de integración personalizados son la mejor opción. Por ejemplo, los ERP se pueden personalizar más allá de lo creíble por una razón u otra. Podría haber agregado cambios oscuros o exclusivos (únicos para usted) a Sage para ayudar con la administración de SKU o la lógica de cumplimiento de pedidos. Según el cambio, podría requerir un código personalizado para acceder a estos campos de datos o procesos.

Sin embargo, la mayoría de los vendedores no tienen requisitos realmente únicos para justificar el costo y el mantenimiento de los proyectos de integración personalizados.

En cambio, las soluciones de integración personalizadas pueden presentar más riesgos para su proyecto.

Por ejemplo, una sola persona suele ser responsable de crear y mantener el código de su integración. ¿Qué sucede cuando esa persona se va de vacaciones y no tiene idea de por qué sus pedidos en línea no se sincronizan correctamente con su ERP? ¿Cuán responsable es esa única persona de mantenerse al día sobre cualquier actualización del sistema que pueda interrumpir su integración?

Los proyectos de integración personalizados también pueden variar en las etiquetas de precios. Por un lado, la solución podría ser asequible porque la solución solo cubre lo básico. Por otro lado, un vendedor podría cotizarle $20,000 a $30,000 porque están construyendo todo desde cero.

Asegúrese de examinar todos sus requisitos con todos los proveedores de soluciones antes de decidirse por una integración personalizada. Lo que usted considera que son requisitos personalizados o únicos para su negocio pueden no ser considerados complejos para un proveedor de integración prediseñado. La integración basada en la configuración es robusta y puede superar la mayoría de los casos.

Qué enfoque de integración de Sage to Shopify recomendamos

¿Qué solución es mejor para su negocio? Todo se reduce a sus requisitos y la experiencia deseada para su equipo y, en última instancia, para los clientes. A menos que tenga requisitos de propiedad, entonces un proveedor de iPaaS debería ser una forma sensata de conectar Sage y Shopify, ahorrándole tiempo y dinero a largo plazo. Para tener una idea de cómo se ve una solución lista para usar, consulte nuestra integración Shopify y Sage sin código y configurable.