Cómo mejorar la eficiencia combinando dos tipos de colaboración
Publicado: 2022-12-21En la nueva realidad del trabajo desde casa, las organizaciones tienen la oportunidad de recrear los mejores hábitos de trabajo del mundo fuera de línea e implementarlos digitalmente. El truco consiste en identificar dos tipos principales de colaboración, pasiva y activa, y combinarlos para respaldar el flujo de trabajo más productivo.
Colaboración pasiva
“La colaboración pasiva se da cuenta de su valor cuando los detalles del proyecto y los elementos de colaboración son visibles y se gestionan, y cuando sus resultados son visibles y se gestionan bien”, dijo Patrick Rohlfsen, consultor principal de la empresa de software de gestión del trabajo Wrike, en The MarTech Conference.
Estos son tipos de colaboración que ocurren en correos electrónicos y otros mensajes que no requieren una respuesta inmediata. En los viejos tiempos, eran las tareas que se dejaban en la bandeja de entrada física de una persona en su escritorio.
“La colaboración pasiva se está integrando cada vez más en su flujo de trabajo [digital] ahora”, dijo Rohlfsen. "Durante mucho tiempo, las empresas han utilizado tickets o formularios de solicitud para colaborar con clientes o empleados, pero ahora veo más deseos de las personas de una forma más sencilla para que otros les hagan solicitudes".
Gran parte de la tecnología de gestión del trabajo actual se ocupa de apoyar la colaboración pasiva, lo que permite que varios miembros del equipo trabajen simultáneamente en un proyecto, de acuerdo con sus cronogramas de trabajo individuales.
“No es raro que los equipos de marketing, TI o legales creen un formulario de solicitud, algo simple que pueda estandarizar las solicitudes e integrarlas en su flujo de trabajo”, dijo Rohlfsen. “La expectativa será que si quieres que haga algo por ti, necesitarás poner tus solicitudes en el mismo lugar donde administro todo el resto de mi trabajo”.
La colaboración se vuelve más fácil o más eficiente cuando todos saben dónde encontrarla, todo en un solo lugar. Pero comprometer demasiado trabajo en este modo pasivo corre el riesgo de quitar el "elemento humano" del trabajo. Ahí es donde entra la colaboración activa.
Colaboración activa
La colaboración activa son esas interacciones en tiempo real que ocurrieron durante reuniones en persona en oficinas o en plataformas de videoconferencia como Zoom.
“La colaboración activa se da cuenta de su valor cuando te das cuenta del potencial que tenemos como seres humanos”, dijo Rohlfsen. “Cuanto más intencionales seamos sobre nuestras relaciones, nuestras tendencias, más rápido llegaremos a ese punto mágico de colaboración. Cuanto más pensemos en la creación de entornos y experiencias para las partes interesadas, mejores serán los resultados como gerentes de proyectos”.
Las señales visuales aumentan el potencial de un gran avance durante la colaboración activa. Para aprovechar al máximo estas ocasiones en las que varias personas intercambian ideas activamente entre sí, utilice una pizarra digital o anime a compartir la pantalla.
Además, para que la colaboración activa sea más eficiente y más atractiva para los asistentes, limite el tiempo de estas reuniones cuando sea apropiado. En muchos casos, la “magia” puede ocurrir en una reunión de 10 minutos. Resista recurrir al bloque de tiempo predeterminado de 30 minutos en los calendarios digitales de las personas.
Después de la sesión de colaboración activa, produzca algún tipo de registro de las ideas que se compartieron. Tal vez sea una captura de pantalla de la pizarra o un video de la reunión. Este registro tiene elementos de acción que ahora se pueden integrar en el flujo de trabajo de colaboración pasiva, uniendo los dos modos de colaboración.
Es muy importante tener en cuenta que los humanos han trabajado cara a cara desde el principio de los tiempos, y cuando unimos nuestras cabezas, podemos hacer cosas increíbles. Podemos entregar proyectos más rápido, podemos ser más eficientes con nuestros recursos, producimos mejores productos cuando trabajamos en estrecha colaboración y colaboramos de manera más efectiva.
Al combinar la colaboración activa y pasiva, las organizaciones construyen relaciones más sólidas entre los miembros del equipo que se comunican activamente en tiempo real, al tiempo que conservan las ventajas del trabajo pasivo que se puede realizar en cualquier momento.
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