Cómo mejorar la calidad de las llamadas y reducir los costos para su empresa

Las comunicaciones son una infraestructura crítica para las empresas. Todo se basa en una comunicación clara y confiable: sus equipos deben poder comunicarse constantemente entre sí y con los clientes.

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Sin embargo, mejorar la calidad de las llamadas a menudo significa aumentar los costos, lo que introduce cálculos complicados. ¿Los beneficios de una comunicación mejorada generarán ingresos suficientes para pagarse por sí mismos y justificar los costos?

Pero, si sabe cómo mejorar la calidad de las llamadas y reducir los costos al mismo tiempo, no tiene que preocuparse por sopesar estos costos y beneficios, al menos no tanto.

Por supuesto, cubriremos las formas de mejorar la calidad de las llamadas y, al mismo tiempo, reducir los costos, para que su vida comercial sea más fácil y rentable.

Cómo reducir costos, aumentar la satisfacción del cliente y mejorar la experiencia del usuario final

Mejorar la calidad de las llamadas mientras se reducen los costos es una cuestión de implementar estrategias y tecnologías de comunicación que hagan el trabajo de manera más eficiente.

En algunos casos, puede implementar las estrategias en cualquier red de comunicaciones que tenga. Otras estrategias requieren una infraestructura de comunicación más capaz.

Esto es lo que debe hacer, comenzando con el lado tecnológico.

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Migre sus comunicaciones a una plataforma de enlace troncal SIP

En esencia, el enlace troncal SIP utiliza conexiones digitales para conectar su sistema telefónico a Internet, por lo que sus llamadas dependen de la infraestructura de Internet, en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. Los proveedores de enlaces troncales SIP, como Telnyx, le brindan el poder de migrar su sistema telefónico a una plataforma de enlaces troncales SIP, independientemente de si está utilizando un sistema telefónico heredado o comunicaciones VoIP.

El enlace troncal SIP ofrece varios beneficios sobre los sistemas telefónicos heredados y VoIP estándar:

• Manejo avanzado de llamadas. Los proveedores de enlaces troncales SIP tienen un mejor control sobre cómo viajan sus llamadas a través de su red.

Esto les permite ofrecer funciones más avanzadas, como enrutamiento de llamadas personalizado para cada número de teléfono, grabación de llamadas y control programático de llamadas. Esto le brinda mucho más control y opciones para enrutar llamadas e implementar la automatización.

• Mejor calidad de llamada. El enlace troncal SIP proporciona una conexión más directa entre la red de su sistema telefónico interno y la red de área amplia de Internet.

Esto significa menos cables y menos piezas de hardware en su conexión telefónica. La simplificación de la infraestructura de conexión reduce el ruido y ofrece una señal más clara para un mejor audio de llamadas y videollamadas nítidas.

• Más flexibilidad. El enlace troncal SIP es compatible tanto con hardphones como con softphones.

Si ya tiene teléfonos de escritorio físicos para sus equipos, funcionarán en una red de enlace troncal SIP. Pero el enlace troncal SIP también le brinda la opción de usar softphones, lo que permite que sus equipos usen teléfonos inteligentes o computadoras para comunicaciones telefónicas.

El uso de softphones a menudo aumenta la productividad porque es fácil usar marcadores automáticos y otras herramientas telefónicas en un softphone.

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• Seguridad mejorada. Los proveedores de enlaces troncales SIP de calidad poseen y operan su propia red IP.

Eso significa que pueden proteger los datos de sus llamadas de principio a fin, en lugar de solo proteger sus datos hasta que abandonen la red de su proveedor SIP y salten a una red de terceros o, peor aún, a la Internet pública.

Una mejor seguridad reduce los riesgos de fugas de datos catastróficas, que pueden ser lo suficientemente graves como para llevar a las empresas a la quiebra.

• Colaboración más productiva. Una comunicación más clara y confiable significa que sus equipos pueden compartir mejor la información y hacer más. El enlace troncal SIP también admite chat y mensajes de texto para garantizar que sus equipos puedan permanecer conectados, dondequiera que estén.
• Costos mas bajos. El enlace troncal SIP es simplemente más rentable que otras tecnologías de telecomunicaciones.

Con el enlace troncal SIP, puede aprovisionar y cancelar números de teléfono a pedido, lo que significa que solo paga por las conexiones que necesita, cuando las necesita. De esa manera, nunca tendrá números de teléfono inactivos, consumiendo inútilmente su presupuesto.

Sin embargo, el enlace troncal SIP casi siempre cuesta menos que VoIP y las telecomunicaciones heredadas, tanto por número como por minuto.

Estos dos factores de reducción de costos se combinan para brindar una reducción de costos significativa para las empresas.

Configurar el seguimiento de mensajes de voz

El seguimiento de mensajes de voz mejora la entrega de mensajes de voz.

Esta tecnología controla sus mensajes de voz cuando se enrutan a un sitio externo, luego devuelve una notificación cuando el sitio verifica el mensaje y cuando se entrega realmente.

Esto garantiza que sus mensajes de voz se enruten a través de las mejores redes, según la congestión de la red y factores externos como las condiciones climáticas, ya que el seguimiento de mensajes de voz detectará cuando la entrega del mensaje falla o demora más de lo debido.

Cuando sabe que se están entregando los mensajes de voz, tiene una mejor responsabilidad del personal, ya que sabe cuándo se han entregado los mensajes. Sin embargo, obtener las tasas de entrega de mensajes más altas simplemente elimina las fallas de comunicación que están fuera del control de su equipo.

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Implementar respuesta de voz interactiva (IVR)

Probablemente esté familiarizado con los sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR), incluso si no está familiarizado con el término. Si alguna vez llamó a una empresa y se conectó a un sistema de menú automatizado que respondía a comandos de voz, ha utilizado un sistema IVR.

Básicamente, un sistema IVR permite que su sistema de telecomunicaciones enrute automáticamente las llamadas a la persona adecuada.

Sin un sistema IVR, debe usar menús de tonos, que son más engorrosos y menos capaces que un sistema IVR. O debe tener un representante de servicio al cliente dedicado a enrutar las llamadas manualmente.

Ninguna de estas son buenas opciones.

Un sistema IVR no solo automatiza el enrutamiento de llamadas, sino que también puede brindar soporte automatizado. Algunos problemas de los clientes se pueden resolver con instrucciones o información sencillas y grabadas.

Si automatiza las llamadas simples de servicio al cliente, eso deja a sus equipos de servicio al cliente más tiempo para ayudar a los clientes que tienen problemas más complejos.

Esto reduce el tiempo de resolución de todas sus consultas de servicio al cliente, lo que en última instancia mejora su experiencia como cliente.

Aproveche el enrutamiento directo de llamadas

El enrutamiento directo de llamadas simplemente reduce la cantidad de conexiones necesarias para transferir una llamada de un número a otro.

Podría pensar que las llamadas se enrutarían directamente de un número a otro, todo el tiempo. Sin embargo, este no es siempre el caso.

Algunos proveedores de telecomunicaciones utilizan redes de terceros o confían en la Internet pública para conectar llamadas. Esto puede complicar sus conexiones de llamadas, porque las redes de Internet públicas y de terceros no siempre son las más eficientes y, a menudo, agregan "saltos" a medida que enrutan las llamadas de un número a otro.

Idealmente, su proveedor de enlace troncal SIP utilizará el enrutamiento directo de forma predeterminada. La segunda mejor situación es que su proveedor SIP le dé la opción de usar el enrutamiento directo de llamadas.

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El enrutamiento directo de llamadas garantiza que los mensajes se entreguen de manera confiable y mejora todas sus comunicaciones en tiempo real. Cuando las llamadas se enrutan indirectamente, pueden generar ruido y parloteo en las llamadas de voz y una mala calidad visual en las videollamadas.

El enrutamiento directo de llamadas simplemente produce una comunicación más confiable y clara entre sus equipos y con sus clientes.

Comience a reducir costos antes de que sea demasiado tarde

Como habrá notado, la mayoría de estos requieren conexiones de enlace troncal SIP.

Los sistemas telefónicos heredados y de VoIP estándar simplemente carecen de la capacidad y la capacidad de configuración para implementar estas estrategias. Si aún utiliza una de estas infraestructuras de telecomunicaciones tradicionales, simplemente no podrá configurar sus comunicaciones para que sean las más eficientes.

Por lo tanto, el primer paso es migrar sus comunicaciones a una plataforma de troncales SIP.

Para la mayoría de las empresas, esto reducirá inmediatamente los costos y mejorará la calidad de las llamadas. Sin embargo, una vez que sus comunicaciones se ejecutan en conexiones SIP, puede configurar sus telecomunicaciones y duplicar sus esfuerzos de reducción de costos.