Cómo transferir prospectos calificados de manera segura de marketing a ventas (y viceversa)

La máxima prioridad para los especialistas en marketing es generar clientes potenciales. Los equipos de ventas dicen que obtienen sus clientes potenciales más calificados del marketing, en lugar de otras fuentes. (Consejo de sombrero para los datos, HubSpot).

Lo que esa información nos dice es que los departamentos de marketing y ventas obtienen los mejores resultados cuando trabajan juntos para buscar y nutrir clientes potenciales.

Un proceso de traspaso de mala calidad entre Marketing y Ventas significa oportunidades perdidas para su negocio. Después de todo, no es bueno generar excelentes clientes potenciales si languidecen, sin calificar y sin trabajar, en su base de datos.

En este artículo, encontrará consejos de expertos sobre cómo manejar ese proceso de entrega de clientes potenciales. Cuando sus equipos estén correctamente alineados, verá que más clientes potenciales se convierten en clientes de pago. ¡Ningún plomo se queda atrás!

Cómo definir un lead calificado

Comencemos con la definición de nuestros términos.

La calificación de clientes potenciales es un proceso de varios pasos y varias personas. Una vez que un cliente potencial ha ingresado a su base de datos, generalmente al completar un formulario en su sitio web, debe calificarse y pasar de manera segura al departamento correcto.

Por lo general, un cliente potencial luego pasa por múltiples etapas de calificación en su viaje para convertirse en cliente.

Estas son las etapas que importan en este contexto:

• Nueva ventaja / levantador de manos. Una nueva pista aún no está calificada. Marketing puede decidir que los nuevos clientes potenciales deben pasar por algún proceso de calificación de inmediato o en una etapa posterior. Por otro lado, un jugador que levanta la mano puede pasar y recolectar £ 200. Han solicitado una conversación de ventas, por lo que automáticamente pasan por alto a Marketing.
• Prospecto calificado de marketing (MQL). Marketing decidirá si un cliente potencial califica como MQL al filtrar los clientes potenciales que obviamente no son adecuados. Por ejemplo, si es un competidor o tiene su sede en un país en el que no hace negocios. Sugerimos filtrar las direcciones de correo web, en esta etapa. A menudo, son un callejón sin salida. El marketing puede hacer esto manualmente o automatizar todo el proceso. Los clientes potenciales que pasan por esta ronda inicial de calificación se marcan como MQL.
• Lead calificado de ventas (SQL). Ahora, Ventas decidirá si un cliente potencial califica como SQL. Es decir, un vendedor echa un vistazo a un MQL y decide si vale la pena contactarlo directamente. Es decir, son los adecuados para el presupuesto, el tipo de empresa, etc. Si es así, se convierten en un SQL.
• Oportunidad/perspectiva. Un SQL se convierte en una Oportunidad una vez que se han comprometido con el proceso de ventas. Hay señales de que pueden comprar sus productos o servicios. Ventas, de nuevo, calificaría un cliente potencial sobre esta base.
• Cliente. Espera, los clientes pertenecen al departamento de servicio al cliente, ¿verdad? No. El hecho de que un cliente ya le haya comprado, no significa que no quiera interactuar con el contenido informativo y bien escrito producido por su equipo de marketing. Y es posible que agradezcan una conversación de venta adicional o cruzada con su equipo de ventas. Después de todo, un cliente sigue siendo un prospecto.

Ese es el marco básico. A lo largo de este viaje, sus equipos de ventas y marketing deben establecer procesos claros para transferir clientes potenciales entre los departamentos.

SLA de marketing y ventas

Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) sustentan este proceso de traspaso. Son las reglas del juego. Son un conjunto de objetivos, una guía de alto nivel y una red de seguridad todo en uno.

Idealmente, debe crear sus procesos de entrega a partir de los SLA acordados. Son el 'qué' y los procesos que utiliza son el 'cómo'.

Por ejemplo, Marketing puede acordar entregar a Ventas 50 nuevos MQL cada mes. Ventas puede entonces acordar calificar esos clientes potenciales dentro de las 48 horas y notificar a Marketing de cualquier cliente potencial que deba volver a Marketing (más sobre esto más adelante). Puede aceptar una cierta cantidad de actividad de marketing para clientes potenciales que también están siendo contratados por Ventas. O bien, que Marketing dejará de ponerse en contacto con un cliente potencial mientras un vendedor intenta iniciar una conversación.

Gracias a estos SLA, ahora sabemos que necesitamos un proceso de entrega para los nuevos MQL; un proceso que se activa (o se activa automáticamente) para notificar a los miembros del equipo dentro de un período de tiempo determinado, y algunos medios para filtrar quién puede comunicarse con un cliente potencial en un momento dado.

El beneficio de tener SLA de marketing y ventas es que deja en claro quién es responsable de un cliente potencial durante su ciclo de vida. Quieres pasar clientes potenciales, no el dinero, ¿verdad?

Si aún no lo ha hecho, reúna a los equipos y analice sus SLA.

Transferencia de marketing a ventas

La divulgación completa. Muchas de estas recomendaciones funcionan mejor cuando se implementan con una herramienta de automatización de marketing como HubSpot CRM (plataforma de gestión de relaciones con el cliente).

La buena noticia es que si inviertes en HubSpot para marketing, tu departamento de ventas también puede beneficiarse. Consulte este artículo sobre cómo acelerar su proceso de ventas con HubSpot, escrito por nuestro propio jefe de desarrollo comercial.

Con un CRM, Ventas y Marketing pueden registrar actividades e interactuar con una base de datos central de contactos. A medida que un cliente potencial se califica y pasa entre departamentos, su equipo puede actualizar su estado de cliente potencial y la etapa del ciclo de vida para reflejar este viaje.

Luego, pueden usar esta configuración para activar notificaciones y acciones automáticas dentro del sistema, ahorrando tiempo y eliminando una tarea repetitiva y difícil de su lista colectiva de tareas pendientes. Esto no quiere decir que no puedas hacer todo esto manualmente, pero es MUCHO más fácil si lo automatizas.

Ahora, aquí hay algunos procesos de traspaso que hemos encontrado que funcionan excepcionalmente bien:

• Notifique a Ventas cuando un cliente potencial complete un flujo de trabajo de desarrollo de clientes potenciales. Con esto, queremos decir que si un cliente potencial completó un formulario en su sitio web y descargó un libro blanco o algo así, entonces es una buena idea que Marketing le envíe más recursos por correo electrónico después del hecho. Sugerimos enviar de tres a cinco de estos correos electrónicos. Luego, si el cliente potencial abrió o hizo clic en estos correos electrónicos, Marketing puede informar a Ventas que el cliente potencial es bueno y "cálido", es decir, probablemente esté listo para una conversación de ventas.
• Notifique a Ventas cuando un cliente potencial vea las páginas principales de compras. Identifique las páginas principales de compra en su sitio web, como sus páginas de servicios o su página de estudios de casos. Marketing puede usar herramientas de seguimiento (una vez más, HubSpot las tiene integradas) para ver si un cliente potencial ha visto estas páginas y luego notificar a Ventas sobre esta señal de compra clave de inmediato.
• Notifique a Ventas cuando un cliente potencial solicite una auditoría o demostración gratuita. Puede configurar ciertos formularios, como el formulario de contacto o un formulario de 'reservar una demostración', para notificar automáticamente a un vendedor si se han completado. De esa manera, el cliente potencial se capta de inmediato. Sugerencia: si el cliente potencial ve el formulario y no lo completa, podría considerar enviarle un mensaje de "¿Quería irse sin completar este formulario?" correo electrónico para solicitar a los clientes potenciales indecisos que completen el formulario.
• Agregue el cliente potencial a una lista de supresión. Una lista de supresión es una buena manera de eliminar temporalmente los clientes potenciales de las actividades de marketing sin tener que cambiar ningún estado o etapa del ciclo de vida. Si un cliente potencial está en esta lista, solo Ventas puede contactarlo. Algunas empresas pueden optar por utilizar este método para permitir un traspaso distinto de Marketing a Ventas, sin superposición.

Traspaso de Ventas a Marketing

Sí, a veces, Ventas necesita devolver los clientes potenciales a Marketing. Hay varias razones por las que esto sería así:

• El cliente potencial aún no está listo para comprar y no quiere hablar con su equipo de ventas, o simplemente ha dejado de comunicarse por ahora.
• La empresa no es la adecuada ahora, pero podría serlo con el tiempo, por ejemplo, si ha crecido en uno o dos años y hay más presupuesto para trabajar.
• La organización o el departamento están sujetos a un contrato existente, pero no será para siempre.
• El contacto aún no tiene poder adquisitivo, pero está a un ascenso o cambio de trabajo de ser un prospecto ideal.
• Son un trato cerrado y perdido. Consideramos que cuando un acuerdo tiene potencial, debe trabajarse hasta que se cierre y se gane, incluso si eso significa comenzar de nuevo desde el principio.

Ninguna de estas razones significa que tales clientes potenciales deban ser ignorados sumariamente o eliminados de su base de datos de contactos.

Más bien, representan clientes potenciales ideales para el marketing. Necesitan un poco más de tiempo, pero vendrán. Mientras tanto, su empresa está justo ahí: una presencia amigable en su bandeja de entrada o en sus redes sociales. 'Oh, ahí está esa marca familiar que ofrece un flujo constante de consejos reflexivos y consejos prácticos nuevamente. Deberíamos volver a ponernos en contacto.

O, cuando Marketing vuelva a analizar estos clientes potenciales, es posible que descubran que son los principales candidatos para devolverlos a Ventas una vez más. "Este cliente potencial no estaba listo para comprar antes, pero creemos que lo está ahora". Idealmente, habrá configurado una o más de las automatizaciones anteriores, de modo que las acciones del cliente potencial activen automáticamente un proceso de transferencia.

Es bastante fácil devolver un cliente potencial a Marketing. Simplemente notifique a Marketing cuando un cliente potencial no progrese. Su representante de ventas puede simplemente dejar su etapa del ciclo de vida como 'cliente potencial' o 'MQL' después de haber completado su tarea para calificarlos.

Alternativamente, o además, puede configurar una notificación automática que avise a su departamento de marketing cuando un cliente potencial ha sido descalificado pero aún es un candidato para marketing. (Y, si corresponde, use la automatización para eliminar el cliente potencial de su lista de supresión).

Consejo adicional: segmente sus clientes potenciales

En este punto, es posible que sus especialistas en marketing deseen hacer una distinción entre clientes potenciales nuevos y clientes potenciales que han pasado de Ventas a Marketing. De esa manera, pueden adoptar un enfoque diferente al nutrir a estos clientes potenciales.

Piense en el viaje del comprador. Es más probable que un nuevo cliente potencial se beneficie del contenido de nivel de 'Conciencia'. Pero un cliente potencial que ya ha chateado con su equipo de ventas podría necesitar más contenido de nivel de "Consideración" o "Decisión" para ayudar a guiar su investigación más profunda.

Automatice el proceso de calificación de prospectos

¿Recuerdas cuando dijimos que una plataforma de automatización de marketing hace que todo este proceso de transferencia sea mucho más fácil? Bueno, hemos escrito una guía del comprador para HubSpot Marketing Hub, que puedes obtener gratis aquí.

Con el conjunto de herramientas de HubSpot, no solo puede pasar automáticamente clientes potenciales calificados de Marketing a Ventas y viceversa , sino que también puede realizar pruebas A/B de su contenido, publicar en las redes sociales y enviar correos electrónicos personalizados de forma masiva. Bastante la cantidad de calidad cuantificable de err…. capacidades! (Oof. Solo haz clic en el enlace ya).