Es el peor temor de todo planificador de eventos: pasa meses organizando oradores o actos y asegurando el lugar perfecto. Finalmente, llega el día y nadie aparece.

Pero no se preocupe, con la campaña de marketing por correo electrónico correcta, puede lograrlo y asegurarse de que su invitación llegue a las personas adecuadas para llenar sus asientos.

Al igual que el gran día en sí, el marketing por correo electrónico para eventos requiere mucha planificación estratégica. La clave es saber cómo estructurar los correos electrónicos de tus próximos eventos y qué errores comunes evitar.

Al poner los intereses de sus lectores primero con estos consejos, puede evitar una asistencia mediocre y hacer que los suscriptores regresen.

8 consejos para hacer bien el marketing por correo electrónico de eventos

El marketing por correo electrónico para eventos se encuentra en un estadio diferente al marketing por correo electrónico tradicional.

Sin embargo, al final del día, todavía se aplican algunos de los mismos conceptos generales: desea dirigirse a la audiencia adecuada, despertar su interés y hacer que actúen.

La única diferencia real es que necesitas despertar su curiosidad lo suficiente como para que actúen en el momento justo.

En un mundo acelerado con períodos de atención cada vez más reducidos, también podría estar moviendo una montaña al pedirle a las personas que se presenten en un lugar y hora específicos, incluso para eventos en línea como seminarios web.

Pero si desarrolla la estrategia correcta de marketing por correo electrónico para eventos, no solo puede lograr que su público objetivo se presente, sino que también puede traer algunos amigos.

1. Desarrolle una serie de correos electrónicos.

Como cualquier otra campaña de correo electrónico, desea mantener su mensaje claro y simple. Al mismo tiempo, tiene mucha información para obtener acerca de cómo registrarse para el evento.

Primero, querrá desarrollar una estructura para su serie. Esta estructura dependerá de la naturaleza de su evento. ¿Es un evento online o presencial? ¿Tiene un propósito de entretenimiento o comercial?

Puede comenzar con un anuncio introductorio por correo electrónico que incluya un resumen del evento y un llamado a la acción para registrarse temprano. Luego, continúa con correos electrónicos adicionales que destacan diferentes aspectos del evento, como oradores o actos musicales.

Asegúrese de activar campañas de seguimiento automatizadas basadas en la participación de los suscriptores. Automatice diferentes secuencias de correo electrónico para las personas que no abrieron el correo electrónico inicial frente a aquellas que muestran un interés inmediato y constante.

2. Vaya directo al grano.

Cada correo electrónico en su secuencia debe tener un propósito específico. ¿Estás resumiendo el evento? ¿Destacar altavoces? ¿O recordar a los suscriptores que el evento se acerca pronto?

Asegúrese de que cada correo electrónico incluya también una sola llamada a la acción. Si proporciona a sus suscriptores demasiada información y demasiados enlaces para hacer clic, es posible que no realicen ninguna acción.

Este correo electrónico de anuncio de Fred Perry brinda a los lectores un resumen rápido y detalles con un gráfico de alta calidad en un formato fácil de leer.

Fuente: Monitor de campaña

3. Adopte video y multimedia.

Según un estudio realizado por EyeView, incluir un video puede aumentar las tasas de conversión de marketing por correo electrónico de su evento en un asombroso 80%. Si un video no es una opción, elija GIF e imágenes de alta calidad.

El correo electrónico ya es un método íntimo de contacto, pero agregar un mensaje de video de uno de sus oradores o imágenes del evento del año pasado puede agregar un toque personal y transportar a los suscriptores al evento desde su dispositivo.

Este correo electrónico de Wista tiene un diseño agradable y simple que permite que un video hable por sí solo:

Fuente: Muy buenos correos electrónicos

4. Resalte los oradores principales o los eventos principales.

Considere dedicar un correo electrónico a los oradores principales o actos principales. Después de todo, su evento no existiría sin ellos, ¿verdad?

Ofrezca a los lectores una muestra de lo que experimentarán en el evento y proporcione citas, si es posible. Sea personal. Esto también podría atraer a los suscriptores a compartir el correo electrónico con sus amigos.

Este correo electrónico de Dreamforce hace un excelente trabajo al destacar tanto a los oradores principales como a los patrocinadores.

Fuente: Muy buenos correos electrónicos

5. Ofrezca descuentos por reserva anticipada.

A todo el mundo le encanta ahorrar dinero. Ofrecer descuentos por reserva anticipada ayudará a crear una sensación de urgencia para que los suscriptores se sientan obligados a registrarse tan pronto como puedan. Incluso podría ofrecer obsequios o bolsas promocionales para aquellos que se registren a través del botón CTA en su correo electrónico inicial.

6. Salude a sus patrocinadores.

Sus suscriptores se sentirán más seguros al registrarse cuando vean la lista de patrocinadores del marketing por correo electrónico de su evento. Esto también les informará sobre puestos útiles o información que podrán encontrar en el evento mismo.

Además, sus patrocinadores apreciarán que les dedique un correo electrónico y es posible que se sientan obligados a patrocinar sus eventos en el futuro.

7. Proporcionar testimonios de los asistentes.

Si está organizando un evento anual, comuníquese con los asistentes del año pasado para obtener algunos testimonios. Los testimonios funcionan de maravilla para generar confianza con los nuevos suscriptores de manera similar a los videos personalizados.

8. Facilite el registro.

Proporcione a sus suscriptores un botón de registro grande y agradable para hacer clic en un lugar destacado en cada correo electrónico y use una combinación de colores que sea audaz pero no abrumadora. Esto asegurará que sus lectores puedan registrarse rápidamente y con un mínimo esfuerzo de su parte en cada correo electrónico.

Si desea que las personas asistan a su evento desde fuera de la ciudad, facilíteles tanto registrarse para el evento como reservar un lugar con descuento para quedarse en el mismo correo electrónico.

Fuente: Muy buenos correos electrónicos

6 errores de marketing por correo electrónico para eventos que debes evitar

Si bien es importante tener en cuenta los consejos anteriores, ciertamente no existe una solución única para el marketing por correo electrónico de eventos. Sin embargo, también es importante evitar errores comunes.

La clave es desarrollar una estrategia que funcione para su evento específico y el tipo de audiencia que le gustaría atraer.

1. Dejar que tu lista de suscriptores se pudra.

Es natural que los intereses de las personas cambien con los años. Si está organizando un evento anual, deberá limpiar regularmente su lista de correo electrónico para asegurarse de que aún se comunica con las personas adecuadas cada año.

Una forma sencilla de hacerlo es enviar un correo electrónico que pida a los lectores que opten por recibir correos electrónicos adicionales. A partir de ahí, puede purgar los suscriptores inactivos.

2. No enviar suficientes correos electrónicos relacionados con eventos.

Todo es bueno con moderación, ¿verdad? Si solo envía uno o dos correos electrónicos, es posible que sus suscriptores no reciban toda la información que necesitan para sentirse obligados a registrarse en su evento.

Mientras tanto, enviar demasiados correos electrónicos puede abrumar a sus usuarios. Desarrolle una estrategia que obtenga toda la información importante de manera concisa.

3. Demasiados colores.

Es una buena idea crear un esquema de color específico para el marketing por correo electrónico de su evento que refleje el logotipo y el ambiente del evento. Simplemente no te vuelvas loco con los colores o se sentirá abrumador. La psicología del color juega un papel importante para lograr que los lectores tomen medidas, así que utilícela sabiamente.

Este correo electrónico de NeoCon tiene un esquema de color audaz que refleja la estética del evento sin sentirse autoritario.

Fuente: Muy buenos correos electrónicos

4. No dar seguimiento a los asistentes.

Trabajó duro con su agenda de correo electrónico antes del evento, pero olvidó un detalle crucial: el seguimiento posterior al evento.

Su correo electrónico de seguimiento podría ser uno de los correos electrónicos más importantes que envíe en su secuencia. Según HubSpot, los correos electrónicos de agradecimiento generan una tasa de apertura del 42 % y un CTR del 12 %. Esto lo ayuda a mantenerse en contacto con sus suscriptores y les permite saber que apreció su asistencia.

Este correo electrónico de EiQ tiene un mensaje personal de formato audaz pero simple del CEO agradeciendo al lector por asistir al evento.

Fuente: Muy buenos correos electrónicos

5. Ignorar la accesibilidad móvil.

Puede parecer obvio, pero demasiados promotores de eventos cometen un gran error: sus imágenes, videos y diseños de alta calidad no se muestran correctamente en los dispositivos móviles.

Dado que las personas pasan el equivalente a un día entero en su teléfono cada semana, la accesibilidad móvil es primordial. No solo sus correos electrónicos deberían mostrarse correctamente, sino que también debería ser fácil para los suscriptores registrarse para el evento desde sus teléfonos.

6. Enviar demasiada información en un solo correo electrónico.

Piense en la campaña de marketing por correo electrónico de su evento como una oportunidad para generar confianza con sus suscriptores. En lugar de enviar uno o dos correos electrónicos repletos de información sobre boletos anticipados, oradores principales y detalles posteriores a la fiesta, planifique una campaña en el transcurso de unas pocas semanas.

Envolver

Como planificador de eventos, ya está lidiando con mucha presión para llevar a cabo las cosas. Evite aumentar el estrés planificando estratégicamente la secuencia de marketing por correo electrónico de su evento.

En lugar de preocuparse por llegar a la mayor cantidad de personas posible, priorice los intereses y las necesidades de sus suscriptores. Esto lo ayudará a explicar por qué su evento podría ser útil para ellos y los motivará a tomar medidas.

Relájese y tome las cosas paso a paso. Ofrezca a sus lectores mucha información con la que trabajar, pero tampoco los abrume. Simplifique las cosas y facilite que se registren o compartan el evento con sus amigos.

Si haces las cosas bien, incluso podrían traer algunos amigos.

¿Necesita ayuda con la secuencia de correo electrónico de su evento? Emma está aquí para ayudar.