Cómo garantizar el éxito comercial con la gestión de eventos

Los eventos son una excelente manera de construir su marca, atraer nuevos clientes e interactuar con los existentes. También pueden ser una excelente manera de generar ingresos para su negocio. Sin embargo, si no planifica su evento adecuadamente con anticipación, podría terminar siendo una pérdida de tiempo y dinero. Para asegurarse de que eso no suceda, siga estos consejos para el éxito de la gestión de eventos:

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Comprenda a su público objetivo

El primer paso en la planificación de un evento es comprender a su público objetivo. ¿Quiénes son las personas que asistirán a tu evento? ¿Qué quieren obtener de ello y cómo les ayudará esto a lograr sus objetivos? Hacer estas preguntas lo ayudará a decidir el tipo de evento que funcionaría mejor para sus objetivos comerciales.

Por ejemplo, supongamos que su empresa desea aumentar los ingresos en un 25 % durante el próximo año; una forma de lograr este objetivo es realizar una serie de seminarios sobre cómo comercializar productos de manera más efectiva dentro de la industria. Su público objetivo puede ser otras empresas que vendan productos similares a los suyos o personas que deseen obtener más información sobre estrategias de marketing para pequeñas empresas. En este caso, tendría sentido para ambos tipos de asistentes (empresas versus individuos), pero especialmente para aquellos que representan a empresas porque es probable que estén pasando por desafíos similares cuando intentan aumentar las cifras de ventas de sus empresas y, por lo tanto, podrían beneficiarse enormemente al aprender nuevas técnicas. durante estos talleres/seminarios que se llevan a cabo en lugares específicos de la ciudad todos los meses durante 2023.

Elija el lugar correcto

Al elegir un lugar, considere el tipo de evento que está organizando. Por ejemplo, si se trata de una conferencia o taller anual, busque un espacio que sea lo suficientemente grande para acomodar a todos los asistentes cómodamente. Si su evento es de menor escala y solo involucra a clientes de una región, considere alquilar un hotel o resort completo para que puedan sentirse como si estuvieran de vacaciones y al mismo tiempo tener acceso a presentaciones y oportunidades para establecer contactos.

Si hay varios eventos que se llevan a cabo simultáneamente en el lugar elegido (por ejemplo, bodas), asegúrese de que haya espacio adecuado para las necesidades de ambas partes sin superponerse demasiado en los espacios de los demás; ¡esto ayuda a evitar confusiones durante el tiempo de configuración para ambas partes involucradas!

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Asegúrese de que el evento tenga una buena marca y marketing

Como administrador del evento, será responsable de asegurarse de que la marca de su empresa sea visible en su evento. Esto significa que debe asegurarse de que:

1. Su logotipo es claro y fácil de leer. Si las personas no pueden leerlo desde el otro lado de la sala, entonces no sabrán qué compañía patrocinó el evento y por qué deberían preocuparse por él.

2. Su logotipo utiliza colores que combinan bien y encajan con la imagen general de su marca (consulte a continuación).

3. Los colores utilizados en cualquier material impreso o señalización coinciden con los de otros materiales impresos producidos por su empresa (si corresponde).

También debe considerar si hay formas específicas en las que las personas esperarían que este tipo particular de reunión, como una competencia deportiva, se vea o se sienta cuando lleguen a ella; si es así, estas expectativas pueden afectar cuánto esfuerzo se debe realizar para crear una identidad más allá de simplemente colocar carteles que digan "¡Este es nuestro evento!"

Cree una alineación de oradores atractiva

Cuando se trata de elegir altavoces, tienes muchas opciones. Puede seleccionar a alguien de su industria que conozca los entresijos de lo que está tratando de hacer, o puede buscar a un experto que haya escrito libros sobre el tema.

Su orador también debe ser entretenido y atractivo: ¡la audiencia no querrá escuchar si sienten que están siendo sermoneados en todo momento! Podría considerar invitar a algunas personalidades conocidas en su campo (como celebridades) porque estas personas tienden a atraer multitudes debido a su popularidad en línea o en programas de televisión.

Genere entusiasmo por su evento

Es importante generar entusiasmo por su evento. Si no lo hace, la gente no se enterará y no asistirá. Hay muchas maneras de hacer esto:

1. Utilice las redes sociales y las campañas de marketing por correo electrónico para promocionar el evento.

2. Use PR (relaciones públicas) para obtener cobertura en medios de comunicación o revistas que lleguen a su público objetivo, como periódicos y revistas locales, publicaciones comerciales, blogs de la industria, ¡incluso publicaciones nacionales como Forbes! Esto puede ayudar a atraer tráfico a su sitio web, donde las personas pueden registrarse para la conferencia o el taller.

3. Pague por la publicidad en Facebook o Google AdWords si desea un tráfico más específico de regiones geográficas específicas donde habrá asistentes que puedan estar interesados ​​en asistir debido a que su ubicación está cerca de donde se lleva a cabo el evento (p. ej., si hay muchos profesionales de TI viviendo en Silicon Valley, entonces tendría sentido que una empresa de TI celebre su conferencia anual allí).

Planifique los detalles logísticos con anticipación para reducir el estrés el día del evento

Planificar con anticipación es la mejor manera de garantizar que su evento se desarrolle sin problemas y sin problemas. Esto significa tener planes de contingencia para cualquier problema que pueda surgir, como un cambio de clima inesperado o una falla en el equipo. También es importante planificar cómo manejará los detalles logísticos inesperados, por ejemplo, si su lugar no está disponible repentinamente debido a una circunstancia imprevista (como un incendio).

1. Tenga lugares de respaldo listos en caso de emergencia

2. Tenga a mano oradores de respaldo que puedan intervenir con poca anticipación si es necesario

3. Tenga un plan de contingencia si su lugar no está disponible (o si necesita cambiarlo).

Utilice la plataforma de gestión de eventos

Las plataformas de gestión de eventos como Eventtia son una excelente manera de mantener todos los detalles de su evento en un solo lugar. Le ayuda a administrar todos los aspectos del evento, desde el lugar hasta los oradores y patrocinadores. También lo ayuda a realizar un seguimiento de RSVP, presupuestos y otros detalles importantes.

La plataforma de gestión de eventos lo ayudará a organizar todo, desde su lista de invitados hasta las biografías de los oradores, para que todos sepan lo que sucede en cada paso de su viaje para tomar una decisión informada sobre asistir a su conferencia o seminario.

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Un evento puede tener un gran impacto en su negocio, pero es importante planificarlo adecuadamente

El primer paso en la planificación de un evento es determinar lo que se logrará. Los eventos se pueden usar para una variedad de propósitos, pero aquí hay algunos objetivos comunes:

1. Construya su marca y aumente el conocimiento de su empresa o producto

2. Generar leads y aumentar las ventas

3. Educar e informar a los clientes potenciales sobre su negocio o industria, brindándoles información valiosa a la que de otro modo no tendrían acceso (o se sentirían cómodos preguntándole directamente)

4. Construya relaciones con clientes existentes dándoles la oportunidad de conectarse en persona (¡y tal vez incluso formar nuevas conexiones!)

Conclusión

Esperamos que este artículo le haya dado una mejor comprensión de cómo planificar y administrar eventos en su negocio. Es importante que comprenda el impacto que pueden tener en sus resultados y también cómo garantizar su éxito. Los eventos pueden ser costosos, ¡pero valen la pena si se hacen bien!