Cómo crear mejores correos electrónicos transaccionales en educación superior

Como resultado de la pandemia de coronavirus, las 25 mejores universidades y facultades de los EE. UU. cambiarán al aprendizaje remoto este otoño. De hecho, más del 50% de las universidades ofrecerán una opción de aprendizaje a distancia.

Debido a que el próximo año escolar tendrá menos interacciones cara a cara, la comunicación por correo electrónico es más importante que nunca.

Ya sea que esté haciendo un seguimiento del estado de la solicitud o confirmando un pago, los correos electrónicos transaccionales son una parte integral para mantener una relación con los estudiantes. En este artículo, exploraremos consejos para crear correos electrónicos transaccionales efectivos y exitosos para la educación superior.

¿Qué son los correos electrónicos transaccionales?

Los correos electrónicos transaccionales son mensajes automáticos enviados a usuarios individuales en respuesta a una solicitud. También llamados correos electrónicos activados, ayudan a navegar por los procesos al proporcionar actualizaciones anticipadas de una interacción. Los correos electrónicos transaccionales pueden ser recibos o confirmaciones de una compra o registro. Pueden proporcionar información de carácter urgente, como detalles de restablecimiento de contraseña o código de verificación. Alternativamente, podrían ser simplemente alertas activadas por un cambio en la información de la cuenta del destinatario.

Recientemente, un estudio reveló que el 68% de los adolescentes prefieren recibir comunicaciones comerciales por correo electrónico. Los correos electrónicos transaccionales mantienen a su audiencia actualizada sobre lo que sucede con su participación en su escuela. Estos correos electrónicos pueden proporcionar información sobre formularios importantes, cambios de clase, confirmaciones de donaciones y más.

Solo porque estos mensajes están automatizados, no tienen por qué apestar. Hay varias oportunidades para ampliar aún más su marca, involucrar a su audiencia, generar confianza y aumentar la participación. Evita enviar mensajes aburridos y aprovecha esta oportunidad para llegar a tus alumnos de forma dinámica.

Aquí hay 8 mejores prácticas para correos electrónicos transaccionales que no apestan

Si bien puede ser fácil crear mensajes automáticos de texto simple y sin inspiración, los correos electrónicos transaccionales pueden ser atractivos.

Varias instituciones de educación superior se destacan con campañas de marketing por correo electrónico automatizadas y efectivas. Su escuela también puede tener éxito siguiendo estas mejores prácticas para crear correos electrónicos transaccionales que no apestan.

1. Personaliza tu línea de asunto

La persona promedio recibe más de 121 correos electrónicos al día.

Una forma de ayudar a que sus mensajes se destaquen entre la multitud es a través de líneas de asunto personalizadas. Son la primera impresión que la gente tiene sobre tu mensaje. Los lectores determinan si abren su correo electrónico según la relevancia de la línea de asunto. Al personalizar esta información con el nombre del destinatario o algo específico sobre la información que solicitó, es más probable que aumente las tasas de apertura.

Western Governors University envió este mensaje automático a un posible estudiante que estaba interesado en obtener un título en negocios. La línea de asunto no solo mencionaba el título específico que estaba buscando, sino que también aludía a nuevas oportunidades que podría querer aprovechar. Este es un gran ejemplo de una línea de asunto altamente personalizada que atraía al destinatario a leer la información que contenía.

Fuente: Universidad Western Governors

2. Use una marca consistente

El acceso al correo electrónico ya no se limita a su escritorio de oficina. Las plataformas móviles se han convertido en las soluciones más sencillas tanto para los consumidores como para las empresas, ya que el 35 % de los profesionales empresariales recuperan correos electrónicos en un dispositivo móvil. Es por eso que su campaña de correo electrónico debe ser compatible con dispositivos móviles.

Los correos electrónicos transaccionales enviados desde la Universidad de Oklahoma mantienen la marca en todo momento. El encabezado se crea en el granate característico de la escuela, con su logotipo de texto en la parte superior del mensaje. No hay duda de quién es este correo electrónico.

Debajo de eso, usan una imagen grande que muestra una escena de su campus, lo que ayuda aún más a identificar la escuela. Finalmente, en la parte inferior de su mensaje, incluyen el logotipo de su escuela. A medida que el lector se desplaza por el correo electrónico, siempre ve algún identificador de la marca de la escuela.

Fuente: Universidad de Oklahoma

3. Crea contenido fácil de leer

Cuando un usuario solicita un seguimiento de una universidad, puede haber mucha información para proporcionar.

Es importante crear contenido conciso que vaya al grano y sea fácil de leer. Dividir el contenido en párrafos más pequeños o listas con viñetas puede ayudar a que la información sea más fácil de digerir. Es más probable que el lector absorba los detalles esenciales y tome las medidas necesarias.

El departamento de ayuda financiera de la Universidad del Sur de California hace un gran trabajo al presentar información importante de una manera fácil de seguir. El contenido se divide en párrafos breves que son fáciles de leer. La idea principal está en mayúsculas para que el lector pueda identificar la información pertinente de un vistazo. El correo electrónico incluye llamados a la acción claros, para que el lector sepa exactamente qué se espera de él y cómo proceder.

Fuente: Universidad del Sur de California

4. Relaciónate con tu audiencia

Un gran beneficio de los correos electrónicos transaccionales es que los usuarios han proporcionado información sobre ellos mismos. Esto significa que su audiencia es fácilmente identificable. Utilice los detalles para crear mensajes dirigidos, significativos y que resuenen con el lector.

Cuando los posibles estudiantes de la Universidad Estatal de Arizona (ASU) solicitaron más información, recibieron automáticamente este correo electrónico del departamento de admisiones. El mensaje de ASU sobresale en la identificación con sus destinatarios de correo electrónico. Un tono alegre habla a su audiencia adolescente y hace que la universidad parezca identificable. El mensaje pone las necesidades del destinatario en primer lugar, recordando a los estudiantes que se diviertan, disfruten el verano y se tomen un tiempo para cuidarse a sí mismos.

Sabemos que su objetivo es aumentar el interés y generar aplicaciones. Sin embargo, presentan sus servicios como eventos beneficiosos que ayudarán al lector a aprender, crecer y tener éxito. De esta manera, ASU está ganando confianza, construyendo una base para una relación futura y aumentando la probabilidad de generar más matrícula.

Fuente: Muy buenos correos electrónicos

5. Pide retroalimentación

Una forma efectiva de conectar con tu audiencia es mostrarles que los valoras pidiéndoles su opinión. Cuando los empodera para ayudar en la toma de decisiones, demuestra que su participación es importante. También les hace sentir que su experiencia es importante para su escuela.

Use correos electrónicos transaccionales para buscar comentarios de los usuarios para ayudar a realizar mejoras en eventos, procesos y experiencias de usuario.

Después de un evento deportivo, el departamento de atletismo de la Universidad de Arkansas distribuyó un correo electrónico transaccional para agradecer a los asistentes por su apoyo. El correo electrónico también recapitulaba el juego, completo con puntajes, e invitaba a las personas a completar una encuesta sobre su experiencia en el evento. Los enlaces a otras oportunidades de compra aumentan la probabilidad de participación de la audiencia y crean una experiencia de comunicación dinámica.

Fuente: Universidad de Arkansas

6. Proporcione un elemento de servicio al cliente

Otro elemento de un buen correo electrónico transaccional es el contenido que se enfoca en el servicio al cliente.

Navegar por los procesos administrativos de la educación superior puede ser una experiencia confusa. Los mensajes que brindan actualizaciones útiles y ofrecen un embudo para las preguntas de los estudiantes ayudan a aliviar las frustraciones.

Considere incluir enlaces directos a los jefes de departamento o líderes del cuerpo estudiantil que podrían ser recursos útiles para los estudiantes. Un mensaje centrado en el servicio al cliente ayuda a generar lealtad a la marca y atraer a más estudiantes para que se inscriban.

El departamento de Artes Teatrales de la Universidad Azusa Pacific (APU) envió automáticamente este correo electrónico a los artistas que probaron para su programa. Estaba destinado a mantenerlos actualizados sobre el estado de su audición. APU fue un paso más allá y proporcionó una lista de contactos a los que los estudiantes podían comunicarse para obtener más información. Los enlaces directos a las direcciones de correo electrónico hacen que el elemento de servicio al cliente sea un paso fácil para los lectores. Esto le da transparencia al proceso, lo que genera confianza y hace que las respuestas parezcan accesibles.

Fuente: Universidad Azusa Pacífico

7. Optimizar para móviles

Ya no se accede a los correos electrónicos estrictamente desde las computadoras. Las plataformas móviles son una forma común para que las personas se mantengan en contacto mientras están fuera de casa. De hecho, el 35% de las personas acceden al correo electrónico desde un dispositivo móvil. Además, el 46 % de los correos electrónicos del año pasado se abrieron en un dispositivo móvil.

Asegúrese de que todas las imágenes incluidas en su correo electrónico sean escalables, para que aparezcan sin distorsiones. Confirme que todo el texto esté formateado para adaptarse a una variedad de tamaños de pantalla. No desea que los destinatarios se pierdan información importante porque los caracteres se cortaron en sus dispositivos móviles.

Este correo electrónico de seguimiento de Central College ha sido optimizado para dispositivos móviles. Independientemente de dónde accedan los destinatarios a este mensaje, sabrán que se recibieron sus contribuciones. También se mantendrán informados con actualizaciones financieras sobre su recaudación de fondos para toda la universidad.

Fuente: Colegio Central

8. Incluye enlaces de redes sociales

Las redes sociales son una excelente manera de impulsar el compromiso y la interacción de los estudiantes. También ayuda a construir su marca. El contenido allí es altamente compartible, por lo que es una plataforma efectiva para correr la voz sobre su universidad.

En sus correos electrónicos transaccionales, asegúrese de incluir enlaces a las páginas de redes sociales de su institución. Esto proporciona más formas para que su audiencia se conecte con su escuela y aumente el conocimiento sobre sus programas.

La asociación de ex alumnos de Antioch College incluye enlaces a sus principales plataformas de redes sociales en la parte inferior de sus correos electrónicos transaccionales. Esto sirve para múltiples propósitos: no solo ayuda a los exalumnos a permanecer conectados con la escuela, sino que también anima a las personas a compartir fotos y videos de su experiencia en este evento virtual de exalumnos en particular. Esto construye una comunidad, aumenta la lealtad de los ex alumnos y ayuda a correr la voz sobre la escuela.

Fuente: Colegio de Antioquía

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Los correos electrónicos transaccionales de educación superior son un aspecto importante de la comunicación con su alumnado. Son especialmente eficaces cuando se crean teniendo en cuenta los siguientes elementos:

• Personaliza tu línea de asunto

• Usa una marca consistente

• Crear contenido fácil de leer

• Relaciónate con tu audiencia

• Pide comentarios

• Proporcionar un elemento de servicio al cliente.

• Optimizar para móviles

• Incluir enlaces de redes sociales

Al seguir estas mejores prácticas, los correos electrónicos transaccionales pueden ser una forma de aumentar el compromiso, fortalecer la lealtad a la marca y aumentar los ingresos.

Nos especializamos en marketing por correo electrónico automatizado efectivo, y podemos ayudar a su institución de educación superior. Póngase en contacto con nosotros hoy.