Cómo elegir un sistema POS para su cafetería y panadería

Dado que cada negocio es diferente, debe identificar sus requisitos para elegir un sistema POS que opte por su empresa en lugar de uno general. Aquí hay algunas preguntas que debe considerar para evaluar lo que necesita de un sistema POS:

1. ¿Qué funciones necesito realmente?

Piense en las características que necesita en un sistema POS de cafetería y panadería

Los sistemas de punto de venta han evolucionado sustancialmente desde el mero procesamiento de transacciones y el registro de pagos. Hoy en día, los sistemas POS modernos pueden cubrir una amplia gama de funciones, como el tiempo de registro de los empleados, la base de datos de clientes, los pedidos en línea, la gestión de ingredientes, los programas de fidelización, los informes de datos, etc. Sin embargo, es posible que una cafetería pequeña no requiera tantas funciones como una completa. servicio de restaurante. Por lo tanto, deben detenerse y preguntarse: ¿qué funcionalidad soportaría mi negocio?
Para echarte una mano, estas son las características imprescindibles de un sistema POS para cafeterías y panaderías:

• Gestión de inventario: el sistema POS debe permitirle gestionar digitalmente el stock hasta el nivel de ingrediente, realizar un seguimiento del nivel de pedido de los elementos del menú y alertarlo sobre el stock de funcionamiento bajo.
• Administración de menús: si está operando una cadena de cafeterías o panaderías, esta función le ofrece un centro central para controlar su menú fácilmente. Cada vez que agregue, ajuste o elimine elementos del menú, todas sus tiendas obtendrán el menú actualizado automáticamente. Además, tendrá más libertad para diseñar su menú organizando los artículos en categorías o resaltando los artículos populares en el POS para aumentar las ventas.
• Gestión de relaciones con los clientes: debe sincronizar los datos de los clientes con los datos de ventas y los datos de inventario para comprender las preferencias de sus clientes, sus comportamientos y qué artículos son los más vendidos para que pueda diseñar programas de fidelización y marketing adecuados.
• Ventas omnicanal perfectas: el sistema POS debe tener movilidad y flexibilidad para que pueda administrar las ventas en diferentes tiendas y canales.
• Gestión de datos: Piense en qué tipo de datos necesita e identifique las métricas clave para medir para su cafetería y panadería. Por ejemplo, ¿necesita comparar el rendimiento de las ventas por tiempo, ubicación o empleado? ¿Quieres entender los elementos de tu menú más vendidos? ¿Necesita calcular la relación entre el costo de los alimentos y el precio de venta? Asegúrese de que su sistema POS pueda manejar informes y análisis sólidos para estas métricas.

2. ¿Es rápido y fiable?

El sistema POS de cafetería y panadería debe ser rápido y confiable

La industria de F&B tiene que ver con la calidad y la velocidad. Querría evitar un bloqueo o un sistema de POS de cafetería que responda lentamente y que retrase los servicios y haga que los clientes se sientan irritados. Al elegir una solución de punto de venta de cafetería, considere:

• ¿El software POS tiene una interfaz intuitiva que el personal pueda elegir rápidamente?
• ¿Puede aceptar múltiples tipos de pagos, facturas divididas, etc.?
• ¿Tiene alguna característica que ayude a acelerar el servicio y el procesamiento de transacciones?
• En caso de que Internet se caiga, ¿el POS puede funcionar en modo fuera de línea para procesar pedidos?

3. ¿Qué pasa si mi negocio crece?

El punto de venta de cafeterías y panaderías debe ser escalable

Si crece y abre nuevas tiendas, construye una cadena de cafeterías y tiene más clientes, el sistema POS debe ampliarse para satisfacer necesidades de administración más complejas. Por lo tanto, asegúrese de que su software POS seleccionado pueda agregar nuevas terminales POS, abrir nuevas ubicaciones y agregar más usuarios con un esfuerzo limitado. Magestore cafe POS es un ejemplo típico con una escalabilidad poderosa. Ofrece pago único, cumplimiento avanzado de pedidos, sincronización en tiempo real, usuarios y dispositivos ilimitados, y muchas características refinadas para cafeterías y panaderías.

El mejor sistema POS le permitirá integrarse perfectamente con otro software de terceros. Por ejemplo, si desea expandir sus servicios de entrega a domicilio con un socio externo, su POS debe ser compatible con la aplicación de entrega. En un nivel superior, si está pensando en la expansión internacional, debe verificar si el sistema admite diferentes idiomas o múltiples monedas y cumple con las políticas contables del país del usuario.

Además de la integración con software de terceros, otra opción de escalado para los propietarios de cafeterías es personalizar las funciones integradas de POS o crear nuevas funciones para satisfacer las demandas cambiantes de su negocio. Con Magestore POS, puede desarrollar fácilmente nuevas funciones o agregar extensiones de Magento para satisfacer sus necesidades. La mejor parte es que solo paga una vez por la licencia de POS. La tarifa inicial puede ser alta, pero puede ahorrar miles de dólares en tarifas mensuales a largo plazo.

Aunque puede comenzar con un sistema POS económico que no tiene mucho espacio para la escalabilidad, le costará más problemas si crece y necesita reemplazarlo con otro software avanzado. Por lo tanto, debe tener una hoja de ruta comercial clara para elegir un POS adecuado: una inversión que vale la pena que puede escalar y respaldarlo durante muchos años.

Elija un proveedor de sistema POS

Después de evaluar sus requisitos, puede crear una lista de posibles proveedores de POS para comparar.

En primer lugar, verifique si el sistema POS está basado en la nube o es un sistema heredado. Los sistemas POS heredados almacenan sus datos en servidores locales en una red cerrada. Por el contrario, los sistemas basados ​​en la nube están alojados en la web, lo que le permite acceder a cualquier lugar en cualquier dispositivo. Este método almacena sus datos en la nube, brindando la flexibilidad para administrar su cafetería y panadería desde cualquier lugar. Gracias a los beneficios de la tecnología en la nube, cada vez son más las empresas que confían en este método.

Otra dimensión importante a considerar es si los sistemas POS están diseñados exclusivamente para restaurantes y cafeterías. Aunque los sistemas POS minoristas comunes pueden cubrir pedidos y pagos básicos para empresas de alimentos, los sistemas específicos de restaurantes tienen requisitos muy diferentes. Un POS creado para restaurantes le permitirá manejar fácilmente las tareas diarias, como el seguimiento de los cursos y la gestión de los números de mesa, la adición o eliminación de ingredientes de un plato, la venta de ofertas y combos para café y pasteles, la división de la cuenta, el envío de pedidos directamente a la cocina, y muchos más. Tener siempre en cuenta sus necesidades es importante sobre cómo elegir un sistema POS.

Estos son algunos de los mejores sistemas POS para cafeterías y panaderías.

Investigue el costo de diferentes sistemas POS

Invertir en un nuevo sistema POS es un gran compromiso, pero valdrá la pena muchas veces. No se apresure por la inversión inicial más baja, asegúrese de haber calculado el retorno de la inversión (ROI) que podría lograr. Estos son algunos factores clave a tener en cuenta al analizar cómo la tecnología afecta sus resultados:

• Reduzca el tiempo dedicado a la capacitación del personal: dado que la industria de alimentos y bebidas tiene una alta tasa de rotación de personal, debe adoptar un sistema POS intuitivo que los nuevos empleados puedan aprender y usar rápidamente para ahorrarle tiempo en la capacitación del personal.
• Disminuya el desperdicio de alimentos: obtener un POS con una poderosa herramienta de administración de inventario puede ayudarlo a ahorrar dinero al pedir las cantidades correctas de ingredientes y optimizar lo que tiene en stock.
• Impulse los programas de fidelización: si su POS cuenta con programas de fidelización, puede enviar a los clientes registrados sus ofertas y diseñar campañas que lo ayuden a aumentar las visitas repetidas.
• Evite perder el tiempo alineando los datos: un sistema POS que puede integrar varias funciones como ventas, inventario, gestión de personal y gestión de proveedores en una plataforma integral le permitirá generar información valiosa a partir de sus datos mientras simplifica todos sus procesos.

Después de evaluar todos los factores, puede reducir los candidatos de POS que se ajusten a sus necesidades y presupuesto. El siguiente paso es consultar a su red y compañeros.

Lea reseñas y pregunte a su comunidad sobre el sistema POS

Puede buscar reseñas en Internet y considerar la reputación del proveedor. Asegúrese de que el proveedor ofrezca soporte cuando tenga problemas técnicos y que estén trabajando continuamente en las actualizaciones. Tenga cuidado con los nuevos proveedores de tecnología, ya que corre el riesgo de que puedan cambiar o dejar de ser una empresa en unos años. Por lo tanto, elija una empresa con un historial comprobado en la que pueda confiar para brindar soporte y actualizaciones cuando las necesite.

Además de leer reseñas en Internet, le gustaría recibir comentarios de los restaurantes que utilizan sus sistemas POS específicos. Visite a sus amigos en la industria para preguntarles sobre su experiencia con el sistema POS:

• ¿Qué es lo que no le gusta de su sistema POS?
• ¿Qué piensa su personal acerca de su POS?
• ¿Cómo se integra el POS con sus operaciones comerciales?
• ¿Hay algo que quieras cambiar en tu POS?
• ¿Qué tan satisfecho está con la atención al cliente?

Además, cuando visite una cafetería o una panadería utilizando ese sistema, puede experimentar el sistema como lo haría su invitado. Haga un pedido y compre para ver si la experiencia es fluida y precisa, o el personal puede obtener su información e inscribirse en programas de fidelización fácilmente. Un buen sistema POS debe ser capaz de hacer agradable la experiencia de compra y ayudar a la marca a conocer más a sus clientes.

Obtenga una demostración y pruebe el sistema POS

Finalmente, debe obtener una demostración de los sistemas POS que le gustaría ver en acción. Puede ponerse en contacto con el proveedor a través de su sitio web y solicitar una demostración. Esta es la oportunidad para que aprenda cómo funcionará el sistema en su restaurante y obtenga una expectativa de lo que recibirá. Aquí está la lista de verificación para prepararse para los requisitos de su demostración:

• Consiga que los tomadores de decisiones clave asistan a las demostraciones. Asegúrese de que todas las partes interesadas se unan a la reunión de demostración, para que puedan discutir y determinar qué sistema POS elegir.
• Comparte tus metas con anticipación. Hable con el representante de ventas del proveedor con anticipación y comparta sus objetivos comerciales, lo que más le importa en un sistema POS y qué productos o características específicas necesita. Esto permitirá que los representantes de ventas preparen la demostración en función de lo que sea más importante para usted.
• Prepare una lista de preguntas. Piense en las preguntas sobre la funcionalidad que le gustaría obtener más información sobre el sistema POS. También es una oportunidad de entender al proveedor de POS como socio. Pregúnteles sobre su hoja de ruta de investigación y desarrollo, y vea si su metodología de trabajo es adecuada para usted.
• Confirme su cronograma y los próximos pasos. Si la demo va bien y quieres seguir adelante, aclara con tus necesidades cuándo debes incorporarte, o si estás abriendo nuevas tiendas, etc.

Elegir el mejor sistema POS para su cafetería y panadería es una gran decisión con resultados potencialmente revolucionarios para su balance final. Esperamos que esta guía le haya brindado el conocimiento adecuado sobre cómo elegir un sistema POS que pueda mejorar su negocio.

1. ¿Cuáles son las características principales de un POS para cafetería y panadería?

Estas son las funcionalidades clave que debe tener un sistema POS de cafetería:

• Procesamiento de pago rápido,
• Gestión de inventario a nivel de ingredientes,
• Ajuste y configuración del menú,
• Controle las ventas en varias ubicaciones,
• Herramientas de marketing como vales, programas de fidelización,
• Reporte de datos.

2. ¿Cuánto cuesta un POS para cafetería y panadería?

Un POS de cafetería o POS de panadería generalmente cuesta entre $ 79 y $ 150 por mes para el software. Para funciones avanzadas, el costo del software será mayor. Para el hardware, los costos suelen ser un costo fijo único que comienza en $799.

3. ¿Cuáles son los principales proveedores de POS para negocios de cafeterías y panaderías?

Algunos de los mejores sistemas POS para cafeterías y panaderías son:

• Magestore: lo mejor para cafeterías y panaderías que se ejecutan en Magento,
• Brindis,
• restaurante velocidad de la luz,
• toque bistro,
• Plaza de Restaurantes,
• TiendaMantener.