Una guía para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto

Piense en su primer día de trabajo más reciente. Probablemente pasaste tiempo la noche anterior preparando tu ropa, pidiéndole consejo a un amigo o dos y pensando en formas en las que podrías sobresalir en esta nueva posición. Luego apareciste al día siguiente tan preparado como podías estar y listo para dar una buena primera impresión a tus jefes y colegas, lo que esencialmente sería la base de tu tiempo en este puesto.

Esta es exactamente la mentalidad que debe tener cuando asista a una reunión de inicio de proyecto con un nuevo cliente. Este cliente ha aceptado algún tipo de asociación con su agencia, y ahora es el momento de que usted se asegure de que su decisión fue bien tomada. Analicemos los elementos esenciales para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto exitosa, desde la preparación hasta el establecimiento de expectativas y el seguimiento.

¿Qué es una reunión de inicio de proyecto?

Una reunión inicial del proyecto es la primera interacción real que el gerente del proyecto y el equipo respectivo tendrán con un cliente después de que finalice el proceso de ventas. Esta reunión es un momento para discutir con el cliente en más detalle cuáles son sus prioridades, metas y objetivos para el proyecto. Me gusta organizar esta reunión como un diálogo un tanto estructurado entre el cliente y nuestro equipo para asegurarnos de establecer expectativas para los plazos y la ejecución y simplemente tomarnos un tiempo para conocer al cliente tanto a nivel profesional como personal.

Para tener estas importantes conversaciones con cualquier cliente, primero debe asegurarse de que usted y su equipo estén preparados. A continuación, discutiremos los pasos a seguir para prepararse para una reunión de lanzamiento del proyecto.

1. Preparación para una reunión de lanzamiento del proyecto

Llevar a cabo una reunión interna de lanzamiento del proyecto

El primer paso (y quizás el más importante) en la preparación de una reunión de lanzamiento del proyecto es organizar reuniones internas para recopilar la mayor cantidad de información posible sobre el cliente antes de la llamada de lanzamiento del proyecto real. En Go Fish Digital, el gerente del proyecto establecerá algunas reuniones internas diferentes para comenzar, según el alcance del trabajo del cliente.

La primera reunión interna siempre es entre el gerente del proyecto y quien acompañó el proceso de ventas con el cliente. Esta reunión garantiza que el gerente de proyecto esté al tanto de cualquier información de antecedentes que el miembro del equipo de ventas pueda haber recopilado, así como de cualquier meta u objetivo que el cliente ya haya compartido. También es un momento para comenzar a discutir qué miembros del equipo serían los más adecuados para trabajar en el proyecto del cliente.

La próxima reunión que organizamos es lo que llamamos una reunión de descubrimiento. Durante esta reunión, el estratega decidido y los analistas de cada vertical dentro del ámbito de trabajo del cliente se reunirán para compilar un poco de investigación. Por ejemplo, si el cliente tiene SEO como parte del alcance de su proyecto, podemos analizar cosas como la visibilidad, los vínculos de retroceso y la velocidad del sitio. También podemos realizar un rastreo breve del sitio para asegurarnos de que no haya señales de alerta. Este tiempo ayuda al equipo a comenzar a comprender el sitio del cliente y mencionar cualquier cosa que queramos comentar con un cliente durante la llamada de inicio del proyecto.

La reunión interna final se programará el día anterior a la llamada de inicio del proyecto con todos los miembros del equipo de cada vertical dentro del alcance de trabajo específico del cliente. Esta reunión está programada para garantizar que todos se sientan cómodos con los puntos de discusión establecidos en la presentación y la agenda de inicio del proyecto (que discutiremos a continuación) y que nadie tenga preguntas o inquietudes persistentes.

Crear una presentación y una agenda para la reunión de inicio del proyecto

Crear la presentación y la agenda de la reunión inicial del proyecto es algo en lo que el gerente del proyecto trabajará la semana anterior a la llamada. La agenda ayuda a que los equipos internos se sientan preparados y sepan exactamente de qué puntos van a hablar, y la plataforma de presentación ayuda al cliente a seguir y visualizar algunas de las expectativas que se establecerán a lo largo de la reunión.

Es importante asegurarse de que su agencia tenga plantillas tanto para la agenda como para la plataforma de presentación para que haya consistencia y eficiencia en la ejecución de estas reuniones.

2. Ejecución de la reunión de lanzamiento del proyecto

Presentar el equipo

La primera parte de cualquier reunión inicial de proyecto debe ser la presentación del equipo. No todos los miembros del equipo estarán orientados al cliente, por lo que es útil poner rostros a los nombres con los que el cliente puede estar interactuando a través de una herramienta de gestión de proyectos o un canal de comunicación digital a lo largo del proyecto. Siempre animo a nuestro equipo a unirse a estas reuniones con sus cámaras encendidas, incluso si el cliente tiene la cámara apagada, para ayudarlo a conocer un poco más a nuestro equipo.

Hacer preguntas de antecedentes

El siguiente paso en una reunión de inicio de proyecto exitosa es darle al cliente la oportunidad de presentarse a sí mismo y a su equipo. Este también es un buen momento para hacer cualquier pregunta que pueda tener en función de lo que aprendió de la transferencia de ventas o de la investigación realizada antes de la reunión.

En mi opinión, esta es la parte más importante de la llamada de inicio. Esto sentará las bases para la relación con el cliente durante los próximos meses o años. Antes de la llamada inicial, debe pasar tiempo revisando el sitio web del cliente, revisando sus notas de la llamada de transferencia de ventas y haciendo cualquier investigación adicional sobre el cliente para compilar una lista de preguntas para hacerle durante la llamada. También hago hincapié en pedirle al cliente que envíe acceso a todas sus propiedades de Google que serán útiles dentro de su alcance. He incluido a continuación una lista de algunas preguntas que tiendo a hacer durante una llamada de inicio de proyecto.

• ¿Qué objetivos tiene para nuestro trabajo conjunto en este proyecto?
• ¿Cuáles son sus palabras clave prioritarias?
• ¿Quiénes son sus principales competidores?
• ¿Quién es tu público principal?
• ¿Cuáles son sus principales productos/servicios?
• ¿Puedes hablarnos de tu marca?
• ¿Ha tenido algún problema con la presencia de marketing digital en el pasado que debamos conocer?
• ¿Qué CMS usas? ¿Puede dar acceso a nuestro equipo a su CMS?
• ¿Cuál es la mejor manera de comunicarse con su equipo? (Usamos una herramienta de gestión de proyectos llamada ClickUp para comunicarnos con nuestros clientes, pero siempre me aseguro de que esto funcione y/o si les gustaría comunicarse también a través de otro canal como correo electrónico o Slack).

También querrás asegurarte de dejar tiempo para que el cliente haga cualquier pregunta que haya preparado o que pueda surgir durante la presentación inicial del proyecto. Algunas de las preguntas que hacen pueden necesitar más investigación o ser respondidas más adelante, pero siempre es beneficioso ayudar al cliente a sentirse escuchado en esta llamada inicial.

Establecer expectativas y próximos pasos

Una vez que haya obtenido suficientes antecedentes del cliente para comenzar a crear una estrategia, haga que cada estratega vertical dentro del alcance del trabajo del cliente pinte una imagen clara de lo que el cliente debe esperar en las próximas semanas. Creemos que es muy útil usar líneas de tiempo visuales. Por ejemplo, con las campañas de relaciones públicas digitales, las primeras semanas son para investigar, recopilar datos y crear activos. Luego, podemos comenzar a presentar esta campaña a los periodistas para, con suerte, recibir vínculos de retroceso. Esto es algo que es importante que el cliente sepa durante la reunión de inicio del proyecto para que sepa cuándo esperar actualizaciones y resultados.

3. Seguimiento y próximos pasos

Una vez que finaliza la reunión de lanzamiento del proyecto, comienza el verdadero trabajo. Ya ha hecho un gran trabajo preparándose, investigando y estableciendo expectativas. Pero, lo más importante ahora es asegurarse de cumplir con lo que se habló durante esta llamada. Sea diligente al revisar las notas que tomó en la agenda de la reunión de inicio del proyecto y haga un seguimiento con el cliente sobre cualquier consulta. Además, hable con el cliente sobre la cadencia de sus llamadas de estado de seguimiento y en qué tareas trabajará en el futuro para que tenga una hoja de ruta clara para las próximas semanas.

Conclusión

Las reuniones de lanzamiento del proyecto son cruciales para sentar una base sólida para una relación duradera con el cliente. No espere que todas las reuniones salgan a la perfección, pero si sigue las pautas de los pasos anteriores, podrá dar el primer paso para ayudar a su equipo a llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto eficiente y eficaz.