Diagramas de Gantt: de lo básico a las mejores prácticas (plantilla de diagrama de Gantt gratuita incluida)

Los mejores equipos de marketing pueden generar ideas listas para usar a través de sistemas sólidos que promueven la eficiencia y la colaboración. La visibilidad de tareas y la gestión de recursos son clave para lograrlos.

Un diagrama de Gantt es una herramienta poderosa para aumentar la visibilidad de las tareas. Los equipos de todas las industrias lo utilizan para crear horarios con más precisión.

De un vistazo, un diagrama de Gantt muestra las tareas que el equipo debe realizar y cómo cada tarea se relaciona con la otra. Estas capacidades permiten a los gerentes de proyecto trazar el enfoque más eficiente.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt son gráficos de barras horizontales que representan las tareas necesarias para completar un proyecto, junto con el cronograma de cuándo se espera que comiencen y finalicen. También ilustran dependencias, jerarquías e hitos relevantes.

Fue popularizado por el ingeniero estadounidense Henry Gantt. Inicialmente se dibujaron a mano y eran tediosos de mantener. Pero con el auge de las computadoras en la década de 1980, los diagramas de Gantt se volvieron más fáciles de administrar y aumentaron aún más en popularidad.

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Tipos de diagramas de Gantt

Su alcance y nivel de detalle distinguen los dos tipos de diagramas de Gantt.

- Diagramas de Gantt de alto nivel

Los diagramas de Gantt de alto nivel ayudan a monitorear las principales iniciativas de la empresa. Los intervalos de tiempo aquí suelen ser meses o trimestres porque cada elemento de línea representa esfuerzos que involucran cientos de tareas y un puñado de equipos.

Un gráfico de Gantt que realiza un seguimiento de sus campañas de comunicación de marketing a lo largo del año es un ejemplo de un gráfico de Gantt de alto nivel.

Diagramas de Gantt a nivel de proyecto

Los diagramas de Gantt específicos del proyecto monitorean proyectos más pequeños generalmente conectados a una iniciativa importante. Las tareas aquí pueden ser esenciales, por lo que los intervalos de tiempo suelen ser de días o semanas . En algunas ocasiones, pueden ser incluso horas .

Siguiendo nuestro ejemplo de campaña de comunicación de marketing anterior, un diagrama de Gantt específico del proyecto vinculado a él puede ser uno para realizar un seguimiento de los artículos que se publicarán en su blog.

El uso de ambos tipos de diagramas de Gantt en este escenario puede ayudarlo a producir contenido a escala y garantizar que todos se alineen con los mensajes clave de su campaña.

Cómo leer un diagrama de Gantt

Para leer un diagrama de Gantt, deberá comprender lo que representa cada parte.

Escala de tiempo

La parte superior del eje x del diagrama de Gantt ilustra el intervalo de tiempo que desea usar para realizar un seguimiento de sus tareas. Estos pueden ser en días, semanas, meses o trimestres. A veces, incluso horas.

tareas y subtareas

El lado más a la izquierda del diagrama de Gantt enumera las tareas que debe realizar para hacer avanzar el proyecto.

Barras de actividad y líneas de progreso

Las barras en el diagrama de Gantt reflejan la duración estimada para que finalicen las tareas. Dentro de las barras hay líneas que muestran el progreso del equipo.

Cuando las líneas están dentro del gráfico de barras, significa que el trabajo va por buen camino. Las líneas que van más allá indican que las tareas superan los cronogramas previstos. Estos pueden indicar retrasos por dependencias o la necesidad de seguimiento, presupuesto o recursos adicionales.

Hitos

Los hitos sirven como puntos de control para la finalización de un proyecto. Los diamantes los representan porque normalmente no tienen duraciones como las tareas normales.

flechas

Las flechas que conectan las barras de actividad entre sí significan tareas que tienen dependencias entre sí. Hablaremos más sobre las dependencias en una sección posterior, pero son consideraciones esenciales al programar.

Marcador de línea vertical

El marcador de línea vertical lo ayuda a identificar las actividades que se realizan en un momento determinado. Como gerente de proyecto, esto puede ayudarlo a ver con quién comunicarse para asegurarse de que reciba el apoyo que necesita.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en 5 pasos

Paso 1: Haga una lista de sus hitos y tareas

Para comenzar a hacer su diagrama de Gantt, identifique hitos que marquen puntos de progreso importantes. Los hitos pueden ser presentaciones de actualización de estado para la gerencia, demostraciones de prototipos, envíos de entregas y otros. Póngalos en su diagrama de Gantt usando diamantes.

Una vez que los tenga allí, enumere las tareas que necesita hacer para lograrlos y anótelos en el lado izquierdo de su gráfico. Puede agruparlos en tareas y subtareas para hacerlos digeribles.

Paso 2: Identifica tu intervalo de tiempo preferido

El intervalo de tiempo que usa para su diagrama de Gantt puede ser de nivel alto como semanas y meses o de nivel bajo como horas o días.

Como se mencionó anteriormente, los diagramas de Gantt pueden ser de alto nivel o específicos del proyecto. Un diagrama de Gantt para su campaña de un año, por ejemplo, puede usar meses como intervalo de tiempo. El seguimiento de los artículos que publicará en su blog, por otro lado, podría monitorearse mejor con días o semanas.

Paso 3: marcar dependencias

Las dependencias son tareas cuyo inicio depende de la salida de otra tarea. En el diagrama de Gantt, las flechas marcan las tareas que se conectan entre sí.

Tres cosas pueden causar dependencias: recursos compartidos, requisitos previos o tiempo .

Si solo tiene un artista gráfico en su equipo, por ejemplo, todos dependen de un recurso compartido . Su artista no puede comenzar la imagen principal de su artículo hasta que termine de crear sus imágenes de redes sociales, y así sucesivamente.

Por otro lado, los requisitos previos son resultados necesarios para comenzar otra tarea. Por ejemplo, un escritor no puede comenzar a trabajar en un artículo sin un resumen. Esto hace que la escritura del artículo dependa de que el resumen se termine primero.

Finalmente, las dependencias de tiempo se refieren a tareas que solo puede realizar en un momento específico. Por ejemplo, solo puede publicar una publicación navideña en las redes sociales en Navidad. Otro ejemplo: solo puede entrevistar a su especialista cuando esté disponible.

Observar qué tareas puede (y no puede) hacer simultáneamente lo ayudará a comprometerse con plazos precisos y distribuir recursos de manera eficiente.

Paso 4: elige una herramienta

Puede hacer un diagrama de Gantt usando la función de barra apilada de Microsoft Excel, o puede usar un software de gestión de proyectos especializado como Workamajig. Workamajig le permite crear un horario instantáneo pero totalmente personalizable con solo unos pocos clics.

Si bien es posible usar herramientas manuales para hacer un diagrama de Gantt, el software de administración de proyectos está equipado con funciones para ayudarlo a maximizarlas.

Paso 5: Detalles de entrada

Una vez que haya elegido una herramienta, puede comenzar a escribir sus tareas enumeradas y marcar sus hitos. Luego, agregue las barras de actividad, marque las dependencias y asigne las tareas.

El proceso puede parecer sencillo en papel, pero no siempre es tan simple. De hecho, debe esperar iteraciones y ajustes a medida que avanza. Podría haber dependencias de las que no te diste cuenta. Es posible que deba renegociar algunos plazos o que su equipo necesite más personas.

No se alarme si esto sucede. Esta es la belleza del diagrama de Gantt y su capacidad para adaptarse a tales cambios. Por supuesto, siempre es mejor detectar problemas cuanto antes.

Ventajas y limitaciones de los diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son herramientas increíbles. Pero también tienen fortalezas y debilidades.

¿Por qué usar un diagrama de Gantt?

Visualizar actividades del proyecto

Los diagramas de Gantt pueden mostrar grandes cantidades de información de un vistazo: su ruta crítica, el progreso y los plazos de hitos, por nombrar algunos. Esta vista panorámica de las actividades de su proyecto puede ayudarlo a tomar mejores decisiones y mejorar su comunicación con las partes interesadas.

Estructura tus actividades

La necesidad de desglosar los hitos y los entregables en tareas procesables los empuja a usted y a su equipo a inspeccionar, evaluar y organizar sus planes. Esto apoya la alineación y ayuda a garantizar la claridad.

Hacer horarios precisos

Contrariamente a la perspectiva de una persona ajena, los horarios no se pueden deducir simplemente sumando todas sus estimaciones y dividiéndolas según la cantidad de personas que tiene en su equipo.

Debe tener en cuenta las dependencias, y los diagramas de Gantt pueden ayudarlo a tenerlas a la vista. Tener esta información a mano a medida que compromete los entregables con sus partes interesadas lo ayudará a trazar cronogramas y plazos realistas.

Involucrar a los equipos y las partes interesadas

Ver las tareas estructuradas en un diagrama de Gantt es una excelente manera de ayudar a su equipo a ver cómo sus actividades diarias contribuyen al panorama general. Su formato digerible también facilita la alineación con las partes interesadas.

Gestione los cambios y el avance del alcance

El aumento del alcance y el servicio excesivo a sus clientes son contribuyentes masivos al fracaso del proyecto. Cuando las partes interesadas consultan sobre nuevas solicitudes, su diagrama de Gantt puede ayudarlo a comunicar cómo afectará su programa de producción. Entregar esta información les permitirá evaluar si aún vale la pena agregarla y acordar un compromiso razonable.

¿Cuáles son las desventajas de un diagrama de Gantt?

- Puede crecer complejo

Los diagramas de Gantt son útiles mientras se mantienen ordenados y organizados. Sin el filtrado adecuado, pueden volverse desordenados, distraer y eventualmente, incomprensibles.

Para administrar esto, elija un software que le permita agrupar, filtrar, buscar y organizar tareas con facilidad. Estas características pueden ayudarlo a asegurarse de que su diagrama de Gantt ayude a su equipo a mantenerse enfocado en los hitos y prioridades adecuados.

- Información limitada

Su diagrama de Gantt puede mostrar una gran cantidad de información. Pero no puede mostrarlos todos. Si bien puede mostrar de manera efectiva su cronograma, las asignaciones de mano de obra y la duración de las tareas, no puede mostrar el nivel de dificultad de las tareas ni los recursos que necesitará para realizarlas.

Evite tomar decisiones importantes basándose únicamente en lo que ve en su diagrama de Gantt. Apóyelo con documentación y rastreadores que pueden ayudar a proporcionar contexto adicional para que pueda mantenerse debidamente informado.

- Puede ser un desafío ajustarlo y mantenerlo

A medida que crecen las listas de tareas, los ajustes se vuelven más complicados sin la automatización adecuada. Pasar por alto las dependencias o no darse cuenta de las superposiciones menores puede causar un efecto de bola de nieve en el resto de su proyecto. Este hecho enfatiza la necesidad de sistemas, procesos y controles y equilibrios robustos siempre que aplique cambios.

Prácticas recomendadas para diagramas de Gantt

Nota Días No Laborables

Los fines de semana y las vacaciones no laborales son consideraciones vitales al trazar su horario de trabajo. Pero no son los únicos días no laborables de los que hay que tomar nota.

Coordine con los equipos de administración y operaciones de su edificio: ¿Hay cierres programados y servicios de mantenimiento? Considere la ubicación de su oficina: ¿Hay días en el año en los que con frecuencia experimenta fuertes lluvias o nieve? Comuníquese con sus compañeros de equipo: ¿tienen vacaciones y permisos planificados para el año?

No se puede anticipar cada interrupción del trabajo. Pero con suficiente diligencia, puede prepararse de manera proactiva para la posibilidad de estas causas externas de retrasos.

Usa los colores a tu favor

Los colores pueden ser fáciles de descartar como mejoras superficiales. Pero si se usan bien, pueden ayudar a que su diagrama de Gantt sea más legible y fácil de usar. Aqui hay algunas sugerencias:

• Designe un color por hito o entrega para que pueda distinguir visualmente dónde se conectan sus tareas
• Asigne un color por persona para que su equipo pueda detectar las tareas asignadas a cada uno de ellos de un vistazo
• Para informar o solucionar problemas fácilmente, colorea cada tarea de acuerdo con su estado (Ejemplo: verde si va bien, amarillo si necesita atención adicional, rojo si ya está atrasada, etc.)

Agregar toques de color a su diagrama de Gantt no solo es bueno por motivos estéticos. Con el sistema correcto implementado, pueden agregar nuevas capas de organización de las que usted, sus equipos o sus partes interesadas pueden beneficiarse.

Elija el software adecuado

Mantener un diagrama de Gantt puede ser tedioso, pero no tiene por qué serlo. La mejor manera de gestionar esto es eligiendo un software que se adapte a sus necesidades.

Ordenar, agrupar, buscar y filtrar deben ser requisitos estrictos. La automatización es una gran ventaja. Los correctos pueden hacer que mover cosas sea mucho más fácil. Finalmente, considere lo fácil que es aprenderlo y usarlo.

Con el sistema y el software correctos, puede maximizar las fortalezas de su diagrama de Gantt y mitigar sus debilidades.

Conclusión

Los diagramas de Gantt son herramientas poderosas que se utilizan en muchas industrias. Para los profesionales de marketing, proporcionan una forma de organizar y alinear equipos y proyectos.

De un vistazo, puede ofrecer grandes cantidades de información, como tareas, estimaciones, asignaciones, hitos, dependencias y progreso. Asegurarse de tener un sistema y una herramienta sólidos, su creación y mantenimiento puede ayudarlo a aumentar la visibilidad del proyecto, mejorar la productividad e involucrar a su equipo y a las partes interesadas.

Workamajig ha integrado diagramas de Gantt y otras funciones de gestión de proyectos para ayudarlo a mantenerse al tanto de todas sus campañas, equipos e iniciativas.

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