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Dominar los correos electrónicos de seguimiento: una guía completa para pequeñas empresas, emprendedores y especialistas en marketing

Publicado: 2023-08-14

Ilustración que muestra el concepto de correos electrónicos de seguimiento

Entonces, le enviaste un correo electrónico a un cliente potencial y no has recibido respuesta. ¿Ahora que?

Podría pensar: "Bueno, simplemente no están interesados". Pero puede que no sea tan simple.

La realidad es que muy pocas personas dicen "sí" de inmediato. A menudo se necesita persistencia y correos electrónicos de seguimiento bien elaborados.

Su correo electrónico inicial probablemente esté enterrado en una bandeja de entrada abarrotada, olvidado en el ajetreo y el bullicio diario. Eso no significa que la persona del otro lado no quiera lo que le estás ofreciendo. Tal vez simplemente se lo perdieron. O tal vez están esperando un pequeño empujón.

Ahí es donde entran los correos electrónicos de seguimiento . En crowdspring, hemos visto cómo un seguimiento amistoso y oportuno puede convertir un "tal vez más tarde" en un "¡sí, por favor!" No se trata de molestar a la gente; se trata de recordarles y mostrarles que te preocupas por su negocio.

Si es propietario de una pequeña empresa, empresario o comercializador, los correos electrónicos de seguimiento pueden parecer incómodos o innecesarios. Pero confíe en nosotros, los correos electrónicos de seguimiento son un arma secreta en su estrategia de marketing por correo electrónico. Esta guía le mostrará por qué los correos electrónicos de seguimiento son necesarios, cuándo enviarlos y qué decir. Es más fácil de lo que piensa y podría ser la clave para hacer crecer su negocio.

Conclusiones clave

Aquí hay una referencia rápida para cualquier propietario de una pequeña empresa, empresario o vendedor, ya sea un veterano experimentado o alguien que acaba de entrar en el mundo de la comunicación empresarial:

  1. Los correos electrónicos de seguimiento no son spam. Los correos electrónicos de seguimiento adecuadamente elaborados son empujones profesionales, no molestias. Les recuerdan a los destinatarios su conversación anterior y fomentan una respuesta.
  2. La persistencia vale la pena. No todos responden de inmediato. Los correos electrónicos de seguimiento oportunos muestran que está atento y serio, lo que anima a los destinatarios a participar.
  3. La claridad del propósito es crucial. Antes de enviar un correo electrónico de seguimiento, identifique un objetivo claro. Ya sea solicitando información, solicitando una reunión o simplemente dando las gracias, su destinatario debe saber lo que quiere.
  4. Los correos electrónicos de seguimiento ayudan a mantener las relaciones. Los correos electrónicos de seguimiento le permiten ponerse al día con los contactos, agradecerles o actualizarlos sobre proyectos en curso, manteniendo su conexión fresca y comprometida.
  5. Personaliza el mensaje. Adaptar su correo electrónico de seguimiento al destinatario y al contexto lo hace más personal y efectivo. Un enfoque único para todos tiene menos probabilidades de éxito.
  6. Proporciona valor en cada correo electrónico. Ya sea información, soporte o una oferta especial, asegúrese de que sus correos electrónicos de seguimiento brinden algo de valor al destinatario.
  7. El tiempo importa. Enviar correos electrónicos de seguimiento en los intervalos adecuados muestra persistencia sin ser molesto. El tiempo también incluye considerar la zona horaria y las horas de trabajo del destinatario.
  8. Usa herramientas para hacerlo más fácil. Varias herramientas de programación y seguimiento pueden automatizar el proceso y proporcionar información sobre el rendimiento de los correos electrónicos de seguimiento.
  9. Analizar y ajustar. Evalúe continuamente la efectividad de sus correos electrónicos de seguimiento. Analizar las tasas de respuesta y los comentarios lo ayudará a mejorar las comunicaciones futuras.
  10. Piensa a largo plazo. Los correos electrónicos de seguimiento no se tratan solo de ganancias inmediatas. Construyen y mantienen relaciones a largo plazo, confianza e imagen de marca.

Siga estos principios y convierta un simple correo electrónico en una importante oportunidad de negocio. Para obtener información específica, siga leyendo.

Beneficios de los correos electrónicos de seguimiento

Así es como los correos electrónicos de seguimiento pueden cambiar las reglas del juego para su negocio:

  1. Formando confianza. La comunicación regular fomenta la confianza y la transparencia. Por ejemplo, una empresa de SaaS puede enviar seguimientos personalizados compartiendo actualizaciones sobre las funciones solicitadas por los clientes, lo que aumenta la confianza en la capacidad de respuesta de la marca. Un plomero local puede enviar un correo electrónico de seguimiento después de una visita de servicio, incluidos consejos de mantenimiento, generando confianza en su experiencia y atención al cliente.
  2. Mejorar las tasas de conversión. Los seguimientos oportunos pueden convertir el interés en ventas. Una tienda de comercio electrónico podría enviar un correo electrónico de seguimiento ofreciendo un descuento por tiempo limitado a los que abandonan el carrito, convirtiendo a los navegadores en compradores. De manera similar, un concesionario de automóviles podría enviar un seguimiento después de una prueba de manejo con una oferta de financiamiento especial, lo que aumenta la probabilidad de una compra.
  3. Segmentación de su público objetivo. Los seguimientos ayudan a identificar prospectos serios a partir de consultas casuales. Una agencia de marketing en línea podría enviar varias secuencias de seguimiento en función de los niveles de participación, enfocando los recursos en clientes potenciales de alta intención, mientras que una boutique podría enviar correos electrónicos de seguimiento a los asistentes al evento, ofreciendo estilos personalizados e identificando clientes leales.
  4. Hacer que las interacciones sean valiosas. Adaptar el contenido o las ofertas a las preferencias individuales hace que las interacciones sean significativas. Una plataforma de transmisión puede enviar seguimientos personalizados en función de los hábitos de visualización, lo que mejora la experiencia del usuario, al igual que un entrenador personal puede realizar un seguimiento con planes de acondicionamiento físico personalizados, lo que hace que la experiencia del cliente en el gimnasio sea más valiosa.
  5. Establecer credibilidad. Los correos electrónicos de seguimiento que ofrecen información o asistencia destacan la experiencia. Una startup de tecnología financiera puede hacer un seguimiento con contenido informativo sobre la gestión de gastos, posicionándose como un experto financiero, mientras que una firma de abogados podría enviar correos electrónicos de seguimiento con consejos legales relacionados con una consulta, estableciendo su autoridad.
  6. Mantener su marca en el top of mind. El compromiso regular asegura que los prospectos recuerden su marca. Un servicio de caja de suscripción podría enviar correos electrónicos de seguimiento destacando los próximos productos, manteniendo viva la emoción, y un agente de bienes raíces podría hacer un seguimiento con información del mercado, manteniendo a los clientes comprometidos y conscientes de sus servicios.
  7. Destacándose de la competencia. El contenido único o las ofertas distinguen a su marca. Una plataforma de educación en línea podría enviar correos electrónicos de seguimiento con acceso exclusivo a seminarios web, diferenciándose de la competencia, y un restaurante local podría enviar correos electrónicos de seguimiento con invitaciones a eventos especiales de la mesa del chef, creando una experiencia gastronómica única.
  8. Mejorar la retención de clientes . Los seguimientos cuidadosos fomentan la lealtad. Una empresa de software en línea puede enviar correos electrónicos de seguimiento con tutoriales y consejos, ayudando a los clientes a utilizar el producto y asegurando la retención. Una tienda de mascotas puede enviar guías de atención de seguimiento después de las compras, mejorando la satisfacción y la repetición de negocios.
  9. Brindar canales de apoyo y retroalimentación. Fomentar el diálogo apoya la mejora continua. Un minorista de ropa en línea puede enviar correos electrónicos de seguimiento solicitando revisiones, utilizando comentarios para la mejora continua, mientras que una clínica dental podría enviar correos electrónicos de seguimiento para verificar el bienestar de los pacientes, mostrar atención y recopilar comentarios sobre los servicios.
  10. Creación de oportunidades de up-selling y cross-selling. Los seguimientos pueden introducir productos complementarios u opciones de mayor valor. Un minorista de electrónica en línea podría enviar seguimientos sugiriendo accesorios para compras recientes, promoviendo ventas cruzadas, y un salón podría enviar seguimientos con ofertas de descuento en tratamientos de belleza relacionados después de una cita con el cabello, alentando más reservas.

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¿Por qué la gente no responde a los correos electrónicos?

Si se entrega un correo electrónico, es muy probable que haya sido visto (a menos que haya ido a la carpeta de correo no deseado).

Un estudio sobre "Caracterización y predicción del comportamiento de aplazamiento de correo electrónico" revela que el gran volumen de correos electrónicos lleva a las personas a "clasificarlos". Este método implica un escaneo rápido y aplazarlos a un momento más conveniente.

Por ejemplo, un emprendedor ocupado podría aplazar un correo electrónico de un nuevo proveedor hasta el fin de semana, cuando pueda prestarle la debida atención. El profesional en activo dedica aproximadamente el 28% de su tiempo a los correos electrónicos y el 16% aplaza la respuesta al menos una vez al día.

¿Qué tipo de correos electrónicos ignora la gente?

Las personas tienden a diferir o ignorar los siguientes tipos de correos electrónicos:

  • Correos electrónicos que consumen mucho tiempo . Aquellos que requieren una lectura cuidadosa o respuestas.
  • Identidad del remitente poco clara. Correos electrónicos de remitentes desconocidos o sospechosos.
  • Tamaños de rosca grandes. Correos electrónicos con numerosos destinatarios.
  • Carga de trabajo y contexto del destinatario. El tiempo importa según su horario.
  • Correos electrónicos de baja urgencia. Los que no exigen acción inmediata.

Cómo escribir correos electrónicos de seguimiento efectivos para obtener respuestas

A pesar de que solo el 8,5% de los correos electrónicos de divulgación reciben una respuesta, el esfuerzo de divulgación no termina con el primer correo electrónico. Elaborar los correos electrónicos de seguimiento correctos en el momento adecuado es vital para el éxito. Aquí hay una guía sobre cómo escribir correos electrónicos de seguimiento que obtienen respuestas:

1. Indique claramente el propósito de su correo electrónico de seguimiento

Aquí hay ejemplos de diez razones típicas para enviar un correo electrónico de seguimiento, con plantillas que ilustran cada una:

Información necesaria

Este tipo de correo electrónico se utiliza para recopilar información específica del destinatario que puede faltar o no estar clara. Puede relacionarse con un producto, servicio o cualquier otro detalle en particular requerido para continuar con una tarea.

Convocatoria de reunión

Este correo electrónico es una solicitud formal para una reunión o conversación. Podría ser para discutir una posible colaboración, un mayor compromiso u otros asuntos relacionados con el negocio.

Ponerse al día

Puede ser necesario ponerse al día por correo electrónico después de cambios o logros significativos. Es una forma de reconectarse, mostrar interés y explorar nuevas oportunidades de colaboración o asistencia.

Gracias

Expresar gratitud puede crear una relación positiva con el destinatario. Este correo electrónico se puede enviar después de una compra, referencia, revisión o cualquier otra forma de colaboración.

Proveer una solución

Ofrecer una solución a través del correo electrónico es habitual a la hora de abordar un problema o necesidad. Muestra un enfoque personalizado y puede incluir una propuesta o una oferta especial.

Solicitar comentarios

Solicitar comentarios puede ayudar a mejorar los productos o servicios. Demuestra que valoras la opinión del destinatario y que estás dispuesto a mejorar en función de su experiencia.

Ofrecer recursos adicionales

Ofrecer recursos adicionales puede proporcionar un valor adicional al destinatario. Esto podría incluir materiales educativos, guías o cualquier cosa que mejore su comprensión o experiencia con su producto o servicio.

Envía un recordatorio amable

Un recordatorio suave puede avisar al destinatario sobre una próxima reunión, una tarea incompleta o cualquier otra acción pendiente. Es una forma educada de refrescar su memoria sin ser intrusivo.

Compartir una actualización o anuncio

Este correo electrónico comparte actualizaciones o anuncios sobre su negocio, productos o servicios. Mantiene a los destinatarios informados sobre los últimos acontecimientos y ofertas.

Extienda una oferta exclusiva

Extender una oferta exclusiva es una forma de recompensar a los clientes leales o atraer a los potenciales. A menudo incluye descuentos especiales o acceso a funciones premium.

2. Use líneas de asunto atractivas

Crea una línea de asunto clara. Hazlo conciso y relevante. Y recuerda probar varias líneas de asunto para evitar los filtros de spam.

3. Sé breve

Lo ideal es que su correo electrónico de seguimiento tenga entre 50 y 125 palabras. Muchas personas ignoran los correos electrónicos más largos o posponen su lectura.

Los ejemplos que incluimos en este artículo se pueden personalizar para sus necesidades específicas, pero tenga en cuenta esta guía.

Menos es más.

4. Programe su seguimiento

Espere de uno a tres días para los seguimientos regulares, con tiempos específicos para otras situaciones.

Estos son algunos plazos típicos para enviar correos electrónicos de seguimiento:

  • 24 horas. Gracias post-reunión.
  • 48 horas. Después de la documentación importante.
  • 1 a 2 semanas. Seguimiento sin respuesta.
  • Cada tres meses. Reconectando.

5. Establezca el contexto a través de su oración introductoria

Las oraciones introductorias ayudan a las personas a recordar interacciones anteriores. Sea sincero acerca de por qué está haciendo un seguimiento.

Aquí hay diez ejemplos de líneas introductorias efectivas que establecen un contexto en los correos electrónicos de seguimiento:

  • “Me reuní contigo la semana pasada en [evento], y discutimos [tema específico]. Quería seguir esa conversación”.
  • “Un amigo en común, [nombre], sugirió que me comunicara con usted con respecto a [oportunidad específica]. Espero que podamos discutirlo más a fondo”.
  • “Me comunico con respecto al correo electrónico que envié sobre [tema]. ¿Tuviste la oportunidad de revisarlo?”
  • “Hablamos por teléfono recientemente sobre [producto/servicio]. Te estoy siguiendo para ver si tienes más preguntas”.
  • “Durante nuestra última reunión, mostró interés en [producto/servicio]. Exploremos cómo podemos hacer que funcione para usted”.
  • “Me di cuenta de que descargaste nuestro documento técnico reciente sobre [tema]. Me encantaría escuchar sus pensamientos y discutir cómo podemos ayudarlo”.
  • * "Usted asistió a nuestro seminario web sobre [tema] y quería brindarle información adicional que podría ser de su interés".
  • "Leí su publicación reciente en [redes sociales/foro] sobre [tema] y creo que nuestros servicios podrían alinearse con sus necesidades".
  • “Usted mencionó en nuestra última conversación que enfrentó desafíos con [problema específico]. He estado pensando en formas en que podemos ayudar”.
  • “Después de la demostración de nuestro producto en [ubicación/evento], usted preguntó acerca de [característica específica]. Tengo más información para ti.

Estas oraciones introductorias son efectivas porque hacen referencia directa a una interacción o conexión previa, y le recuerdan de inmediato al destinatario quién eres y por qué lo estás contactando. Al establecer este contexto, facilita que el destinatario interactúe con el contenido de su correo electrónico y responda a su llamado a la acción.

6. Proporcionar valor e incentivo

Comparta consejos relevantes, blogs, libros electrónicos, etc. Su correo electrónico de seguimiento debe ser relevante y verse como algo de valor. Anime a las personas a responder pidiendo opiniones u ofreciendo incentivos especiales.

7. Usa imágenes atractivas

Incluir imágenes o videos de alta calidad relacionados con su producto o servicio puede mejorar el atractivo de su correo electrónico. Si es apropiado y relevante, el contenido visual ayuda a transmitir su mensaje de manera más efectiva y puede atraer la atención del destinatario.

8. Ofrezca descuentos por tiempo limitado u ofertas exclusivas

Si su correo electrónico de seguimiento tiene la intención de vender algo, anime al cliente potencial a tomar medidas inmediatas ofreciendo un descuento especial o una oferta exclusiva. Asegúrese de que la oferta se alinee con sus intereses o necesidades y especifique el marco de tiempo.

9. Proporcione soluciones claras a los puntos débiles

Resalte cómo su producto o servicio puede resolver específicamente los problemas o desafíos que enfrenta el prospecto. Proporcione ejemplos de la vida real o estudios de casos para que su punto sea más convincente.

10. Haz preguntas abiertas

Involucre al destinatario haciéndole preguntas abiertas relacionadas con su negocio o intereses. Esto puede iniciar una conversación y hacer que sea más probable que respondan. Por ejemplo, "¿Qué desafíos enfrenta actualmente en sus esfuerzos de marketing?"

11. Comparta información o noticias de la industria

Ofrezca valor compartiendo información, informes o noticias relacionadas con su industria. Esto no solo demuestra su experiencia, sino que también les proporciona información útil. Por ejemplo, podría vincular a un estudio reciente o artículo de noticias sobre su campo.

12. Incluye pruebas sociales y testimonios

Comparta testimonios, reseñas o historias de éxito de otros clientes, preferiblemente de la misma industria o negocio que el destinatario. Esto genera credibilidad y puede infundir confianza en su oferta.

13. Concluye con un claro llamado a la acción (CTA)

Evite las grandes solicitudes al principio; Comience con pequeñas solicitudes. Haga que los próximos pasos sean evidentes, como sugerir una fecha específica para la reunión.

Aquí hay 15 ejemplos de declaraciones de llamado a la acción (CTA) efectivas en correos electrónicos de seguimiento, junto con una explicación de por qué cada una es efectiva:

"Haga clic aquí para programar nuestra próxima reunión".

Por qué es efectivo: es directo y accionable. Al proporcionar un enlace para programar una reunión, simplifica el proceso de respuesta para el destinatario.

"Por favor responda con su fecha y hora preferidas".

Por qué es eficaz: Fomenta una respuesta rápida y deja la decisión en manos del destinatario, haciéndolo sentir que tiene más control.

"Descargue nuestro libro electrónico gratuito para obtener más información".

Por qué es eficaz: ofrece un valor adicional y atrae la curiosidad o la necesidad de información del destinatario. También fomenta el compromiso con otros contenidos.

"Visite nuestro sitio web para explorar nuestros últimos productos".

Por qué es efectivo: Crea curiosidad y guía directamente al destinatario hacia donde desea que vaya, lo que aumenta las ventas potenciales o el compromiso.

"Complete esta breve encuesta para ayudarnos a brindarle un mejor servicio".

Por qué es efectivo: enfatiza que la opinión del destinatario es valiosa y que su aporte conducirá a una experiencia más personalizada.

"Únase a nuestro próximo seminario web haciendo clic aquí".

Por qué es efectivo: este CTA es específico, ofrece valor y crea un sentido de comunidad. También es fácil actuar si se proporciona un enlace.

"Use este código de cupón al finalizar la compra para obtener un descuento especial".

Por qué es eficaz: ofrece un valor tangible inmediato, lo que incentiva una compra o un compromiso rápidos.

“Conéctese conmigo en LinkedIn para continuar nuestra conversación”.

Por qué es eficaz: Fomenta una relación más informal y continua, que puede ser esencial para la creación de redes o asociaciones.

"Suscríbase a nuestro boletín para obtener más información y actualizaciones".

Por qué es efectivo: Mantiene al destinatario comprometido con su contenido o marca por más tiempo.

"Comparte esto con un amigo que pueda estar interesado".

Por qué es eficaz: Fomenta el marketing de boca en boca y amplía su alcance a nuevos clientes o clientes potenciales.

"Llámame al [número de teléfono] para hablar más".

Por qué es efectivo: es directo y personal, lo que demuestra que eres accesible y estás listo para entablar una conversación más profunda.

"Comience su prueba gratuita hoy haciendo clic aquí".

Por qué es eficaz: Fomenta la acción inmediata y reduce las barreras al ofrecer una experiencia gratuita.

"Avísame si necesitas más asistencia."

Por qué es eficaz: Muestra empatía y disposición a ayudar, fomentando una relación de confianza.

"Regístrese para nuestro próximo evento en este enlace".

Por qué es efectivo: crea un sentido de urgencia y ofrece un camino claro hacia la acción, promoviendo la asistencia a eventos.

"Lea nuestro último estudio de caso para ver cómo podemos ayudarlo".

Por qué es efectivo: este CTA proporciona evidencia de su éxito y ofrece una visión más profunda de cómo funcionan sus servicios o productos, fomentando la credibilidad.

Cada uno de estos CTA está diseñado para generar una acción específica que se alinea con el objetivo del correo electrónico. Al ser claros, directos y ofrecer valor, hacen que sea fácil y atractivo para el destinatario dar el siguiente paso.

Los correos electrónicos de seguimiento son más que una simple herramienta para cerrar tratos; construyen y nutren relaciones. Saber cómo construirlos de manera efectiva garantiza que pueda atraer prospectos y clientes potenciales con confianza.