Factura electrónica en Alemania, obligatoria a partir de 2025

Sin duda, este año está resultando agitado para la factura electrónica, y los grandes cambios que se están produciendo probablemente no hayan pasado desapercibidos incluso para aquellos que no son exactamente "insiders".

Para todas las organizaciones que hacen negocios con proveedores y clientes transfronterizos, es absolutamente esencial mantenerse al día sobre los desarrollos en facturación electrónica e informes electrónicos que están afectando a los países de Europa y más allá.

Tras años de estancamiento en los que los avances fueron mínimos (o nulos), nos encontramos ahora en un período de gran aceleración que está destinado a cambiar radicalmente los procesos a los que nos hemos acostumbrado.

Ya hemos tenido ocasión de abordar la propuesta europea conocida como VIDA (IVA en la Era Digital ), que pretende dar un fuerte impulso a la implantación de la factura electrónica obligatoria a través de una serie de medidas que se prevé implantar entre 2024 y 2028 Si bien la propuesta introduce la obligación de utilizar facturas electrónicas en transacciones B2B dentro de la UE, también elimina algunos de los obstáculos burocráticos que han frenado la adopción de facturas electrónicas en transacciones nacionales hasta el momento.

Junto a este desarrollo europeo, también debemos mencionar las diversas acciones que algunos países están tomando para implementar la facturación electrónica a nivel B2B y B2G. En Francia y España, que anunciaron este mandato hace algún tiempo, se introducirá gradualmente entre 2024 y 2026. Tratamos estos temas ampliamente en nuestro artículo sobre la facturación electrónica en Europa. Más recientemente, Grecia también ha compartido su plan en este sentido, que prevé una introducción por etapas entre septiembre de 2023 y 2025.

Hoy, sin embargo, queremos centrarnos en los recientes acontecimientos anunciados por Alemania, un país que ha tenido una situación particularmente fragmentada y compleja. La noticia es que la Comisión Europea ha dado luz verde a Alemania y ha anunciado su intención de introducir la facturación electrónica B2B a partir de enero de 2025.

El anuncio del Ministerio de Hacienda y el lanzamiento a partir de 2025

Comencemos por el principio resumiendo los pasos que condujeron a la reciente declaración que anuncia la introducción de la facturación electrónica en Alemania.

Las primeras señales llegaron en noviembre de 2022, cuando Alemania solicitó a la Comisión Europea el permiso necesario para poder introducir el mandato generalizado de facturación electrónica.Este es el procedimiento previsto en las normas vigentes, que exige que la solicitud esté respaldada, entre otras cosas, con justificaciones adecuadas, como una descripción de los beneficios esperados. Como hemos visto en otros lugares, la nueva propuesta de ViDA contempla eliminar este paso a partir de 2024, año a partir del cual será más fácil para los estados miembros introducir la facturación electrónica.

Después de este primer paso a fines de 2022,el Ministerio de Finanzas alemán anunció el desarrollo de un plan para introducir la facturación electrónica B2B en Alemania en abril de 2023. La propuesta se sometió a una consulta pública, a la que asistieron varias partes interesadas y finalizó el 8 de mayo.

El borrador compartido por el Ministerio alemán contiene una serie de elementos que deberán ser confirmados, por lo que vale la pena mencionar que tanto las fechas propuestas como los aspectos específicos que caracterizarán el modelo de facturación electrónica aún están en discusión y pueden estar sujetos a cambios. cambiar. A continuación, compartiremos los puntos principales de esta propuesta, que sirven para dar una idea del camino que está tomando Alemania.

Qué incluye la obligación de factura electrónica en Alemania

La propuesta redactada contiene no una, sino dos obligaciones:

• La introducción de la facturación electrónica para el ámbito B2B está programada para comenzar en 2025 ;las autoridades aún no han determinado si el cambio a la facturación electrónica se llevará a cabo para todas las empresas el 1 de enero de 2025, o si la implementación seguirá pasos progresivos, según el tamaño de la empresa o los ingresos
• La introducción de un sistema de informes electrónicos se aplaza para una fecha posterior

Lo que surge claramente es la voluntad de adecuarse al marco más general que se está gestando bajo el impulso de la Unión Europea y la propuesta ViDA, sin olvidar los estándares y modelos que se van consolidando. Todo ello con el fin de promover la interoperabilidad y reducir al máximo los impactos para las empresas que utilizarán por primera vez la factura electrónica.

En línea con la propuesta europea ViDA, el proyecto alemán establece que las facturas electrónicas deberán cumplir con la norma EN 16391, que establece los requisitos para la factura europea. Actualmente, los formatos XRechnung y ZUGFerD en Alemania son compatibles.

La propuesta alemana presenta varias opciones para la transmisión de facturas electrónicas y la interacción entre proveedores, clientes y autoridades fiscales. Esto incluye una única plataforma gubernamental y plataformas o proveedores privados, que pueden permitir el intercambio de documentos electrónicos. Entre las opciones que se barajan están las que se acercan al modelo que está ganando fuerza en Francia (Y-scheme) o el modelo de 5 esquinas, que impulsa OpenPeppol, entre otros. Sin embargo, la inclinación es adoptar un modelo de interacción descentralizado , a diferencia de nuestro sistema SdI centralizado.

Finalmente, la voluntad de implementar un sistema de e-Reporting también se muestra en línea tanto con la propuesta de ViDA como con el enfoque de varios países europeos. Recuerde que varios tipos de modelos de informes electrónicos se han utilizado durante algún tiempo o se están implementando en varios estados miembros, incluidos España, Portugal, Hungría, Francia y Rumania, por nombrar algunos. El propio IVA en la era digital prevé la introducción de un mandato de presentación de informes electrónicos para las operaciones transfronterizas a partir de 2028, dejando en manos de los estados miembros la implementación de soluciones similares a nivel nacional.

La situación actual en Alemania

Actualmente, existe en Alemania una obligación en materia de facturación B2G, es decir, entre las administraciones públicas y sus proveedores, que aún no está adoptada de manera uniforme. De hecho, como mencionamos anteriormente, el escenario desde este punto de vista está bastante fragmentado debido al hecho de que Alemania es un estado federal y los estados individuales tienen libertad de acción en este asunto.

A partir de hoy, la obligación de enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas está en vigor para los proveedores del gobierno central.

En cuanto a las regiones individuales y sus administraciones públicas, la situación es variada: algunos estados ya han implementado el mandato (por ejemplo, Bremen, Hamburgo y Sarre), mientras que otros lo implementarán a partir de 2024, como Hesse y Renania-Palatinado. Aún otras regiones planean usar la facturación electrónica pero aún no han definido un requisito obligatorio.

Existen principalmente dos formatos para emitir facturas electrónicas estructuradas en Alemania, a saber, XRechnung y ZUGFerD, que se utilizan en el contexto de transacciones B2G en particular.

En cuanto a las plataformas y métodos de transmisión que se pueden utilizar para enviar facturas electrónicas a las administraciones alemanas, la situación es muy heterogénea. De hecho, actualmente existen varias plataformas. Dependiendo de si la organización es una administración central o una entidad en una región federal, es necesario identificar qué plataforma y método de transmisión utilizar de vez en cuando.

¿Qué esperar para el futuro?

Dada la situación que acabamos de describir, el proyecto alemán es ciertamente ambicioso, sobre todo teniendo en cuenta la fecha del 1 de enero de 2025, que no está tan lejana.

Sin embargo, al mismo tiempo, representa una oportunidad para introducir una mayor estandarización en un panorama actualmente complejo. Asimismo, no podemos olvidar el resto de beneficios que la facturación electrónica es capaz de aportar a las empresas y administraciones públicas, en términos de:

• Eficiencia y racionalización de procesos
• Ahorro de costes
• Tiempos de pago reducidos
• Sostenibilidad ambiental y reducción de la huella de carbono

Solo queda esperar a que el gobierno alemán determine los próximos desarrollos para entender qué modelo se implementará para adoptar la factura electrónica en Alemania, las soluciones tecnológicas que se implementarán y, por último, pero no menos importante, el cronograma para los próximos requisitos.