Servicios de envío electrónico, cómo elegir el adecuado

Para definir el concepto de “Servicios de Entrega Electrónica”, es útil referirse al contexto legislativo que lo define desde una perspectiva regulatoria y operativa.

Nos referimos al Reglamento Europeo 910/2014 conocido comoeIDAS (Identificación, Autenticación y Firma Electrónica), con sus últimas actualizaciones, que son el tema central de este artículo de nuestro blog.

De acuerdo con el Reglamento eIDAS, los servicios de entrega electrónica permiten la transmisión electrónica de datos entre terceros y proporcionan evidencia relacionada con el procesamiento de los datos transmitidos, incluida la evidencia de que los datos han sido enviados y recibidos, y protegen los datos transmitidos del riesgo de pérdida, robo, daño o modificación no autorizada.

Tenga cuidado, sin embargo, con una especificación fundamental: el reglamento eIDAS identifica dos formas de servicios de entrega electrónica:

1) ERDS : servicios electrónicos de entrega certificada

2) QERDS : servicios calificados de entrega certificada electrónica

Profundizaremos en las diferencias entre estos dos tipos de servicios en la siguiente sección.

Luego, veremos el PEC italiano , una herramienta cada vez más extendida y muy utilizada;nos preguntaremos: ¿cómo encaja la PEC en el panorama europeo más amplio?

¿Y cuáles son los casos y escenarios en los que es útil y beneficioso utilizar ERDS o QERDS ?

Finalmente, dedicaremos un último apartado a la oportunidad que abren los servicios de entrega electrónica para empresas y profesionales, más allá de las obligaciones y cumplimientos.

Abordaremos cada paso a paso.

ERDS o QERDS: ¿cuáles son las diferencias?

Volvamos al reglamento eIDAS: los artículos relacionados con los servicios de entrega electrónica certificada (ERDS) y los servicios calificados de entrega electrónica certificada (QERDS) son los artículos 43 y 44.

No reproduciremos las normas en su totalidad (puede consultarlas aquí), sino que simplemente citaremos los pasajes que se centran en los requisitos que cumplen los servicios calificados de entrega certificada electrónica (QERDS) y los requisitos que los distinguen de los ERDS. En resumen, ellos:

(a) son proporcionados por uno o más proveedores de servicios de confianza calificados;

(b) garantizar la identificación del remitente con un alto nivel de seguridad;

(c) garantizar la identificación del destinatario antes de la transmisión de datos;

(d) proteger el envío y la recepción de datos mediante una firma electrónica avanzada o un sello electrónico avanzado de un proveedor de servicios de confianza calificado para excluir la posibilidad de cambios no detectables en los datos;

(e) indicar claramente cualquier cambio en los datos para enviarlos o recibirlos al remitente y al destinatario de los datos;

f) indicar la fecha y hora de envío y recepción y cualquier modificación de los datos mediante sellado electrónico cualificado de tiempo.

En resumen, un punto central para los servicios calificados de entrega certificada electrónica (QERDS) es la certeza sobre las identidades del remitente y el destinatario, y el 'uso conjunto de una firma electrónica avanzada (o un sello electrónico).

Todo ello garantizado por un Prestador de Servicios de Confianza cualificado.

¿Cómo encaja PEC en esta imagen?

PEC , en primer lugar, es una herramienta italianaque se desarrolló antes de que se emitiera el reglamento eIDAS y que no cumple completamente con los requisitos definidos por la legislación europea. Es una herramienta que, por necesidad, tendrá que pasar porun camino de evolución.

Esto es de lo que hablaremos en la siguiente sección.

El caso italiano de la PEC

PEC (Correo Electrónico Certificado) es una herramienta con la que todos estamos familiarizados y ahora se ha convertido en parte de nuestra vida diaria.

Según los últimos datos disponibles, hay más de 14 millones de direcciones PEC activas en Italia (agid.gov.it).

El aumento en el uso de PEC ha sido muy fuerte, especialmente en los últimos años; una aceleración decisiva en este sentido se produjo en el período de emergencia desencadenado por la pandemia.

Esta aceleración no fue un caso aislado, sino parte de una tendencia que involucró otras implementaciones relacionadas con la desmaterialización y la digitalización (pensemos, por ejemplo, en el caso de SPID).

Además, actualmente el PEC también se utiliza como Domicilio Digital (y, recordad, a partir del 1 de octubre de 2020 es obligatorio que empresas y profesionales comuniquen su Domicilio Digital).

Como hemos mencionado, sin embargo, PEC es exclusivo de Italia. Su inclusión en el contexto de los servicios de entrega electrónica europeos aún no es óptima.

De hecho, PEC carece de muchas de las características identificadas por la legislatura europea para los servicios de entrega electrónica certificada y la entrega certificada calificada. Por ejemplo, PEC no permite la identificación del remitente y el destinatario de la comunicación, ni requiere una validación de tiempo calificada.

Lo más importante, PEC solo es válido en Italia y no en Europa. Además, las comunicaciones a través de PEC sólo tienen pleno valor legal si se realizan entre dos buzones, ambos buzones electrónicos certificados.

Sin embargo, el proceso de evolución de PEC (que dio como resultado una actualización de los estándares ETSI) ya ha comenzado para que pueda cumplir con los requisitos europeos para servicios de entrega electrónica certificados calificados.

Este camino, por supuesto, no puede ser instantáneo y requiere un proceso que no es ajeno a cuestiones legislativas y tecnológicas.

(Obtenga más información sobre la evolución de PEC y lo que a menudo se denomina "PEC europeo" en esta publicación de nuestro blog).

Ahora, más allá de los escenarios futuros, comprendamos los beneficios de aprovechar los sistemas SERC y SERCQ.

Los beneficios de usar ERDS y QERDS

Vayamos directo al grano.

Los primeros y más intuitivos beneficios de utilizar servicios electrónicos de entrega certificada están relacionados con la seguridad y la confiabilidad.

Desde este punto de vista, losfactores legales son fundamentales: las comunicaciones realizadas a través de servicios de entrega electrónica constituyen una prueba valiosa para ser utilizada en caso de litigio. Por tanto, representan una herramienta útil para obtener una trazabilidad completa de las comunicaciones y notificaciones que han sido enviadas,incluso cuando estas comunicaciones van dirigidas a múltiples destinatarios.

Hablamos de aspectos extremadamente sensibles que conllevan una serie de consecuencias muy importantes.

Pero eso no es todo.

Al confiar en empresas especializadas como Doxee, las comunicaciones no solo se entregan a través de un proveedor de servicios de confianza calificado, sino que también se pueden transmitir a través de una amplia gama de canales.

No solo correo electrónico registrado , sino también SMS registrados(con los beneficios en términos de familiaridad por parte de los destinatarios, simplicidad e inmediatez: todo con total trazabilidad de las transacciones por parte del remitente).

Luego está la herramientaeDelivery , que permite certificar la entrega y apertura de documentos mediante la emisión de pruebas documentales.

En este caso, el destinatario recibe un correo electrónico o mensaje de texto certificado que contiene un enlace de acceso a los documentos destinados a él o ella. Este paso permite recopilar y rastrear la intención del destinatario de acceder a documentos confidenciales a través de un enlace personalizado.

Y he aquí un tema clave y crucial a tener en cuenta en todo momento: la personalización .

No solo obligaciones y seguridad: las oportunidades de los servicios de entrega electrónica

Los principales objetivos de la introducción de servicios de entrega electrónica a nivel europeo se encuentran en las áreas de seguridad y confiabilidad de las comunicaciones, transparencia y valor legal en los litigios.

Todo esto es crítico.

Pero podemos ir más allá y mirar las oportunidades, que son igualmente decisivas para las empresas.

Estos aspectos tienen que ver, en primer lugar, con laexperiencia de usuario del cliente ;aquí, las palabras clave son: sencillez, rapidez y transparencia.

No solo eso: también está el gran problema que tiene que ver con la recopilación, la gestión y el análisis de los datos de sus comunicaciones.

La gestión de esta información es especialmente compleja, ya que estamos hablando de información procedente de múltiples canales.

Apoyarse en las herramientas de Entrega Electrónica Certificada que brindan empresas como Doxee permite administrar esta enorme cantidad de procesos y datos relacionados de una manera simple y completa.

Estos datos, a su vez, se convierten en un recurso a explotar para mejorar sus procesos y afinar cada vez más el conocimiento de su base de clientes.

El paso final es este: mejorar el conocimiento de sus clientes significa tener la capacidad de mejorar continuamente sus comunicaciones, haciéndolas cada vez más adaptadas a los destinatarios y, por lo tanto, cada vez más eficaces.

Este es el punto de inflexión de la personalización que comentábamos.

En resumen: todo está conectado en un círculo virtuoso. Seguridad y confiabilidad mejoradas. Cumplimiento de las normas europeas que cada vez se definen más. valor jurídico. Comunicación mejorada (o, mejor dicho, comunicaciones diferentes). Los beneficios son enormes; y la óptica es ganar-ganar, para las empresas y sus clientes.