Signo de Dropbox vs. DocuSign: ¿Cuál es la mejor herramienta de firma electrónica?

Las firmas electrónicas o eSignature son útiles para realizar negocios con socios, trabajadores remotos y clientes internacionales.

¿Recuerdas la última vez que firmaste con lápiz y papel?

Una firma de lápiz y papel requiere escaneo, impresión, cita en persona, envío por correo, fax y más al personal interesado. Todo el proceso puede ser laborioso, lento y tedioso.

Ahí es donde la firma electrónica entra en escena.

Dropbox Sign y DocuSign son dos excelentes herramientas de firma electrónica que puede probar.

Entonces, comparemos estas dos plataformas de firma electrónica para comprender cuál es mejor para sus requisitos.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica (eSignature) es una forma legal y eficiente de obtener documentos firmados electrónicamente y de forma rápida. Se confía en todo el mundo ya que es seguro. Las firmas electrónicas pueden reemplazar las firmas manuscritas en diferentes procesos.

En términos simples, una firma electrónica es una firma en formato electrónico. Puede utilizar computadoras o dispositivos electrónicos para autenticar al firmante y garantizar la seguridad del documento.

Podemos decir que una indicación electrónica de la intención de una persona de aceptar los términos del documento o un conjunto de datos y revertir estos datos con una firma electrónica se conoce como firma electrónica. Hay tres tipos de firmas electrónicas:

• Firmas electrónicas simples
• Firmas electrónicas avanzadas
• Firmas electrónicas calificadas

Se puede utilizar en diversas situaciones, como transacciones, contratos y procedimientos administrativos. Las firmas electrónicas son confiables, exigibles y legales en todo el mundo. Le ayudará a acelerar su proceso de firma y puede ahorrar horas de este proceso.

Las firmas electrónicas son la nueva forma de hacer negocios con tus clientes, por eso debes tener una aplicación de firma electrónica en la que puedas confiar.

Con la herramienta de firma electrónica, puede obtener una forma conveniente y rápida de resolver problemas de firma. Puede garantizar la seguridad de sus clientes y devolver los documentos fácilmente sin moverse de ningún lado.

Es más bien un enfoque respetuoso con el medio ambiente que puede ahorrar millones de impresiones en papel. Además, ayuda a mantener su documento organizado, contabilizado y accesible.

Además, el uso de firmas electrónicas puede ahorrar mucho tiempo y dinero. También agiliza los flujos de trabajo de su negocio y puede aportar eficiencia a la industria o departamento.

Las firmas electrónicas se pueden usar en varias industrias, como ventas, recursos humanos, servicios financieros, TI, ciencias de la vida, gobierno y más.

Comparemos Dropbox Sign y DocuSign, comenzando con Dropbox Sign.

¿Qué es Dropbox Sign?

Dropbox Sign (anteriormente conocido como HelloSign) es una aplicación de gestión de transacciones digitales y firma electrónica que incluye seguimiento de firmas, historial de firmas, firma de documentos, cumplimiento normativo y más.

Le permite solicitar firmas electrónicas y agregar firmas legalmente vinculantes a los documentos. Es propiedad de Dropbox, que promete permitir a los clientes cerrar tratos más rápido, completar documentos de emergencia a tiempo sin errores, incorporar nuevas contrataciones de inmediato y más.

Dropbox Sign es una solución útil para autónomos. Los autónomos pueden enviar fácilmente documentos a sus clientes y recibir documentos como acuerdos para firmar electrónicamente. La plataforma es robusta, con múltiples integraciones, capacidades de marca personalizada y más.

Desde usuarios particulares hasta grandes empresas pueden utilizar esta plataforma sin problemas. Tanto si quieres usarlo en tu móvil como en tu escritorio, su aplicación es compatible con todos los dispositivos para que puedas usarlo donde quieras.

Además, Dropbox Sign está disponible en más de 20 idiomas y puede integrarse con herramientas populares como Salesforce, Slack, HubSpot y más. Además, simplifica los flujos de trabajo y facilita la comunicación entre clientes, proveedores y colegas.

Con Dropbox Sign, puedes:

• Recopile firmas electrónicas de forma segura y segura con cifrado de datos
• Cierre tratos rápidamente con procesos automatizados para propuestas y firma de contratos
• Automatice tareas, fortalezca el cumplimiento y gestione el riesgo en sus funciones de IA
• Enrute los documentos a sus trabajadores asignados para administrar los flujos de trabajo internos
• Cree y edite sus contratos utilizando plantillas reutilizables y personalizables
• Pase del papeleo frenético al trabajo sin papeles para salvar árboles

Dropbox Sign ofrece un paquete gratuito que incluye funciones básicas y tres solicitudes de firma cada mes. Esto lo convierte en una buena opción para aquellos que tienen necesidades de firma de bajo volumen.

Características de la señal de Dropbox

Dropbox Sign tiene características únicas, lo que lo convierte en una excelente opción para todos. Por lo general, se enfoca en simplificar el proceso para los usuarios y las organizaciones. Analicemos sus características:

#1. Plantillas

Puedes convertir tus documentos de uso frecuente en plantillas de Dropbox Sign para agilizar cada solicitud de firma. Puede formatear los documentos en unos minutos para que cada envío sea fácil y rápido.

Todo lo que necesita son cuatro pasos a seguir mientras formatea los documentos:

• Cargue su documento: elija un documento que envíe repetidamente, como un acuerdo de confidencialidad o W2.
• Decida quién va a firmar: asigne un rol de firmante, como un cliente, propietario de un negocio, empleado, arrendatario, etc.
• Coloque campos o espacios: para cada rol, arrastre y suelte los campos de firma donde desea que el firmante complete esa parte.
• Guarde, envíe y reutilice: una vez que cree una plantilla, será fácil enviar el documento de forma rápida y sin problemas, sin repeticiones.

Con esta característica, puede automatizar su tedioso trabajo, simplificar los envíos masivos utilizando las capacidades de varios firmantes y preparar los documentos para que se firmen de inmediato.

#2. Edición de documentos

Una característica como un editor de documentos es una característica muy común en todas las aplicaciones. Con la herramienta, puede agregar campos en sus documentos para que el firmante pueda completar la información requerida. Incluye funciones de navegación, que es una característica única en Dropbox Sign.

Dropbox Sign te permite agregar una marca personalizada y personalizar el idioma de la aplicación. Esto ayuda a su empresa a elevar su marca y mejorar la comunicación con las partes interesadas. Cuando agrega elementos de correo electrónico, debe cargar un logotipo de la empresa, agregar un eslogan de la empresa, editar el nombre del remitente y una firma de correo electrónico.

#3. Envío de documentos

Existen múltiples formas de enviar documentos. Dropbox Sign puede cargar un archivo CSV que genera un enlace de firma o un archivo CSV para firmas masivas y firmas en persona.

Cuando envía documentos por correo electrónico, puede personalizar el título del documento, solicitar archivos adjuntos, personalizar un mensaje para los firmantes y asignar CC.

#4. Firma y almacenamiento de documentos

Dropbox Sign proporciona características valiosas, incluido un botón "Siguiente" que guía a los destinatarios al campo en blanco para firmar directamente.

Después de ejecutar los documentos, se debe acceder a ellos de manera fácil y eficiente. Dropbox Sign es una plataforma de almacenamiento de documentos basada en la nube que almacena todos tus documentos y te da acceso para usarlos cuando quieras.

#5. Seguridad

El software de firma electrónica debe venir con seguridad especial y cumplimientos legales. Dropbox Sign ofrece encriptación SSL, autenticación de dos factores, cumplimiento de leyes internacionales, cumplimiento de HIPAA, cumplimiento de ESIGN y almacenamiento seguro de documentos.

La herramienta proporciona informes de auditoría para realizar un seguimiento de los cambios y actividades esenciales de cada documento. Se adjuntan a los documentos firmados automáticamente.

#6. Integraciones y API

Dropbox Sign tiene muchas integraciones y una API que ayuda a optimizar los flujos de trabajo de los documentos. Puede integrar sus herramientas favoritas con Dropbox Sign y crear aplicaciones personalizadas a través de las funcionalidades de Dropbox Sign.

#7. Atención al cliente

Dropbox Sign tiene una mejor atención al cliente. Utiliza chat en vivo y canales de correo electrónico para comunicarse con sus clientes. El soporte está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y obtendrá una página de estado de la aplicación, recursos admitidos y notificaciones de actualización de la plataforma.

¿Qué es DocuSign?

DocuSign, fundada en 2003, es una de las primeras aplicaciones de firma electrónica, con más de 1 millón de clientes, 44 idiomas y 400 integraciones.

La herramienta de firma electrónica recopila y administra documentos desde la ubicación o el dispositivo de manera eficiente, proporciona registros de auditoría y agiliza sus flujos de trabajo. Con DocuSign, puede enviar, certificar y firmar documentos digitales fácilmente.

Además, puede enrutar fácilmente documentos a los trabajadores asignados para organizar flujos de trabajo internos. Ayuda a automatizar tareas, fortalecer el cumplimiento y gestionar el riesgo mediante la gestión del ciclo de vida del contrato y las funciones dinámicas de inteligencia artificial.

Cree una amplia gama de contratos y edítelos según su uso con la ayuda de plantillas personalizables y reutilizables.

DocuSign se adapta a múltiples industrias, sectores comerciales y más. Si necesitas documentos que deben firmarse periódicamente y no te importa pagarlos, DocuSign es tu opción.

Con sólidas integraciones opcionales, puede integrar DocuSign con sus herramientas comerciales para agilizar los procesos comerciales. Además, las capacidades de plantillas ilimitadas serán de gran utilidad, ya que guarda varios documentos para firmar y permite variaciones ilimitadas en una plantilla similar sin cambiar nada.

DocuSign ofrece un tiempo de actividad del 99,99 % y más de 180 países lo utilizan para firmar acuerdos. Si desea ver el contrato y firmarlo, DocuSign preparará todo con su aplicación móvil superior y soporte en el navegador.

Es hora de que te conviertas en un héroe de tu empresa al reducir las tareas manuales y agilizar los procesos de envío, firma y gestión de documentos con DocuSign.

Características de DocuSign

DocuSign ofrece funciones flexibles que ayudan a las medianas y grandes empresas a almacenar y editar sus documentos en poco tiempo. Funciones como plantillas, informes de auditoría, firma en persona, firma de múltiples partes, firmas legalmente vinculantes y más le permiten liberarse de su trabajo manual habitual.

Analicemos algunas de sus características en detalle:

#1. Creación de documentos

Con millones de usuarios en todo el mundo, DocuSign procesa más de un millón de documentos al día. Hace que el documento sea ampliamente accesible y compatible. Ofrece:

• Amplio soporte de tipo de archivo: DocuSign admite cualquier tipo de archivo de documento, como Microsoft Excel, Word y PowerPoint, para que pueda enviar documentos para su firma. También es compatible con .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx y más.
• Conversión de formularios PDF: prepare documentos en poco tiempo con la conversión de formularios PDF. Al cargar un archivo PDF, DocuSign reconoce y convierte el archivo automáticamente en los campos del firmante.
• Más de 20 etiquetas y campos estándar y personalizados: con esta función, puede guiar a sus clientes o profesionales para que inicien sesión en los lugares correctos sin problemas. Además, puede enviar etiquetas estándar para obtener firmas, títulos, iniciales, nombres de empresas, textos, números, nombres y más.
• Dibujo: este campo permite a los firmantes y remitentes cargar firmantes e imágenes directamente en el documento.

DocuSign también ofrece integraciones de almacenamiento en la nube, colocación automática de etiquetas, PowerForms y documentos complementarios en esta sección.

#2. Campos de información

Las capacidades avanzadas de validación de campos de DocuSign automatizan la lógica comercial y agilizan el proceso para los firmantes. Puede integrar DocuSign a la perfección con otras aplicaciones para rellenar formularios previamente.

• Funcionalidad completa de formularios: diseñe formularios de la manera que desee con una potente funcionalidad de formulario que incluye casillas de verificación, etiquetas desplegables, texto, campos de moneda, campos numéricos, botones de opción, etc.
• Campos de datos de terceros : puede vincular sus campos a datos de servicios de terceros. Los datos se actualizan automáticamente desde el sistema de terceros al documento y viceversa, lo que elimina el trabajo duro.
• Validación de datos: restrinja el tipo de datos ingresados ​​en el campo elegido para minimizar las transacciones que no están en buen orden. Esto eliminará el reenvío de documentos y los errores de entrada de datos. Incluye correo electrónico, número de teléfono, código postal de 9 dígitos, texto, fecha, código postal de 5 dígitos, enmascaramiento de expresiones regulares y número de seguro social.
• Formato y lógica de campos: puede usar campos condicionales para ocultar datos y revelarlos cuando sea necesario. Los valores se calculan dinámicamente con los campos calculados en función de las entradas de los otros campos. Además, los campos bloqueados protegen los datos y los campos vinculados garantizan que todos los cambios se reflejen en campos similares.
• Marcado de campos y documentos: DocuSign permite que ciertos campos sean editables. Puede gestionar las solicitudes y cambiar las siglas realizadas. Con el historial de transacciones, puede realizar un seguimiento de todos los cambios.

#3. Flujo de trabajo de firma

DocuSign le permite especificar y ordenar el número de firmantes. Puede asignar a los destinatarios varios roles y accesos, y tendrá el control de cada paso.

Incluye enrutamiento en serie, paralelo, mixto, envío masivo, permisos de destinatarios, documentos correctos, recordatorios y notificaciones, visibilidad de documentos y plantillas.

#4. Autenticación del firmante

Con múltiples niveles de autenticación, puede asegurarse de que los firmantes sean reales. Aumenta los umbrales necesarios para que los firmantes confirmen su identidad antes de tener acceso a los archivos.

Incluye autenticación de código de acceso basada en correo electrónico, SMS, teléfono, autenticación basada en conocimiento, verificación de ID, autenticación de terceros y más.

#5. Experiencia de envío y firma

Envíe documentos fácilmente con DocuSign y deje que su cliente firme y envíe el documento en unos minutos. DocuSign hace que el envío y la firma sean rápidos y fáciles.

Incluye firma receptiva, notificaciones por SMS, firma y envío fuera de línea, aplicaciones móviles, acceso compartido, firma elástica, marca y más.

#6. Informes

Los potentes informes de productos hacen que su trabajo sea muy fácil. Permite que los administradores de cuentas y los usuarios de DocuSign obtengan una visibilidad clara de la cuenta.

Las estadísticas comerciales siempre están accesibles y disponibles con acceso en tiempo real e informes programados extensibles. Incluye estado en tiempo real, información de firmas, exportación de datos, documentos, informes de cuentas y más.

Además, DocuSign ofrece una amplia gama de características como cumplimiento, servicios complementarios, archivado y retención de documentos, disponibilidad, seguridad, administración internacional, políticas de contraseñas y más.

Dropbox Sign frente a DocuSign

Ambas herramientas de firma electrónica ofrecen resultados similares. En última instancia, envía el documento para que lo firme su cliente utilizando la herramienta. Las principales diferencias que podemos visualizar entre DocuSign y Dropbox Sign son sus características, precios y soporte. Veamos en qué se diferencian ambos en algunos puntos.

Ultimas palabras

Ambas herramientas de firma electrónica, Dropbox Sign y DocuSign, tienen excelentes funcionalidades que pueden beneficiar a diferentes tipos de empresas. Dropbox Sign es una excelente opción para las pequeñas empresas, ya que es más asequible y tiene funciones estándar que puede necesitar. Pero si necesita más funciones y tiene un negocio más grande, puede probar DocuSign.

Por lo tanto, si desea saber cómo estas herramientas pueden beneficiar a su negocio, pruébelas usted mismo. Poner las herramientas a prueba lo ayudará a determinar cuál es mejor para su caso de uso.

Lo bueno es que ambas herramientas tienen opciones de prueba gratuitas para ayudarlo a comenzar rápidamente y decidir cuál funciona mejor para usted.

A continuación, puede consultar cómo agregar una firma a un documento de Word.