Gestión de Transacciones Digitales: todos los documentos que puedes desmaterializar

El término “Transformación Digital” es una expresión que se escucha repetir en todas partes, en los más diversos campos y contextos. También es prácticamente un eslogan sin ningún significado operativo.

Por el contrario, todo negocio es y debe ser el ámbito de la operatividad . Por eso, la revolución digital debe traducirse siempre en mejoras concretas de procesos, simplificación, ahorro, ampliación de oportunidades y un verdadero cambio de mentalidad dentro de la empresa , a todos los niveles. Dicho de otro modo: la “transformación digital” debe convertirse en “ madurez digital ”.

Y un paso básico, muy concreto e indispensable en esta madurez son los sistemas de Gestión de Transacciones Digitales (DTM).

DTM es una categoría muy diversa de servicios creados para administrar transacciones basadas en documentos de forma digital y a través de la computación en la nube .

En efecto, el campo es muy amplio, como puede imaginar: desde transacciones electrónicas hasta la transferencia de documentos (dentro o fuera de la empresa); de certificaciones, autenticaciones y archivo desmaterializado ; desde firmas electrónicas , hasta los aspectos legales de “ no repudio ”, pasando por la co-navegación entre empresa y cliente… y mucho más.

En respuesta a la pregunta “ ¿qué documentos puedo digitalizar gracias a las soluciones DTM ?”, la respuesta es muy sencilla: “ potencialmente todos ellos ”.

En esta publicación, sin embargo, decidimos aislar 3 áreas específicas que consideramos centrales para el funcionamiento diario de una empresa y sus flujos operativos, y que cubren un alcance lo más amplio posible. Nos referimos al archivo de documentos , autenticación y firma electrónica , y finalmente, a todo lo relacionado con los flujos de documentos internos dentro de los departamentos de RRHH .

Digámoslo de inmediato: son tres lados decisivos que tienen muchos puntos de superposición e integración (¡un término que debemos tener siempre presente cuando hablamos de digitalización!).

Sin embargo, antes de diseccionar estos tres puntos, repasemos rápidamente los beneficios y las ofertas de Digital Transaction Management . Eso es lo que haremos en la siguiente sección.

Los beneficios de las ofertas de gestión de transacciones digitales

Hay numerosos beneficios y oportunidades que resultan de la implementación más amplia de los sistemas DTM. Reunámoslos en torno a algunos puntos principales:

1. Ahorro de costos : gracias a una reducción en los costos de impresión, envío, archivo y certificación (y el personal relacionado empleado).

2. Ahorro de tiempo : un aspecto intuitivo a la hora de pasar de analógico a digital. Solo piense en la diferencia, por ejemplo, entre enviar y firmar un contrato por correo y hacerlo digitalmente, de forma remota. Atención: el ahorro de tiempo no es solo para la empresa y sus empleados, sino también para el cliente, y esto es crucial cuando se trata de reputación, experiencia del cliente y lealtad.

3. Mayor seguridad : con el DTM se reducen los riesgos relacionados con el almacenamiento de documentos físicos, la pérdida o daño durante las transferencias, la manipulación y la fuga o pérdida de datos en general. Todo permanece siempre perfectamente rastreable, recuperable y verificable, de forma rápida e intuitiva. Por supuesto, esto es cierto cuando la infraestructura está basada en la nube.

4. Flexibilidad y escalabilidad : dos características que se derivan directamente de la arquitectura de Cloud Computing sobre la que siempre se construyen los sistemas DTM. Estas características son esenciales para superar los desafíos del ecosistema actual, que es tan fluido y acelerado, y donde es fundamental evitar contratiempos y cuellos de botella.

5. Integración con sistemas CRM y CCM : esto es absolutamente central. Una empresa sin papeles es una empresa más eficiente, reduce los desperdicios, optimiza costos, opera más rápido y hace que sus procesos internos sean más inteligentes. Pero lo más importante es que es una empresa capaz de ofrecer a sus clientes la mejor Experiencia de Cliente.

¿Qué importancia tienen las soluciones DTM en este sentido? Los resultados de una investigación encargada por Forrester nos dicen:

• El 32 % de las personas que abandonaron el cierre de contratos, acuerdos y transacciones lo hicieron porque se sintieron desalentados por los procedimientos manuales y en papel (fuente: docusign.co.uk).

Cerremos este apartado con otra figura que demuestra la creciente importancia de los sistemas DTM en todos los ecosistemas productivos:

• en 2021, el mercado global de gestión de transacciones digitales se valoró en 8040 millones de dólares. De 2022 a 2030, se espera que crezca anualmente un 25,5 % (CAGR), en promedio (fuente: grandviewresearch.com).

Como prometimos, abordaremos los tres lados que mencionamos, comenzando con el tema del archivo de documentos.

1. Archivo de documentos desmaterializados

El punto de partida para una empresa sin papel solo puede ser un sistema de archivo digital. Sin esta base, el resto de la arquitectura no puede sostenerse. Sin embargo, cuidado: la desmaterialización es un concepto que va más allá de la simple digitalización de documentos .

A través de los procesos de desmaterialización, los documentos en papel pueden eliminarse por completo, ya que las contrapartes digitales adquieren todo su valor legal y probatorio . Estamos hablando de una diferencia con un valor jurídico delicado y muy importante. ¿Cuáles son las ventajas del documento desmaterializado frente al documento analógico? Hay muchos.

Una vez más, es una cuestión de eficiencia y ahorro de tiempo y dinero . Luego, hay un aspecto importante relacionado con la facilidad de búsqueda , no solo relacionado con el documento completo, sino también con partes del mismo (suponiendo que el proceso de pasar al documento desmaterializado se haya llevado a cabo de la mejor manera posible). Luego piensa en todo lo relacionado con compartir , inmediatez, multicanalidad y transparencia.

En definitiva, se trata de toda una serie de ventajas muy obvias e intuibles. Sin embargo, queremos centrarnos en un aspecto menos inmediato, pero quizás el más decisivo.

Un archivo desmaterializado se convierte en una mina de datos invaluables . Datos que, como suele decirse, son el verdadero activo de una empresa moderna. Aquí, de hecho, la información sobre el funcionamiento de los procesos internos y, sobre todo, sobre las relaciones con proveedores y clientes, permanece almacenada y siempre disponible.

Disponer de esta información, saber interpretarla de forma automática e inteligente y tomar decisiones a partir de este conocimiento es el secreto para aumentar la eficiencia y mejorar continuamente las relaciones con los clientes .

2. Autenticaciones y firmas digitales

La identificación y las autenticaciones son el requisito previo para todo lo relacionado con la gestión de documentos digitales.

Aquí es donde entra en juego con gran importancia la seguridad, el cumplimiento de la normativa vigente , y todo lo relacionado con el cumplimiento , en general. Y aquí surge la importancia de contar con empresas especializadas en la gestión de estas áreas para reducir cualquier tipo de riesgo, al mismo tiempo que se optimiza la eficiencia de los sistemas implantados. Pero cerremos el círculo en torno a una de las herramientas más extendidas e indispensables: la firma electrónica .

Es el Código de Administración Digital el que regula los diferentes tipos de firmas electrónicas, los cuales son los siguientes:

• la Firma Electrónica Simple (SES);
• la Firma Electrónica Avanzada (AES) de acuerdo con las normas técnicas pertinentes en virtud del Título V Artículos 55-61 del Decreto del Primer Ministro del 22 de febrero de 2013;
• la firma con la identidad digital segura SPID de acuerdo con las Directrices AgID pertinentes;
• la firma digital o firma electrónica cualificada ;
• la firma certificada ante notario o funcionario público de conformidad con el artículo 25 de la CAD.

No nos perdamos en tecnicismos excesivos. Sin embargo, hay un aspecto que nos gustaría destacar: si confías en servicios de firma electrónica como el que ofrece Doxee , una de las ventajas más evidentes es la posibilidad de integración con otras soluciones de Gestión de Transacciones Digitales.

El servicio de firma electrónica de Doxee, de hecho, se integra fácilmente con otros productos como la facturación electrónica, el almacenamiento digital estándar, pero también con los sistemas CRM y CCM.

En resumen, no se trata solo del cumplimiento de los requisitos legales; se trata de construir un proceso de incorporación digital completo que combine el cumplimiento normativo con una experiencia de cliente y usuario de alto nivel.

3. Procesos internos y departamentos de RRHH

Aquí llegamos al último aspecto relacionado con las soluciones de gestión de transacciones digitales que creemos que es esencial aislar. Después del archivo desmaterializado y la autenticación relacionada para firmas digitales, queremos centrarnos en los flujos de documentos internos dentro de la empresa .

En este campo, el objetivo principal de una empresa eficiente y contemporánea es dejar de imprimir los contratos de trabajo , en todas sus diferentes y múltiples formas, en papel : desde la contratación, pasando por la gestión de la relación, hasta su terminación. Pero eso no es todo: también está toda la parte burocrática de solicitudes de vacaciones, licencias, lesiones, enfermedades, reembolso de gastos, etc. Estamos hablando de un tema muy complejo y delicado, donde pueden estar al acecho riesgos, incluidos los delictivos, contingencias imprevistas, pero también, potencialmente, enormes pérdidas de tiempo .

Afortunadamente, la gestión desmaterializada y profesional de estos flujos internos mitiga en gran medida estos riesgos y, al mismo tiempo, reduce drásticamente el tiempo dedicado a estas actividades.

Sin embargo, un documento desmaterializado debe garantizar ciertos requisitos ineludibles:

• permitir la identificación cierta de la procedencia y autoría del documento mismo ;
• asegurar la inmodificabilidad y la integridad ;
• vincular de manera única una manifestación específica de voluntad en relación con un documento a la persona que expresó esa voluntad a través de un procedimiento informático (denominado firmante o titular de la firma);
• permitir la adhesión del firmante al contenido del documento al que se asocia la firma (aquí vuelve de nuevo la herramienta indispensable de la firma electrónica).

En resumen: las obligaciones, las regulaciones y los procedimientos sensibles deben seguirse con mucho cuidado para evitar cualquier problema. Las soluciones de gestión de transacciones digitales ayudan a gestionar todo esto de la manera más segura, ágil y transparente.

Sin embargo, vamos a enfatizarlo nuevamente: junto con todas estas obligaciones también vienen las oportunidades que deben aprovecharse . Estas oportunidades incluyen ahorros (de tiempo y dinero), mayor eficiencia y mejores relaciones de la empresa con empleados, colaboradores y clientes.

Los productos Paperless Experience de Doxee, que satisfacen las necesidades de desmaterialización de los procesos en impuestos y documentos relacionados con el cumplimiento italiano y europeo, se construyen sobre esta base y son los mejores aliados para llevar su empresa a la plena madurez digital.