Gestión de transacciones digitales: 4 pasos para una empresa sin papeles

Para una empresa exitosa hoy en día, no existe una Transformación Digital madura a menos que se implementen las mejores soluciones de Gestión de Transacciones Digitales , en todos los ámbitos. Comencemos haciéndonos una pregunta: ¿qué contiene el acrónimo DTM?

Incluye una amplia categoría de servicios en la nube creados para administrar digitalmente transacciones basadas en flujos de documentos . Todo ello en un contexto que garantiza la seguridad de los datos y cumple con las normas de privacidad (en constante actualización) .

Estamos hablando de: transacciones electrónicas, transferencias de documentos, autenticación, firmas digitales, certificaciones y almacenamiento seguro y desmaterializado, los aspectos legales de “ no repudio ” y co-navegación entre empresa y cliente.

A partir de estos ejemplos, podemos entender que las soluciones de Gestión de Transacciones Digitales se enmarcan en un campo de acción muy amplio y articulado que involucra muchos aspectos interrelacionados.

En esta publicación, nos centraremos en 4 puntos clave que son fundamentales para la transición a una empresa inteligente y sin papel. Pero, primero, comprendamos rápidamente los beneficios de implementar sistemas DTM.

Los beneficios de la gestión de transacciones digitales

Ya hemos hablado sobre los beneficios de las soluciones de gestión de transacciones digitales , que puede consultar para obtener una descripción general más detallada. Aquí, podemos resumir los principales beneficios:

1) Ahorro de costos : con los procesos digitales, se eliminan los costos de impresión, envío, archivo y certificación (y personal relacionado).

2) Ahorro de tiempo : los ahorros de tiempo logrados al pasar de analógico a digital también tienen un impacto financiero. Eso sí: el ahorro de tiempo no solo está del lado de la empresa, sino también del lado del cliente... y esto es crucial para la reputación de la marca, la experiencia del cliente y los aspectos de lealtad.

3) Aumento de la seguridad : con DTM se reducen los riesgos relacionados con el almacenamiento de documentos físicos, la pérdida o daño durante las transferencias, la falsificación y los relacionados con la fuga o pérdida de datos, en general. Todo permanece siempre perfectamente rastreable, recuperable y verificable, de forma rápida e intuitiva.

4) Flexibilidad y escalabilidad : dos características que se derivan directamente de la arquitectura de computación en la nube sobre la que siempre se construyen los sistemas DTM y que son esenciales para enfrentar los desafíos del ecosistema fluido y acelerado de hoy.

Una pequeña empresa emergente, por ejemplo, podría verse obligada a gestionar un aumento imprevisto de transacciones en un breve período de tiempo. Sin soluciones eficientes de gestión de transacciones digitales , sin duda correría el riesgo de toparse con cuellos de botella que le impidan aprovechar las oportunidades de un crecimiento rápido y no planificado.

5) Integración con los sistemas CRM y CCM : este es un punto central que no se puede resumir en unas pocas líneas. Pero volveremos a ello más adelante en esta publicación, cuando nos centremos en los procesos digitales.

Finalmente, aquí hay una cifra elocuente que surgió de una investigación reciente: en 2021, el mercado global de Gestión de transacciones digitales estaba valorado en $ 8,04 mil millones . Se estima que crecerá de 2022 a 2030 a una tasa anual promedio (CAGR) DE 25.5% (fuente: grandviewresearch.com).

Ahora, como prometimos, pasemos a los detalles de las soluciones de gestión de transacciones digitales . Como se anticipó, hemos aislado los cuatro más esenciales y prometedores para el presente y el futuro cercano.

1. Firma electrónica

Según el sitio web de la Agencia para Italia Digital (AgID), “La firma electrónica calificada (FEQ) - o firma digital - es el resultado de un procedimiento informático, llamado validación, que garantiza la autenticidad, integridad y no repudio de documentos informáticos” (agid.gov.it).

Viniendo de definiciones más técnicas, ¿cuáles son las ventajas de las firmas digitales?

Ante todo, rapidez y comodidad : los documentos informáticos se pueden validar estés donde estés, sin limitaciones geográficas ni de dispositivos. Menos papel : con la eliminación de los costes de impresión y luego de archivo (con todos los riesgos asociados que ya hemos comentado). Esto repercute positivamente en términos de eficiencia , haciendo más ágil e inteligente el proceso de firma de cualquier tipo de contrato. Además, también hay un aumento en la seguridad .

Al confiar en los servicios de firma electrónica como los que ofrece Doxee, existe el aspecto importante de la integración con otras soluciones de gestión de transacciones digitales . Las soluciones de firma electrónica de Doxee se pueden integrar fácilmente con otros productos, como la facturación electrónica, el almacenamiento digital que cumple con la normativa, pero también con los sistemas CRM y CCM.

En resumen, es un proceso de incorporación digital completo que combina el cumplimiento normativo con una experiencia de cliente y usuario de alto nivel .

2. Cadena de bloques

De una herramienta bien establecida como las firmas electrónicas, pasamos a una tecnología bastante joven, que todavía tiene más que ofrecer.

Nos referimos a Blockchain , que forma parte del campo más amplio de la tecnología de contabilidad distribuida (DLT). Esta tecnología saltó al primer plano del gran público en la ola de entusiasmo por Bitcoin y el ecosistema de las criptomonedas, pero sus aplicaciones van mucho más allá de las estrictamente financieras.

De hecho, blockchain se basa en el concepto de consenso distribuido y es un libro de transacciones inmutable , sin necesidad de que una entidad central actúe como intermediario. Es una verdadera revolución, que aún está en gran medida por explorar , que impacta en todo tipo de transacciones, transferencias de documentos, propiedad, certificación y autenticación.

Basta pensar en los llamados “ contratos inteligentes ”. Esto se refiere a la activación automática de contratos entre diferentes tipos de partes privadas basadas en tecnologías de software de contabilidad distribuida y con las garantías más sólidas relacionadas con la integridad de los datos sobre un servicio, proceso, transacción o documento.

La palabra clave es desintermediación . Y es precisamente en esta dirección que el entorno social y económico se mueve con pasos cada vez más decididos. No es sorprendente que los reguladores de todo el mundo (incluida Italia) se vuelvan cada vez más abiertos a este tipo de tecnología para regular cómo se usa.

3. Almacenamiento desmaterializado

Las soluciones eficientes de gestión de transacciones digitales comienzan con la preservación de documentos desmaterializados.

Pero antes de seguir adelante, despejemos el aire de malentendidos: digitalización y desmaterialización son dos conceptos diferentes .

La desmaterialización es un proceso que va más allá de la simple digitalización. Con él, los documentos en papel pueden eliminarse por completo, ya que las contrapartes digitales adquieren todo su valor legal y probatorio .

En este campo no se puede improvisar. Y es fundamental contar con empresas especializadas. Desde hace más de 10 años, Doxee Standard Digital Preservation ha sido elegido por cientos de empresas de diferentes sectores, con más de 2 mil millones de documentos conservados y más de 400 personas jurídicas gestionadas . 

Más importante aún, las soluciones de preservación desmaterializada de Doxee no solo cumplen con las obligaciones legislativas y aseguran actualizaciones constantes en las regulaciones, sino que están diseñadas en función de las necesidades de cada empresa para que puedan integrarse con los sistemas CRM y CCM desde una perspectiva omnicanal y basada en datos .

Son precisamente los procesos digitales, como CRM y CCM, a los que nos referiremos para cerrar este post.

4. Procesos digitales CRM y CCM

Una empresa paperless es una empresa más eficiente, que reduce desperdicios, optimiza costos y agiliza y hace más inteligentes sus procesos internos.

Pero eso no es todo. Hay un punto aún más importante: una empresa paperless es también una empresa que puede ofrecer a sus clientes la mejor Experiencia de Cliente .

¿Qué importancia tienen las soluciones DTM en este sentido? Aquí, dejaremos que los datos hablen por nosotros. En un estudio encargado por DocuSign para Forrester, el 32 % de los encuestados dijeron que habían abandonado el cierre de contratos, acuerdos y transacciones porque se sentían desalentados por los procedimientos manuales y en papel (fuente: docusign.co.uk).

Y aquí llegamos a un punto decisivo: las posibilidades de integrar los sistemas de Gestión de Transacciones Digitales con los sistemas de Gestión de Relaciones con el Cliente y Gestión de la Comunicación con el Cliente . Este es un verdadero círculo virtuoso: al implementar soluciones DTM, como firmas electrónicas y almacenamiento desmaterializado, una empresa tiene una gran cantidad de datos a su disposición. Más concretamente: tiene a su disposición datos extremadamente granulares que se pueden recuperar y clasificar de forma automatizada y funcional. ¿En qué se traduce todo esto?

Se traduce en la capacidad de tomar una imagen muy precisa de todos los procesos digitales involucrados en la relación con los clientes . Llevar un registro de la historia, conociendo las características de los individuos, sus hábitos, preferencias y posibles necesidades.

A partir de este conocimiento tan profundo, entonces, uno puede construir tantas relaciones a medida como clientes hay: automáticamente, por supuesto.

Y aquí, con la integración de la perspectiva basada en datos en los sistemas CRM y CCM, se logra perfectamente la transición de una relación de uno a muchos a un verdadero diálogo de uno a uno .

En resumen: el fruto más maduro de la implementación de soluciones de gestión de transacciones digitales es poder hacer realidad la promesa más importante de la transformación digital: la capacidad de poner realmente a las personas en el centro de cada negocio .