Cómo reducir los días de ventas pendientes y enriquecer el flujo de caja

A medida que las empresas luchan por el éxito financiero, una métrica que a menudo se pasa por alto son los días de ventas pendientes (DSO).

Pero, ¿qué es exactamente DSO y por qué los directores financieros deberían prestarle atención?

Este artículo explora cómo los CFO pueden mejorar la salud financiera de su empresa y administrar su ciclo de conversión de efectivo.

Profundizará en DSO, incluido cómo se calcula y qué significa para la administración del capital de trabajo. También explorará el impacto de DSO alto y bajo y ejemplos de cómo la optimización de DSO puede tener un impacto positivo en el flujo de efectivo operativo y el rendimiento financiero general de una empresa.

Para calcular el DSO, divida las cuentas por cobrar por el total de ventas a crédito y multiplique el resultado por la cantidad de días.

Fuente: Bilendo

• Las cuentas por cobrar son la cantidad de dinero que los clientes le deben a una empresa.
• El total de ventas a crédito es la cantidad total de ventas realizadas a crédito durante un período determinado (generalmente un mes o un trimestre).
• El número de días es el número de días en el mismo período.

Derivado: en promedio, la empresa tarda 7,5 días en cobrar el pago de sus clientes después de que se ha realizado una venta.

Con la ayuda del valor determinado, se pueden sacar conclusiones sobre varios factores e iniciar medidas contra los problemas de efectivo asociados. Además, DSO es una de las tres métricas principales que miden el ciclo de conversión de efectivo de una empresa.

¿Por qué es tan importante DSO?

DSO mide la salud financiera de una empresa. Cuando las empresas supervisan constantemente su DSO, obtienen información interesante sobre su flujo de caja y la gestión del capital circulante.

La gestión adecuada del flujo de caja y del capital de trabajo es fundamental para el rendimiento y el crecimiento de una empresa. Cuando el proceso de cobranza de una empresa es ineficiente y los pagos no se reciben a tiempo, aumenta la probabilidad de escasez de liquidez.

El seguimiento de DSO a lo largo del tiempo le permite identificar tendencias y ajustar sus procesos de ventas y cobros para mejorar el flujo de caja. Por ejemplo, ajustar su política de crédito reduce el riesgo de que los clientes no cumplan con los pagos.

Además, puede usar DSO como una herramienta de evaluación comparativa para comparar su desempeño con sus pares en la misma industria. Comparar su DSO con sus competidores indica qué tan bien administra sus cuentas por cobrar.

Si su DSO supera a sus pares, su empresa tarda más en cobrar los pagos. Esto podría indicar dificultades financieras o ineficiencias en su proceso de gestión de cuentas por cobrar. Un DSO alto puede generar problemas de flujo de efectivo y afectar negativamente la rentabilidad de su empresa, ya que debe esperar más tiempo para obtener los ingresos ya generados.

Por otro lado, si su DSO es más bajo, su empresa cobra los pagos más rápido, lo que indica un proceso de gestión de cuentas por cobrar eficiente y eficaz. Esto ayuda a mejorar el flujo de efectivo, aumentar la rentabilidad y administrar mejor los riesgos financieros.

En general, debe mantener el DSO lo más bajo posible, ya que un DSO bajo le permite utilizar todo su potencial financiero. También previene pérdidas financieras y evita la insolvencia. Un DSO bajo es particularmente importante para las empresas con poco capital disponible para mantener los compromisos de capital bajos y la eficiencia del capital alta.

¿Por qué las empresas deberían monitorear DSO?

DSO señala políticas de crédito y cobranza efectivas.

Los valores altos de DSO indican un mayor riesgo crediticio. Debido a los períodos de cobro más largos, puede tener cuentas por cobrar más altas. Esto puede causar problemas de flujo de caja si los clientes no pagan a tiempo o en caso de cancelación de deudas incobrables.

Sin embargo, DSO no es el único indicador valioso del riesgo crediticio. Los factores externos (fuera del control de una empresa) también contribuyen al nivel de riesgo crediticio, como el comportamiento de pago de los clientes, las condiciones económicas y las tendencias de la industria.

Fuente: Bilendo

DSO alto frente a bajo

Por lo general, un DSO de 45 días o menos se considera favorable. Sin embargo, la industria de una empresa influye en gran medida en un buen punto de referencia de DSO. El comportamiento de pago, los precios y las estructuras de precios difieren en diferentes industrias.

Por ejemplo, la industria minorista normalmente espera un DSO más bajo. También vale la pena señalar que las empresas que operan en efectivo, como los supermercados o las estaciones de servicio, generalmente no tienen un DSO. Las industrias donde es común comprar a crédito generalmente tienen un DSO más alto. Construcción, electrónica y maquinaria son los sectores con mayor DSO, más de 80 días.

Su estrategia comercial también debe seguir el promedio de la industria de DSO, especialmente cuando se expande o se muda a un nuevo país. Verificar el promedio de DSO en la industria relevante es de gran ayuda, ya que los valores de otros sectores y áreas no deben usarse como valores objetivo para todos los sectores.

¿Qué deben hacer las empresas cuando tienen un DSO alto?

Una empresa con un DSO alto primero debe determinar los factores que contribuyeron a ello. Aquí hay algunos factores posibles para un DSO alto:

• Los equipos de ventas amplían los plazos de pago a los clientes para impulsar las ventas
• Se alienta a los clientes a comprar productos a crédito, para que compren más productos o servicios.
• La eficiencia del proceso de cobro y los factores que lo ralentizan
• Problemas de crédito para clientes con calificaciones crediticias negativas

Un DSO alto exige una acción rápida. El flujo de efectivo y el riesgo de deudas incobrables aumentan con los pagos atrasados ​​y las mejoras lentas de los procesos.

Siga estos pasos para minimizar el DSO y evitar degradar su rendimiento financiero.

1. 1. Ajustar condiciones de pago. No todos los clientes son iguales, y sus hábitos o habilidades de pago pueden diferir. Por ejemplo, es aconsejable establecer condiciones de pago más estrictas por adelantado para los clientes que tardan más en pagar sus facturas. Pero no olvide ser amable en su comunicación, sin importar su situación financiera.
   2. Optimizar la facturación. Al mejorar el proceso de facturación, puede reducir las disputas y los retrasos en los pagos. Asegúrese de que sus facturas sean precisas, completas y envíelas a tiempo.
   3. Mejor manejo de cuentas por cobrar. Invierta en un control de pago eficiente para recordar a los clientes las facturas pendientes de pago y defina procesos de cobro claros. El software de automatización de cuentas por cobrar automatiza el proceso de reclamación para monitorear los pagos de manera más precisa y eficiente y acelerar el proceso de cobro. Después de todo, está configurando reclamos por servicios ya prestados. Necesita el dinero para gastos de funcionamiento y nuevos proyectos o inversiones.
   4. Mejorar la gestión del crédito. Considere otras medidas para reducir el DSO como parte de la gestión del riesgo crediticio. Supervise constantemente la solvencia de cada cliente para identificar cambios y ajustar el método de pago. Además, una buena comunicación con el cliente lo ayuda a mantenerse en estrecho contacto con los clientes y estar informado sobre sus solicitudes, preguntas y problemas.
   5. Ofrecer incentivos por pago anticipado. Ofrezca a los clientes incentivos por pago anticipado: la oferta más común es un reembolso por pago anticipado.
   6. Reducir la tasa de error. El trabajo manual es propenso a errores, especialmente en procesos largos con muchos pasos de trabajo; algo puede pasarse por alto, retrasarse, desperdiciarse o simplemente olvidarse fácilmente. Encontrar errores, corregirlos y luego reequilibrarlos es costoso, lleva mucho tiempo e increíblemente molesto. La automatización de los procesos de cuentas por cobrar reduce la tasa de error y agiliza el flujo de facturas salientes y pagos entrantes.

¿Qué indica un DSO bajo?

Un DSO bajo indica procesos de recolección eficientes y fluidos. Los recordatorios se envían a tiempo, lo que significa que los clientes pagan a tiempo. Las cuentas por cobrar, por lo tanto, no restringen la liquidez de la empresa y ésta puede perseguir nuevas inversiones.

¿Por qué es difícil optimizar DSO?

La optimización de DSO puede ser difícil por muchas razones, sobre todo porque algunas empresas no tienen control sobre ella. A continuación se presentan las razones más comunes por las que las empresas luchan por reducir su DSO:

• Comportamiento del cliente: las empresas no pueden predecir cuándo pagarán sus clientes. Si bien algunos clientes pueden usar sus propios métodos de pago, otros son reacios a pagar por varios factores, incluidas las dificultades financieras.
• Disputas de clientes: Pueden ocurrir retrasos en los pagos debido a facturas en disputa. Resolver el desacuerdo de un cliente sobre una factura puede llevar tiempo antes de que se reciba el pago. La mayoría de las empresas resuelven las facturas en disputa de manera ineficiente, desperdiciando gran parte de sus recursos.

Cómo optimizar DSO

Elabore una estrategia de DSO para mantener el DSO lo más bajo posible y maximizar su liquidez. Establezca un DSO objetivo que se alinee con su capital de trabajo actual y el patrón que ha mostrado en el pasado. Para establecer el DSO objetivo correcto, considere hasta dónde puede caer el flujo de caja libre. Además, verifique la solvencia de sus clientes potenciales y recopile información detallada sobre su comportamiento de pago.

¿Cómo te beneficias de usar DSO correctamente?

Obtendrá una serie de beneficios de la gestión eficaz de DSO .

• Flujo de efectivo mejorado: la reducción del DSO acelera los cobros, mejora el flujo de efectivo y proporciona más capital de trabajo.
• Riesgo financiero reducido: una empresa con un alto riesgo de DSO aumenta los costos de endeudamiento, los problemas de liquidez y la incapacidad de pagar a sus acreedores o proveedores. La gestión exitosa de DSO mitiga estos riesgos y garantiza que la empresa tenga los recursos para realizar pagos oportunos.
• Aumento de la rentabilidad: las empresas que gestionan su DSO de forma eficaz aumentan la rentabilidad al reducir el coste de financiación de sus cuentas por cobrar. Esto les permite pedir prestado menos para financiar sus operaciones cuando el DSO es más bajo.
• Mejores relaciones con los clientes: la gestión eficaz de DSO mejora las interacciones con los clientes. Las empresas atienden mejor a sus clientes y generan más negocios repetidos al cobrar los pagos de manera más rápida y eficiente.

La relación entre capital de trabajo y DSO

El capital de trabajo es la cantidad de dinero que una empresa tiene disponible para hacer frente a sus gastos diarios y obligaciones financieras a corto plazo. Es la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante.

Las cuentas por cobrar en efectivo y los inventarios son activos corrientes porque se pueden convertir en efectivo dentro de un año. Los pasivos corrientes, como las cuentas por pagar, los préstamos a corto plazo y los gastos acumulados, vencen dentro de un año.

DSO positivo significa que parte del activo circulante se financia con capital a largo plazo. Por otro lado, DSO negativo indica que los activos circulantes no son suficientes para cubrir los pasivos a corto plazo. Por lo tanto, parte de los activos fijos se financia a corto plazo. Con un DSO negativo, la empresa puede encontrar rápidamente liquidez en el futuro.

En pocas palabras, cuanto mayor sea el capital de trabajo, más segura será la liquidez.

Además, DSO afecta el flujo de efectivo, lo que afecta la cantidad de dinero disponible para pagar la deuda a corto plazo y los gastos diarios. Una empresa puede mejorar su situación de capital de trabajo y asegurarse de tener suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones mediante el control adecuado de DSO.

¿Qué significa DSO en contabilidad y finanzas?

Las empresas que controlan su DSO pueden identificar patrones y optimizar sus procesos de ventas y cobros para aumentar el flujo de efectivo y la rentabilidad. Utilice DSO como una herramienta de evaluación comparativa para determinar qué tan bien se desempeña en comparación con sus competidores y qué necesita para mejorar su proceso de pago a largo plazo.

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