Cargas de datos en Salesforce y cómo gestionarlas

Estoy seguro de que, ya sea que haya estado en Salesforce por un tiempo o sea nuevo en el ecosistema de Salesforce, ha tenido que lidiar con alguna recopilación de datos que alguien quería cargar en Salesforce.

Como administrador veterano, la mera idea de esta situación me da escalofríos.

Sin embargo, existen herramientas y procesos que puede utilizar para facilitar las cosas. Exploremos algunos.

La plantilla

Si aún no has visto este tipo de hoja de cálculo, lo más probable es que lo hagas pronto.

Eche un vistazo a esta pequeña muestra hipotética de datos incompletos.

Estoy seguro de que puedes ver algunos problemas.

• Nos faltan datos en un par de columnas.
• Los campos de país y estado no están estandarizados.
• Si algunos de sus campos son obligatorios, cargar este archivo no funcionará
• Los encabezados pueden coincidir o no con los nombres de los campos en Salesforce, pero deberían hacerlo, ya que facilitará el proceso de carga.

Entonces, permítame sugerirle esto como una mejor práctica: proporcione una plantilla a sus socios comerciales. Esta no es la solución definitiva que podría estar esperando, pero seguro que le ayudará.

Echemos un vistazo a cómo.

Puntos débiles de la carga de datos

Diferentes nombres para el mismo campo

Asegúrese de que la fila del encabezado tenga los nombres de campo reales que coincidan con lo que hay en Salesforce. Esto facilita mucho la asignación de las filas del encabezado a los campos en Salesforce.

Por ejemplo, si está utilizando la herramienta Cargador de datos de Salesforce, puede hacer "Coincidencia automática" de los campos y funcionarán. Esto le ahorra tiempo asignando manualmente cada campo.

Campos requeridos

Si está cargando contactos, por ejemplo, y uno de los campos obligatorios es correo electrónico, debe asegurarse de que su archivo tenga direcciones de correo electrónico en una columna denominada "correo electrónico".

De lo contrario, obtendrá errores cuando intente realizar la carga. Por lo tanto, esta debería ser otra parte de su plantilla para el negocio. Para evitar retrasos, proporcione algún indicador que le permita al usuario saber qué campos son obligatorios.

Formato de estado y país

Si está cargando una cuenta o un contacto (o un objeto personalizado con direcciones), asegúrese de verificar el objeto al que está cargando y asegúrese de utilizar el mismo formato. Si los estados están completamente escritos, entonces debes hacer lo mismo.

Atributos de campo

Yo llevaría esta idea de plantilla un paso más allá y agregaría una tercera fila. En ese caso, su plantilla debería verse así:

• fila de encabezado
• Data de muestra
• Atributos de campo

La fila de atributos del campo debe mostrar el tipo de datos (texto, número, etc.) y el tamaño del campo. Indicar estos atributos en la plantilla le evita cometer errores cuando alguien le proporciona una columna con datos demasiado grandes para el campo en Salesforce.

herramientas de carga de datos

Ahora que hemos revisado algunas prácticas recomendadas, echemos un vistazo a las herramientas que podría utilizar para completar la carga. A medida que los cubrimos, creo que verá que al solucionar estos puntos débiles que mencioné anteriormente, las herramientas se vuelven aún más fáciles de usar.

Entonces, comencemos con las opciones “listas para usar” de Salesforce (Asistente de importación de datos y Cargador de datos). Luego, veremos una solución con todas las funciones como DemandTools.

Asistente de importación de datos

El Asistente de importación de datos se encuentra en Configuración dentro de Salesforce. Le permite importar datos en objetos estándar y personalizados. Puedes importar hasta 50 mil registros a la vez. La interfaz de usuario es sencilla y le permite configurar parámetros, asignaciones de campos y fuentes de datos necesarios para completar la importación. He aquí un vistazo a la interfaz.

Como puede ver, se necesitan algunas coincidencias y deberá cargar el archivo en cuestión. En la siguiente pantalla, asigna sus campos a los campos de Salesforce. Termina cuando presionas el botón de inicio y comienzas la importación.

Cargador de datos de Salesforce

El Cargador de datos se diferencia del Asistente de importación de datos en que no está dentro de Salesforce. Es una “aplicación” que necesitas instalar en tu PC y acceder desde tu escritorio. Puede actualizar, insertar, eliminar, exportar e insertar datos en un entorno de producción o sandbox.

En aras de la brevedad, digamos simplemente que si está realizando una actualización, los pasos son bastante sencillos y la interfaz es fácil de usar. Empiezas eligiendo tu objeto. A continuación, carga su archivo. Finalmente, asigna sus campos de Salesforce a las columnas de encabezado coincidentes en su archivo.

Después de un par de valores predeterminados más, se realiza la carga. Depende de usted verificar manualmente los registros para asegurarse de que todo se haya cargado correctamente. Obtendrá un archivo de éxito y error para que también pueda validar su carga de esa manera.

Sin embargo, Data Loader no ofrece muchas funciones más allá de eso.

Herramientas de demanda

Ahora, echemos un vistazo a Validity DemandTools. Esta es una solución con todas las funciones que proporciona capacidades de inserción, actualización, inserción, exportación y eliminación con esteroides. DemandTools está repleto de funciones de limpieza de datos y ahorro de tiempo. Los registros importados se pueden comparar con registros existentes de Salesforce enmúltiplesobjetos (en un proceso) que coincidan en cualquier campo o conjunto de campos para garantizar una importación sin duplicados.

A los administradores también les encantan las funciones "transformar fórmulas" y "agregar constantes", ya que le ahorran tiempo al preparar datos en una hoja de cálculo al aplicar formato predefinido a los valores de los campos durante la importación y permitir a los usuarios establecer un valor común para los campos no representados en los archivos de entrada. .

Pero eso apenas roza la superficie.

A continuación se muestran algunas otras funciones integradas en el producto que ahorran tiempo para que los administradores, los profesionales de operaciones de marketing y operaciones de ventas tengan lo que necesitan para administrar sus datos:

• Invoque reglas de asignación de Salesforce para administrar la propiedad de registros.
• Cree y asigne Tareas a cualquier registro durante la importación.
• Asigne contactos y clientes potenciales a una campaña utilizando la lista de selección de campaña activa o el ID de campaña.
• Guarde asignaciones de campos y lógica de coincidencia para lograr coherencia en las importaciones entre equipos y automatización.
• Confíe en los archivos de restauración generados automáticamente para revertir los cambios no deseados.
• Utilice tipos de archivos .xlsx y .csv.
• Especifique qué filas procesar en su archivo de entrada, por ejemplo, comience en la fila 50 y termine en la fila 200.
• Exporte archivos reales desde Salesforce Content.

La edición gratuita de DemandTools (las características varían de las mencionadas anteriormente) es una excelente manera de utilizar una herramienta de carga de datos más sofisticada a bajo costo.

No tengas miedo de las cargas de datos. Sólo tienes que entrar y tomar el control de tus datos, así como de tu proceso. Empiece a trabajar en esas plantillas: ¡le ayudará!

Bill Harees blogger invitado de Validity.Tiene el doble de certificación de Salesforce.A lo largo de sus 10 años de experiencia en aplicaciones y operaciones, ha desempeñado una serie de funciones que le permitieron ver muchos lados diferentes del mundo de Salesforce.