¿Qué es la administración de datos y por qué es importante para su empresa?

Las empresas confían más que nunca en los datos para mejorar los procesos, aumentar los ingresos y tomar decisiones estratégicas. Pero con mayor dependencia viene mayor riesgo.

La mala organización de los datos, los datos de baja calidad y la falta de seguridad de los datos pueden contrarrestar las oportunidades que brinda la recopilación de datos. Además de eso, no tiene sentido recopilar grandes conjuntos de datos si no se están poniendo en práctica.

Entonces, ¿cómo se asegura de que sus datos funcionen para usted, no en su contra?

Ahí es donde entra la administración de datos.

¿Qué es la administración de datos?

La administración de datos es la gestión práctica de los datos de una empresa, desde que se crean hasta que se eliminan. Esta práctica hace y mantiene los datos accesibles, utilizables y seguros siguiendo las políticas de gobierno de datos de la empresa.

Administración de datos versus gobierno de datos

El gobierno de datos se refiere a las reglas que una empresa establece para sí misma con respecto al acceso, uso y manipulación de sus datos, mientras que la administración de datos supervisa y hace cumplir la aplicación práctica de esas reglas. La persona responsable de supervisar y hacer cumplir estas reglas se denomina administrador de datos.

¿Qué es un administrador de datos?

Un administrador de datos se asegura de que todos los datos se manejen de acuerdo con las políticas de gobierno de datos de la empresa. Supervisan y documentan:

• Qué datos se crean o capturan
• Dónde y cómo se almacenan esos datos
• Quién puede acceder
• Cómo se usa y manipula

Ellos también:

• Identificar y abordar los problemas de calidad de los datos
• Hacer cumplir las políticas de datos
• Educar a otros dentro de la empresa sobre las mejores prácticas de datos.
• Detectar formas en que una empresa puede utilizar sus datos para obtener ventajas competitivas

Debido a sus responsabilidades, los administradores de datos a menudo actúan como intermediarios entre TI y otros departamentos. Deben ser técnicamente hábiles y también deben ser excelentes comunicadores.

Las empresas más pequeñas a menudo no tienen un administrador de datos dedicado. En este caso, la administración de datos a menudo se divide entre varias personas y/o (parcialmente) se subcontrata.

Por el contrario, las empresas más grandes pueden tener múltiples administradores de datos. Estos se pueden asignar a un tipo específico de datos (administración vertical) oa una unidad de negocio o departamento específico (administración horizontal).

¿Por qué es importante la administración de datos?

Se ha vuelto más fácil que nunca para las empresas recopilar datos. Esta facilidad viene con tanta responsabilidad como oportunidades. Para que los datos sean útiles, es necesario verificar su calidad, organizarlos, analizarlos, hacerlos accesibles y mantenerlos fácilmente consumibles.

Además de tener un plan de gestión de datos sólido , las empresas deben mantener sus datos seguros. La seguridad de los datos es más importante que nunca, y el incumplimiento de las leyes de datos puede causar serios problemas a las empresas.

La administración de datos aborda todas estas consideraciones y más. Echemos un vistazo.

Datos de mayor calidad

Los administradores de datos vigilan el linaje de datos. Realizan un seguimiento de dónde proviene cada dato, dónde se almacena y cómo se utiliza. Esto les permite rastrear los problemas de datos hasta el momento en que se originaron, lo que puede ser útil cuando surgen problemas.

La administración de datos también implica establecer y rastrear métricas de calidad de datos, validar datos y hacer correcciones cuando sea necesario, así como eliminar posibles duplicados.

Todas estas actividades conducen a datos de mayor calidad, lo que significa que hay menos riesgo de toma de decisiones defectuosas y errores en toda la empresa, ya que todos trabajan con mejores datos.

Los datos de CRM son un buen ejemplo de datos que pueden deteriorarse rápidamente en términos de calidad. Las personas se mudan, se registran con direcciones de correo electrónico que apenas usan o tienen diferentes cuentas con diferentes direcciones de correo electrónico. Una buena administración de datos detectará estos problemas y los resolverá para que su equipo de marketing, por ejemplo, no envíe la misma campaña de correo electrónico al mismo cliente dos veces.

Seguridad y privacidad de datos

Garantizar la calidad de los datos es una cosa. Mantenerlo a salvo es otra. Es raro que alguien requiera acceso a la base de datos completa de una empresa. Entonces, una de las responsabilidades de la administración de datos es controlar el acceso a los datos.

Esto no solo mantiene la confidencialidad de los datos en la medida de lo posible, sino que también limita el riesgo de que los datos se manejen de forma incorrecta y se corrompan.

Por último, los administradores de datos supervisan si todos los procedimientos necesarios están implementados y se siguen para mantener los datos dentro de la empresa. De esta manera, pueden prevenir brechas de seguridad y evitar incidentes en los que se roben datos o, menos graves pero igualmente indeseables, se compartan con las personas equivocadas.

Supongamos que su gerente de marketing contrata a un especialista independiente en marketing por correo electrónico para mejorar sus embudos de correo electrónico. Ese profesional independiente necesitará acceso a sus embudos de marketing existentes, pero no debería poder exportar toda su lista de correo electrónico y todos los datos de clientes potenciales identificables que contiene.

Cómplice legal

Existen riesgos legales relacionados con la propiedad de datos. Una buena administración de datos protege contra esos riesgos. Los administradores de datos no solo se aseguran de que su empresa cumpla con todas las leyes relevantes relacionadas con los datos, como GDPR y CCPA , sino que también capacitan a otros dentro de la empresa para que hagan lo mismo.

Además, la administración de datos puede ayudar a impulsar las conversaciones de cumplimiento al comunicarse abiertamente con los reguladores sobre las prácticas y los desafíos de los datos.

Procesos mejorados y toma de decisiones.

Debido a que los administradores de datos tienen conocimientos técnicos sobre la creación, el almacenamiento y la manipulación de datos y una sólida comprensión del funcionamiento de la empresa, pueden ayudar a los diferentes departamentos a aprovechar al máximo los datos disponibles.

Eso incluye ayudar a los equipos a optimizar los procesos, mejorar los flujos de trabajo y tomar mejores decisiones estratégicas. A menudo, los conocimientos obtenidos de la administración de datos pueden incluso conducir a una ventaja competitiva a medida que las empresas obtienen un conocimiento más profundo de sus mercados y audiencias objetivo a través del análisis de datos.

Supongamos que tiene un negocio de SaaS y su equipo de marketing realiza encuestas regularmente para medir qué tan satisfechos están sus clientes con las funciones de su producto en una escala del 1 al 10. Esa información también es muy valiosa para su equipo de desarrollo, ya que puede ayudarlos. determinar qué priorizar. Sin embargo, es posible que su equipo de desarrollo no preste atención a las encuestas que realizan sus especialistas en marketing.

En este caso, un administrador de datos puede construir un puente entre los dos departamentos y sugerir a sus desarrolladores que incluyan este nuevo tipo de datos como parte de su proceso de priorización de tareas.

Administración de datos, no negociable

La importancia de la administración de datos no se puede subestimar. Esta práctica supervisa todas las formas en que se manejan los datos dentro de su empresa (incluido su CRM) y garantiza que los datos sean de la mejor calidad posible.

Esto permite a las empresas evitar errores, optimizar procesos, ser innovadoras y obtener ventajas competitivas. También ayuda a las empresas a mejorar sus decisiones estratégicas, prevenir problemas de seguridad de datos y mantenerse del lado correcto de la ley.

Independientemente del tamaño de la empresa y las divisiones de funciones, es crucial que la administración de datos no sea solo una función, sino un valor de la empresa que todos entiendan y apoyen. Administrar, monitorear y proteger los datos se vuelve mucho más fácil cuando todos siguen las mejores prácticas.

La protección de la higiene de los datos es un elemento clave para una administración de datos exitosa. Para obtener una guía paso a paso para limpiar sus datos de CRM, consulte nuestro libro electrónico: " La suciedad en la calidad de los datos ".