Todo lo que debe saber sobre el mapeo de datos: la guía completa

La capacidad de su empresa para tomar decisiones utilizando sus datos es fundamental para su éxito. Pero, ¿tiene una comprensión clara de qué datos tiene su empresa, de dónde provienen y cómo se utilizan?

El mapeo de datos es el primer paso para que los equipos tomen el control de sus datos y conserven su calidad a medida que se mueven a través de los sistemas. El desafío es que el mapeo de datos puede volverse técnico y resultar abrumador para los equipos, lo que les impide mapear sus datos, lo que lleva a problemas significativos de calidad de datos, mala toma de decisiones comerciales y posibles problemas de seguridad de datos.

Para ayudarlo a mapear los datos de su empresa con confianza, exploremos qué es el mapeo de datos, cómo el mapeo de datos puede ayudar a su organización y pasos claros para mapear sus datos de manera efectiva.

¿Qué es el mapeo de datos?

El mapeo de datos conecta y rastrea campos de datos desde una fuente (Punto A) a otra fuente (Punto B), independientemente de las diferencias en el idioma, lo que le permite rastrear los cambios en sus datos en todos los sistemas. Esto también reduce la posibilidad de errores, estandariza sus datos y facilita su comprensión.

Apoyémonos en la analogía del mapa. En su forma más simple, el mapeo de datos identifica:

• Fuentes de datos: incluya dónde se originan sus datos y las aplicaciones que los almacenan. Piense en estos como un lago en un mapa tradicional, y todos sus "caminos" comenzarán desde estas fuentes. Su sitio web, servidores y aplicaciones como su CRM cuentan como fuentes de datos.
• Destinos de datos: cualquier aplicación que utilice sus datos.Estos son comparables a edificios y direcciones en un mapa. Los caminos conducirán desde sus fuentes de datos a un destino de datos, o de un destino de datos al siguiente.
• Transformaciones de datos : estandarizan sus datos para que puedan usarse en todos sus sistemas.Piense en las transformaciones de datos como paradas en el camino hacia el objetivo de datos. En cada parada, es posible que los datos deban "transformarse" para ingresar al objetivo de datos, especialmente si el objetivo de datos utiliza datos de múltiples fuentes. Las transformaciones de datos pueden incluir cosas como la estandarización del formato de los cumpleaños de los clientes o la anonimización de la información confidencial.

Entendemos que el concepto puede ser difícil de entender, así que veamos un ejemplo de mapeo de datos para ayudar.

Ejemplos de mapeo de datos

Piense en todos los datos de clientes que almacena. Recopila detalles como el nombre de un cliente, la dirección, el estado del miembro de lealtad, los identificadores de las redes sociales y las compras recientes, entremuchosotros datos.

Es probable que su CRM sea el hogar de la mayoría de los datos de sus clientes, por lo que su CRM es unafuentede datos . Pero puede almacenar datos en algunos otros lugares, como una base de datos de inventario para rastrear sus niveles de inventario.

Supongamos que está enviando a los clientes un correo electrónico para notificarles que un artículo superventas está casi agotado y que deben actuar con rapidez.

El mapeo de datos visualizará cómo los datos de su CRM y la base de datos de inventario se introducen en su herramienta de marketing por correo electrónico para completar la información clave. Al mapear datos en este flujo, es posible que se dé cuenta de que necesita combinar datos de clientes de varios lugares antes de que su herramienta de marketing por correo electrónico pueda utilizarlos. O bien, podría encontrar una desconexión crítica que está perjudicando sus automatizaciones de marketing por correo electrónico.

La gestión de datos comienza con el mapeo de datos

Aunque el mapeo de datos puede parecer abrumador para los recién llegados, es un proceso crítico que servirá como base para todas sus necesidades de administración de datos. En particular, el mapeo de datos es el primer paso para cada una de estas necesidades comunes de gestión de datos:

Integración de datos

La integración de datos implica combinar datos de múltiples fuentes para obtener una vista unificada de todos sus datos. La integración de datos toma todos los conjuntos de datos, formatea la información de manera uniforme y elimina los detalles o perfiles duplicados.

Migración de datos

La migración de datos implica transferir uno o varios conjuntos de datos de una ubicación o formato a otro en su totalidad. Un tipo común de migración de datos es cuando una empresa traslada sus datos a una plataforma en la nube como AWS desde un centro de datos local. Explicamos más detalladamente cómo realizar una migración de datos en esta publicación.

Transformación de datos

La transformación de datos, como discutimos anteriormente, toma los datos en su formato existente y los cambia para que coincidan con un nuevo formato para que puedan ser utilizados por sus otros sistemas y objetivos de datos. Esto primero requiere que los equipos se sometan a perfiles de datos , luego estandaricen y limpien los datos en función de las necesidades del objetivo de datos.

¿Cómo puede el mapeo de datos ayudar a su organización?

Los beneficios del mapeo de datos son más evidentes justo después de mapear sus datos por primera vez. El mapeo de datos mejorará la calidad de sus datos y lo ayudará a tomar mejores decisiones comerciales. También proporciona ventajas como las siguientes:

Identificar y reducir los riesgos.

El mapeo de datos mejora la seguridad de sus datos al ayudarlo a comprender dónde se almacenan los datos confidenciales y cómo los utilizan sus sistemas. Una vez que comprenda dónde están sus datos confidenciales, puede implementar protocolos de seguridad y restricciones de acceso que garanticen que solo las personas o los sistemas aprobados puedan encontrar y usar los datos.

Optimizar datos complejos

Los datos se almacenan y utilizan de diferentes maneras en los distintos sistemas empresariales. El mapeo de datos es la única forma de comprender cómo se utilizan sus datos y encontrar formas de optimizar su recopilación, almacenamiento o uso.

Toma de decisiones basada en datos

El mapeo de datos le brinda una mayor confianza de que está utilizando todos los datos correctos para informar sus decisiones comerciales. Un mapa de datos lo ayuda a identificar si faltan fuentes de datos clave en sus herramientas de análisis o si hay desconexiones a lo largo del viaje que están poniendo en peligro la calidad de sus datos. Cuando puede confirmar que sus herramientas de análisis están recibiendo datos confiables, su equipo puede tomar decisiones más inteligentes basadas en esos datos.

Mejorar las operaciones internas

Con una mirada precisa a todas las formas en que su empresa almacena y utiliza datos, puede identificar redundancias y encontrar formas de optimizar sus operaciones. Un mapa de datos puede alinear a las partes interesadas en toda su organización y brindar una visión completa de cómo puede optimizar su gestión de datos.

Cómo hacer un mapeo de datos de manera efectiva: el proceso de mapeo de datos

Ahora que tiene una comprensión sólida de cómo el mapeo de datos puede ayudar a su organización, es hora de explicar cómo comenzar a mapear sus datos. Es probable que desee utilizar una herramienta para ayudar, y le explicamos los beneficios de hacerlo en la siguiente sección. Pero el proceso, a veces llamado plantilla de mapeo de datos, implicará los siguientes pasos:

Identificar todos los campos de datos

¿Cuáles son las fuentes de datos de su organización y qué datos almacena en ellas? Cree una lista granular de cada campo de datos en su CRM y otras fuentes de datos, incluido el formato de los campos.

Alinee a sus partes interesadas en todas las organizaciones para identificar sus fuentes de datos y asegurarse de haber capturado todo.

Mapear los datos

Una vez que haya identificado sus campos de datos, puede comenzar a mapear cómo se usan y se mueven esos datos en su organización. Visualice cómo fluirán los datos desde sus orígenes de datos hasta los destinos de datos, o entre sus destinos de datos. Tenga en cuenta cómo las herramientas comerciales pueden usar los datos de múltiples fuentes, ya que eso lo ayudará con el siguiente paso.

Transformar los datos

Como se discutió anteriormente, es probable que sus datos se almacenen en diferentes formatos en sus sistemas, por lo que deben transformarse antes de que puedan ser utilizados por sus herramientas comerciales. Dentro de su mapa de datos, identifique las transformaciones de datos que ocurren en cada paso posible. Esta lista lo ayudará a ver si necesita más o diferentes transformaciones, o si puede optimizar su recopilación de datos para reducir su transformación de datos.

Pruebas

Comience con un subconjunto de su conjunto de datos principal para ver si cometió algún error en su mapa y si las dependencias posteriores se dañaron sin darse cuenta. Probar su lógica lo ayudará a preservar la calidad de sus datos y garantizar que todo siga funcionando según lo previsto. Una vez que esté seguro de que el mapa está completo, utilícelo como su plantilla de mapeo de datos.

Actualizaciones/mantenimiento

El mapeo de datos es un viaje continuo. Su equipo introducirá nuevas fuentes de datos, integrará o migrará datos y adoptará nuevas herramientas que utilicen sus datos para proporcionar análisis. Revise regularmente su mapa de datos, especialmente si implementó una nueva herramienta comercial.

Si los departamentos están considerando reducir su gasto en TI, use su mapa de datos para comprender qué sistemas son más críticos para su éxito.

¿Qué método de mapeo de datos es mejor para usted?

Ahora viene la gran decisión:¿cómoquiere mapear sus datos? Hay algunos enfoques diferentes que puede tomar según sus habilidades de desarrollador, su presupuesto y su paciencia:

automatizado

El mapeo de datos automatizado implica herramientas o software específicos que se basan en el aprendizaje automático para procesar sus datos, combinarlos y visualizar sus transformaciones. El mapeo de datos automatizado puede ahorrarle a su equipo cientos de horas y un estrés inconmensurable, considerando que estas soluciones están diseñadas para ser intuitivas. Sin embargo, deberá dedicar el presupuesto para implementar dicha herramienta.

semiautomatizado

Un proceso de mapeo de datos semiautomático se basará en una combinación de tecnología y esfuerzos manuales, lo que lo convierte en una opción ideal para la mayoría de las empresas. Un miembro de su equipo usará una herramienta para mapear sus fuentes y objetivos de datos, y luego su equipo revisará manualmente ese mapa y hará cambios si es necesario. Esto requerirá algunas habilidades de codificación y llevará más tiempo que una solución automatizada, pero es la opción más inteligente si recién está comenzando su viaje de mapeo de datos.

Manual

Si no puede usar una herramienta para admitir el mapeo de datos automatizado o semiautomático, necesitará un desarrollador con conocimientos de mapeo de datos. El mapeo manual de datos requiere una cantidad significativa de tiempo y puede dejar un margen considerable de error dadas las diferentes soluciones y herramientas de datos que utilizan los equipos.

Dicho esto, el mapeo manual de datos le brinda a su equipo un control total sobre el proceso y le permite personalizar su mapa de datos exactamente según sus necesidades.

Utilice los datos de los clientes para su máximo beneficio

Su capacidad para usar y confiar en los datos de sus clientes es esencial para atraer a sus clientes de manera significativa e impulsar las ventas.

El mapeo de datos es el primer paso para comprender cómo recopila, almacena y usa los datos de sus clientes, pero el proceso puede ser complicado. Le recomendamos que adopte una herramienta para optimizar una parte significativa de su mapeo de datos y realice un mantenimiento regular para mantener su mapa actualizado.

Para ayudarlo aún más a optimizar los datos de sus clientes, regístrese en nuestro próximo episodio de Data In Sight para obtener consejos prácticos para mantener un CRM limpio y procesable.