El cómo y por qué de la gestión de datos

Las empresas confían en los datos para crear inteligencia empresarial, mejorar sus procesos y generar más ingresos. Sin embargo, las oportunidades que brindan los datos conllevan un riesgo.

Cuando los datos no se gestionan correctamente, pueden deteriorarse, volverse inmanejables o incluso perderse, perjudicando el negocio al que originalmente se suponía que debían dar soporte.

Por lo tanto, la gestión adecuada de los datos es crucial para el éxito empresarial.

¿Qué es la gestión de datos CRM?

La gestión de datos de CRM es la práctica de recopilar, verificar, almacenar y utilizar datos de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para respaldar las operaciones comerciales y alcanzar los objetivos comerciales. La buena gestión de datos de CRM ocurre de una manera segura y eficiente, lo que permite a las empresas aprovechar al máximo sus datos sin dejar de ser rentables y operar de acuerdo con todas las regulaciones de datos.

Se requiere una estrategia bien pensada para abarcar las diferentes funciones de gestión de datos, tales como:

• Hacer que los datos sean accesibles para las personas adecuadas
• Mantener los datos actualizados
• Organizar y almacenar datos en la nube y/o en las instalaciones
• Protección de la privacidad de los datos
• Protección de datos
• Ofreciendo opciones de copia de seguridad y recuperación de datos
• Eliminar datos cuando sea necesario para cumplir con las leyes y regulaciones de privacidad globales

Estas funciones o actividades se llevan a cabo a través de diferentes herramientas y plataformas, que juntas forman un sistema de gestión de datos.

Es importante tener en cuenta que la gestión de datos abarca la gestión de todo tipo de datos, no solo los datos de CRM. También supervisa los registros de empleados, datos de referencia, datos de investigación, informes, datos de nómina y otros tipos de datos internos e información de fuentes externas.

Como tal, la gestión de datos afecta a todos los que interactúan con los datos que almacena su empresa.

La importancia de la gestión de datos.

Los datos se han convertido en un activo fundamental en muchas empresas. Las empresas usan datos para dirigir campañas de marketing, mejorar el servicio al cliente, optimizar los flujos de trabajo y tomar decisiones comerciales de alto nivel.

Este uso extensivo de (e incluso la dependencia) de los datos significa que la gestión adecuada de los datos es crucial. Sin él, es solo cuestión de tiempo antes de que surjan problemas de calidad de datos y provoquen problemas en todos los niveles de su organización.

Los datos inconsistentes, incompletos o incorrectos pueden conducir a:

• Los equipos de ventas no tienen suficientes detalles para cerrar tratos.
• Los equipos de marketing no pueden crear campañas efectivas y dirigidas.
• El servicio de atención al cliente no puede ofrecer ayuda personalizada.
• Gestión que toma decisiones estratégicas basadas en información defectuosa.

Y si no tiene configurado un proceso de administración de datos adecuado, no pasará mucho tiempo antes de que todos los datos que está recopilando se vuelvan difíciles de manejar y comiencen a consumir más recursos en lugar de ayudarlo a desempeñarse mejor.

En resumen, sin una gestión adecuada de los datos, corre el riesgo de perder tiempo, dinero e incluso la reputación de su marca.

Además de eso, las empresas tienen la obligación legal de mantener sus datos seguros y cumplir con las normas de privacidad como GDPR y la Ley de Privacidad del Consumidor de California. La gestión de datos es crucial para cumplir con estas regulaciones.

Beneficios de la gestión de datos

La importancia de una adecuada gestión de datos va más allá de la prevención de problemas. Una estrategia sólida de gestión de datos trae consigo muchos beneficios.

Eficiencia

Al mantener sus datos de alta calidad y bien organizados, se vuelve mucho más fácil de usar para todos en su organización. Las personas pueden aprovechar los datos que son relevantes para sus tareas, ejecutar análisis y sugerir mejoras sin necesidad de depender de especialistas en datos para interpretarlo todo.

Reputación

Todos esos registros de clientes y prospectos conllevan grandes responsabilidades. Manténgalos a salvo y mantendrá la confianza de quienes trabajan con usted y le compran. Pero si algo sale mal, esa brecha de seguridad, pérdida de datos o violación de la privacidad hará mella en su reputación.

La gestión coherente de datos de CRM garantiza que la privacidad y la seguridad de los datos sean prioridades constantes, salvaguardando su reputación en el proceso.

Competitividad

Recopilar grandes conjuntos de datos es una cosa, pero usarlos de manera eficiente es otra. Una estrategia de administración de datos de CRM orientada a objetivos puede brindarle una ventaja competitiva al proporcionarle información que le permite mejorar sus procesos internos, así como sus esfuerzos de marketing y ventas.

Rentabilidad

Cuando los flujos de datos se documentan correctamente y los datos se optimizan para proporcionar fuentes únicas de información confiable en todas las herramientas, se vuelve mucho más fácil crear procesos repetidos y evitar ejecutar los mismos tipos de análisis una y otra vez. (Sin mencionar los recursos que ahorra al evitar la duplicación de datos).

Tipos de gestión de datos

Al ser un campo tan amplio, existen diferentes tipos de gestión de datos, cada uno con su propio conjunto de responsabilidades.

Dato de governancia

El gobierno de datos se refiere al conjunto de principios, procedimientos y políticas que determinan cómo una empresa administra sus datos en cada etapa del ciclo de vida de los datos, desde el momento en que se recopilan hasta dónde y cómo se almacenan, se hacen accesibles, se usan y se mueven. y (potencialmente) eliminado.

Cada empresa tiene su propio marco de gobierno de datos basado en los objetivos comerciales y las necesidades de datos de la empresa. Las empresas más grandes pueden tener gobernadores de datos dedicados que supervisan a los administradores de datos, los equipos de seguridad de datos y otros profesionales de gestión y calidad de datos, así como a cualquier otra persona que desempeñe un papel en la protección de la calidad y la seguridad de los datos.

Administración de datos

Un administrador de datos es alguien que implementa y hace cumplir las políticas de gobierno de datos en toda la empresa. No establecen las reglas, pero se aseguran de que se sigan las pautas y se implementen las mejores prácticas.

A menudo, los administradores de datos también son responsables de garantizar la calidad de los datos. Pero en empresas más grandes, puede haber gerentes de calidad de datos dedicados que ayuden con esta tarea.

Arquitectura de datos

Donde el gobierno de datos establece las reglas para la gestión de datos dentro de una empresa, la arquitectura de datos se centra en proporcionar la infraestructura tecnológica que permite que los datos se gestionen de acuerdo con los principios establecidos.

Seguridad de datos

La seguridad de los datos se refiere a todos los procesos que garantizan la protección de los datos de una empresa, como por ejemplo:

• Cifrado de datos
• Control de acceso
• Prevención de robo de datos
• Protección contra la reubicación o eliminación accidental
• Protección contra la corrupción de datos
• Procesos de copia de seguridad y recuperación.

Los equipos de seguridad de datos no solo supervisan los datos reales, sino que también se aseguran de que el hardware y el software en los que viven esos datos estén seguros.

Preparación de datos

La preparación de datos consiste en perfilar, validar, limpiar y transformar datos sin procesar para que se puedan utilizar para el análisis y como fuente de inteligencia comercial. A menudo también incluye la combinación de datos de diferentes fuentes.

Modelado de datos

El modelado de datos documenta las relaciones entre diferentes datos y cómo los datos se mueven a través de una empresa, tanto dentro de herramientas específicas como a través de sistemas organizacionales.

Gestión de datos maestros

La gestión de datos maestros se centra en garantizar que una empresa siempre esté trabajando con una información única, verificada, actual y confiable. Esto significa extraer datos de todas sus diferentes fuentes de datos y presentarlos como una fuente confiable y utilizable. También implica asegurarse de que los datos se representen de la misma manera cualitativa en diferentes sistemas y herramientas.

Gestión del almacén de datos

La gestión del almacén de datos determina cómo se almacenan los datos de una empresa físicamente y/o en la nube. Proporciona, supervisa y maneja la infraestructura en la que se recopilan y organizan los datos sin procesar.

Gestión de grandes datos

La gestión de big data se refiere a cómo una empresa recopila y almacena grandes cantidades de datos sin procesar y estructurados para que los equipos de toda la empresa puedan utilizar estos datos para mejorar sus procesos y tomar decisiones basadas en datos.

Mejores prácticas de gestión de datos

La gestión de datos se verá diferente de una empresa a otra según los objetivos comerciales y las necesidades de datos. Sin embargo, hay algunas prácticas recomendadas que querrá tener en cuenta, independientemente de las políticas y los procedimientos que decida implementar.

Identificar objetivos comerciales

Al igual que con la mayoría de las grandes empresas de su negocio, sus prácticas de gestión de datos deben respaldar sus objetivos comerciales. Esto significa que debe determinar qué datos necesita para desempeñarse de manera eficiente y eficaz, así como la mejor manera de almacenar y utilizar esos datos.

Recopilar demasiados datos puede ejercer presión sobre sus recursos y desviar la atención de las cosas que realmente lo ayudarán a mover la aguja. Recopilar muy pocos datos puede hacer que pierda oportunidades a medida que desarrolla procedimientos y flujos de trabajo más detallados.

Priorizar la seguridad de los datos

No importa cuáles sean sus objetivos comerciales, mantener sus datos seguros siempre debe ser una prioridad. Es importante trabajar activamente en esto y no solo tomar medidas cuando se produce una infracción. Cree un plan de mantenimiento de seguridad de datos que le permita a su equipo detectar riesgos de seguridad y resolverlos de manera preventiva.

La seguridad de los datos no es solo responsabilidad de su equipo de administración de datos. Todos en la empresa que manejan datos deben estar equipados con el conocimiento de las mejores prácticas de seguridad de datos. Idealmente, esto sucede a través de la capacitación y la comunicación continuas sobre las amenazas más recientes, como las técnicas de phishing y los ataques de ransomware.

Centrarse en la calidad de los datos

Para salvaguardar la calidad de sus datos, necesita una definición clara de cómo se ven los datos de alta calidad dentro de su empresa. Una vez que establezca estos estándares, desarrolle un plan para monitorearlos continuamente. Verifique la precisión y la posible corrupción de datos para que pueda corregir los errores tan pronto como aparezcan.

Aquí hay algunas métricas de calidad de datos que puede incluir:

• Precisión: ¿Qué tan correctos son los datos?
• Relevancia: ¿Qué tan relevantes son los datos para sus objetivos comerciales?
• Integridad: ¿falta algo que impida que los datos sean utilizables?
• Accesibilidad: ¿Todos los que necesitan acceso a estos datos tienen acceso?
• Coherencia: ¿Sus datos tienen el mismo formato en todas las fuentes y sistemas de datos?

En este sentido, es importante que las mejores prácticas de gestión de datos se conozcan en toda la empresa para que todos puedan hacer su parte para mantener los datos lo más limpios posible. También puede definir pautas de administración de datos específicas de la herramienta, como las mejores prácticas de administración de datos de CRM, siempre que no entren en conflicto con sus políticas generales de gobierno de datos.

Desarrollar una estrategia de copia de seguridad y recuperación de datos.

En el caso de una emergencia, los procedimientos detallados de respaldo y recuperación pueden ayudarlo a poner en funcionamiento sus sistemas de datos rápidamente. También garantizan que pueda volver a trabajar con los datos de alta calidad que tanto le ha costado recopilar y mantener.

Para preparar mejor a su equipo, defina lo que puede salir mal con anticipación y planee cómo manejará cada escenario. Describa un enfoque paso a paso y use diagramas de flujo para dejar visualmente claro lo que debe suceder (y cuándo) para que todos sepan qué hacer cuando hay presión.

También es una buena idea registrar cómo funcionan todas sus herramientas de administración de datos y cómo son los flujos de trabajo entre ellas. Esto facilita la resolución de problemas de forma específica y ejecuta procedimientos de recuperación solo cuando es necesario.

Cuando se trata de almacenar sus datos de forma segura, la metodología 3-2-1 es comúnmente utilizada y recomendada. Dice almacenar tres copias de sus datos utilizando dos métodos diferentes de almacenamiento, uno de ellos fuera de las instalaciones. Este sistema garantiza que siempre tendrá una copia de sus datos en caso de pérdida o destrucción de un método o ubicación de almacenamiento.

Hacer que los datos sean utilizables

El objetivo de administrar adecuadamente sus datos y mantenerlos seguros es que puedan ser útiles para su empresa. Esto significa que debe ser fácilmente accesible y manejable para los usuarios. Cierto diseño de base de datos puede funcionar bien para su equipo de TI, pero puede resultar confuso para otros usuarios.

Al desarrollar sus prácticas de gestión de datos, tenga siempre en cuenta a los usuarios finales y asegure una experiencia de usuario fluida para ellos. Es posible que no siempre lo haga bien desde el principio, por lo que es importante recopilar comentarios y hacer las adaptaciones necesarias.

Al final, sus datos solo pueden funcionar para usted en la medida en que los miembros de su equipo puedan trabajar con los datos.

Utilice un software sólido de gestión de datos

Seguir las prácticas recomendadas de gestión de datos es más fácil cuando utiliza un software de gestión de datos creado para admitir estas prácticas recomendadas. La herramienta adecuada para usted dependerá de los objetivos y las necesidades de datos de su empresa, pero aquí hay algunas cosas que siempre querrá que tenga una herramienta de administración de datos:

• Interfaz amigable
• Función de limpieza de datos
• función de recuperación
• Escalabilidad
• Opciones personalizables

Una guía paso a paso para una gestión de datos eficaz

La gestión de datos se ha convertido en un aspecto inevitable de la gestión de una empresa en el mundo actual basado en datos. Sin embargo, no es fácil hacerlo bien.

Debido a que abarca tantas formas diferentes de manejar datos, la gestión de datos puede volverse desordenada fácilmente e impactar negativamente en la calidad de sus datos.

Es por eso que creamos nuestra guía The Dirt on Data Quality. Le brinda instrucciones paso a paso para crear una estrategia efectiva de administración de datos para que pueda asegurarse de que sus datos funcionen para usted, no en su contra.