Principales herramientas de limpieza de datos para mejorar la calidad de los datos de los clientes

Su software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede contener miles de contactos. Pero esa información no lo ayudará a generar oportunidades de ventas y marketing si no puede confiar en ella. Cada correo electrónico rebotado, llamada no respondida y mensaje mal enviado perjudica sus esfuerzos de divulgación y, en última instancia, su resultado final.

Teniendo esto en cuenta, no sorprende que algunas empresas calculen que pierden más del 10 por ciento de sus ingresos anuales debido a la mala calidad de los datos, y eso ni siquiera tiene en cuenta el estrés que los datos incorrectos causan a su equipo. Sus datos de CRM necesitan revisiones periódicas, y la limpieza de datos es un proceso necesario para garantizar que los datos de sus clientes sean precisos, coherentes y procesables. Pero esto se convierte en un trabajo cada vez más pesado a medida que su lista de contactos crece y sus representantes se esfuerzan por hacer malabarismos con todo en sus listas de tareas pendientes.

En pocas palabras: sus equipos de marketing y ventas no pueden administrar de manera efectiva el mantenimiento de datos por sí solos. Necesitan una herramienta para ayudar. Afortunadamente, existen muchas soluciones de limpieza de datos rentables o gratuitas que facilitan el proceso y mantienen a su equipo enfocado en atraer clientes y prospectos.

Exploremos las necesidades comunes de limpieza de datos y algunas de las mejores herramientas de limpieza de datos disponibles para ayudarlo a optimizar su búsqueda.

¿Cómo puedes limpiar tus datos?

La higiene de los datos es importante en cada paso del ciclo de vida de su cliente, desde que un cliente comparte su información por primera vez a través de un formulario web hasta que sus representantes actualizan ese perfil en función de sus interacciones continuas con el cliente. El problema con todos los datos de los clientes es que su calidad se deteriora rápidamente.

Estas son solo algunas de las razones por las que los datos de sus clientes se vuelven obsoletos:

• la gente se mueve
• Los clientes cambian las direcciones de correo electrónico, especialmente cuando cambian de trabajo
• Alguien accidentalmente te da la información incorrecta en primer lugar
• Su equipo ingresa la información del cliente en su CRM incorrectamente (¡ups!)

Con demasiada frecuencia, sus representantes no saben si los datos son incorrectos o están desactualizados hasta que intentan comunicarse. Si tienen suerte, recibirán un rebote o alguna confirmación de que no han podido comunicarse con el destinatario previsto. Pero a menudo, sus representantes no sabrán que el contacto está obsoleto y seguirán comunicándose con el correo electrónico o el número de teléfono anterior sin obtener respuesta.

Los líderes expertos en marketing y ventas intentan inculcar la importancia de la calidad de los datos en todos los miembros de la organización y capacitan a los representantes para detectar datos incorrectos antes de que conduzcan a malas decisiones. Pero eso es más fácil decirlo que hacerlo.

¿Cómo funciona la limpieza de datos?

En esencia, la limpieza de datos se trata de mantener sus datos precisos y listos para usar para su alcance de ventas y marketing.

La limpieza de datos requiere que su equipo revise continuamente los registros de sus clientes, agregue campos faltantes, identifique datos potencialmente inexactos, combine registros duplicados y un puñado de otras tareas que exploraremos a continuación.

Independientemente de cuántos registros contenga su CRM, hay dos formas principales de limpiar sus datos:

1. Esfuerzos manuales, humanos.
2. Herramientas de limpieza de datos

Las revisiones manuales pueden ser suficientes cuando su empresa es pequeña y su CRM contiene registros limitados, pero cualquier cosa más grande se vuelve demasiado para manejarla de manera efectiva.

La mayoría de los equipos necesitan la tecnología adecuada para mantener de manera efectiva la calidad de sus datos. Exploremos por qué.

¿Qué hacen exactamente las herramientas de limpieza de datos?

Las herramientas de limpieza de datos, también llamadas depuración de datos o herramientas de limpieza de datos, revisan sus conjuntos de datos, identifican problemas de calidad de datos y marcan problemas para su revisión o los corrigen automáticamente. Estas herramientas pueden analizar volúmenes masivos de datos significativamente más rápido que un ser humano.

Además, las capacidades de aprendizaje automático las hacen más poderosas cuanto más tiempo analizan y actualizan sus datos.

La mayoría de las soluciones de limpieza de datos brindan capacidades como creación de perfiles, estandarización, deduplicación, verificación y automatización y monitoreo continuos. Las soluciones avanzadas pueden incluso acceder a conjuntos de datos de terceros para validar direcciones de correo electrónico o domicilios por usted.

Veamos algunas tareas comunes de limpieza de datos y cómo ayuda una herramienta de limpieza de datos:

• La creación de perfiles de datos es el primer paso en la limpieza de datos. Su herramienta o equipo analizará su conjunto de datos para reconocer patrones y obtener información. Este perfil sirve como base para comprender qué brechas existen en sus datos y dónde los datos pueden ser inconsistentes. Las soluciones impulsadas por inteligencia artificial pueden escanear miles de contactos en segundos, en lugar de los días o semanas que le tomaría a un ser humano.
• La estandarización es otro trabajo pesado para la limpieza de datos. Esto es cuando aplica un formato consistente a sus datos. Por ejemplo, si está estandarizando los cumpleaños de los clientes, su herramienta de limpieza de datos podría aplicar un formato consistente MM/DD/AA. O bien, puede estandarizar los códigos postales de EE. UU. a un formato de cinco o nueve dígitos. Una vez más, una solución de software puede hacer que esta tarea sea sencilla para su equipo, en lugar de pedirles que reformateen manualmente los datos (y posiblemente introduzcan nuevos errores al hacerlo).
• La deduplicación de datos es una de las principales fortalezas de las herramientas de limpieza de datos porque, en lugar de necesitar que los usuarios busquen y fusionen manualmente los duplicados, estas herramientas alertan a sus representantes dentro de sus flujos de trabajo cuando el perfil de un cliente puede estar duplicado. La mayoría de las herramientas de limpieza de datos también le permitirán crear reglas que guíen cómo se fusionan los registros, asegurando que su equipo no se comunique accidentalmente con el mismo contacto varias veces.
• Las capacidades de verificación se conectan con conjuntos de datos de terceros para confirmar si las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y las direcciones particulares de sus clientes son correctos. Las funciones de verificación integradas le ahorran a su equipo una cantidad considerable de tiempo para comunicarse con direcciones no válidas.

¿Cuánto cuestan las herramientas de limpieza de datos?

Las herramientas de depuración de datos de alta calidad pueden costar entre varios cientos y miles de dólares al año, pero se amortizan rápidamente. Los costos de la mala calidad de los datos son completamente evitables, y una herramienta impulsada por IA puede corregir sus conjuntos de datos mucho más rápido que un ser humano. Recuerde: cada error detectado significa tiempo ahorrado para su equipo.

Las capacidades de automatización son una característica especialmente poderosa de la mayoría de las herramientas de limpieza de datos, lo que significa que su equipo puede dejar de perder el tiempo en tareas rutinarias que requieren mucho tiempo y concentrarse en lo que importa: ayudar a sus representantes a atraer nuevos clientes y brindar un mejor servicio a los actuales.

Las mejores formas en que las herramientas de limpieza de datos mejoran sus procesos comerciales

Encontrar la mejor herramienta de limpieza de datos para las necesidades de su negocio puede proporcionar beneficios inmediatos y ayudar significativamente a su equipo a alcanzar sus objetivos. Mientras evalúa su caso de negocio para adoptar una solución de limpieza de datos, considere estos beneficios específicos del equipo:

Atención al cliente

Cuando sus clientes necesitan ayuda de su equipo, es crucial que los involucre de manera altamente personalizada y precisa.

Su equipo de atención al cliente necesita comprender el historial de un cliente con su marca, si han buscado ayuda por problemas similares en el pasado y cualquier información que pueda ayudarlos a convertir una interacción potencialmente insulsa en una oportunidad de establecer una relación.

Todo, desde cómo se dirige al cliente hasta cuándo y cómo se comunica, es información importante para mantener en su CRM. Sin embargo, los perfiles duplicados pueden dificultar obtener esta vista completa de un cliente cuando más importa.

Marketing

Una base de datos de clientes limpia ayudará a su equipo de marketing a segmentar con precisión las listas de clientes y a comprender mejor la eficacia de sus campañas de marketing.

Al asegurarse de que el perfil de cada cliente individual esté completo y correcto, sus representantes pueden acercarse con confianza a los contactos con ofertas relevantes y realizar un seguimiento preciso del éxito de esos esfuerzos.

Si su base de datos está repleta de direcciones duplicadas o incorrectas, su equipo puede pensar que su estrategia es menos efectiva de lo que realmente es, lo que hará que sea mucho más difícil establecer su estrategia de marketing.

Ventas

Su CRM es una herramienta esencial para que sus equipos de ventas realicen un seguimiento de los clientes potenciales y comprendan dónde se encuentran sus clientes dentro de su embudo. Por ejemplo, ¿recién ahora están conociendo su marca? ¿Están considerando hacer una compra? ¿O es un fan leal que compra regularmente?

Los datos limpios y confiables garantizan que sus representantes de ventas siempre se comuniquen con el mensaje correcto de la manera correcta, lo cual es fundamental para preservar las relaciones con sus clientes. El uso de una herramienta de limpieza de datos también agilizará su trabajo y garantizará que sus representantes no estén trabajando en conjunto con el mismo cliente potencial, lo que es un gran desperdicio de recursos del equipo que podría disuadir a alguien de comprar con su marca.

Ganancia

Los equipos de ingresos analizan su trabajo en ventas, marketing y éxito del cliente para identificar formas de generar más ventas y aumentar su rentabilidad.

Así como un CRM limpio ayudará a sus equipos de ventas y marketing a llegar con mayor precisión a los prospectos y convertirlos en clientes, sus equipos de ingresos pueden ejecutar informes en su CRM para comprender las tendencias de su cartera de clientes y las formas en que puede optimizar sus resultados.

Con todos trabajando a partir de un conjunto consistente de datos, puede probar nuevas estrategias y adaptar su enfoque mucho más rápido y con más confianza.

Cómo investigar herramientas de limpieza de datos

Ahora que tiene una comprensión sólida de lo que puede hacer una herramienta de limpieza de datos, es hora de explorar sus opciones y hacer su elección.

Hay muchas herramientas de limpieza de datos disponibles, cada una de las cuales ofrece diferentes funciones u opciones de precios que se adaptan a necesidades específicas. Recomendamos investigar las opciones de limpieza de datos y solicitar una demostración, si es posible, para ver cada herramienta en acción.

Mientras se prepara para investigar sus opciones, le recomendamos que haga las siguientes preguntas:

• ¿A qué fuentes de datos (como su CRM) necesita una herramienta de limpieza de datos para acceder?
• ¿Sabe cuánto tiempo de representante se dedica a lidiar con datos inexactos? (Esto puede ayudarlo a justificar el costo de una nueva plataforma).
• ¿Cuáles son sus principales preocupaciones sobre la calidad de los datos que desea que aborde su solución?

Somos parciales, pero creemos que nuestra solución de limpieza de datos, Validity DemandTools , es una de las formas más versátiles y seguras de limpiar y mantener sus datos de CRM. DemandTools es utilizado por más de 16 000 organizaciones de Salesforce que confían en características como verificación masiva de correo electrónico bajo demanda, automatización recurrente de rutinas de calidad de datos, prevención de duplicación en tiempo real y capacidades de administración de datos a gran escala.

Los datos de alta calidad ayudan a las empresas a tener éxito

Trabajar con datos confiables es la forma más eficiente para que su empresa llegue a nuevos compradores y brinde una experiencia extraordinaria para sus clientes existentes. Si bien la mayoría de las soluciones de datos costarán miles de dólares al año, se amortizan fácilmente a través del tiempo ahorrado, una mayor precisión con su alcance y una experiencia más enriquecedora para los empleados.

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