¿Qué es el archivo de datos? Objetivos, técnicas y mejores prácticas

Cada clic, deslizamiento o toque continúa un rastro de datos que se suma al vasto mosaico de nuestro mundo en línea. Mantener, salvaguardar y organizar nuestros objetos de valor digitales se vuelve cada vez más esencial.

Las soluciones de almacenamiento de archivos están diseñadas para la preservación de datos a largo plazo. Este tipo de datos no es necesario para las operaciones diarias, pero se conserva por motivos comerciales o regulatorios. Las soluciones de almacenamiento, que frecuentemente incorporan compresión, deduplicación y cifrado de datos, están destinadas a ser rentables y al mismo tiempo mantener la integridad de los datos.

La adopción de datos digitales ocupa un lugar central cuando la innovación es constante y la información digital fluye como un río sin fin. Gestionar y proteger esta gran cantidad de datos se vuelve fundamental a medida que nuestra huella digital se expande exponencialmente.

Al igual que colocamos decoraciones de temporada en una sala de almacenamiento durante la mayor parte del año para mantener ordenado el espacio habitable, el archivado de datos reubica la información que rara vez se utiliza en un lugar seguro. Esto facilita la recuperación de información vital sin obstruir sus espacios de almacenamiento activos.

En otro escenario, considere su sitio web como un tesoro de material, en el que cada dato funciona como una joya valiosa. A medida que pasa el tiempo, algunos de estos tesoros pueden volverse menos relevantes o accesibles, pero aún conservan un significado histórico.

El archivo de datos almacena sistemáticamente estas joyas menos utilizadas pero importantes, garantizando que su cofre virtual permanezca ordenado y que el exceso de datos no ralentice el rendimiento de su sitio web.

Una estrategia de archivo de datos no sólo aumenta el rendimiento de su sitio web sino que también contribuye a preservar su historial digital.

Objetivos del archivo de datos.

Los objetivos del archivado de datos incluyen contribuir a una gestión eficaz de los datos, cumplir con las regulaciones, preservar el historial digital y recuperar datos de desastres si ocurren. En concreto, se refieren a:

• Almacenamiento a largo plazo. El objetivo del archivo es garantizar que los datos esenciales e inactivos permanezcan accesibles y sin daños durante un período prolongado. Protege a las entidades contra la pérdida de datos por fallas de hardware, averías del sistema o cambios técnicos.
• Optimización de costes. Archivar libera recursos en los sistemas de almacenamiento activos al trasladar material obsoleto a un lugar diferente. Esto mejora el rendimiento general del sistema y reduce el costo de las opciones de almacenamiento de alto rendimiento.
• Requisitos normativos y de cumplimiento . Las leyes exigen que muchas industrias conserven ciertos tipos de datos durante un tiempo específico. La correcta preservación de los datos mantiene a las empresas al día con las regulaciones.
• Referencia y análisis histórico. Los datos archivados contienen importantes linajes de datos, conocimientos, tendencias y patrones del pasado, incluso cuando no están operativos actualmente. Es posible que aún contenga información que ayude a tomar decisiones comerciales informadas o pronosticar tendencias.
• Gestión eficiente de datos. Un entorno de datos bien organizado requiere datos bien conservados. Mantiene el material antiguo fuera de las ubicaciones de almacenamiento activas, lo que permite a los usuarios identificar y recuperar rápidamente la información que desean.
• Gestión del conocimiento . El conocimiento institucional crítico se incorpora con frecuencia a los datos históricos de las organizaciones. Las organizaciones suelen incorporar información crítica en su almacenamiento de datos históricos. Un archivo adecuado garantiza que esta información esté disponible incluso cuando cambie el personal.

Archivo de datos versus almacenamiento de datos versus copia de seguridad de datos

El almacenamiento de datos mantiene la información a mano. La copia de seguridad de datos se ocupa de la recuperación rápida de datos recientes y comprometidos para garantizar la continuidad del negocio. Finalmente, si bien el archivado de datos se basa un poco en el almacenamiento y un poco en la copia de seguridad, su objetivo principal es preservar los datos más antiguos y menos utilizados.

El cumplimiento normativo, la optimización y la referencia histórica son necesarios para una gestión eficaz de los datos. El almacenamiento maneja las demandas operativas actuales y el archivado aborda la preservación a largo plazo y la eficiencia de los recursos.

Beneficios del archivo de datos

El archivado de datos va más allá de simplemente conservarlos; la práctica permite a las empresas mejorar la productividad, mantener el cumplimiento, tomar decisiones informadas y proteger sus activos digitales para una retención a largo plazo.

• Los datos históricos proporcionan información, tendencias y patrones importantes. El archivo garantiza que los datos históricos permanezcan disponibles para su examen, lo que puede ayudar a los usuarios a tomar decisiones informadas.
• Los datos activos, accesibles y modificables a menudo necesitan recursos sólidos de almacenamiento y procesamiento. Nadie utiliza tanto archivos comprimidos, lo que libera recursos, mejora la eficiencia del sistema y reduce los gastos.
• Los activos digitales, como registros, documentos y estudios de investigación, suelen adquirir valor con el tiempo. El archivado de datos protege estos activos de la pérdida de datos, problemas de dispositivos y obsolescencia tecnológica.
• El archivado es coherente con las prácticas exitosas de gobernanza de datos y confirma que los datos están bien organizados, son fácilmente accesibles y clasificados con precisión.
• Se incluyen precauciones de seguridad en los métodos de archivo adecuados para proteger los datos archivados de accesos no deseados o infracciones.
• Los incidentes inesperados interrumpen las operaciones comerciales. Al asegurar copias de seguridad de datos vitales, el archivado mantiene a flote la continuidad del negocio.

Leyes clave de archivo de datos

A continuación se presentan algunas leyes y regulaciones con requisitos particulares de política de retención de datos para brindarnos una mejor comprensión de la función de retención de datos en cumplimiento.

• Según el artículo 5(e) del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), los datos deben “conservarse en una forma que permita la identificación de los interesados ​​durante no más tiempo del necesario para los fines para los cuales se procesan los datos personales”. El RGPD permite a las empresas conservar datos personales durante períodos prolongados "en la medida en que los datos personales se procesen únicamente con fines de archivo en interés público, con fines de investigación científica o histórica o con fines estadísticos de conformidad con el artículo 89 (1)".
• La Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA) no contiene ningún criterio uniforme para archivar datos médicos porque varía según el estado. Sin embargo, incluye información clara sobre la conservación de documentos relacionados con HIPAA.
• Según el Departamento de Trabajo de EE. UU., la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que las empresas mantengan registros durante al menos tres años. Las tarjetas de tiempo, los horarios y los registros de ganancias deben conservarse durante dos años para calcular el pago. Los agentes del Departamento de Trabajo deben poder acceder a todos los registros para su examen.
• Según la Sec. 802(a)(1) de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), “cualquier contador que realice una auditoría de un emisor de valores al que se aplica la sección 10A(a) de la Ley de Bolsa de Valores de 1934, deberá mantener todas las auditorías o revisar los papeles de trabajo por un período de cinco años a partir del final del ejercicio fiscal en que concluyó la auditoría o revisión.”

Desafíos del archivo de datos

El archivado de datos presenta varios problemas que las empresas deben superar para gestionar con éxito sus datos almacenados. A continuación se presentan cinco cuestiones que quizás deba resolver.

1. Volumen y crecimiento de datos: Mantener y preservar cantidades masivas de información puede resultar abrumador a medida que los volúmenes se expanden exponencialmente. Proporcionar soluciones de archivado escalables para dar cabida a cantidades crecientes de datos no es tarea fácil.
2. Clasificación e identificación de datos: debe tomar algunas decisiones difíciles sobre qué datos conservar en función de la relevancia, los requisitos reglamentarios y las tendencias de uso. Asegúrese de identificar y clasificar correctamente el material a archivar para garantizar una recuperación eficiente.
3. Regulaciones y cumplimiento de retención de datos: diferentes sectores tienen diferentes regulaciones de retención de datos. Preservar los datos mientras se cumple con estos estándares y permanecer accesible para las auditorías pone a prueba a todos los profesionales de la información, especialmente cuando cambian las regulaciones.
4. Recuperación y accesibilidad del material: el material archivado suele ser menos accesible que los datos actuales. Es un acto de equilibrio mantener los datos conservados fácilmente recuperables sin comprometer la seguridad.
5. Obsolescencia de la tecnología: a medida que avanza la tecnología, será necesario actualizar los formatos de datos, los métodos de almacenamiento y los procedimientos de archivo. Garantizar la accesibilidad a largo plazo de los datos conservados presenta dificultades sustanciales.

Mejores prácticas para el archivo de datos

Debe tener un plan para el archivo de datos como componente crucial de su política de gestión del ciclo de vida de los datos. Le permite guardar información y mantener un presupuesto de almacenamiento realista simultáneamente.

Las siguientes son las cinco técnicas principales recomendadas para crear una estrategia sólida de archivo de datos.

1. Establecer políticas de archivo claras

Cree políticas de archivo bien definidas que especifiquen el tipo de datos que se conservarán y los parámetros sobre cuándo deben archivarse y durante cuánto tiempo deben conservarse. Implementar criterios de elegibilidad de datos para mantener la coherencia y el cumplimiento de las reglas.

2. Ordenar y priorizar datos

Clasifique los datos por su valor, sensibilidad y frecuencia de uso. No todos los puntos de datos requieren el mismo nivel de conservación. Priorice el archivado de datos en función de las demandas comerciales, las limitaciones regulatorias y la importancia histórica.

3. Implementar medidas de seguridad de datos

Configure cifrado, controles de acceso y sistemas de autenticación para garantizar la seguridad de los datos preservados. Audite y supervise el acceso a los datos archivados periódicamente para evitar el acceso ilegal.

4. Utilice soluciones de almacenamiento escalables y eficientes

Elija sistemas de archivo que puedan manejar volúmenes de datos en expansión. Considere la posibilidad de aplicar almacenamiento rentable, como archivos en cinta o sistemas de archivo en la nube, para gestionar las tarifas.

5. Centrarse en el archivo de documentos

Mantenga registros exhaustivos de sus operaciones de archivado de datos, incluidas reglas, métodos y razonamientos detrás de las opciones de archivado de datos. Esta documentación resulta útil para las auditorías, garantiza la coherencia y funciona como referencia para la toma de decisiones futuras.

Soluciones de archivo de datos

Las soluciones de almacenamiento de archivos normalmente guardan correos electrónicos, documentos y otros datos que no son inmediatamente relevantes, pero que aún tienen valor como referencia histórica, cumplimiento o recuperación de datos. Estos sistemas pueden admitir almacenamiento físico, como cintas, y almacenamiento digital, como servicios basados ​​en la nube.

Liberando el futuro de los archivos de datos

El archivo de datos surge como un custodio constante de la información en el tejido de nuestra era digital, manteniendo los hilos de la historia, el cumplimiento y la eficiencia. A medida que navegamos por las corrientes de innovación, descubrimos que el archivo de datos protege nuestra historia y dirige nuestro futuro. Nos permite emitir juicios fundamentados, navegar en entornos regulatorios y optimizar recursos.

A medida que avanza la tecnología, la importancia de una adecuada preservación y protección de los datos se mantendrá constante, proporcionando un vínculo entre el pasado conocido y el territorio por descubrir que se avecina.

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