6 consejos de flujo de trabajo de CRM para mejores ventas

Un enorme 87 por ciento de las empresas actuales utilizan software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) basado en la nube. Y, con beneficios como un mejor servicio al cliente, mayor retención de clientes, mejor prospección, alcance más personalizado e informes más precisos (respaldados por datos de clientes, nada menos), ¿quién puede culparlos?

Agregue a eso el poder de la automatización impulsado por la inteligencia artificial y obtendrá un equipo de ventas que es tan eficiente como efectivo.

Entonces, ¿cómo aprovechar el poder de la IA y el CRM para impulsar las ventas y el éxito de los clientes (sin sobrecargar a su equipo)?

¡Fácil! Capacite a su representante de ventas con flujos de trabajo de CRM optimizados.

¿Qué es un flujo de trabajo CRM?

Un flujo de trabajo de CRM es un conjunto predefinido de acciones automatizadas que agilizan y optimizan diversos procesos relacionados con el cliente y/o las ventas dentro de una organización. El objetivo principal de un flujo de trabajo de CRM es mejorar la eficiencia, la coherencia, la comunicación y la colaboración cuando se trata de la gestión de datos de CRM .

Los casos de uso comunes para los flujos de trabajo de CRM incluyen gestión de clientes potenciales, gestión de canales de ventas, enrutamiento de tickets de atención al cliente, campañas de marketing por correo electrónico y seguimiento. Al automatizar y estandarizar estos procesos, las organizaciones pueden brindar un mejor servicio al cliente, aumentar la eficiencia de las ventas y mejorar sus relaciones generales con los clientes.

8 componentes clave de un flujo de trabajo CRM

Antes de entrar en los diferentes tipos de flujos de trabajo de CRM, hay algunas características clave a tener en cuenta en términos de cómo se combinan. A saber…

• Desencadenante: un flujo de trabajo de CRM normalmente comienza con un desencadenante, que puede ser un evento o condición que inicia el flujo de trabajo.Por ejemplo, un desencadenante podría ser un nuevo cliente potencial que ingresa al sistema CRM, una consulta de un cliente o una fecha u hora específica.
• Secuencia de pasos: el flujo de trabajo consta de una secuencia de pasos o acciones predefinidas que deben realizarse en respuesta al desencadenante.Estos pasos pueden implicar una amplia gama de actividades, como enviar correos electrónicos, asignar tareas a los miembros del equipo, actualizar registros de clientes o generar informes.
• Automatización: uno de los principales beneficios de los flujos de trabajo de CRM optimizados es la automatización.Una vez configurados, los flujos de trabajo pueden realizar tareas automáticamente y enviar notificaciones sin requerir intervención manual. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de error humano.
• Puntos de decisión: los flujos de trabajo pueden incluir puntos de decisión o condiciones que determinan la ruta que toma el flujo de trabajo.Por ejemplo, un flujo de trabajo puede verificar si un cliente potencial cumple ciertos criterios y tomar diferentes acciones en función de si califica o no.
• Notificaciones y alertas: los flujos de trabajo suelen incluir notificaciones y alertas para mantener informados a los miembros del equipo sobre el progreso de las interacciones con los clientes.Por ejemplo, un flujo de trabajo puede enviar una notificación por correo electrónico a un vendedor cuando se le asigna un nuevo cliente potencial.
• Gestión de datos de CRM: los flujos de trabajo pueden actualizar los registros de los clientes en tiempo real a medida que avanzan en el flujo de trabajo.Esto garantiza que la información del cliente esté siempre actualizada.
• Informes y análisis: muchos sistemas CRM ofrecen herramientas de análisis e informes que permiten a las organizaciones realizar un seguimiento del rendimiento de sus flujos de trabajo.Estos datos se pueden utilizar para realizar mejoras y optimizar los procesos a lo largo del tiempo.
• Integración: los flujos de trabajo de CRM a menudo pueden integrarse con otras aplicaciones de software, como plataformas de marketing por correo electrónico, herramientas de calendario y sistemas de comercio electrónico, para crear una experiencia de cliente perfecta.

Cómo crear su propio flujo de trabajo CRM

Como puede imaginar, la creación de un flujo de trabajo de CRM personalizado puede potenciar la eficacia de sus equipos de ventas en la gestión de las relaciones con los clientes. A continuación se detallan los pasos que debe seguir para crear su propio flujo de trabajo:

1. Seleccione un proceso para automatizar

Comience por identificar un proceso específico que desee automatizar. Considere áreas donde la automatización puede mejorar la eficiencia, reducir el trabajo manual y mejorar la experiencia del cliente. Por ejemplo, puede optar por automatizar la generación de clientes potenciales, la incorporación de clientes o el enrutamiento de tickets de atención al cliente.

2. Configurar un flujo de trabajo

Una vez que haya elegido un proceso, siga estos pasos para configurar un flujo de trabajo.

• Definir el desencadenante : determine el evento o condición que iniciará el flujo de trabajo.Podría ser un nuevo cliente potencial que ingresa a su sistema CRM, una consulta de un cliente o una fecha específica.
• Describe los pasos : define claramente la secuencia de pasos o acciones que deben tomarse en respuesta al desencadenante.¿Qué tareas deben automatizarse? ¿Quién es responsable de cada paso? ¿Qué datos deben actualizarse o registrarse?
• Herramientas de automatización : elija la función CRM o las herramientas de automatización que utilizará para crear y administrar el flujo de trabajo.Muchos sistemas CRM ofrecen funciones integradas de automatización del flujo de trabajo, mientras que otros pueden requerir integración con plataformas de automatización externas.
• Puntos de decisión : identifique cualquier punto de decisión dentro del flujo de trabajo en el que necesite tomar decisiones en función de condiciones o criterios específicos.Por ejemplo, en un flujo de trabajo de calificación de clientes potenciales, puede decidir si un cliente potencial debe clasificarse como "caliente" o "frío" en función de su comportamiento.
• Notificaciones : determine cuándo y cómo se deben enviar notificaciones y alertas a los miembros relevantes del equipo.Las notificaciones ayudan a mantener a todos informados y garantizar acciones oportunas.

3. Ejecute, pruebe y repita

Antes de implementar el flujo de trabajo en un entorno real, es fundamental ejecutarlo y probarlo exhaustivamente.

• Ejecute una prueba : simule el evento desencadenante y ejecute el flujo de trabajo en un entorno controlado para garantizar que funcione como se esperaba.
• Recopile comentarios : involucre a miembros relevantes del equipo y a las partes interesadas para recopilar comentarios sobre la efectividad y eficiencia del flujo de trabajo.Realice los ajustes necesarios en función de sus aportaciones.
• Iterar y optimizar : refina continuamente el flujo de trabajo para mejorar su rendimiento.Utilice comentarios y análisis de datos para identificar cuellos de botella o áreas de mejora.

4. Ajustarse y comprometerse

Una vez que haya probado y perfeccionado el flujo de trabajo hasta su satisfacción, es hora de comprometerse a utilizarlo en sus operaciones diarias.

• Documentación : documente el flujo de trabajo, incluidos el desencadenante, los pasos, los puntos de decisión y las notificaciones.Asegúrese de que todos los miembros del equipo que participarán estén familiarizados con el flujo de trabajo.
• Capacitación : brinde capacitación a los miembros del equipo sobre cómo utilizar y seguir el flujo de trabajo de manera efectiva.
• Monitoreo y mantenimiento : supervise continuamente el rendimiento del flujo de trabajo y realice los ajustes necesarios para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes o los requisitos del cliente.
• Escalado : si el flujo de trabajo resulta exitoso, considere cómo escalarlo a otras áreas de su negocio o integrarlo con otros procesos.

Si sigue estos pasos, puede crear un flujo de trabajo de CRM personalizado que agilice sus procesos relacionados con los clientes, mejore la coherencia y, en última instancia, mejore la capacidad de su organización para gestionar y fomentar las relaciones con los clientes de forma eficaz.

6 ejemplos de flujo de trabajo de CRM

1. Campañas de marketing por correo electrónico

Las campañas de marketing por correo electrónico son una parte crucial de la participación y retención del cliente. Un flujo de trabajo de CRM para marketing por correo electrónico normalmente implica crear, programar y enviar campañas de correo electrónico dirigidas a diferentes segmentos de su base de clientes. El flujo de trabajo puede verse así:

• Desencadenante : fecha programada o evento específico (por ejemplo, un cliente que se registra para recibir un boletín informativo).
• Pasos : cree contenido de correo electrónico, segmente la lista de correo electrónico, programe la entrega de correo electrónico y realice un seguimiento de las tasas de apertura y de clics.
• Automatización : Envío de correo electrónico automatizado según el horario programado.
• Puntos de decisión : Segmentar la lista de correo electrónico en función de las preferencias o el comportamiento del cliente.
• Notificaciones : alertas a los equipos de marketing sobre el rendimiento de la campaña.

2. Generación de leads y contactos

Este flujo de trabajo se centra en capturar y gestionar clientes potenciales y contactos de diversas fuentes, como formularios de sitios web, ferias comerciales o redes sociales. Los pasos del flujo de trabajo pueden incluir:

• Activador : Envío de nuevo cliente potencial o contacto.
• Pasos : entrada de datos, seguimiento de la fuente de clientes potenciales, asignación de clientes potenciales y creación de registros de clientes potenciales/contactos.
• Automatización : automatice los datos de Salesforce configurando los clientes potenciales para que se asignen automáticamente a los representantes de ventas según reglas predefinidas.
• Puntos de decisión : Calificación de clientes potenciales según criterios específicos (p. ej., presupuesto, cronograma).
• Notificaciones : alertas a los equipos de ventas sobre nuevos clientes potenciales.

3. Calificación del líder

Los flujos de trabajo de calificación de clientes potenciales ayudan a garantizar que solo los clientes potenciales prometedores avancen en el embudo de ventas. Los pasos del flujo de trabajo pueden ser los siguientes:

• Desencadenante : cliente potencial recién generado.
• Pasos : puntuación de clientes potenciales, análisis de datos de CRM (por ejemplo, datos demográficos) y seguimiento del comportamiento.
• Automatización : asignar automáticamente clientes potenciales a las etapas de ventas adecuadas (p. ej., fría, tibia, caliente).
• Puntos de decisión : determinar si un cliente potencial cumple con los criterios para convertirse en una oportunidad de ventas.
• Notificaciones : alertar a los representantes de ventas cuando los clientes potenciales califican para una mayor participación.

4. Ciclo de ventas

El flujo de trabajo del proceso de ventas guía a los equipos de ventas a través de las distintas etapas del cierre de acuerdos. Normalmente incluye los siguientes pasos:

• Desencadenante : Cliente potencial recién calificado.
• Pasos : desarrollo de leads, creación de propuestas, negociaciones y cierre de acuerdos.
• Automatización : Recordatorios automatizados para seguimientos y programación de reuniones.
• Puntos de decisión : mover clientes potenciales a través de etapas (por ejemplo, del prospecto a la negociación).
• Notificaciones : alertar a los gerentes y representantes de ventas sobre el progreso del trato.

5. Campaña de goteo de plomo

El fomento de clientes potenciales es crucial para mantener a los clientes potenciales interesados ​​a lo largo del tiempo. El flujo de trabajo de una campaña de goteo de clientes potenciales implica enviar una serie de correos electrónicos o contenido dirigidos a nutrir clientes potenciales. El flujo de trabajo puede verse así:

• Activador : Recién calificado pero no listo para comprar.
• Pasos : crear una serie de correos electrónicos educativos, programarlos y enviarlos.
• Automatización : Envío de correo electrónico automatizado a intervalos predefinidos.
• Puntos de decisión : medir la participación de los clientes potenciales y la interacción con el contenido por goteo.
• Notificaciones : alertar a las ventas cuando un cliente potencial está listo para la venta.

6. Gestión del ciclo de vida del cliente

Este flujo de trabajo se centra en gestionar los clientes a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la adquisición hasta la retención y las ventas adicionales. El flujo de trabajo puede incluir:

• Desencadenante : Adquisición de clientes o primera compra.
• Pasos : incorporación, soporte, esfuerzos de ventas adicionales/cruzadas y recopilación de comentarios.
• Automatización : correos electrónicos de incorporación automatizados, recordatorios de renovación y solicitudes de comentarios.
• Puntos de decisión : Identificar oportunidades de ventas adicionales basadas en el comportamiento del cliente.
• Notificaciones : alerta a los administradores de cuentas y a los equipos de soporte sobre problemas u oportunidades críticos.

Estos son sólo algunos ejemplos de flujos de trabajo de CRM. Las organizaciones pueden personalizar y ampliar estos flujos de trabajo para adaptarlos a sus necesidades y objetivos específicos, asegurando una gestión eficiente de las relaciones con los clientes en cada etapa del recorrido del cliente.

Los procesos de ventas automatizados aumentan sus resultados

En resumen, profundizamos en el mundo de los flujos de trabajo de CRM y descubrimos su papel fundamental en la optimización de la gestión de las relaciones con los clientes.

Exploramos varios flujos de trabajo de CRM, como campañas de marketing por correo electrónico, generación de leads y gestión del ciclo de vida del cliente, destacando su importancia individual dentro de la estrategia más amplia de una empresa.

Además, describimos una guía completa sobre cómo diseñar su propio flujo de trabajo, enfatizando la importancia de seleccionar el proceso correcto, configurarlo meticulosamente, realizar pruebas rigurosas, mejoras iterativas y, en última instancia, el compromiso de aprovechar el potencial de la automatización de manera efectiva.

Al dominar estos principios, las empresas pueden desbloquear el poder de los flujos de trabajo de CRM para mejorar la eficiencia, la satisfacción del cliente y el éxito general en la gestión de las relaciones con los clientes.

Para obtener ayuda adicional para superar los últimos desafíos de la administración de datos de CRM, descargue nuestra guía rápida: 4 flujos de trabajo que debe automatizar en Salesforce.