Los beneficios de usar hojas de cálculo para la gestión de relaciones con los clientes

En el mundo de los negocios, los clientes reinan por encima de todo. Sin ellos, una empresa simplemente no puede prosperar. Pero construir y mantener relaciones sólidas con los clientes es algo más que garantizar un patrocinio continuo. Se trata de crear una experiencia positiva y atractiva que los haga volver por más.

Para lograr esto, las empresas deben permanecer vigilantes para proteger y fomentar esas interacciones con los clientes, cultivando un seguimiento leal y dedicado que impulse el éxito y el crecimiento. Entonces, ya sea que sea un profesional experimentado o recién esté comenzando, recuerde: poner a sus clientes primero no es solo un buen negocio, es fundamental para su éxito.

Utilizar la gestión de relaciones con los clientes (CRM) para realizar un seguimiento de los datos de los clientes es fundamental para crear y mantener relaciones sólidas con los clientes. Las empresas han descubierto los múltiples beneficios de incorporar hojas de cálculo para gestionar la información de los clientes y agilizar el proceso de venta. Más allá de la gestión de datos, CRM proporciona información valiosa que puede optimizar las estrategias y mejorar la satisfacción general del cliente.

A medida que las empresas crecen, la gestión de las relaciones con los clientes puede convertirse en una tarea abrumadora. Ahí es donde entran las hojas de cálculo: brindan una solución simple y efectiva para rastrear las interacciones y los detalles de los clientes. Sin embargo, si es nuevo en CRM, es posible que se pregunte de qué se trata todo este alboroto. El software CRM es una herramienta poderosa que permite una visión más profunda y la automatización de tareas.

Si bien cada opción tiene sus propias ventajas, la conclusión clave es que la gestión adecuada de las relaciones con los clientes puede conducir a un aumento de las ventas, la lealtad y el éxito. Entonces, ¿por qué no simplificar su enfoque con hojas de cálculo o software CRM? Sus clientes, y su resultado final, se lo agradecerán.

Ventajas de usar hojas de cálculo CRM Excel

Microsoft Excel sigue siendo la mejor opción para los profesionales que dependen de las hojas de cálculo. Su interfaz fácil de usar y su diseño simple lo convierten en un héroe entre las herramientas de oficina.

Pero, ¿sabías que hay aún más razones para amar esta aplicación? ¡Puede utilizar Excel para crear una hoja de cálculo de CRM efectiva! Esto agilizará su proceso de gestión de clientes potenciales, mejorará la comunicación entre departamentos y realizará un seguimiento eficaz de las interacciones con los clientes. Es obvio ver por qué Excel es la opción preferida para empresas de todos los tamaños.

Dado que las hojas de cálculo son gratuitas, integradas y un programa independiente, tiene todos los datos de sus clientes en un solo archivo accesible para el equipo de ventas. El tipo de archivo también es exportable. También se puede acceder a través de una aplicación móvil o un navegador web.

Hay varias fórmulas y funcionalidades que puedes hacer en una hoja de cálculo de Excel. Ingresar datos en su hoja de cálculo es como una calculadora que puede brindarle resultados instantáneos. También puede analizar datos y filtrar y ordenar información.

Lo mejor de las hojas de cálculo es que hay varias plantillas que puede usar para personalizar su hoja de cálculo según las necesidades de su negocio. Varios sitios web ofrecen miles de plantillas gratuitas y premium que puede usar para su negocio, desde hojas de cálculo de finanzas y contabilidad hasta colecciones de plantillas para pequeñas empresas.

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Sistema CRM vs hojas de cálculo de Excel

¿Cuál es una mejor solución de gestión de clientes: el software CRM o las hojas de cálculo? Las industrias grandes y de gran volumen optan por el software CRM porque les ofrece comodidad y seguridad de datos en el seguimiento de clientes potenciales, la automatización de tareas de ventas, el envío de correos electrónicos y la creación de informes.

Para las pequeñas empresas que todavía están trabajando para establecer una base de clientes sólida y aumentar sus ingresos, usar hojas de cálculo de Excel es una mejor opción. Una pequeña empresa encontraría una manera de minimizar los gastos, y usar una hoja de cálculo de Excel es gratis, mientras que el software CRM tiene un costo. Aquí hay otros puntos de comparación entre las hojas de cálculo CRM Excel y el software CRM:

• El seguimiento de los clientes potenciales y las interacciones con los clientes a través del canal de ventas mediante el software CRM es más eficiente.
• Compartir archivos y trabajar en colaboración es más manejable con un software que con una hoja de cálculo.
• El software puede almacenar y procesar grandes volúmenes de datos de clientes en comparación con las hojas de cálculo.
• Se da importancia a la seguridad de los datos en el software de CRM. Utiliza el cifrado de datos para proteger los datos almacenados.

CRM vs hojas de cálculo: ¿Por qué cambiar al software CRM?

“La decisión de pasar de las hojas de cálculo al software CRM no debe ser apresurada. Más bien, se debe pensar mucho. Debe considerar su cliente actual, el volumen de ventas y el crecimiento potencial antes de decidir hacer un cambio”. – según lo citado por Simple Sheets en una de sus publicaciones de blog recientes.

Cuando vea un crecimiento en sus ventas y un aumento en las transacciones de los clientes, es recomendable considerar la adopción de un software CRM para su negocio. Además, cuando experimenta constantemente problemas de administración de datos, es una señal de un cambio.

A continuación se enumeran algunas de las razones por las que muchas empresas utilizan software CRM.

1. Administrar la entrada de datos del cliente

Cuando su negocio maneja grandes volúmenes de datos de clientes, administrarlos puede ser un desafío. Pero, con la ayuda del software CRM, puede compartir archivos con sus colegas de manera conveniente. Esto facilita un flujo de trabajo más colaborativo y simultáneo en la oficina.

Con el software CRM, puede crear y administrar fácilmente archivos de datos de clientes que incluyen perfiles de clientes y sus transacciones e interacciones de ventas. El uso de herramientas de CRM le brinda más flexibilidad y no limita la cantidad de datos de clientes para codificar.

2. Informes de ventas

El proceso general de ventas y los informes de su negocio se pueden monitorear convenientemente mediante el software CRM. El monitoreo ayuda a la empresa a administrar clientes potenciales, realizar un seguimiento de las tasas de conversión y monitorear la productividad general de la empresa.

Con las hojas de cálculo, aún estaría pidiendo ayuda cuando almacene y formatee datos. Sin embargo, con el software CRM, no tiene que buscar ayuda al codificar datos y crear informes en tiempo real.

Es posible que encuentre más errores cuando cambia involuntariamente los datos en la hoja de cálculo. Este es un problema que desea evitar tanto como sea posible. El software, por otro lado, no es propenso a errores porque puede dividir los datos.

Es útil crear elementos visuales en hojas de cálculo. Sin embargo, agregar tantos elementos visuales a su hoja de cálculo puede limitar sus capacidades de procesamiento de datos. Sin embargo, con el software, esto no es un problema, ya que puede procesar datos grandes y complejos sin esfuerzo.

3. Gestión del tiempo y seguimiento del trabajo

Muchas empresas aún administran manualmente los registros de clientes. Por lo tanto, varios representantes de ventas han expresado cuánto tiempo dedican al papeleo y la codificación de la información del cliente. Las empresas deberían centrarse más en vender en lugar de dedicar mucho tiempo al papeleo.

Muchas empresas han visto como las hojas de cálculo fallan en cuanto a la eficiencia en el ingreso de datos, perdiendo un tiempo valioso y disminuyendo la productividad laboral. Pero, con el software, puede pasar menos tiempo haciendo papeleo y otras tareas manuales, ya que puede recopilar y almacenar datos de sitios web, cuentas de redes sociales y otras plataformas.

La supervisión y el registro del trabajo son posibles con el software CRM. Puede realizar un seguimiento de lo que está haciendo cada representante de ventas y cómo se desempeñan. Esto es útil para la evaluación del desempeño y el establecimiento de objetivos.

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4. Automatización

El uso del software CRM puede automatizar todas las actividades de su oficina. No es necesario abrir un archivo de Excel cada vez que tenga nuevos datos o clientes potenciales para codificar. En una configuración automatizada, los nuevos clientes potenciales se agregan automáticamente a la base de datos.

La automatización ayuda a ahorrar mucho tiempo, a diferencia de las hojas de cálculo, en las que debe codificar todo manualmente. La codificación manual no solo requiere mucho tiempo, sino que también es propensa a errores.

5. Colaboración

Si está utilizando hojas de cálculo, no podrá acceder a sus archivos si tiene la intención de trabajar de forma remota. Es posible usar Hojas de cálculo de Google en su dispositivo móvil, pero trabajar en su teléfono puede ser un desafío. Por otro lado, el software CRM cuenta con una aplicación móvil adecuada para trabajar de forma remota.

Trabajar en una gran empresa que maneja grandes volúmenes de datos es un desafío para los miembros del equipo de ventas para realizar un seguimiento de las ventas y los datos de los clientes que llegan constantemente a diario. El software fomenta la colaboración, donde cada miembro del equipo puede publicar comentarios o chatear libremente entre sí sobre un proyecto determinado.

6. Todos los datos almacenados en un solo lugar

Con las hojas de cálculo, debe acceder a varias hojas de cálculo para recuperar los datos que está buscando. Pero, con el software, solo necesita acceder a una sola ventana. El software proporciona una ubicación central donde todos los datos almacenados están vinculados para facilitar el acceso con un solo clic.

7. Seguridad de los datos

Si es propietario de una pequeña empresa, puede usar una hoja de cálculo para administrar los registros de los clientes. Con el tiempo, cuando su negocio crezca y contrate a más personas para manejar las relaciones con los clientes, es posible que una hoja de cálculo ya no sea una herramienta adecuada.

Las hojas de cálculo son propensas al error humano; un error puede destruir su archivo de hoja de cálculo. Las hojas de cálculo se pueden copiar y compartir fácilmente. Esto puede amenazar todo su negocio.

Lo mejor del software de CRM en términos de seguridad de datos es que los empleados tienen privilegios de acceso variable para manejar los datos. Las actividades que realizan en el software se pueden rastrear, lo cual es una gran ventaja para la seguridad.

8. Planificación de actividades

Un sistema de software CRM gestiona no solo los datos de los clientes. El software puede realizar un seguimiento de los contactos de los clientes y gestionar las oportunidades comerciales. También cuenta con útiles herramientas para planificar actividades y programar tareas.

El software CRM puede automatizar tareas manuales como la planificación y programación de actividades y transacciones comerciales. Con el software, puede programar tareas como llamar a un cliente para recibir comentarios o llamar para solicitar información actualizada.

¿Cuándo cambiar al software CRM?

Debe saber que cambiar al software CRM tiene un costo, a diferencia de las hojas de cálculo que son de uso gratuito. Sin embargo, muchas empresas están dispuestas a pagar por lo beneficioso que es el uso de software para su negocio.

Si está planeando hacer un cambio, a continuación hay algunas preguntas que debe responder:

1. ¿Recibe varias llamadas telefónicas y mensajes de correo electrónico diariamente?
2. ¿Hace negocios con varios tipos de clientes?
3. ¿Su departamento de relaciones con el cliente tiene más de tres empleados?
4. ¿La seguridad de los datos es importante para usted?

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Pensamientos finales

Las empresas pequeñas o nuevas utilizan hojas de cálculo porque son muy accesibles y de uso gratuito. Puede usarlo convenientemente como una base de datos de clientes.

Por un lado, cuando un negocio está creciendo y hay un aumento en el tráfico de clientes, ya no es recomendable el uso de hojas de cálculo. El software CRM es una mejor opción. Es una herramienta confiable para manejar grandes cantidades de información del cliente.

Decidir si usar hojas de cálculo o software para administrar la información de los clientes no es fácil. Hay varias consideraciones de las que hay que tomar nota. Si aún no está listo para dar el salto y cambiar al software CRM, está bien. Puede usar hojas de cálculo porque también son excelentes herramientas de administración de datos. Sin embargo, esté abierto a los cambios y evalúe sus opciones si surge la necesidad.