Planificación de eventos corporativos 101: 5 consejos para el éxito

Los eventos corporativos pueden tomar muchas formas, incluidos lanzamientos de productos, promociones, creación de equipos, creación de redes y capacitación y desarrollo profesional. Cualquiera que sea la razón, la planificación puede ser abrumadora, especialmente cuando se trata de un concepto nuevo.

Además, necesita obtener una ventaja inicial para que tenga éxito. Con tantos detalles que considerar, darse más tiempo ayudará a evitar errores como omitir información esencial como invitar a los accionistas o planificar el presupuesto.

Es posible que desee considerar trabajar con planificadores de eventos en su área para aliviar un poco la presión. Por ejemplo, si planea organizar eventos en Londres, comuníquese con planificadores de eventos experimentados para obtener ideas sobre cómo planificar el mejor evento corporativo.

Si se pregunta cómo organizar un evento empresarial exitoso, esta guía proporciona nuevos conocimientos, consejos y trucos para ayudarlo con la planificación:

1. Evalúe sus objetivos principales

Identificar el propósito y los objetivos del evento es una excelente manera de comenzar a planificar. Le dará una idea clara de qué segmentos incluir en el programa, las personas a invitar y qué tareas delegar al equipo.

Generalmente, guía todas tus decisiones y te permite medir el éxito del evento. Además, le dará una idea de cada paso a medida que avanza.

Para agilizar la planificación, recuerde incluir algunos de estos objetivos principales:

• Generar ingresos para la empresa.
• Aumenta el conocimiento de tu marca
• Atraer inversores potenciales y nuevos clientes
• Crear una comunidad a través de la interacción social.
• Introducir conceptos nuevos o desafiantes
• Celebración de logros o avances recientes
• Reconocimiento a los empleados por su dedicación
• Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración.

Determinar sus objetivos es el trampolín para planificar, organizar y completar un evento corporativo exitoso.

2. Determine el tipo y el tamaño del evento

Una vez que conoce el propósito, es más fácil determinar el tipo de evento a planificar. Dependiendo del tono que le gustaría establecer, cada evento también podría diferir del siguiente. Por esta razón, las empresas deben considerar cuidadosamente el tamaño de sus eventos.

En promedio, la mayoría de los eventos corporativos se incluyen en una de las siguientes categorías:

• Micro: Estos son para organizaciones para realizar eventos sencillos con hasta 100 invitados. La planificación de este tipo de eventos es relativamente fácil, pero podría depender de los delegados invitados. Por ejemplo, si tiene más gerentes senior, es posible que deba dedicar más tiempo a organizar la logística y el alojamiento según el marco de tiempo.
• Pequeño: estos eventos suelen albergar entre 100 y 250 delegados. La cantidad de trabajo que haga también dependerá de los rangos de los asistentes. Sin embargo, al igual que para los microeventos, debe crear un programa que permita descansos y planifique el transporte para los invitados de los gerentes senior.
• Tamaño mediano: estos son eventos más grandes para hasta 2000 invitados, principalmente para establecer contactos y ferias comerciales cuando la alta dirección quiere reunirse con sus principales clientes. Implica más planificación, ya que es posible que también deba incluir entretenimiento después de la reunión junto con el alojamiento y la logística.
• Gran Escala: Son los eventos corporativos más destacados, con cerca de 10.000 delegados. Navegar por estos arreglos puede ser un desafío y necesitará la ayuda de profesionales para salir adelante. También puede utilizar la tecnología empresarial para la reserva de vuelos y alojamiento, el registro y la asignación de presupuesto para lograr eficiencia.

Su evento corporativo será más exitoso cuando calcule los invitados a planificar. Le permite planificar en consecuencia y evitar sorpresas que pueden desmantelar todo el programa. ¡Imagínese lo que sucederá si tiene más de 500 delegados cuando solo planeó 200!

3. Crea tu presupuesto

Los objetivos y el tamaño del evento influirán en el presupuesto. A diferencia de otras inversiones financieras, en las que creas un presupuesto y enfocas tus decisiones, la planificación de eventos corporativos implica establecer tu presupuesto según el tamaño, los objetivos y el tipo de invitados que invites.

Por ejemplo, cuando los micro seminarios son solo para los altos directivos, es probable que necesite más recursos que cuando planifica una formación de personal pequeño con unos 200 miembros del equipo.

Puede deberse a que la empresa deba cubrir el transporte, el alojamiento y el entretenimiento para los VIP, lo que puede ser más costoso. El presupuesto generalmente incluye lo siguiente:

• Sede con equipamiento y materiales
• refrigerios y comidas
• Regalos de primera calidad
• Costos promocionales
• Las emergencias incluyen cortes de energía imprevistos donde se necesitan soluciones de respaldo.

Tener en cuenta otros costos potenciales y de emergencia asegurará que asigne los recursos adecuados para el evento sin importar lo que suceda. No habrá lugar para sorpresas y tendrá más posibilidades de tener un evento corporativo exitoso.

4. Seleccione un lugar y una fecha convenientes

El lugar elegido dependerá de la posición y la cantidad de delegados que asistan a los eventos. Sin embargo, asegúrese de reservar el lugar con al menos unos meses de anticipación para asegurarse de que esté disponible. Cuanto antes pueda asegurar el lugar, antes también podrá enviar invitaciones.

Al seleccionar su lugar, asegúrese de considerar su presupuesto. Es posible que desee algo elegante y elaborado para generar entusiasmo, pero tampoco desea sobrecargar los recursos de la empresa. Si el presupuesto no permite un lugar lujoso, elija una buena ubicación y decórela según los estándares de su empresa.

También debe considerar la ubicación del lugar. Tiene que ser accesible para los huéspedes, con servicios esenciales como baños. Debe ser lo suficientemente grande para acomodar a todos los asistentes y permitir un diseño decente sin parecer demasiado estrecho. El lugar también debe ser seguro y protegido, con un protocolo de emergencia y un plan de evacuación apropiados.

5. Construye tu equipo

Necesitará un equipo de expertos que lo ayude con la planificación del evento, desde la reserva de lugares y alojamiento a tiempo, la programación y el envío de invitaciones hasta la creación de materiales. Involucrar a su equipo en dichos preparativos fomenta el compromiso y ayuda a garantizar que las tareas se deleguen y completen en detalle.

Además, es una oportunidad para mostrar las habilidades y el conocimiento del personal actual en lo que respecta a la planificación de eventos. Por ejemplo, el equipo de marketing puede ayudar con artículos promocionales y folletos, si es necesario, mientras que el departamento gráfico se encarga del diseño de tarjetas de invitación y banners en línea.

También pueden brindar información e ideas valiosas para que el evento sea exitoso, cómo planificar mejor el programa y otras consideraciones. Por lo tanto, si bien puede tener planificadores de eventos profesionales a sueldo, asegúrese de reservar también algunas responsabilidades para sus compañeros de trabajo.

Conclusión

La planificación de eventos corporativos, ya sean virtuales o físicos, puede ser exigente y desalentadora. Solo recuerda que las consideraciones más importantes son el tamaño del evento y los objetivos. Con el equipo adecuado compuesto por lo mejor del personal actual y planificadores de eventos profesionales subcontratados, su primer evento corporativo podría ser tan exitoso que confiarán en que lo manejará nuevamente la próxima vez.