Software de gestión del ciclo de vida de los contratos: no más dolores de cabeza

Cada dólar que entra y sale de una empresa está vinculado a un contrato.

Los contratos son un mal necesario para la mayoría de las empresas, y pasarlos por el departamento legal impide cerrar tratos. Pero mientras que los equipos de ventas, compras y otros negocios cuentan con herramientas especializadas para automatizar sus procesos, el departamento legal se ha visto atascado con el antiguo Word, hilos de correo electrónico y unidades de respaldo (tanto en línea como fuera de línea) durante décadas.

Ese es el problema que resuelve el software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM). Una herramienta CLM lo ayuda a convertir el caos contractual en cohesión, reuniendo todos los aspectos del proceso contractual en una plataforma y cerrando la brecha entre la ley y los negocios.

Un sistema de gestión del ciclo de vida del contrato ayuda a las empresas a automatizar y optimizar este proceso. Garantiza que todos los involucrados en un contrato o trato determinado, desde legal hasta corporativo, estén conectados de principio a fin y puedan acceder fácilmente a la información relacionada.

Si bien la administración del ciclo de vida del contrato no requiere necesariamente un software dedicado, la complejidad de los negocios modernos y el entorno acelerado requieren más que hojas de cálculo, carpetas y cadenas de correo electrónico para administrar las diferentes partes móviles de manera efectiva.

El ciclo de vida de un contrato incluye un conjunto diverso y complejo de tareas, que normalmente ocurren en las siguientes fases:

1. Autorización o creación de contratos
2. Colaboración y negociación de contratos
3. Aprobación del contrato
4. Ejecución del contrato
5. Seguimiento de contratos, auditoría e informes
6. Renovación o vencimiento del contrato

Trampas tradicionales de la gestión de contratos

Tradicionalmente, los equipos legales trabajan en un entorno aislado, separados de otros departamentos pero aún profundamente involucrados en todos los aspectos comerciales. Esto crea cuellos de botella debido a la colaboración por niveles y al flujo de información interrumpido entre funciones, lo que genera ineficiencias en los procesos.

Un equipo legal que trabaje con modelos obsoletos podría enfrentar los siguientes desafíos.

Falta de estandarización

Sin procesos y plantillas estandarizados para crear y gestionar contratos, reina el caos, lo que hace que los equipos se enfrenten a diferentes formatos e idiomas. Esto no solo hace que el seguimiento de contratos sea una pesadilla, sino que también complica la aplicación precisa y oportuna de los términos del contrato.

Cosas cayendo por las grietas

La mayor señal de un equipo legal con exceso de trabajo y un proceso de contratación desorganizado es cuando se pierden fechas importantes de renovación o vencimiento del contrato o se lucha para realizar un seguimiento de los contratos ejecutados, lo que genera errores costosos y falta de cumplimiento.

Falta de alineación entre las prioridades comerciales y legales

La mala comunicación entre los equipos comerciales y legales conduce a una desalineación con las prioridades de la empresa. Pueden terminar trabajando de forma independiente sin una colaboración productiva. Esto puede causar malentendidos y retrasos que frustran a ambos equipos y tienen un impacto negativo en el negocio.

Visibilidad y documentación inadecuadas

¿A quién contactaría si estuviera buscando un contrato específico o quisiera saber más al respecto? ¿Esta información está fácilmente disponible? No mantener los documentos del contrato correctamente hace que sea difícil encontrar y hacer referencia a términos y condiciones específicos cuando sea necesario, especialmente a medida que crece su negocio.

Percepción negativa dentro de la organización.

Debido a que Legal puede impedir un acuerdo o asociación cuando sea necesario, los equipos que carecen de visibilidad para cerrar acuerdos o canales de comunicación adecuados con Legal pueden frustrarse, creando distancias entre ellos. Todos los equipos deben trabajar juntos para cerrar tratos y garantizar el éxito comercial, por lo que una percepción negativa del departamento legal solo causaría más problemas a las empresas.

Automatización de procesos de contratos tradicionales con tecnología

La forma más fácil de comenzar con la gestión del ciclo de vida de los contratos es usar primero aplicaciones en línea como tableros kanban, software de gestión de proyectos, soluciones de almacenamiento en línea y hojas de cálculo para darle una apariencia de organización a su depósito de contratos. Muchos equipos también están adoptando herramientas de firma electrónica para automatizar la recopilación de firmas.

Esto le ayudará a alejarse de:

• Procesos obsoletos como contratos almacenados en discos duros individuales
• Examinando hilos de correo electrónico en busca de pistas contextuales
• Falta de visibilidad de los contratos ejecutados que pueden renovarse o expirar
• Firma y escaneado manual de acuerdos para solucionar la ejecución

También puede emplear software CLM dedicado para agilizar la gestión del ciclo de vida del contrato y eliminar obstáculos. Una herramienta de gestión de contratos especializada ayuda a su equipo legal a automatizar tareas manuales repetitivas, brinda información sobre las diferentes etapas del ciclo de vida del contrato y ayuda a identificar áreas de mejora en sus procesos actuales.

Cómo reconocer si su equipo necesita una solución CLM

Antes de invertir en la organización de su proceso de contrato, examine el caso de uso de un CLM en su empresa. ¿Necesita incluso el software CLM?

Adoptar una solución CLM puede ser su mejor opción si su equipo legal se enfrenta a los desafíos tradicionales de la gestión de contratos. Aquí hay un ejercicio simple para hacer un balance de sus procesos actuales e identificar las necesidades de automatización.

Fuente: SpotDraft

Este ejercicio también lo ayudará a crear un caso de negocios al evaluar las diferentes soluciones CLM y convencer a las partes interesadas para que obtengan financiamiento.

CLM no es solo para equipos legales

Si bien el software de gestión del ciclo de vida de los contratos es principalmente un habilitador legal, también actúa como un habilitador comercial. Toda la organización se beneficia de una gestión de contratos eficiente. Diferentes equipos y partes interesadas pueden usar el software CLM de varias maneras para agilizar las tareas legales y comerciales, desde la creación de contratos utilizando plantillas preaprobadas hasta el seguimiento de información y datos de contratos.

El equipo de ventas cierra tratos más rápido

Una herramienta CLM proporciona a las ventas documentos estandarizados y preaprobados para crear y personalizar contratos de forma independiente. También se integra con la solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para permitir un proceso de creación de contratos más eficiente y transparente.

Con un CLM, el equipo de ventas puede cerrar tratos más rápido, concentrarse en la propuesta de valor y negociar términos específicos en lugar de lidiar con la estructura y el lenguaje general de un contrato. Ahorra tiempo y esfuerzo que, de otro modo, se gastaría en redactar y negociar los términos del contrato desde cero. Las plantillas preaprobadas reducen el riesgo de errores u omisiones que pueden retrasar la finalización del contrato.

El software de gestión de contratos también ayuda a los equipos de ventas a agilizar el proceso de negociación de contratos, realizar un seguimiento de las actividades, acelerar el proceso de revisión, realizar un seguimiento del estado de los contratos, identificar oportunidades de ventas adicionales o cruzadas, y mucho más.

Las finanzas ganan visibilidad y conocimientos cruciales

Los contratos son la fuente de datos menos utilizada, generalmente porque su seguimiento y gestión a escala es un desafío. Sin embargo, a través de los sistemas CLM, los equipos financieros pueden usar datos de contratos para mejorar el flujo de efectivo, aumentar la eficiencia, reducir el riesgo y tomar decisiones más informadas.

La gestión adecuada de los contratos garantiza pagos oportunos de acuerdo con los términos del contrato, mejora el flujo de caja y reduce el riesgo de interrupción financiera. También allana el camino para procesos más eficientes, ahorrando tiempo y esfuerzo a los equipos de finanzas en tareas manuales como encontrar contratos y rastrear pagos.

Con una mejor gestión de contratos, los equipos de finanzas tienen una visión más completa y precisa de su cartera de contratos para tomar mejores decisiones comerciales y mejorar la planificación financiera.

Los CFO, en particular, pueden obtener increíbles beneficios de las herramientas CLM, desde aprovechar la inteligencia de contratos para crear pronósticos financieros precisos hasta garantizar el cumplimiento y mitigar el riesgo financiero.

Fuente: SpotDraft

El departamento de adquisiciones tiene bajo control los contratos de los proveedores

Los equipos de adquisiciones tratan regularmente con muchos proveedores y contratos. También administran procesos, relaciones con proveedores, salud financiera y realizan un seguimiento de renovaciones y vencimientos.

El software de gestión del ciclo de vida de los contratos facilita la vida al proporcionar un depósito central para todos los contratos de proveedores y una mejor visibilidad y seguimiento del ciclo de vida del contrato. Automatiza tareas como el seguimiento de pagos o la obtención de recordatorios para renovaciones automáticas de contratos.

Un CLM también ayuda a los equipos de compras a colaborar de manera más eficiente con otros equipos de la organización, como finanzas y legal. Puede ayudar a automatizar el proceso de aprobación y establecer una lógica condicional.

Puede configurar secuencias que activen aprobaciones automáticas para contratos por debajo de cierto valor y revisen las solicitudes de las partes interesadas para contratos por encima de cierto umbral. Esto garantiza que los contratos se revisen y negocien adecuadamente y que todas las partes relevantes se mantengan informadas durante todo el proceso.

Además, las herramientas de gestión del ciclo de vida de los contratos ayudan a los equipos de adquisiciones a tomar decisiones más informadas sobre su cartera de contratos, mejorar la planificación estratégica e identificar oportunidades de ahorro de costos u otras mejoras en el proceso de adquisiciones.

Todos los equipos de la organización disfrutan de una mayor eficiencia

Además de respaldar a los equipos legales, de ventas, financieros y de adquisiciones, el sistema CLM de una organización resuelve los desafíos comerciales para todos los que se ocupan de contratos y datos.

Fuente: SpotDraft

Esto incluye:

• Equipos de recursos humanos que utilizan el software CLM para organizar y optimizar las cartas de oferta y los acuerdos de los empleados
• Equipos de operaciones que lo utilizan para una mejor visibilidad y seguimiento de contratos relacionados con proyectos específicos
• Equipos de TI responsables de la seguridad de los datos dentro de la organización y de garantizar que todos los datos confidenciales de los contratos residan en un repositorio de contratos único y seguro.

¿Cómo automatiza el software CLM el ciclo de vida del contrato?

El software de administración de contratos lo equipa con las herramientas y la funcionalidad necesarias para cada fase del ciclo de vida del contrato, desde ingresar solicitudes de contrato desde el software CRM o crear contratos directamente en la plataforma hasta rastrear el estado del contrato y generar informes.

Creación de contratos con plantillas o editor en línea

Atrás quedaron los días en que MS Word era suficiente para el trabajo legal. Las empresas de hoy necesitan una mejor solución para crear y editar contratos. Las soluciones CLM modernas ofrecen a las empresas dos formas de agilizar la creación de contratos:

• A través de plantillas de contrato preaprobadas que permiten a los usuarios completar fácilmente detalles como nombres, fechas y valores del contrato
• A través de editores de contratos integrados en la aplicación que mejoran el software tradicional de procesamiento de textos para brindar una solución especialmente diseñada para simplificar el papeleo legal

Colaboración y negociación de contratos

Muchos software CLM incluyen características que permiten una colaboración más eficiente con los miembros del equipo y las partes interesadas de otras funciones comerciales. Algunas de estas características son:

• Espacios de trabajo compartidos
• Uso compartido de documentos con control de acceso
• Herramientas de anotación que permiten una mayor flexibilidad
• Gestión y automatización de solicitud de revisión o aprobación

Algunas herramientas de seguimiento de contratos también brindan soluciones para realizar negociaciones de contratos dentro de la plataforma al permitir la colaboración de las contrapartes a través de herramientas de línea roja y seguimiento de actividades.

Ejecución de contratos y firma electrónica

Aunque existen soluciones especializadas de firma electrónica, muchos equipos prefieren ejecutar todo el proceso de contratación en una sola plataforma. Las soluciones CLM permiten la ejecución de contratos al proporcionar una solución de firma electrónica nativa o integrada dentro de la plataforma.

Los usuarios pueden marcar contratos para su ejecución, recopilar firmas en orden, enviar recordatorios y realizar un seguimiento del estado en una plataforma.

Gestión del repositorio de contratos

Uno de los mayores desafíos que resuelve un CLM para los equipos legales es crear un repositorio central de todos los contratos y documentos y datos relacionados y proporcionar un registro de actividad para obtener más contexto y transparencia.

Informes y análisis

Muchas soluciones CLM modernas ofrecen paneles de análisis y capacidades de generación de informes para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y el rendimiento del contrato. Estas características ayudan a las partes interesadas a obtener más transparencia y conocimiento del proceso de adquisición, encontrar áreas de mejora, lograr una mayor eficiencia y presentar su trabajo de manera tangible.

Integración con otras herramientas.

Muchos sistemas de gestión de contratos ofrecen integraciones con otras herramientas comerciales, como CRM como Salesforce o Hubspot, herramientas de colaboración como Slack o Microsoft Teams, soluciones de almacenamiento en la nube, etc. Las integraciones brindan eficiencias de trabajo cuando se trabaja con múltiples plataformas y una vista más completa de los datos relacionados con el contrato.

Cómo seleccionar el software CLM adecuado para usted

Una vez que identifique la necesidad de software CLM en su negocio, revise cuidadosamente las diferentes soluciones en el mercado para elegir la correcta. Una herramienta CLM es una inversión significativa. Para lograr un retorno de la inversión (ROI) y garantizar que los contratos no fracasen por completo, la solución elegida debe alinearse con las necesidades de su negocio y con la forma en que trabaja su equipo.

Fuente: SpotDraft

Aquí hay algunas cosas a considerar al evaluar las soluciones de gestión de contratos.

• Haga un balance de sus procesos actuales e identifique los problemas que desea resolver.
• Hable con las partes interesadas internas sobre los problemas que enfrentan.
• Enumere los requisitos de características e integración en orden de necesidad.
• Establezca su presupuesto y determine su ROI esperado.
• Recopile recomendaciones de personas internas y externas familiarizadas con los sistemas CLM.
• Revise minuciosamente las soluciones de la competencia, asista a demostraciones en vivo y participe en pruebas gratuitas siempre que sea posible.
• Investigue los procesos de implementación de software y soporte al cliente y compárelos con el nivel de soporte que necesita para implementar y usar el software.

Ayuda a ser lo más minucioso posible e involucrar a las partes interesadas internas que finalmente utilizarán la plataforma en el proceso de evaluación.

Garantizar el éxito de CLM

La mayoría de las implementaciones de CLM fallan debido a una planificación insuficiente y falta de aceptación dentro de la organización. Las empresas a menudo encuentran una desconexión entre los procesos de diferentes equipos e individuos. Algunos usan el software según lo previsto, y otros prefieren flujos de trabajo manuales o desconocen las soluciones disponibles para ellos.

Aprender una nueva solución puede ser tedioso. Es posible que sus empleados se muestren reacios a utilizar el software CLM, lo que genera tasas de adopción más bajas y fallas en la implementación. La clave para la adopción exitosa de CLM y lograr el ROI radica en una planificación cuidadosa y una implementación bien organizada.

Fuente: SpotDraft

Comience por crear un plan apropiado que considere cuidadosamente a todas las partes interesadas involucradas, los objetivos que desea lograr, los procesos que desea simplificar y sus expectativas para el cronograma de implementación. Luego, siga estos consejos para implementar con éxito su nueva solución:

• Asigne un POC para que se encargue de todo el proceso de implementación de principio a fin y coordine con su proveedor de CLM.
• Invierta en capacitar a los equipos que utilizan el CLM para garantizar una adopción rápida.
• Intente integrar las herramientas que pueden usar los diferentes equipos para garantizar procesos fluidos y evitar redundancias.
• Planifique el despliegue en fases y establezca plazos.
• Abra los canales de comunicación y acepte la retroalimentación. Del mismo modo, comuníquese con el equipo de implementación para comprender las mejores prácticas.
• Reduzca los retrasos para garantizar una implementación oportuna.

Haz tu mejor esfuerzo; dejar el software CLM el resto

El ciclo de vida de la gestión de contratos es un aspecto esencial de un negocio. Afecta los costos, el cumplimiento, las operaciones y el crecimiento. Agilizar sus procesos de contratación y mejorar la comunicación multifuncional a través del software de gestión de contratos es la mejor manera de garantizar la transparencia, reducir el tiempo de procesamiento y liberar a su equipo legal para un trabajo más estratégico.

Ya sea que haya identificado cuellos de botella en sus operaciones de contratos, lidere un equipo legal reducido que lucha con las demandas de una organización en expansión, o simplemente desee hacer espacio para más eficiencias en sus procesos actuales, una solución de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) lo ayuda a optimizar trabajo por encargo de acuerdo a las necesidades de su negocio.

Renovar contratos de software no es una tarea fácil. Obtenga más información sobre cuándo renovar un contrato de software y cuándo decir adiós.