Control Continuo de Transacciones: por qué también es beneficioso para las empresas

Para las empresas, el Control Continuo de Transacciones representa una importante novedad, que no solo significa una mayor atención por parte de las autoridades, sino también una serie de importantes ventajas y una oportunidad para evolucionar su negocio hacia un modelo digital más transparente, seguro y abierto al público. mercado internacional.

Control Continuo de Transacciones para empresas : ¿un activo o una “carga”? La respuesta no es obvia.

A primera vista, podría pensar que los sistemas de Control Continuo de Transacciones son útiles solo para las autoridades gubernamentales que pueden beneficiarse de una herramienta adicional para monitorear las actividades de la empresa, evitando comportamientos incorrectos o, peor aún, fraudulentos.

Después de todo, en una publicación reciente, enumeramos las principales ventajas del Control Continuo de Transacciones para el sistema del país y surgió una imagen muy positiva:

1. Las soluciones de CTC mejoran la efectividad de los controles , ya que todas las transacciones pueden ser monitoreadas en cualquier momento, esencialmente en tiempo real;
2. Dado que el control de las transacciones es esencialmente contemporáneo al momento en que se concluyen, las autoridades tienen la enorme ventaja de no tener que gastar recursos en largas actividades de inspección para recuperar información histórica incluso desde hace mucho tiempo;
3. En general, gracias a un sistema de controles más efectivo y eficiente, el costo de las actividades de control y verificación es considerablemente menor y, al mismo tiempo, permite un aumento constante de los ingresos tributarios , combatiendo el fraude o la evasión.

Estas razones por sí solas serían más que suficientes para empujar a cualquier estado a adoptar tecnologías de control continuo de transacciones lo antes posible, pero ¿puede decirse lo mismo cuando se mira desde una perspectiva empresarial?

El Control Continuo de Transacciones favorece la digitalización

En respuesta a la pregunta anterior, la respuesta es sí: el control continuo de transacciones es una herramienta formidable cuando se trata de impulsar la transformación digital dentro de las empresas. Esta transformación no debe afectar sólo a la fase de producción oa la fase de relación con el cliente. Debe ser lo más transversal posible, involucrando a todos los sectores de actividad empresarial. La facturación es sin duda una de las áreas de aplicación más estratégicas , ya que no solo impacta internamente a las empresas, sino que también afecta el contexto en el que operan las empresas y las relaciones que establecen con otras entidades públicas y privadas. De esta manera, las empresas terminan siendo parte activa de la transformación digital de todo el sistema del país, ayudando a obtener los beneficios que mencionamos anteriormente.

El control continuo de transacciones fomenta la desmaterialización de documentos

En concreto, uno de los aspectos de la transformación digital que más fomenta la adopción de modelos de Control Continuo de Transacciones es la desmaterialización de los documentos . Después de todo, la facturación y todos los procedimientos relacionados tradicionalmente requieren más documentos en papel, tanto durante la transacción real como en las fases de declaración y evaluación. A esto hay que sumar todos los demás documentos que se elaboran en el transcurso de las actividades diarias.

Para tener una idea de lo que estamos hablando, basta con considerar que, según algunas encuestas, un empleado italiano utiliza una media de unos 70 kilos de papel al año : esto corresponde a la tala de 17 árboles, el consumo de 440.000 litros de agua , el aprovechamiento de 3 barriles de petróleo, y finalmente la producción de 3m² de residuos (Fuente: Adnkronos). Y, como se mencionó, un buen porcentaje del papel utilizado ciertamente está relacionado con la facturación y otras actividades relacionadas. Además, se debe recalcar que el uso de soportes en papel es un costo considerable para las empresas , que cada año deben hacer frente a diversos gastos relacionados, incluyendo la compra de papel, tóner, fotocopiadoras, mantenimiento y espacio de archivo físico.

El Control Continuo de Transacciones , al exigir la digitalización de los datos de transacciones de cada empresa, lleva a las empresas a abandonar los métodos de facturación tradicionales en favor de los digitales. De hecho, más allá del modelo CTC que se implemente, la forma en que se transfiere la información a las autoridades centrales requiere la adopción de formularios desmaterializados específicos.

Por ejemplo, en el caso del modelo de reporting, que está muy extendido entre todos los estados miembros de la Unión Europea, se establecen estándares XML específicos (como en España) o el denominado Standard Audit File for Tax (impuesto en Portugal y Polonia) introducido por la OCDE. Asimismo, en el modelo de liquidación se utilizan determinados modelos estándar de comunicación, como el Informe Fiscal de la Factura ISO20022, aunque sólo sea como modelo de transmisión, al que se debe hacer referencia en relación con los intercambios de datos entre empresas y Administraciones Públicas. A partir de aquí, es comprensible que la desmaterialización de documentos simplemente tenga sentido y ayude a las empresas a alinearse de manera eficiente con los sistemas implementados por las autoridades de control.

Sin embargo, como hemos comentado en otros posts, desmaterializar no se trata solo de abandonar los soportes de papel que se utilizan en una empresa. También se trata de repensar por completo los procesos de documentos internos, que van desde que se crea un documento hasta que se archiva. De lo contrario, terminas con el efecto contrario: en lugar de hacer que los procesos internos sean más ágiles y sostenibles, inevitablemente creas fricciones entre el uso de documentos en formato digital y un sistema de gestión de documentos que aún está atado a procedimientos y tiempos analógicos, con todos los ineficiencias que se pueden imaginar fácilmente.

El Control Continuo de Transacciones protege a las empresas

Otra ventaja interesante de implementar sistemas de Control Continuo de Transacciones es que hace más eficiente la gestión de las relaciones con las autoridades centrales de control. Además, dada la cantidad de plazos a cumplir y los propios plazos, el tema del cumplimiento es muy sensible para cualquier empresa. Es por eso que las empresas suelen contar con equipos internos con el rol específico de velar por el cumplimiento de estas obligaciones.

Los sistemas de Control Continuo de Transacciones (CTC) aumentan la capacidad de las autoridades para controlar el sistema y, en consecuencia, la presión sobre las empresas, ya que incluso las irregularidades más pequeñas se detectan más fácilmente. Sin embargo, al mismo tiempo, la implementación de las tecnologías de Control Continuo de Transacciones ofrece una oportunidad para que todos los operadores de cualquier sector descubran y adopten una gama de soluciones digitales que están diseñadas para controlar y gestionar todos los procesos relacionados con la facturación y declaración del IVA de forma automatizada. (Fuente: The European Financial Review) .

De esta manera, bloques completos de tareas pueden ser realizados de manera efectiva por plataformas especialmente diseñadas, que no solo mejoran la eficiencia de estas actividades, sino que también aseguran un mejor y constante monitoreo del cumplimiento corporativo.

Control continuo de transacciones y conocimiento de datos internos

El vínculo entre el Control Continuo de Transacciones y el cumplimiento corporativo tiene una ventaja adicional que no debe subestimarse. Dado que los sistemas CTC permiten a las empresas automatizar la gestión de una parte importante de sus datos, la misma tecnología también se puede utilizar para el análisis de datos internos. Esto puede proporcionar información muy interesante sobre su negocio.

Por otro lado, si bien es cierto que los sistemas de Control Continuo de Transacciones tienden a incrementar el nivel de transparencia de las actividades hacia el exterior, igualmente es cierto que esa misma transparencia también puede beneficiar a la propia empresa. Además, el control en tiempo real de las transacciones las hace rastreables y, en consecuencia, facilita la recopilación de datos, que se convierte en una fuente de información inmediatamente accesible para cada parte de la organización. También en este caso, sin embargo, las empresas deben hacer un esfuerzo para aprovechar la situación: en particular, es posible que deban realizar una inversión para implementar soluciones tecnológicas basadas en Inteligencia Artificial y, en particular, en aprendizaje automático.

Estas herramientas son muy útiles a la hora de gestionar una gran cantidad de datos, reorganizarlos, clasificarlos, analizarlos, archivarlos y, sobre todo, hacerlos inteligibles. A partir de ahí, se puede pasar a construir determinadas estrategias y sobre todo a organizar las tareas relacionadas con el cumplimiento de forma funcional y eficiente, interviniendo con antelación a las criticidades que puedan surgir.

Control Continuo de Transacciones y comercio internacional

No en vano, la mayoría de las empresas tienen como objetivo expandir su negocio en la medida de lo posible, cruzando las fronteras nacionales. De hecho, una de las consecuencias de la hiperdigitalización de la economía y la sociedad es la de reducir las distancias y ampliar el mercado de referencia de cada empresa. Sin embargo, las transacciones internacionales a menudo conllevan algunas dificultades en términos de facturación y cumplimiento fiscal. Desde este punto de vista, el Control Continuo de Transacciones representa un instrumento de extraordinaria simplificación, ya que, en teoría, toda empresa que se adapta a un sistema CTC pasa a formar parte de un circuito de organizaciones que comparten formularios, plataformas, estándares de seguridad y modelos de facturación.

Desde el punto de vista de las autoridades centrales, las ventajas son obvias, pero lo mismo es cierto para las empresas que pueden interactuar más fácilmente con otros jugadores, reduciendo los riesgos de cumplimiento. Y la simplificación siempre es amiga de los negocios.

Cabe señalar, sin embargo, que para que esto suceda, todos los países deben adoptar sistemas de Control Continuo de Transacciones de manera uniforme y consistente para evitar una multitud de modelos y procesos diferentes. Desafortunadamente, la uniformidad de la implementación sigue siendo un objetivo de nivel medio, ya que hasta ahora los países han actuado en gran medida de forma independiente, careciendo (a nivel europeo y más allá) de directivas vinculantes o de un modelo “oficialmente preferido”.

La Cámara de Comercio Internacional o ICC es una organización privada que trabaja para “promover la inversión, la apertura de mercados de bienes y servicios y la libre circulación de capitales”. El ICC ha tratado de resolver el asunto delineando una lista de principios y valores que deben inspirar la implementación de cualquier sistema de Control Continuo de Transacciones. Entre los muchos valores del Control Continuo de Transacciones identificados se encuentran la cooperación, la comprensibilidad, el respeto a la privacidad, así como el principio de menor impacto y no discriminación: todos estos son muy importantes y relevantes, pero no muy estrictos desde el punto de vista de implementación práctica cuando se trata de un alto volumen de transacciones diarias.

Aun así, la creación de una red de este tipo de transacciones seguras y rastreables, tanto nacionales como internacionales, debería ser un objetivo a perseguir por los estados y las empresas, a fin de ampliar cada vez más el espacio de mercado disponible en el que operan sin obstáculos fiscales ni riesgos de cumplimiento. Por ello, las empresas también deben esforzarse por realizar actividades de lobbying positivo, presionando a las instituciones y organismos nacionales e internacionales para que implementen todas las medidas necesarias que conduzcan a la construcción de modelos y plataformas de Control Continuo de Transacciones uniformes y compartidas.

El Control Continuo de Transacciones también cambia la burocracia

Una consecuencia muy positiva de la adopción de sistemas de Control Continuo de Transacciones es entonces sistemática y se puede captar sumando lo dicho anteriormente. Gracias a la desmaterialización, la introducción de plataformas de interfaz y controles que son esencialmente contemporáneos con la conclusión de las diversas transacciones, se espera que, donde existen sistemas CTC, la carga de la burocracia pueda reducirse con el tiempo.

La gestión digital, de hecho, debería simplificar los procedimientos y, por lo tanto, permitir que las empresas gasten menos recursos (tanto humanos como financieros) para llevar a cabo todas las tareas requeridas, siempre que las empresas continúen invirtiendo en tecnología para seguir el ritmo de la evolución de los sistemas de control. Está claro que la implementación de dichos sistemas no es una conclusión inevitable y no está exenta de dificultades. Al mismo tiempo, es igualmente innegable que hacia allí se dirige el futuro. Además, según muchos expertos, las principales economías emergentes y los países más industrializados estarán involucrados en este proceso al menos hasta 2030, cuando se espera que el nivel de madurez y conciencia en el uso de estas herramientas sea tal que Transacción Continua Los sistemas de control se convertirán en el principal método de determinación de impuestos tanto a nivel nacional como internacional (Fuente: Fintech Direct) .

Cada empresa, por lo tanto, está llamada a poner de su parte para no quedarse fuera de esta tendencia y, sobre todo, para aprovechar al máximo los beneficios que las soluciones de CTC brindan a todo el sistema del país. El reto está abierto y hay mucho en juego, pero también es cierto que la digitalización ya es una realidad aceptada en muchos sectores y así debe ser también en lo que se refiere al control de transacciones.