Consideraciones para la selección del lugar del evento

Los organizadores de eventos tienen numerosas decisiones que tomar, siendo la selección del lugar una de las más importantes. Esta decisión afecta a casi todas las demás elecciones, desde el catering elegido hasta la fecha de celebración del evento. Los asistentes esperan una experiencia memorable y elegir el lugar adecuado marca la diferencia. Aquí, discutiremos algunas de las consideraciones más cruciales para la selección del lugar.

Cuándo iniciar la búsqueda

Clevedon Hall es uno de los lugares más populares de la zona y tiene mucha demanda durante todo el año. Idealmente, los organizadores de fiestas deberían reservar con seis a ocho meses de anticipación, para tener tiempo de planificar otros aspectos como el catering, los patrocinadores, el entretenimiento y más.

Ubicación

Al elegir un lugar para el evento, los planificadores deben considerar si las ubicaciones potenciales son convenientes para los asistentes. Quienes planifiquen eventos locales, por ejemplo, deben elegir lugares cercanos a donde trabajan y viven los invitados. Si algunos viajan desde lejos para llegar al evento, considere una ubicación cercana al transporte público y al alojamiento.

Para mejorar la experiencia de los huéspedes, considere crear ayudas de navegación personalizadas. Incluya la ubicación del evento, la proximidad del lugar al metro y líneas de autobús, y la ubicación de farmacias, hospitales y otros puntos de interés. Según las preferencias de la audiencia, puede ser necesario ofrecer versiones impresas y digitalizadas.

Capacidad

Tener en cuenta el tamaño de la lista de invitados es crucial a la hora de seleccionar un lugar. Reservar una sala con espacio insuficiente afecta la experiencia del huésped y puede crear problemas de seguridad.

El tamaño potencial de la lista de invitados depende del tipo de evento que se esté planificando. Mientras que los asistentes a los festivales de música esperan que haya mucha gente, los invitados a la boda necesitan más espacio para moverse. Cuando los planificadores consideran el tamaño de su lista de invitados, es más probable que elijan el lugar adecuado.

El presupuesto

Calcular el presupuesto es uno de los aspectos más vitales de la planificación de eventos. Todo tiene un costo, y cuando llega el momento de reservar un lugar, el costo puede ser alto. Otros gastos, como catering, entretenimiento y suministros, se acumulan rápidamente. Si hay cierto grado de flexibilidad en la fecha elegida, es posible que tengas más libertad con el presupuesto del evento. La planificación temprana genera más opciones y la oportunidad de fijar una tasa favorable.

Cargos ocultos

Sea lo más específico y detallado posible al expresar sus necesidades y enumere ejemplos de eventos anteriores si es necesario. Con una idea de qué esperar, un lugar puede ofrecerle una cotización más completa y usted evitará cargos sorpresa y costos ocultos por seguridad, limpieza y otros servicios.

Plan de estacionamiento

Si bien algunos huéspedes pueden llegar en avión, autobús o tren, otros conducirán, lo que hace que el estacionamiento sea una consideración crucial. ¿El área de estacionamiento del lugar tendrá capacidad para todos? ¿Está disponible el servicio de valet? Al seleccionar un lugar para el evento, elija uno con amplio estacionamiento. Alternativamente, es posible reclutar conductores de viajes compartidos o reservar un estacionamiento y hacer que los asistentes cobren tarifas al ingresar.

Tamaño del evento y lista de invitados

Antes de buscar un lugar para el evento, considere la cantidad de invitados. Conocer el tamaño de la lista de invitados le ayudará a seleccionar un espacio que se adapte a todos. Aunque Clevedon Hall es un espacio amplio, ofrece los toques cálidos y personales que buscan los organizadores de eventos.

Comodidades y Servicios

Es fácil sentirse abrumado por la cantidad de lugares disponibles. Además de determinar un presupuesto, otro paso hacia una lista más corta es conocer las comodidades y servicios de cada lugar. Por ejemplo, aquellos que planean ofrecer comida durante un evento deben considerar lugares que incluyan mesas, sillas, espacio de cocina y mantelería. Es bueno tener en cuenta otras comodidades, como el acceso a equipos audiovisuales y los servicios de instalación o limpieza al elegir lugares, especialmente para quienes planifican eventos fuera de la ciudad.

El diseño

El diseño de un lugar es otro factor vital en el que centrarse durante el proceso de selección. Si puedes hacerlo, lo mejor es visitar cada lugar en persona. Estas visitas ofrecerán una mejor comprensión de qué actividades son posibles, cómo se pueden configurar los equipos y los asientos y si se necesitarán servicios adicionales.

Si las visitas en persona no son posibles, solicite planos detallados de cada lugar en consideración. Aunque este paso puede parecer lento, ayuda a guiar el proceso de toma de decisiones. Mientras revisa cada lugar, visualice cómo se configuraría el espacio y no olvide facilitar el acceso a las personas con discapacidades.

Establecer el estado de ánimo

¿La arquitectura y decoración del lugar coinciden con el estado de ánimo que deseas evocar? Decorar un lugar para eventos puede resultar costoso, lo que lleva a muchos planificadores a elegir espacios que ya ofrecen el ambiente que buscan. Ya sea que esté organizando una feria comercial, una conferencia o una boda, Clevedon Hall crea un ambiente acogedor.

Planificación para lo inesperado

Si bien esperamos sinceramente que su evento se desarrolle según lo planeado, también sabemos que suceden cosas. Algunos lugares se niegan a hacer negocios con quienes carecen de la cobertura de seguro adecuada. Por este importante motivo, lo mejor es solicitar un seguro de responsabilidad general para el evento lo antes posible.

Accesibilidad para invitados

Las necesidades de cada persona son diferentes y algunos huéspedes pueden necesitar adaptaciones especiales. Determine las necesidades de los huéspedes sabiendo quiénes son, incluidos los adultos mayores, los niños y las personas con necesidades especiales. Se prefieren los lugares con rampas para sillas de ruedas y ascensores, ya que hacen que los asistentes se sientan valorados.

Alojamiento para huéspedes

Para planificar un evento exitoso de varios días, es mejor centrarse en lugares cercanos al alojamiento. Ciertos eventos, como seminarios, ferias comerciales y conferencias, a menudo requieren que los huéspedes planifiquen pernoctaciones. Cuando el alojamiento está cerca, los participantes pueden acceder a los eventos cómodamente y evitar largos desplazamientos.

Cuando los planificadores ofrecen múltiples opciones, desde albergues económicos hasta suites de lujo, los asistentes pueden elegir el alojamiento que se adapte a su presupuesto y necesidades. Además, la cercanía al lugar facilita la socialización y el networking fuera del horario laboral, lo que fomenta un sentimiento de unidad y mejora la experiencia general.

Acceso a Internet

Los lugares con fuertes conexiones inalámbricas a Internet brindan una experiencia mejorada a los oradores, proveedores y visitantes. Con acceso Wi-Fi, los proveedores pueden aceptar pagos móviles y aumentar las ventas, mientras que los invitados pueden mantenerse en contacto con amigos y familiares durante todo el evento. Al seleccionar un lugar para un próximo evento, pregunta por la velocidad de su Wi-Fi para que todo funcione sin problemas.

Calidad de sonido y acústica

Muchos planificadores lo ignoran, pero la acústica y el sonido del viaje pueden marcar la diferencia entre una experiencia memorable para los invitados y una mala, especialmente cuando los eventos involucran actos musicales y oradores invitados. Los lugares con techos bajos crean una atmósfera íntima, pero pueden resultar bastante ruidosos si hay grandes multitudes. Por el contrario, los sonidos resuenan en habitaciones más grandes. Tenga en cuenta la acústica y la comodidad de los invitados al seleccionar un lugar.

Flexibilidad de fecha del evento

Como hemos mencionado, la selección del lugar representa una parte considerable del presupuesto de un evento. Afortunadamente, aquellos con flexibilidad de fechas pueden obtener acceso a importantes descuentos. Además del lugar en sí, los planificadores deben reservar servicios de catering, entretenimiento, oradores y otros servicios. Por esas razones, es crucial mantener cierta flexibilidad cuando los cronogramas no están alineados.

Acceso a la tecnología

Incluir tecnología avanzada en un evento aumenta las posibilidades de éxito y ofrece una experiencia atractiva. Las necesidades de tecnología de los planificadores varían según el tipo de evento, pero una vez que haya considerado sus necesidades, es mejor consultar con el lugar para asegurarse de que tendrá acceso al equipo crucial.

Costos de bebidas y alimentos

Algunos lugares ofrecen paquetes de bebidas y alimentos, pero la mayoría cobra una tarifa mínima. Comuníquese con el lugar elegido para consultar sobre sus políticas de bebidas y alimentos. Si está planeando un evento discreto con una lista pequeña de invitados, un lugar con un catering mínimo de 200 invitados puede no ser la mejor opción.

Otros servicios

Incluso con una lista de verificación completa, pueden surgir necesidades repentinamente. A la hora de seleccionar un lugar, pregunta por los servicios que ofrece. Algunos lugares tienen salas de conferencias de alta tecnología, mientras que otros tienen áreas para que los huéspedes jueguen y se relajen. Aunque no todos los eventos requieren este tipo de servicios, añaden un toque personal cuando más importa.

Sostenibilidad

Incluir la estabilidad en el plan de un evento facilita que las empresas y las personas sigan los principios de gobernanza y responsabilidad social . Comience eligiendo un lugar que se centre en la sostenibilidad, como uno con métodos de limpieza respetuosos con el medio ambiente o certificaciones ecológicas.

Además, comprar a proveedores locales sostenibles puede reducir la huella de carbono de una reunión al acortar los desplazamientos y apoyar a la comunidad en la que se lleva a cabo el evento. Elegir un lugar eficiente con opciones eficientes de gestión de residuos y catering contribuye a la sostenibilidad general de un evento sin afectar la experiencia de los invitados.

Si está planeando un evento, lo haremos realidad

Como probablemente habrás notado, hay muchas cosas que considerar al seleccionar un lugar para un próximo evento. Esta decisión no debe tomarse a la ligera y puede llevar algún tiempo encontrar el lugar perfecto, pero es un esfuerzo que vale la pena.

Ya sea que celebre una reunión de negocios o planifique una boda, Clevedon Hall es el lugar ideal. Esta casa señorial de estilo jacobeo está llena de carácter y encanto, con instalaciones que se adaptan a la mayoría de las necesidades. Con las consideraciones anteriores y nuestro equipo de clase mundial, usted puede hacer que cualquier evento sea memorable y exitoso.