Cómo recopilar comentarios de los clientes mientras se protege su información privada

Si desea que su negocio prospere, necesitará una imagen clara de lo que va bien, lo que no y dónde puede crecer. Y estos juicios son imposibles de hacer sin comentarios de alta calidad de los clientes.

Los avances tecnológicos y de la industria ofrecen más opciones que nunca para recopilar comentarios. Las reseñas, encuestas, formularios y mensajes directos se pueden entregar en numerosas plataformas y se usan comúnmente en casi todas las industrias de consumo.

Pero una mayor accesibilidad también ha llevado a un mayor riesgo.

Según AAG, el delito cibernético afectó a alrededor de 53 millones de estadounidenses durante la primera mitad de 2022. Titulares como estos son suficientes para asustar a cualquier propietario o usuario de una empresa cuando navega por el mundo en línea.

Con esto en mente, te estarás preguntando…

• ¿Cómo puedo recopilar comentarios cruciales a pesar de las crecientes preocupaciones sobre la privacidad?

• ¿Cómo es un plan sólido para mantener la privacidad del cliente?

• ¿Cómo se relacionan la seguridad de los datos y los comentarios de los clientes?

• ¿Cómo puede ayudarme todo esto a largo plazo?

¡Has venido al lugar correcto! Hoy responderemos estas preguntas y más.

Echemos un vistazo a cinco aspectos esenciales para fortalecer su plan de privacidad del cliente, con un enfoque especial en cómo estas protecciones respaldan sus esfuerzos para obtener comentarios valiosos de sus clientes.

¡Empecemos!

Desarrollar Políticas para la Ciberseguridad

Establecer y mantener políticas de ciberseguridad efectivas afectará su capacidad para comunicarse de manera efectiva con los clientes y más.

Los 15 millones de registros de datos expuestos a través de filtraciones durante el tercer trimestre de 2022 muestran que la seguridad y la supervivencia de su organización pueden estar en juego.

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Por eso es fundamental comenzar por identificar los riesgos y vulnerabilidades que son relevantes para su negocio. ¿Qué tipos de información y sistemas organizativos necesitará proteger? ¿Cuáles son algunos errores comunes y recursos probados para su industria?

Asegúrese de considerar también los requisitos de las leyes de gobierno de datos que se aplican a su trabajo, como HIPPA, las Regulaciones de Administración de Exportaciones y los Estándares de Seguridad PCI.

Asuma la responsabilidad de comprender y cumplir con estas normas desde el principio para garantizar su tranquilidad en el futuro.

Una vez que haya creado sus políticas de ciberseguridad, desarrolle un plan para probarlas y ajustarlas según sea necesario.

Puede lograr esto programando simulacros de "simulacro", durante los cuales se propone una situación de seguridad hipotética y usted y su equipo discuten las mejores formas de responder. Su equipo también puede prepararse respondiendo a simulaciones de brechas de seguridad y amenazas reales.

Estrategias como estas respaldan su capacidad para brindar comentarios a los clientes, ya que la prevención es siempre la mejor línea de defensa. Estará en una posición mucho mejor para responder a las necesidades de sus clientes como una organización con un sólido historial de transacciones seguras.

Controlar el acceso a los datos

Desde promocionar el nuevo restaurante más popular de la ciudad hasta mostrar su última revisión de tarjeta de crédito Revvi, cada empresa tiene diferentes necesidades de datos de clientes.

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Identificar a los miembros de su equipo y a qué tipo de datos tendrán acceso es una parte esencial de la creación de su plan de ciberseguridad. Para cada rol en su organización, decida qué tipo de información necesita esa persona.

Si su equipo de marketing nunca usa la información de la cuenta del cliente, no debería estar disponible para ellos. Es posible que su personal de servicio al cliente tampoco necesite acceso a oportunidades de ventas.

También deberá decidir qué tipo de acceso necesita cada miembro del personal para cada tipo de información. Pregúntese qué empleados necesitan poder ver, modificar, almacenar o eliminar diferentes tipos de información confidencial y ajuste sus permisos en consecuencia.

Cuando los clientes observan que sus comentarios son manejados por alguien que entiende su papel en un sistema bien diseñado, es mucho más probable que tengan una experiencia positiva.

Establecer un plan de gobierno de datos

Un plan de gobierno de datos es un conjunto general de políticas que cubre algunas de las áreas que ya hemos discutido: niveles de información, acceso para diferentes roles y respuestas apropiadas a las amenazas de seguridad cibernética.

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También debe incluir detalles sobre cómo y dónde se almacenarán los datos confidenciales que posee su empresa. El plan debe describir las políticas y los procedimientos para adquirir, transmitir y eliminar datos.

Los planes de gobierno de datos mejor diseñados detallan las herramientas y los recursos que se necesitarán para lograr sus objetivos. Esté preparado para monitorear y ajustar el plan a medida que descubra nuevas necesidades y problemas.

Este marco general sobre cómo su organización maneja los datos es necesario si desea prepararse para el éxito a largo plazo a medida que recopila los comentarios de los clientes.

Debe asumir que su audiencia ya es consciente de los crecientes riesgos de privacidad asociados con el intercambio de sus datos. Puede generar confianza en su organización demostrando que está preparado para manejar su información de manera segura.

Proporcionar una formación completa

Ninguno de estos planes y políticas lo ayudará a menos que los haya comunicado de manera efectiva a su equipo.

Desarrolle y programe materiales y eventos de capacitación que ayudarán a cada miembro de su organización a comprender su rol en la seguridad cibernética, el gobierno de datos y la protección de la privacidad del cliente.

Considere cómo monitoreará y ajustará estos entrenamientos para obtener la máxima efectividad. Por ejemplo, considere usar uno de los mejores widgets de Notion para crear paneles diarios e informes de capacitación.

El análisis de las respuestas a los simulacros mencionados anteriormente también puede proporcionar información valiosa sobre qué tan bien su personal comprende e implementa estas políticas. Utilice esta información para ajustar el curso, cuando sea necesario.

Durante la capacitación, asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan acceso a las herramientas necesarias y que sepan cómo usarlas de manera efectiva.

Los miembros del personal con confianza y conocimiento deben estar preparados para recibir comentarios y responder de una manera profesional y constructiva después de recibir la capacitación adecuada.

Sea transparente

Desarrollar roles y políticas para la seguridad cibernética y el gobierno de datos no se trata solo de prepararse para lo peor. Invertir tiempo y energía en estas tareas puede ayudarlo a salvar las apariencias y generar más confianza tanto con los clientes potenciales como con los clientes.

Entonces, una vez que su plan haya sido desarrollado, ajustado y probado, ¡publicítelo! Asegúrese de que esté disponible en los sitios web internos y externos de su empresa. Cree copias digitales y físicas fáciles de leer y listas para distribuir.

Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, VShojo, una agencia de talentos de blogueros de video, revisó algunos de sus protocolos de seguridad cibernética después de una serie de ataques cibernéticos.

Después de finalizar los cambios, VShojo publicó un enlace e imágenes de sus nuevas políticas en Twitter, con un gráfico dedicado.

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Hacer un esfuerzo adicional como este puede inspirar confianza en su marca, incluso después de un incidente negativo.

Asegúrese de incluir también preguntas frecuentes en la capacitación de su personal para que los clientes que cuestionan su capacidad para proteger sus datos obtengan una respuesta satisfactoria.

Si ocurren contratiempos, asuma la propiedad y tenga un plan sobre cómo responderá.

Su disposición para comunicarse con su audiencia sobre estos temas puede mejorar su capacidad para obtener comentarios útiles de los clientes.

Consejos adicionales

Aquí hay algunos consejos adicionales para ayudarlo a proteger la información del cliente al recopilar comentarios.

Ofrecer anonimato

Una forma garantizada de proteger la privacidad de sus clientes es evitar pedirles que se identifiquen. Revise los métodos de recopilación de datos que está utilizando o considerando, e identifique cualquiera que aún sería efectivo sin identificación personal.

Las reseñas, las quejas y las sugerencias aún pueden ofrecer mucha información y valor cuando se envían de forma anónima.

Recopilar comentarios de esta manera tiene el beneficio adicional de hacer que algunos encuestados se sientan más cómodos compartiendo sus opiniones honestas.

Actualiza el software

Muchas de las características más importantes que respaldan su estrategia de protección de la privacidad se basan en un software que debe actualizarse con regularidad.

Estas actualizaciones permiten que sus dispositivos y programas funcionen sin problemas, usen las últimas funciones del programa y sigan siendo compatibles con sus otros sistemas.

Desarrolle y comunique un plan sobre quién mantendrá las actualizaciones en qué sistemas. Comunique la frecuencia con la que deben realizarse esas actualizaciones.

Muchas de estas actualizaciones se iniciarán automáticamente, pero tener a algunos miembros de su personal supervisando esto es una buena práctica.

Comunicar cambios de política

A medida que sus necesidades y circunstancias evolucionen con el tiempo, es posible que deba actualizar algunas de sus políticas de privacidad y seguridad. Asegúrese de comunicar esto a sus clientes.

Asegúrese de que está haciendo esto de una manera que cumpla con las regulaciones locales y promueva una imagen positiva para su marca.

Pensar en el futuro

Hacer compromisos como estos puede ayudar a los dueños de negocios en cada etapa de su viaje.

Si usted y su negocio recién están comenzando, pueden establecer buenos hábitos y comenzar a cosechar los beneficios de haber desarrollado medidas de privacidad del cliente desde el principio.

Los dueños de negocios con experiencia pueden construir sobre éxitos pasados ​​o reparar daños haciendo mejoras en estas áreas.

Y si algún día decide encontrar compradores para su negocio, la seguridad de los datos tendrá un impacto en su valoración, especialmente si maneja mucha información personal.

En otras palabras, continúe mirando hacia el futuro y refinando sus medidas de privacidad.

Envolver

El peligro que puede generar el mal manejo de las protecciones de seguridad y privacidad de su negocio es claro. ¡Pero no debe dejar que eso le impida buscar la opinión de los clientes que su organización necesita para crecer!

¿Las buenas noticias?

Con el marco adecuado, puede protegerse a sí mismo y a sus clientes mientras recibe un flujo constante de comentarios útiles de sus clientes.

Uf.

Eso es todo por hoy, amigos.

A tu éxito.