Cómo escribir un código de conducta que sea útil para los empleados

Establecer expectativas es importante en varias áreas de la vida.

Por ejemplo, cuando alquila un apartamento nuevo con un compañero de habitación, es probable que establezca la expectativa de que la puerta de entrada permanezca cerrada con llave en todo momento.

En el mundo de los negocios, establecer expectativas es especialmente crucial, ya que hacerlo brinda claridad a todos los empleados y prepara a la empresa para el éxito. Y el éxito comienza con la redacción de un código de conducta integral.

Es común que las empresas incorporen sus valores fundamentales y su misión en su código de conducta. El código debe utilizarse como guía para establecer una base sólida para otras políticas de la empresa. Estos detalles sobre el comportamiento y las interacciones de los empleados deben estar dentro del manual del empleado de una empresa.

Las empresas que escriben su código de conducta suelen recurrir al software de prevención del acoso para ofrecer contenido de aprendizaje estándar sobre las reglas, los principios y las normas que los empleados deben respetar.

Código de conducta vs. código de ética

Un código de conducta a menudo se confunde con un código de ética, pero los dos son diferentes.

El código de conducta de una empresa es un conjunto de reglas que guían el comportamiento. Es una colección de principios y comportamientos que la empresa cree que juegan un papel en su éxito. También suele incorporar elementos de la cultura de la empresa .

Un código de ética es un conjunto de principios que hace posible que los empleados reconozcan el bien del mal. En cierto sentido, es más amplio que un código de conducta y proporciona principios que afectan la mentalidad de los empleados y el proceso de toma de decisiones.

Ambos componentes deben ser parte del manual del empleado .

Por qué es importante redactar un código de conducta

Ya sea que su empresa tenga diez empleados o 1,000, todos los involucrados, desde el director ejecutivo hasta los pasantes, e incluso la junta directiva, se benefician al conocer los detalles de un código de conducta. Cuando el liderazgo pone sus expectativas por escrito, crea un marco en el que todos saben cómo brindar apoyo.

Al redactar un código de conducta, una empresa:

• Elabora los valores de la empresa. El código de conducta demuestra los valores que una empresa busca defender, destacando el comportamiento aceptable e inaceptable. Si se decide compartir el código públicamente, las personas interesadas en postularse para puestos vacantes pueden obtener más información sobre la ética comercial , los valores y la moral de sus posibles empleadores antes de la entrevista.
• Orienta el comportamiento en el lugar de trabajo. Las expectativas claras simplifican la creación de un ambiente de trabajo saludable donde todos los empleados se comportan profesionalmente. El código de conducta debe orientar el comportamiento alineando la conducta con los valores de la empresa.
• Se adhiere a las leyes aplicables . Dado que el código de conducta aborda el comportamiento inapropiado, como el acoso y los métodos de capacitación para la prevención del acoso , garantiza que los empleados actúen dentro de la ley y que todos se sientan seguros en el trabajo. Además, la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 exige que las empresas públicas implementen códigos de conducta.
• Mejora la moral de los empleados. Los empleados que se tratan unos a otros por igual y con respeto tienden a ser mejores miembros del equipo. Cuando el código de conducta refuerza este comportamiento, los empleados actuales tienen un impulso en la moral, lo que puede ayudar a retener a los mejores talentos.

Qué incluir en un código de conducta

La información incluida en un código de conducta detalla las políticas de trabajo, el comportamiento aceptable e inaceptable, las acciones y las consecuencias. Es una guía para que los empleados accedan durante la incorporación y durante su permanencia en la organización.

Cada empresa opera de manera diferente, por lo que un código de conducta no se adhiere a una plantilla. Independientemente, la siguiente información explica lo que puede incluir cada sección.

Valores, ética y responsabilidad de la empresa

Esta sección del código de conducta detalla cualquier tema relacionado con los valores que defiende la organización y cómo pretende ponerlos en práctica.

La información sobre los valores puede incluir:

• Ética de negocios.
• Derechos de los empleados.
• Diversidad e inclusión .
• responsabilidad social
• Responsabilidad ambiental.
• Compromiso y responsabilidad.

Comportamiento y acción de los empleados.

En la sección de comportamiento y acción de los empleados del código de conducta, el liderazgo debe repasar lo que se espera con respecto al desempeño y el comportamiento. Esto puede incluir elementos como cómo tratar a los compañeros de trabajo o detalles específicos sobre cómo desempeñar su función profesionalmente. También puede describir temas sobre el comportamiento de los empleados.

Ejemplos de comportamiento y acción dentro de esta sección son:

• Honestidad en los compromisos laborales
• Estándares de profesionalismo
• Uso de redes sociales relacionadas con si es apropiado estar en plataformas como Facebook, Twitter o Instagram durante las horas de trabajo
• Uso de los activos de la empresa: por lo general, reglas que describen un automóvil, teléfono o computadora de la empresa.
• Reglas de comunicación.
• Relaciones románticas con otros empleados.
• Acciones disciplinarias.

Políticas internas

La parte de políticas internas del código de conducta cubre las operaciones comerciales diarias. Esta sección tiene como objetivo brindar a los empleados la información necesaria para las preguntas que surgen más que otras, como cuánto tiempo libre pagado reciben o qué hacer durante una emergencia climática.

Algunas prácticas internas que esta sección debe detallar son:

• El código de vestimenta de la empresa.
• Licencia anual, tiempo libre retribuido y tiempo de vacaciones.
• Política de inclemencias del tiempo.
• El proceso de incorporación .
• Asistencia, tardanzas y puntualidad.
• Uso de teléfonos celulares personales durante las horas de trabajo.
• La cadena de mando.
• Cumplimiento legal y de RRHH .

Políticas externas

Por otro lado, un código de conducta también debe tener políticas externas. Esta sección detalla cómo deben comportarse los empleados al tratar con partes externas, como clientes, clientes o partes interesadas externas.

Esta sección aclara información sobre:

• Conflicto de intereses.
• Privacidad.
• Confidencialidad.
• Políticas de propiedad intelectual.
• Requisitos en torno a la comunicación con el cliente.

Mala conducta

Finalmente, es necesaria una sección que detalle el comportamiento que califica como mala conducta. Técnicamente, la mala conducta puede ocurrir en las secciones anteriores, pero aquí debe nombrar explícitamente el comportamiento inapropiado.

Esta parte debe incluir políticas relacionadas con:

• Discriminación.
• Acoso sexual.
• Abuso o agresión.
• Intoxicación.
• Intimidación .
• Plagio.
• Reportar mala conducta.

Cómo manejar una infracción del código de conducta

Saber gestionar un incumplimiento de un código de conducta es difícil. Si un empleado no cumple con los estándares profesionales descritos en el código de conducta, puede ser necesario tomar las medidas adecuadas.

En última instancia, la forma en que se maneja esta violación depende de qué elemento del código de conducta se haya violado. Por ejemplo, no será lo mismo un procedimiento disciplinario para alguien que usa las redes sociales en horario laboral que para alguien que se presenta a trabajar bajo los efectos de las drogas.

Dicho esto, es aconsejable señalar en el código de conducta que pueden ser necesarias medidas disciplinarias, incluido el despido, por infringir un código de conducta.

Consejos para redactar una política de código de conducta

Al escribir una política de código de conducta, los equipos de recursos humanos deben recordar estos seis consejos para asegurarse de que sea lo más completo y claro posible.

• Considere su industria. Por ejemplo, un código de conducta será diferente para las empresas con empleados en una escuela frente a los de una fábrica.
• Evite la jerga legal. El código de conducta debe estar escrito usando un lenguaje claro que cualquiera pueda entender. La jerga legal puede ser poco clara dependiendo de quién la lea.
• Hazlo accesible. Una vez completado, el código debe almacenarse en un sistema de información de recursos humanos (HRIS) para que los empleados puedan acceder a él en cualquier momento.
• Involucrar a todo el equipo de recursos humanos. Todos los miembros del departamento de recursos humanos deben participar en la creación del código de conducta. Todo el equipo debe aprobar los detalles clave para asegurarse de que nada se pierda.
• Incluir una aceptación de la alta dirección. Considere comenzar el código de conducta con una nota o un mensaje del director general, que muestre el apoyo de la alta dirección con respecto a los detalles detallados en las siguientes páginas.
• Asegúrese de que sea completo y esté lleno de ejemplos. El código de conducta debe presentar ejemplos claros que los empleados puedan experimentar y una sección de preguntas frecuentes que responda preguntas importantes.

Ejemplos de código de conducta

A veces es mejor aprender de los ejemplos. A continuación se presentan algunos códigos de conducta escritos por marcas reconocidas y confiables.

• Coca-Cola : la marca de refrescos hace que sea sencillo para los empleados encontrar respuestas a exactamente lo que están buscando con un índice claro. A partir de ahí, los miembros del equipo pueden buscar detalles sobre la marca, proteger los activos, evitar conflictos de intereses y trabajar en equipo.
• Google : desde cosas que espera, como integridad, principios y detalles de discriminación, hasta cosas que no puede esperar, como la política de perros, el código de conducta de Google es informativo y directo, ya que describe los detalles clave que los empleados deben saber.
• IBM : Su código de conducta tiene que ver con la confianza, y los empleados ven que ese es el tema común a lo largo de este documento. IBM comienza con una tabla de contenido fácil de leer, un mensaje del CEO y luego se sumerge directamente en sus pautas.
• Apple : este código de conducta comienza con "La forma en que hacemos negocios", que establece el tono de inmediato para los detalles clave sobre los comportamientos en el lugar de trabajo, la protección de la marca, la responsabilidad individual y la integridad comercial.
• Mastercard : es fácil decir de inmediato que el código de conducta de Mastercard destaca la marca, el tema y los colores. Comienza con un mensaje del CEO y sigue con una nota de la junta directiva. También ofrece una tabla de contenido para que los empleados puedan avanzar a las respuestas que están buscando.

Es bueno tener altos estándares.

Especialmente cuando se trata del código de conducta que defiende su empresa. Desde detalles sobre la ética empresarial y el uso de las redes sociales hasta el código de vestimenta y el acoso, proporcionar esta información a los empleados garantiza un entorno de trabajo seguro y productivo.

Obtenga más información sobre lo que su empresa puede hacer para evitar un entorno de trabajo hostil .