Una guía completa para la migración de datos en la nube para empresas

La migración de datos en la nube es integral para las empresas, lo que la hace compleja y técnicamente desafiante. Pero al mismo tiempo, abre muchas oportunidades para que las empresas mejoren los procesos internos en la nueva nube de destino, lo que en última instancia ayuda a lograr los objetivos comerciales.

Si está planificando la migración de datos a la nube de su empresa, esta guía puede ofrecerle sus conocimientos para preparar una hoja de ruta adecuada y estructurar todo el proyecto de migración.

1. Realización de una evaluación previa a la migración

El equipo de TI de cada empresa que planifica una migración de datos en la nube debe realizar una evaluación previa a la migración en profundidad para:

• Descubra y finalice el número real de usuarios y el tamaño de los datos para migrar.
• Comprenda la estructura de colaboración de la nube de origen y consérvela en la nube de destino.
• Planifique el SOW general (alcance del trabajo).
• Obtenga la cotización del precio del proveedor de servicios de migración.
• Prepare la nube de destino.
• Modificar los términos y condiciones, las políticas de seguridad y las disposiciones legales (si es necesario).

Realizar un análisis previo a la migración en profundidad también ayuda a las empresas y sus equipos de TI a identificar desafíos y explorar soluciones para superarlos. Identificar los desafíos antes de comenzar la migración y abordarlos ayuda a reducir el riesgo de lagunas en el proyecto de migración.

Cada equipo asociado con el proyecto de migración debe asistir a demostraciones, sesiones de POC y reuniones con el proveedor de servicios de migración para obtener claridad sobre la herramienta de migración y la hoja de ruta del proyecto de migración.

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2. Planificación de un cronograma de migración razonable

Uno de los indicadores clave de rendimiento de un proyecto exitoso de migración de datos en la nube es la finalización oportuna. La finalización a tiempo del proyecto de migración es una necesidad absoluta para las empresas que tienen un plazo breve para abandonar el sistema de almacenamiento de origen (almacenamiento en la nube o almacenamiento local) antes de que se reactive su plan anual.

Por lo tanto, las empresas deben hacer que sea una prioridad que sus equipos de TI y otros equipos colaboren y planifiquen un cronograma de migración que establezca las expectativas correctas para:

• Inicio oportuno de cada lote de migración.
• Validación oportuna de cada lote de migración al finalizar.
• Inicio oportuno de la migración delta.
• Validación oportuna de la migración delta y delta de comparación.
• Desmantelamiento oportuno del sistema de almacenamiento de origen.

Además, es mejor dejar algo de flexibilidad en el cronograma de migración para tener en cuenta posibles obstáculos, como la limitación de API y los conflictos de archivos. Resolver la limitación de API y los conflictos de archivos puede llevar un poco de tiempo. Por lo tanto, la línea de tiempo debe ser ajustable en consecuencia.

3. Elegir las funciones para migrar junto con los datos

Dado que la migración de datos en la nube para las empresas no es un proceso sencillo de volcado de datos, es crucial elegir todas las funciones críticas vinculadas a los datos y transferirlas a la nube de destino. Tales características incluyen:

• Permisos de archivo y carpeta raíz.
• Permisos de archivos y carpetas internas.
• Selectivo o todas las versiones de archivo.
• Marcas de tiempo.
• Enlaces integrados.
• Enlaces compartidos.
• Acciones externas.
• Comentarios de archivos en línea.

Transferir y conservar estas funciones ayuda a las empresas a garantizar que la colaboración entre los usuarios y su equipo no se vea afectada. Las empresas también necesitan mover archivos específicos de almacenamiento de origen y asegurarse de que la herramienta del proveedor de migración pueda convertir dichos archivos específicos a formatos compatibles con la nube de destino.

Por ejemplo, en una migración de Google Drive a OneDrive, las empresas deben transferir Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones de Google y convertirlos a formatos de archivo compatibles con OneDrive, incluidos Microsoft Excel, Word y PowerPoint.

4. Elegir el entorno de migración adecuado

Elegir el entorno de migración de datos en la nube adecuado ayuda a las empresas a lograr un equilibrio entre la seguridad de la migración de datos y el costo según sus requisitos. Los equipos de TI tienen dos opciones de entorno de migración para elegir:

• Entorno de migración basado en la nube.
• Entorno de migración local.

El entorno de migración basado en la nube es la opción estándar para muchas migraciones de datos empresariales. Es lo suficientemente seguro y hace que sea sencillo para las empresas mantener bajo control el costo del proyecto de migración. Los proveedores de migración de datos utilizan servidores dedicados para realizar la transferencia de datos de forma segura a través del acceso a datos basado en API.

Por otro lado, un entorno de migración local no es tan sencillo como un entorno de migración basado en la nube. Requiere que las empresas implementen la herramienta/plataforma de migración en sus servidores locales para realizar la migración localmente.

La naturaleza local/aislada del entorno local lo hace altamente seguro pero, al mismo tiempo, técnicamente complejo. Además, las migraciones basadas en el entorno local suelen ser más caras que los proyectos de migración basados ​​en la nube debido a las complicaciones técnicas que conlleva.

5. Iniciar la migración y verificar los informes de migración regulares

Finalizar todas las configuraciones/parámetros de migración de datos en la nube e iniciar el proceso de transferencia de datos a tiempo ayuda a las empresas a mantenerse al día con el cronograma planificado del proyecto. El equipo de TI que supervisa el proyecto de migración debe verificar los informes de progreso diarios después de iniciar el proceso de migración.

El equipo de TI y los miembros del equipo de administración que verifican los informes de migración diarios deben buscar información crítica para realizar un seguimiento del progreso de la transferencia de datos. Algunas de las áreas clave para verificar en un informe de migración de datos incluyen:

• El número de elementos (archivos, carpetas y cuentas de usuario) migrados.
• Detalles de los elementos migrados.
• Transferir la fecha de inicio y finalización de los elementos migrados.
• Advertencia de archivo/carpeta y estado de conflicto.
• Siguiente conjunto de elementos que se asignan para otro lote de migración.

Asimismo, todas las personas clave de la empresa deben recibir los informes de migración diaria o semanalmente. Este enfoque ayuda a garantizar una vista de 360° del progreso de la migración dentro de toda la empresa.

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6. Validación de la migración al finalizar

La validación adecuada es necesaria para cualquier empresa que haya migrado datos desde el origen al destino utilizando la herramienta del proveedor de migración. Solo a través de una validación adecuada es posible que el equipo de TI se asegure de que la migración sea un éxito total.

Hay varios niveles para validar los datos migrados. El primer nivel es comprobar el informe de éxito de la migración de todos los lotes de migración. Esto ayuda a identificar si uno o más archivos y carpetas han estado en conflicto. Verificar los informes de migración también ayuda a las empresas a comprender el tiempo que tomó migrar cada lote y si el proyecto progresó según el cronograma planificado.

El segundo nivel de validación de la migración de datos en la nube es comparar los datos de origen y destino para identificar archivos y carpetas perdidos. Una técnica llamada comparación delta ayuda a los equipos de TI a comparar los datos de origen y destino sin esfuerzo y a saber si se omitió algún archivo o carpeta durante la migración.

7. Iniciar la migración delta para transferir cambios incrementales

La transferencia de los cambios incrementales realizados en los datos de la nube de origen durante la migración de datos es una de las formas más importantes de garantizar que el proyecto de migración de datos en la nube sea todo un éxito. La forma estándar de la industria de transferir cambios incrementales es a través de la migración delta.

La tecnología de migración de Delta funciona de manera inteligente al identificar los cambios en los datos de la nube de origen y migrarlos exclusivamente al destino sin volver a migrar los datos originales. Este enfoque ayuda a evitar la sobrescritura de datos y garantiza que solo se actualicen los cambios incrementales en la nube de destino.

Dado que muchos proveedores de migración ofrecen migración delta como parte del paquete de servicio completo, las empresas deben asegurarse de que no haya ningún costo adicional por realizar la migración delta después de completar la migración única.

8. Validación de la migración delta

Validar la migración delta es tan importante como validar la migración única. De manera similar a la validación de migración única, verificar los informes es la mejor manera de validar cualquier tipo de migración delta, ya sea simple o extensa.

Si bien la verificación de los informes funciona de manera eficiente en muchos casos de migración de datos en la nube para empresas, puede no ser suficiente para validar migraciones delta extensas y complicadas. Y ahí es donde entra en escena la función delta de comparación.

Los equipos de TI pueden usar la técnica delta de comparación de manera similar para validar la migración única y verificar los cambios perdidos durante la migración delta. Luego, los equipos de TI pueden volver a migrar los cambios incrementales perdidos a la nube de destino para garantizar que todos los datos migrados estén actualizados.

A diferencia de la migración delta regular, la función delta de comparación puede tener un costo adicional. Por lo tanto, las empresas deben comprender la cotización del precio de migración con el proveedor de migración y ajustar el presupuesto de migración en consecuencia.

9. Incorporación de los usuarios finales a la nube de destino

Después de completar la migración de datos a la nube, la siguiente tarea crítica es incorporar a los usuarios finales (empleados y equipos) a la nueva nube de destino. La mejor manera de avanzar es tener un plan de incorporación adecuado que incluya capacitación estructurada para los usuarios.

Capacitar a los usuarios finales para usar la nube de destino es especialmente importante para las empresas que han migrado datos desde una plataforma de almacenamiento orientada al usuario (por ejemplo, Box Business) a una nube de destino con un sistema de almacenamiento centralizado, como Microsoft 365.

Comprender el diseño centralizado de la nueva suite de nube de destino ayuda a los usuarios finales a replicar su flujo de colaboración. Esto, a su vez, asegura que no haya una disminución en la productividad individual o del equipo y la eficiencia operativa general.

10. Desmantelamiento del sistema de almacenamiento de origen

Las empresas que han migrado usuarios y datos a una nueva nube para reducir los costos operativos deben retirar el sistema de almacenamiento de origen (almacenamiento en la nube o almacenamiento local/local). Desmantelar el almacenamiento de origen a tiempo es fundamental para evitar la renovación de su licencia.

Pero al mismo tiempo, las empresas deben ser consideradas al archivar datos importantes en el almacenamiento de origen. Por ejemplo, las empresas deben evitar la transferencia de datos vinculados a aplicaciones locales al migrar del almacenamiento local a la nube.

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Conclusión

En conclusión, las empresas deben asegurarse de que su equipo de TI retire el almacenamiento de origen a tiempo (antes de la renovación de la licencia) mientras archiva datos críticos y renueva/compra licencias solo para los datos/usuarios archivados.

 Este artículo está escrito por Pankaj Rai. Pankaj en CloudFuze, ayuda a los líderes empresariales, los responsables de la toma de decisiones, los administradores de TI y los equipos de TI a abordar la migración de datos de manera estratégica para mejorar los resultados de los procesos comerciales. Puedes seguirlo en LinkedIn.