¿Cómo elegir el software de contabilidad adecuado para las pymes?

Atrás quedaron los días en que las tareas contables y financieras se limitaban a las entradas del libro mayor en papel. Todos los profesionales de la contabilidad y dueños de negocios en estos días se enfocan en obtener más clientes, expandir su negocio, reducir las tareas menores de ingreso de datos, reducir los errores y obtener una visión más profunda de sus datos. La mejor manera de hacer todo esto en la era digital es mediante el uso de software de contabilidad. Una solución de software de contabilidad ayuda a aumentar la eficiencia comercial y la productividad de su equipo generando pronósticos de ventas para el próximo trimestre, determinando los servicios más y menos rentables, y más.

Importancia del software de contabilidad:

1. Acelera la velocidad de su trabajo: el uso de software de contabilidad puede aumentar la productividad general de su negocio, ya que su equipo tendría mucho menos papeleo que hacer. Los informes comerciales y las facturas generados automáticamente ahorran tiempo que puede dedicar a conseguir nuevos clientes.
2. Ahorra tiempo: las tareas de contabilidad tienen que ver con cálculos precisos. Tener un buen software de contabilidad puede acelerar el proceso de contabilidad al automatizar las tareas menores. No solo ahorra tiempo, sino que reduce los posibles errores que pueden haber ocurrido si utilizó las técnicas antiguas de contabilidad con lápiz y papel.
3. Proporciona análisis: tener un buen software de contabilidad le brinda un análisis de cómo se vería su negocio en unos pocos años al proporcionar pronósticos trimestrales y estados de flujo de efectivo. El software de contabilidad puede ayudarlo a tomar mejores decisiones financieras al invertir en las áreas que generan ganancias para su negocio.
4. Seguridad de los datos: La seguridad de la información crítica debe ser la máxima prioridad de las empresas. En un mundo en el que la ciberdelincuencia va en aumento, invertir en el software de contabilidad adecuado puede agregar capas adicionales de seguridad para proteger sus datos financieros. El software ofrece funciones como autenticación multifactor, acceso limitado de usuarios a la información y protección antivirus para mantener su información segura.
5. Gestión centralizada: otra característica del software de contabilidad es que ofrece un tablero centralizado. Puede ver fácilmente todos los aspectos de sus procesos financieros, incluidas facturas, nóminas, impuestos, inventario, órdenes de venta y más en un solo lugar que puede ayudarlo a ahorrar tiempo y tomar decisiones rápidas.

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Consejos para elegir el software de contabilidad adecuado:

Sin embargo, existen muchas soluciones de software de contabilidad que proclaman ser las mejores del mercado. Entonces, ¿cómo elige el software adecuado para los requisitos de su negocio?

Tener en cuenta estos consejos al elegir un software de contabilidad para su negocio podría ayudar:

1. Comprenda su negocio

El paso más importante antes de elegir un software de contabilidad es comprender los requisitos de su negocio. Identifique si necesitará alguna función específica de la industria para su negocio y seleccione el software que ofrece la misma.

Además, verifique qué aplicaciones complementarias necesita y si se integran con su solución de contabilidad.

La mayoría de las pequeñas empresas pueden hacerlo con un software de contabilidad que ofrece funciones básicas como facturación, seguimiento de gastos, generación de informes y más. Sin embargo, si necesita funcionalidades avanzadas como el seguimiento de inventario y el pronóstico de ventas, deberá elegir el software en consecuencia.

2. En línea o fuera de línea

Si bien algunas empresas aprovechan las herramientas de contabilidad basadas en la nube que se hicieron cargo del mercado en los últimos años, algunas organizaciones aún prefieren el software de escritorio para sus requisitos financieros.

Además, las empresas que desean tanto las funcionalidades del software de escritorio como las características de la nube optan por los servicios de alojamiento en la nube. Por ejemplo, QuickBooks Enterprise basado en la nube con software de alojamiento no solo ofrece las mismas características e interfaz de usuario que el software de escritorio, sino también accesibilidad remota similar a QuickBooks Online (versión SaaS de QuickBooks).

Al elegir el modelo más adecuado para su negocio, debe realizar un análisis adecuado. Sería mejor si explorara todas las opciones teniendo en cuenta las necesidades administrativas y financieras de su empresa.

De hecho, también puede recibir ayuda de un experto financiero o de su contador.

3. Interfaz de usuario

Dado que la mayoría de los propietarios de negocios no tienen experiencia en contabilidad, el software debe ser fácil de usar. Una interfaz limpia con instrucciones adecuadas para iniciar sesión y explorar las funciones puede facilitar los procesos de contabilidad para su equipo.

Porque al final, todo depende de cuán cómoda sea la interfaz del software para que usted y sus compañeros de equipo trabajen sin gastar mucho en los costos de capacitación.

Además, administrar sus libros será pan comido si hay tutoriales en línea gratuitos disponibles para aprender las funciones avanzadas de su software de contabilidad.

4. Planifique su presupuesto

Las soluciones de software de contabilidad varían según las características y los planes de precios que ofrecen. Puede comprar planes de suscripción anuales, un paquete para varios años, usar una versión gratuita del software si está disponible o arrendar el software de contabilidad según el presupuesto de su empresa.

A menudo se ve que el costoso software de contabilidad ofrece una funcionalidad avanzada. Incluye informes de proyectos, seguimiento de gastos, nómina asistida, CRM Connector y mucho más.

Al comprar su software de contabilidad, asegúrese de no pagar por características adicionales que no necesitaría.

5. Usabilidad del Software

Otro factor a considerar antes de comprar el software de contabilidad es si admite la cantidad de usuarios que necesita para trabajar en la aplicación. ¿O si le permite trabajar sobre la marcha y en cualquier dispositivo?

Si elige un software basado en la nube, lo ayudará a trabajar de manera eficiente desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo a través de Internet.

Hay numerosos software disponibles en el mercado que van desde un solo usuario hasta 40 usuarios. Para las empresas, sería beneficioso elegir un software que admita el máximo de usuarios. Pero, una empresa nueva puede comenzar su viaje contable con una versión de 1 usuario.

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6. Consulta a tu Equipo

Cada negocio es diferente, y su contador podría ofrecerle la opinión más educada del software de contabilidad según las necesidades de su organización. Han trabajado en casi todo tipo de software de contabilidad. Saben exactamente qué tipo de negocio tiene y qué software necesita.

Aparte de eso, comprenda las especificaciones de hardware requeridas por su software de contabilidad y consulte a su departamento de TI. Es esencial revisar el espacio de almacenamiento, los recursos del servidor y otros componentes para garantizar operaciones comerciales óptimas.

7. Explora todas las opciones

Con numerosos software de contabilidad disponibles en el mercado, es esencial explorar todas las opciones antes de invertir en el software que mejor se adapte a su organización de contabilidad.

Entre algunos de los software más populares del mercado se encuentran Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed y Zoho Books.

Algunos de ellos tienen demanda debido a su precisión, velocidad y conveniencia. Otros son rentables y fáciles de usar.

8. Haga una prueba

Antes de comprar cualquier software de contabilidad, haga una prueba de la aplicación de contabilidad. Puede ingresar transacciones ficticias, crear facturas, generar informes y probar todas las funcionalidades que pueda necesitar.

Además, puede ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente y aclarar todas las consultas relacionadas con su negocio durante la prueba. Si todo va de acuerdo con su negocio, puede proceder a comprar el software.

9. Integraciones de complementos

Cada software de contabilidad, sin importar cuán poderoso sea, necesitará algunas integraciones complementarias para mantener todos los procesos comerciales funcionando sin problemas. Por lo tanto, el software de contabilidad debe integrar funcionalidades básicas como ERP, CRM, facturación, recursos humanos y más para trabajar en coordinación con la contabilidad.

Por ejemplo, aplicaciones como TSheets y Bill.com se integran con software de contabilidad popular como QuickBooks. Sin embargo, no todo el software ofrece la capacidad de incorporar complementos. Por lo tanto, se recomienda tener en cuenta estos factores antes de finalizar el software.

10. Atención al cliente

Si es nuevo en el uso de software de contabilidad, puede haber muchas funcionalidades que le gustaría comprender para una mejor optimización de sus procesos financieros.

Por lo tanto, un buen software de contabilidad siempre debe ofrecer soporte experto para ayudarlo a usted y a sus compañeros de equipo con todas sus consultas relacionadas con su software.

Por otro lado, si su negocio se expande y sus datos se vuelven más complejos, necesitará orientación externa para ayudarlo a mantener sus registros precisos. Por lo tanto, busque un software que ofrezca atención al cliente las 24 horas por teléfono, chat o correo electrónico.

11. Reseñas de clientes

En el mundo impulsado por la tecnología, cualquier recomendación de software que pueda obtener en línea puede ayudarlo a elegir el software adecuado. Entonces, una vez que haya preseleccionado el software que cree que es adecuado para su organización, busque reseñas de clientes en varios foros y sitios web.

Dependiendo de los diversos parámetros, incluida la atención al cliente, los precios, la seguridad, las funcionalidades y más, puede tomar una mejor decisión sobre su software de contabilidad.

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Terminando

No contar con las herramientas y el software adecuados aumenta los riesgos de estrés y agotamiento en los empleados. Cuanto más estresada esté su fuerza laboral, más sufrirá su negocio.

El software de contabilidad ha estado ayudando a las empresas a administrar sus libros durante mucho tiempo. Algunos apuntan a mejorar la visibilidad de la marca, mientras que otros prometen impulsar la experiencia del cliente.

Aunque puede ser abrumador elegir el software de contabilidad teniendo en cuenta todos estos factores. Pero, dado que será una inversión única para su negocio, debe aclarar su mente y tomarse su tiempo antes de tomar una decisión.

Elegir el software adecuado reducirá todo su estrés ya que sus empleados estarán más informados y se sentirán más apreciados. Esto conducirá al crecimiento constante de su negocio y aumentará los ingresos de la empresa.

Entonces, ¡elige sabiamente!

 Este artículo está escrito por Sharad Acharya. Sharad es escritor técnico en Ace Cloud Hosting. Le encanta investigar las últimas tecnologías y ha escrito artículos sobre la nube, la virtualización y la seguridad. Puedes seguirlo en Facebook, Twitter y LinkedIn.