¿Qué es un pronóstico de flujo de caja? Beneficios, consejos y ejemplo

La previsión del flujo de caja es uno de los trabajos más importantes de cualquier CFO.

Su empresa confía en usted para asegurarse de tener un flujo de efectivo positivo (lo que significa que ingresa más efectivo al negocio que el que sale) durante todo el año para que pueda pagar salarios, financiar prioridades y cumplir con sus obligaciones financieras a tiempo y en su totalidad.

Las empresas suelen utilizar soluciones de software de flujo de caja para realizar proyecciones comerciales y planificar los recursos financieros. Antes de comprender cómo funciona, profundicemos en qué es el flujo de caja y por qué es importante hoy en día.

El resultado de un pronóstico de flujo de efectivo es un informe de flujo de efectivo que detalla cuánto dinero espera ingresar y gastar durante un período de tiempo determinado. Esta es una herramienta útil para determinar el mejor curso de acción en asuntos monetarios, de capital y financieros.

Importancia de la proyección de flujo de efectivo

La proyección precisa del flujo de efectivo permite a las empresas estimar sus saldos financieros futuros, evitar una escasez catastrófica de efectivo y maximizar el rendimiento de los excedentes de efectivo.

Sin embargo, predecir con precisión su flujo de efectivo es un asunto complejo. Su equipo de ventas puede cerrar ventas por valor de 3 millones en el primer trimestre, pero pueden pasar otros seis a doce meses antes de que la empresa obtenga esos ingresos en su totalidad. O su empresa puede tomar la decisión estratégica de contratar a 10 representantes de ventas adicionales para aumentar su participación de mercado, pero puede llevar medio año reclutar y capacitar a los nuevos empleados y más tiempo para que vendan a plena capacidad.

Mientras tanto, necesitará los fondos para pagar sus salarios y beneficios. Los gastos también pueden ser variables, agregando muchas incógnitas a su flujo de caja. Por ejemplo, se acerca el invierno. ¿Será más leve o más grave este año? ¿Qué hará eso con sus gastos de calefacción? ¿Una temporada activa de huracanes afectará el costo de sus materias primas?

Las incógnitas son el desafío inherente a cualquier tipo de pronóstico, ya sea una empresa o una pequeña empresa. Por eso es vital que los dueños de las empresas hagan pronósticos de negocios. Esto estima cómo varios eventos naturales, económicos, políticos y estacionales predicen cuánto efectivo tendrá su empresa disponible dentro de 12 a 18 meses.

Obviamente, eso no es humanamente posible.

Ejemplo de previsión de flujo de caja

La previsión de efectivo se puede realizar en una variedad de períodos de tiempo. El siguiente ejemplo de Taulia ilustra una predicción sencilla de flujo de efectivo de un mes para una empresa en enero, con el flujo de efectivo neto calculado como la diferencia entre las entradas totales y las salidas totales.

Cómo mejorar el flujo de efectivo

La técnica más precisa para pronosticar el flujo de efectivo de su empresa se basará en sus objetivos comerciales, las demandas de su equipo de gestión o de los inversores, y la información disponible dentro de su empresa.

Por ejemplo, una empresa que desea monitorear las obligaciones de deuda semanalmente requeriría una estrategia de pronóstico diferente a la que busca obtener claridad en las situaciones de convenios de fin de trimestre. Los convenios de deuda son limitaciones financieras que un prestamista impone a una empresa.

Software de presupuestos y previsiones   es una herramienta indispensable si busca prever para presupuestar las actividades de su empresa. Además, a continuación hay tres pasos a tener en cuenta durante todo el proceso.

1. Identificar y abordar las razones clave por las que fallan la mayoría de las previsiones de flujo de efectivo
2. Adopte las mejores prácticas para pronosticar el flujo de efectivo, incluido el pronóstico mensual
3. Reemplace el pronóstico basado en hojas de cálculo con una herramienta automatizada que tiene inteligencia incorporada.

Beneficios de la previsión de flujo de efectivo

Además de garantizar que una empresa evite la escasez de efectivo y obtenga ganancias de los excedentes de efectivo, la previsión del flujo de efectivo también ayuda a las empresas a tener éxito de las siguientes maneras:

• Ayudar a las empresas a pagar la deuda más rápido. Pagar la deuda puede requerir importantes desembolsos de efectivo que deben presupuestarse. Las empresas con deudas pueden usar la previsión de flujo de efectivo para asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para realizar los pagos requeridos (así como los intereses de la deuda) a tiempo.
• Garantizar que las empresas se adhieran a los convenios de deuda por los que pueden ser responsables. Para garantizar que una empresa es lo suficientemente estable financieramente para hacer los pagos de sus deudas a tiempo, ciertos prestamistas, por ejemplo, exigen que mantenga niveles de efectivo específicos. Una predicción de flujo de efectivo puede ayudar a las empresas a identificar posibles problemas de flujo de efectivo que podrían conducir a una violación del convenio, lo que podría obligarlas a realizar un pago total inmediato de su deuda de préstamo.
• Hacer posible que las empresas se desarrollen de manera más predecible. Si una corporación se expande a través de la inversión, a menudo lo hace a expensas del flujo de caja. Si bien las proyecciones de flujo de efectivo facilitan que las empresas planifiquen sus excedentes de efectivo, también simplifican la implementación de una estrategia de crecimiento de una manera más predecible.

Por qué fallan las previsiones de flujo de caja

Pronosticar efectivo puede parecer un ejercicio inútil, razón por la cual muchos CFO nos dicen que es uno de sus principales desafíos organizacionales. La mayoría de las imprecisiones provienen de una de las tres causas principales : recursos insuficientes, falta de comunicación y falta de una metodología de pronóstico única. Vamos a sumergirnos en cada uno a continuación.

1. Pobres recursos

Los datos sólidos son esenciales para una previsión precisa, pero necesita las herramientas y los recursos adecuados para gestionarlos y supervisarlos. Si todavía usa herramientas como Excel para monitorear su flujo de efectivo, la previsión es infinitamente más difícil.

Para empezar, los datos se ingresan manualmente, lo que significa que es propenso a errores. Además, es difícil reflejar la complejidad de cómo se registran los ingresos y cómo fluyen los gastos a través de un presupuesto en una hoja de cálculo. No hay forma de evitarlo: las hojas de cálculo obstaculizarán su pronóstico de flujo de efectivo.

Los recursos también se aplican a las personas. Es posible que los empleados no tengan tiempo para recopilar y analizar datos precisos. Por ejemplo, marketing puede proporcionarle el cronograma de ferias comerciales y los gastos anticipados, pero las ferias programadas para el tercer trimestre pueden requerir el pago total en el segundo trimestre.

Obviamente, esto tiene un gran impacto en la precisión de su pronóstico y análisis predictivo. Puede abordar estas variaciones en los informes creando sistemas estándar y definiendo cómo proyectar los gastos y el efectivo futuro.

¡Cuanto más estándar sean sus sistemas, más precisos serán sus pronósticos de flujo de efectivo y menos tiempo se requerirá de parte de todos!

2. Falta de comunicación

Los pronósticos de flujo de efectivo inexactos a menudo son el resultado de una mala comunicación entre los segmentos comerciales. Cada departamento puede tener su propio sistema para recolectar y predecir el flujo de efectivo, cada uno de los cuales puede producir resultados completamente diferentes.

Eliminar los silos entre las partes interesadas brindará mejores resultados. También garantiza a todos los responsables de la toma de decisiones que se escuchen sus preocupaciones y sus voces.

Las plataformas de software de gestión de proyectos contribuyen en gran medida a eliminar esos silos al ingerir y racionalizar datos de múltiples departamentos en tiempo real para crear y presentar una verdad común.

3. No existe una metodología única de pronóstico

Un desafío común para la previsión precisa del flujo de caja es la falta de un sistema o metodología estándar que se utilice en toda la organización.

Esto no solo se aplica al análisis de datos, también se puede aplicar a la recopilación y generación de informes de datos. Muchas organizaciones no asignan a una persona o departamento para que se haga cargo del proceso. La designación de un grupo específico para implementar un sistema estándar para la previsión del flujo de efectivo garantizará la precisión en el futuro.

Consejos para impresionar a tu tablero

Supongamos que actualizó sus recursos, eliminó todos los silos y creó un equipo para implementar una metodología estándar. ¿Cuáles son los próximos pasos que puede tomar para aumentar la precisión y limitar el flujo de caja negativo, todo mientras impresiona a su junta directiva? A continuación se presentan 4 consejos que puede tener en cuenta para el mismo.

1. Plan de estacionalidad

La mayoría de las empresas experimentan la estacionalidad en su efectivo disponible, ya sea que un repunte impulse los costos de calefacción o una avalancha de ventas durante la temporada de compras navideñas. Es esencial controlar estos flujos y reflujos. Investigue los informes de años anteriores para identificar cambios de flujo de efectivo predecibles que abarquen un año completo, no solo un trimestre. Esta información puede ser crucial en la planificación y previsión del presupuesto para el próximo año.

2. Evaluar costos fijos y variables

Evalúe estos costos cada seis a 12 meses. Algunos de estos gastos variables pueden reducirse renegociando un contrato o haciendo pequeños ajustes en el presupuesto. Estos ahorros potenciales pueden tener un impacto positivo general en el flujo de efectivo mensual o trimestral, especialmente durante un período de inactividad.

3. Plan para múltiples escenarios

La planificación de escenarios es absolutamente esencial para una previsión precisa del flujo de caja. Siempre surgirán sorpresas, agregando incertidumbre a su plan y pronósticos. La planificación de escenarios es la mejor manera de mitigar esa incertidumbre y una manera fácil de probar los cambios estándar en los factores clave de su negocio.

Por ejemplo, su empresa ha establecido una meta de ingresos por ventas durante los próximos 12 meses. Puede tomar su pronóstico de ventas actual y proyectar cómo un 10 por ciento más de ventas y un 10 por ciento menos de ventas afectarán su flujo de caja. La presentación de múltiples escenarios a su tablero sin duda los impresionará.

4. Pasar a un pronóstico continuo

Repronóstico regularmente. Los pronósticos son sus mejores conjeturas sobre lo que se avecina. Predecir tendencias y oportunidades imprevistas con 12 a 18 meses de anticipación es difícil en el mejor de los casos y casi imposible cuando el mercado o su industria experimentan incertidumbre o volatilidad. Es por eso que los pronósticos continuos son la mejor manera de impulsar la precisión en sus pronósticos de flujo de efectivo.

Un pronóstico financiero continuo le permite proyectar a medida que avanza el año para adaptarse a las tendencias que afectan los impulsores comerciales clave. Por lo general, con un pronóstico continuo trimestral, las empresas proyectan aproximadamente de cuatro a seis trimestres, independientemente de la fecha o el año del calendario.

Por qué las hojas de cálculo dificultan los pronósticos

Muchas empresas confían en Excel para generar sus pronósticos, pero este enfoque tiene desafíos inherentes, comenzando con la casi imposibilidad de representar la complejidad de una estructura comercial en una hoja de cálculo.

Los equipos de finanzas tienden a crear un plan de negocios en varias hojas y las unen con fórmulas y macros complejas que a menudo se rompen.

Dejando a un lado el trabajo manual, este enfoque limita el valor estratégico de un pronóstico. La naturaleza manual de ingresar y manipular datos en una hoja de cálculo significa que su pronóstico es esencialmente una instantánea estática en el tiempo. Mantenerse al día con el ritmo de los negocios eludirá incluso a los usuarios avanzados más competentes.

Más preocupante, un pronóstico continuo es la mejor manera de vigilar los problemas de flujo de efectivo y detectar cualquier variación en sus proyecciones de flujo de efectivo lo antes posible. Cuanto antes identifique un problema potencial, antes podrá plantearlo a su gerencia y junta para que puedan adoptar un plan de contingencia.

¡Usted no quiere estar en una posición de decirle a la junta directiva que la compañía necesita obtener un préstamo a corto plazo para pagar la nómina!

Mejora de la precisión con pronósticos inteligentes

Entonces, ¿cómo implementas realmente todas estas sugerencias? Ya es bastante difícil crear un presupuesto anual. ¿Cómo agrega pronósticos continuos a su lista de tareas pendientes?

Hay numerosas plataformas diseñadas para el equipo de finanzas que han salido al mercado. Adoptar uno de ellos lo ayudará a impulsar la precisión en sus pronósticos de flujo de efectivo y asombrará a su directorio. A esto se le llama adoptar un pronóstico inteligente .

La previsión inteligente ofrece mucho más que una instantánea del negocio. Combina información financiera pasada y presente con sus suposiciones sobre las condiciones económicas inminentes para que pueda predecir la salud futura de su negocio. También le permitirá proporcionar a su equipo de liderazgo información precisa basada en datos para guiar su toma de decisiones.

Al igual que todas las plataformas sólidas de gestión de proyectos, las soluciones de pronóstico inteligente actúan como un depósito central de datos, lo que le permite profundizar en esos datos para comprender las fuerzas que impulsan la salud financiera e implementar correcciones de rumbo.

Por ejemplo, supongamos que las ventas generales son más bajas de lo proyectado, lo que significa que debe explicar por qué ese es el caso a su directorio. Puede profundizar en los datos de ventas, identificar la región o la oficina de ventas que se está quedando corta y luego profundizar en las posibles causas.

Puede ser que una región haya experimentado el desgaste del personal de ventas clave y que los reemplazos aún estén aumentando. Este nivel de conocimiento, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, le permite evaluar si los problemas se resolverán a su debido tiempo o si se necesitan acciones específicas para volver a encarrilar las cosas.

No más pronósticos sombríos

La previsión inteligente le permite ser más asertivo con respecto a sus previsiones de flujo de efectivo porque sus suposiciones están respaldadas por datos. Esos datos subyacentes probablemente cambiarán con el tiempo, pero está bien. Todas las juntas se dan cuenta de que el negocio es dinámico, y su capacidad para decirles rápida y fácilmente por qué ha evolucionado su pronóstico de flujo de efectivo sin duda los impresionará.

El uso de soluciones de previsión inteligentes, junto con la identificación y el abordaje de las razones clave por las que la mayoría de las previsiones de flujo de caja fallan y la nueva previsión periódica, le ayudarán a predecir mejor su flujo de caja futuro y, a su vez, impresionar a su junta directiva.

El efectivo es el combustible para su negocio. ¡Aprenda cómo su empresa puede mantener un flujo de efectivo positivo durante todo el año!

Este artículo se publicó originalmente en 2019. El contenido se ha actualizado con nueva información.