Cómo el análisis de viajes de negocios ayuda a tomar decisiones más inteligentes

Los datos siempre han sido la piedra angular de todas las decisiones comerciales estratégicas.

Sin embargo, este enfoque no está tan extendido cuando se trata de tomar decisiones basadas en datos sobre los viajes de los empleados.

A medida que los viajes de negocios siguen ganando importancia, se vuelve imperativo que las empresas cambien su enfoque hacia soluciones tecnológicas. Los análisis de viajes de negocios se pueden utilizar para obtener información sobre sus necesidades de viaje. Esto puede ayudar a transformar la gestión de viajes de su empresa, optimizar costos, mejorar la experiencia del viajero y ayudar a tomar decisiones más inteligentes.

Pero, ¿cómo se pueden aprovechar al máximo las infinitas oportunidades que acompañan a la analítica de viajes de negocios?

Lea este artículo para obtener más información sobre la importancia del análisis de viajes de negocios en la reestructuración de sus prácticas de gestión de viajes corporativos y cómo desbloquear su potencial ilimitado.

El análisis de los datos de viajes incluye cuatro pasos:

• Recopilación de datos sobre viajes de negocios.
• Procesar los datos recopilados y categorizarlos en información consumible.  
• Identificar tendencias de viajes, patrones de gastos, fugas de costos y más a partir de los datos procesados.
• Tomar decisiones informadas basadas en estos conocimientos basados ​​en datos.

Con el poder de estos conocimientos, las empresas pueden comprender mejor sus gastos en viajes, el comportamiento de los viajeros y la gestión de riesgos, lo que beneficia tanto a la organización como a sus empleados.

¿Cuáles son los tipos de análisis de viajes de negocios?

"Con un gran poder viene una gran responsabilidad." La famosa cita es válida para los gestores de viajes que tienen la responsabilidad de mejorar el programa de viajes de su empresa para lograr una mayor eficiencia.

Por lo tanto, no bastaría con recopilar datos sobre viajes corporativos. Los administradores de viajes deben poder categorizar y procesar estos datos de manera significativa para revisar, mejorar e introducir mejores políticas de viajes dentro de su organización.

Aquí hay tres tipos de análisis de datos que no solo pueden brindar una visibilidad completa sino también abrir la puerta a tomar mejores decisiones cuando se trata de la gestión de gastos y viajes de negocios de la empresa:

Fuente: myBiz por MakeMyTrip

Análisis de gastos

Los gastos de viaje son un elemento crucial de los datos sobre viajes de negocios. Al seguir de cerca los gastos de viaje de los empleados de la empresa, es fácil identificar áreas principales de:

• Ahorros
• Negociación
• Mejor cumplimiento

Puede resaltar aún más áreas apropiadas que requieren asignación presupuestaria y áreas que tienen una oportunidad de reducir costos. Con soluciones inteligentes de datos de viajes, las empresas pueden planificar su presupuesto de viajes para generar mayores ahorros.

Análisis del comportamiento de los viajeros

Si bien el objetivo final es aumentar el ahorro en viajes de negocios, las empresas también deben trabajar para mejorar la experiencia del viajero. Este objetivo es fácil de alcanzar con el análisis de viajes de negocios, ya que evalúa el comportamiento, las tendencias y las preferencias de reserva de los viajeros.

Al implementar estos conocimientos sobre viajes, las empresas pueden obtener una mayor rentabilidad, ya que les permite alinear sus objetivos de ahorro con la satisfacción de sus viajeros de negocios. Prestar atención a las recomendaciones personalizadas generadas por el análisis de datos de comportamiento puede facilitar la personalización de los viajes de los empleados, lo que puede conducir a una mayor productividad.

Análisis de gestión de riesgos

Priorizar la seguridad de los empleados es imprescindible a la hora de gestionar los viajes corporativos. Los análisis de gestión de riesgos se pueden utilizar para identificar posibles riesgos de viaje, evaluar su posible impacto y minimizarlos de forma proactiva.

Un enfoque basado en datos, gracias al análisis de datos de viajes, puede ayudar a mitigar estos riesgos y al mismo tiempo permitir a las empresas cumplir con sus obligaciones de diligencia.

¿Por qué es importante el análisis de viajes de negocios?

Los datos correctos pueden ofrecer a su organización información enriquecida que es vital para mejorar las prácticas y políticas de la empresa. Los beneficios del análisis de viajes de negocios están lejos de ser limitados y tener esa ventaja puede diferenciarlo de la competencia .

Mejorar la rentabilidad y el ahorro

Gestionar los gastos de viajes de negocios puede ser un desafío. Cuando los viajes se reservan a través de diferentes plataformas, resulta difícil pronosticar con precisión las proyecciones de gastos y es fácil excederse del presupuesto si no se tiene cuidado.

Analytics resuelve esto ofreciendo visibilidad de los patrones de gasto, ayudando a los equipos financieros a identificar áreas de gasto excesivo y aplicando medidas de ahorro de costos.

Mejorar la satisfacción y la productividad del viajero

Al personalizar las experiencias de viaje de los empleados, las empresas pueden demostrar que se preocupan por su bienestar.

Con la ayuda de los datos, resulta mucho más fácil abordar sus puntos débiles y prestar atención a sus preferencias. Esto garantiza que los empleados estén más felices y comprometidos, lo que impacta positivamente en los niveles de productividad.

Toma de decisiones más inteligente

Los datos crean la imagen más precisa y ofrecen información para ayudar a las partes interesadas, como gestores de viajes, equipos financieros y RR.HH., a tomar decisiones inteligentes.

Con el poder del análisis, pueden mejorar las políticas existentes, asignar mejor los recursos y elegir proveedores que sean buenos para el negocio. Facilita la detección de tendencias y el desarrollo de estrategias efectivas para impulsar las prácticas de gestión.

Cómo mejorar los programas de viajes corporativos mediante el análisis de datos

Una vez que los gestores de viajes hayan recopilado todos los datos necesarios, podrán utilizarlos como guía para mejorar su programa de viajes corporativos.

Pueden utilizar datos para lograr un equilibrio entre gastos inteligentes y operaciones eficientes. Esto puede generar mayores ahorros, un mejor cumplimiento y experiencias de viaje más cómodas para los empleados.

Fuente: myBiz por MakeMyTrip

Elaboración de directrices para la reserva anticipada

Un análisis exhaustivo de los plazos de reserva, desde la fecha de salida hasta las reservas de regreso, puede ayudar a las empresas a establecer políticas que fomenten las reservas anticipadas.

Estos datos, por tanto, tienen la posibilidad de reducir los crecientes costes por reservas de última hora.

Reservas fuera de política

Observar un caso cada vez mayor de reservas fuera de la política puede indicar la necesidad de excepciones a la política.

Al reconocer la naturaleza urgente y la incertidumbre asociada con los viajes de negocios, las empresas pueden crear excepciones en la política que equilibren el cumplimiento con la flexibilidad.

Limitar los gastos de reserva de vuelos

Si los costos de reserva de viajes de la compañía se están acumulando, es hora de analizar la frecuencia de los vuelos premium reservados.

Al identificar y limitar dichas reservas, se pueden frenar los gastos innecesarios en viajes corporativos, gestionando los costos de manera proactiva. Alternativamente, defina los casos en los que se permiten dichas reservas junto con el flujo de aprobaciones a seguir.

Implementación de límites de gastos de hotel

Al evaluar el gasto en viajes en reservas de hotel en diferentes ciudades, los administradores de viajes pueden implementar límites en la cantidad gastada según la designación del empleado y el nivel de ciudad.

Los administradores de viajes también pueden incluir las circunstancias en las que se permiten estas reservas y quién debe aprobarlas en caso de una excepción.

Adaptación de las opciones de hoteles por estructura organizativa

Los administradores de viajes pueden detectar opciones de reserva de hotel elegidas con frecuencia en reservas anteriores y enumerarlas como alojamiento preferido según la estructura organizativa.

Esto ayuda a ahorrar tiempo y dinero y, al mismo tiempo, garantiza que sus empleados experimenten la máxima comodidad durante sus viajes de negocios.

Buscando hoteles con certificación GST

Los administradores de viajes pueden utilizar los datos de los hoteles asegurados por el GST en la India y los ahorros obtenidos al utilizar estas facturas para reclamar beneficios fiscales como el crédito por impuesto soportado (ITC) para refinar aún más su lista de hoteles preferidos. Esto no sólo garantizará que las opciones de alojamiento cumplan con la normativa GST en la India, sino que también servirá como una ventana de ahorro para las empresas.

Para facilitar este proceso, las empresas pueden trabajar con el software de gestión de viajes adecuado que facilite facturas de hotel GST aseguradas para maximizar los ahorros.

Cómo recopilar datos sobre viajes de negocios

Para que las empresas maximicen plenamente los beneficios del análisis de viajes de negocios, la clave es contar con datos precisos y relevantes. Por lo tanto, mucho depende de cómo las empresas recopilan estos datos.

Aquí, exploraremos las fuentes de datos más relevantes para optimizar la estrategia de viajes de su empresa.

Sistemas de reserva de viajes y gestión de gastos.

Recopilar datos de viajes puede ser muy sencillo si se cuenta con un sistema de gestión de gastos y viajes de negocios bien integrado. Con la ayuda del software de viajes y gastos adecuado, las empresas pueden capturar fácilmente datos relevantes como reservas de viajes, gastos de viaje, cumplimiento de viajes, patrones de viaje y más.

Puede resultar fácil y eficiente aprovechar los datos recopilados a través de estos sistemas, como el GST sobre gastos de viaje o el ITC sobre gastos de viaje, entre otros. Esto puede ayudar a recopilar información detallada sobre las prácticas de viajes de la organización.

Los datos recopilados pueden desempeñar un papel central a la hora de agilizar los viajes de negocios de sus empleados, haciendo que los viajes sean más fluidos.

Comentarios y encuestas de viajeros

El crecimiento está impulsado por la mejora constante. La mejor manera para que las empresas descubran qué es necesario cambiar es recopilando con frecuencia comentarios de los empleados que viajan por negocios. Estas encuestas a viajeros pueden resaltar las áreas centrales de cambio en función de sus preferencias, experiencias y desafíos.

La combinación de estos datos cualitativos con un análisis cuantitativo puede ofrecer una mejor comprensión y ayudar a los gestores de viajes a desarrollar ideas de mejora para los viajes de negocios.

Seguimiento del cumplimiento de la política de viajes

Es bien sabido que el cumplimiento de la política de viajes es el secreto para ahorrar dinero en viajes de negocios. Sin embargo, es posible que no sepa que el seguimiento de los datos de cumplimiento puede brindarle información valiosa sobre los patrones de viaje de su empresa.

Establecer una política de viajes integral para los empleados en la India puede ayudar a las organizaciones a controlar el cumplimiento y ofrecer más control sobre los viajes y gastos de la empresa. Ofrece una visión detallada de las áreas de incumplimiento que requieren acciones correctivas inmediatas.

Por lo tanto, controlar el cumplimiento de las políticas es una forma inteligente de utilizar los datos para generar ahorros de costos para la empresa.

Cómo analizar los datos de viajes de negocios

La recopilación de datos de viajes es sólo el primer paso para el análisis de viajes de negocios. El verdadero desafío es descubrir cómo darle sentido a los datos recopilados de cientos y miles de reservas cada mes.

Aquí es donde la magia de la analítica de viajes de negocios puede ayudarle. Pero necesitas las herramientas y técnicas adecuadas para hacerlo.

Fuente: myBiz por MakeMyTrip

Visualización de datos e informes.

Hasta que sus datos cuenten una historia, no tienen significado.

Los datos digeribles son la forma más sencilla de analizar y comprender el comportamiento y los gastos de los viajeros. Un panel altamente visual y fácil de entender que proporciona información sobre el rendimiento de un vistazo puede permitir a las partes interesadas detectar tendencias e información rápidamente.

De este modo, la visualización de datos descompone información compleja y ayuda a iluminar patrones que guían la toma de decisiones eficaz.

Análisis predictivo para pronosticar patrones de viaje

Identificar oportunidades de crecimiento es más fácil cuando hay tanto conocimiento como previsión. Una forma sencilla de hacerlo es utilizar conocimientos predictivos para experimentar con cambios en las políticas de viajes y analizar cómo afectan el rendimiento futuro.

Al observar los datos históricos, las empresas pueden pronosticar:

• Patrones de viaje
• Fluctuaciones de la demanda
• Tendencias del mercado y de los precios.

Con este conocimiento, las organizaciones pueden tomar ventaja en las negociaciones con los proveedores, anticipar los problemas futuros y optimizar el programa de viajes para lograr el máximo éxito.

Aplicaciones de IA y ML en análisis de viajes

El uso de tecnologías avanzadas como AI o ML puede ayudar a las empresas a analizar grandes cantidades de datos. Procesar esto puede descubrir patrones y conexiones únicos que pueden impulsar el crecimiento de cualquier empresa.

Por lo tanto, cuando se trata de viajes de negocios, la automatización de los múltiples pasos involucrados puede ayudar a detectar rápidamente anomalías y optimizar el programa de viajes para viajes personalizados.

Mejores prácticas para crear un programa eficaz de análisis de viajes de negocios

Para aprovechar al máximo el análisis de viajes de negocios, cada organización debe cumplir con las siguientes mejores prácticas:

• Configure indicadores clave de rendimiento (KPI) y defina los resultados esperados para medir con precisión el éxito. Puede medir KPI, como ahorros incurridos, tasas de cumplimiento de políticas, puntuaciones de satisfacción del viajero o cualquier otra métrica que sea importante para su empresa.
• Asegúrese de fomentar una cultura basada en datos dentro de su empresa. Esto mejorará la capacidad de toma de decisiones de las partes interesadas y les ayudará a mantenerse a la vanguardia.
• Respetar la privacidad de los viajeros es vital para generar un elemento de confianza. De ahí que considere establecer protocolos de seguridad y medidas de regulación de datos dentro de la organización.
• Fomentar la alfabetización en datos dentro de la empresa proporcionando módulos de formación y práctica adecuados.
• Aumente la colaboración multifuncional para obtener mejores conocimientos desde todas las perspectivas. Después de todo, se trata de trabajo en equipo.

Los empleados más felices conducen a mejores resultados

Aprovechar los beneficios del análisis de viajes de negocios puede brindarle a su empresa una gran ventaja. En esta era de toma de decisiones basada en datos, realmente es la clave para transformar su gestión de viajes corporativos.

Aprovechar el poder de la analítica puede maximizar sus ahorros, mejorar la comodidad del viajero y, lo que es más importante, garantizar la seguridad de sus empleados. Por lo tanto, el análisis de viajes de negocios proporciona pasos prácticos que pueden conducir a viajeros de negocios más felices que brindan resultados que escalan el crecimiento de su empresa.

Viaja inteligentemente. Planifique viajes corporativos rentables con la ayuda de proveedores de servicios de gestión de viajes de negocios.