Las mejores soluciones comerciales que harán que administrar su negocio sea muy fácil en 2021

Administrar un negocio en el mundo corporativo acelerado de hoy requiere excelentes habilidades de comunicación, pasión, compromiso, positividad, confianza, creatividad y todos esos atributos tradicionales. También debe estar familiarizado con las soluciones modernas y los sistemas digitales para simplificar la administración empresarial.

No importa el tamaño de su negocio, ejecutarlo sin asistencia de software lo coloca en una desventaja competitiva. Este artículo analiza algunas de las soluciones de software básicas en las que todo propietario de una empresa debe invertir para agilizar sus funciones. Siga leyendo para identificar lo que no tiene y cómo puede ser útil para usted.

1. Sistema telefónico comercial

Antes de Internet, ninguna tecnología de comunicaciones era más importante para las empresas que el teléfono. Luego llegó Internet y todos hicieron el cambio. Los dueños de negocios inteligentes no realizaron un cambio completo ya que todavía había áreas donde el teléfono funcionaba mejor que Internet. Lo que hicieron, en cambio, se actualizó a los últimos sistemas telefónicos para una comunicación fluida y efectiva. Si tiene un sistema telefónico analógico y desea pasar a la tecnología de protocolo de voz de Internet (VoIP) más económica, considere consultar a expertos para obtener orientación sobre la instalación, los costos y otros aspectos específicos del negocio.

“A medida que crece su negocio, VoIP suele ser la opción más rentable porque agregar nuevos usuarios no genera tarifas de instalación adicionales. Para ponerlo en perspectiva, una empresa con 30 usuarios podría ver ahorros de hasta $1200 por mes con un nuevo sistema de VoIP”. – como muy bien elaborado por Blake Bobit, el fundador de Solution Scout, en uno de sus artículos recientes.

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2. Software de gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica todo el esfuerzo que pones para garantizar que el flujo de trabajo de tu equipo funcione sin problemas y de manera efectiva. Instalar una solución de gestión de proyectos no solo simplifica la supervisión sino que también mejora el trabajo en equipo y la productividad en su negocio.

Hay docenas de sistemas de gestión de proyectos decentes en el mercado. Asegúrese de que lo que elija esté alineado con sus necesidades únicas y aborde tantas facetas de la gestión de proyectos como sea posible. También debe ser fácil de usar y tener una interfaz sencilla y unificada para facilitar la supervisión simultánea de varios proyectos de la empresa. Los sitios de revisión pueden ahorrarle la molestia de la investigación, pero es crucial basar su decisión en sus necesidades, no en las necesidades de los demás.

3. Gestión de las relaciones con los clientes

La gestión de las relaciones con los clientes ha gobernado el mercado del software desde hace bastante tiempo, y no es difícil ver por qué. Las herramientas de CRM actuales hacen más que ofrecer funciones de gestión de contactos. El alcance de sus funciones abarca el marketing, las ventas, la contabilidad, las transacciones en el punto de venta y otros aspectos operativos.

Desde una perspectiva de crecimiento comercial, la solución de CRM lo ayuda a identificar clientes potenciales, seguir su recorrido por el canal de ventas y mejorar su experiencia en interacciones posteriores. Algunas de las herramientas más populares son tan sofisticadas que puede usarlas casi sin ayuda para transformar su negocio. Asegúrese de que el software que elija ofrezca la máxima flexibilidad y no necesite soluciones adicionales para realizar funciones esenciales.

4. Pasarela de pago

Los comerciantes utilizan pasarelas de pago para procesar tarjetas de débito y crédito y aceptar pagos electrónicos. La pasarela de pago que elija determina varias cosas, incluida la tarifa de transacción, las monedas aceptables, sus métodos de pago y la cantidad de tiempo que tarda el dinero en reflejarse en su cuenta.

Un estudio muestra que más del 23% de los compradores en línea abandonan los carritos de compras debido a las complejidades del proceso de pago. Esta estadística muestra que su elección de un proveedor de soluciones de pago puede hacer o deshacer el aspecto en línea de su negocio. El cumplimiento de PCI, la prevención de fraudes y la compatibilidad con otro software comercial son algunos de los factores más esenciales que se deben tener en cuenta al elegir una pasarela de pago para su negocio en línea.

5. Software de contabilidad

Hace algunas décadas, no existían técnicas de contabilidad digital, e incluso las corporaciones más grandes tenían que depender de personas que anotaban manualmente las cifras en libros de contabilidad en papel. Incluso es imposible imaginar cómo funcionó eso con todo el software de contabilidad completo que tenemos actualmente a nuestra disposición.

Los sistemas de contabilidad empresarial ayudan significativamente a las empresas a reducir los costos laborales y minimizar la posibilidad de errores. También facilita el acceso fácil y rápido a datos comerciales críticos para obtener información y planificación esenciales. Al elegir una herramienta de software de contabilidad, considere su presupuesto, conocimientos técnicos, compatibilidad con otro software, escalabilidad y capacidades en línea o fuera de línea.

6. Sistema de presupuestación

Excel podría entregar los bienes en el presupuesto personal, pero lo más probable es que no sea una solución para el presupuesto empresarial. La gestión financiera empresarial puede ser un dolor de cabeza, y la falta de un presupuesto adecuado (que muestre sus entradas y salidas de efectivo en una única interfaz) puede generar errores costosos que pueden paralizar su empresa. Antes de tomar cualquier decisión con respecto al software de presupuesto, asegúrese de comprender lo que quiere y separe los elementos imprescindibles de los lujos. Realice comparaciones en paralelo de las distintas soluciones del mercado y compruebe cuáles están diseñadas teniendo en cuenta sus necesidades. Tenga en cuenta también su presupuesto y no olvide las preocupaciones de seguridad y sus planes de expansión.

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7. Software de nómina

El procesamiento de nómina a menudo se asocia con muchos procesos y papeleo. Es uno de los procesos más complicados y lentos para los propietarios de pequeñas empresas, y la necesidad de una solución de gestión para optimizarlo siempre se presenta pronto. Encontrar una herramienta de nómina útil puede quitarle algo de trabajo, eliminar los dolores de cabeza administrativos y garantizar que su empresa crezca con una fuerza laboral satisfecha.

El mercado está repleto de servicios de nómina, cada uno diseñado para satisfacer un conjunto diferente de necesidades. El costo de adquirir cada uno también varía, y es probable que las versiones de escritorio cuesten menos a largo plazo que el software en línea. Elija una solución de software que no solo se ajuste a su presupuesto, sino que también ofrezca flexibilidad en los tipos de pago, los períodos de pago, el depósito de impuestos y el tiempo y la asistencia.

8. Software de gestión de activos

La gestión manual de activos puede parecer más fácil y rentable al principio, pero lo más probable es que le cueste una fortuna a largo plazo. Esto es especialmente cierto si hay muchos activos para administrar o agrega regularmente a su inventario. Un sistema de gestión de activos garantiza que todo esté en perfecto estado y te ayuda a planificar su uso y, por lo tanto, maximizar su eficiencia y el retorno de la inversión. Si dirige una empresa de logística, por ejemplo, necesitará una herramienta que lo ayude a monitorear la ubicación geográfica de cada uno de sus vehículos en tiempo real y lo ayude a realizar la planificación y optimización de rutas. También deberá verificar la disponibilidad de los conductores y asignar tareas de una manera que le dé a la empresa valor por su dinero sin trabajar necesariamente en exceso o por debajo de ciertos conductores.

9. Herramientas de edición de fotos

Esto a menudo se pasa por alto porque muchos vendedores y propietarios de pequeñas empresas no entienden la importancia de la calidad de la imagen en la eficacia de su contenido de marketing. Si publica regularmente en las redes sociales o crea publicaciones de blog utilizando infografías y fotos, necesita una forma de garantizar la consistencia de la calidad en su contenido. Por ejemplo, en sus páginas web y blog, donde el tamaño y la calidad de la imagen son factores críticos de SEO, es posible que tenga dificultades para cambiar el tamaño de las fotos manualmente cada vez que las cargue. Una buena herramienta de software le brindará un amplio poder de edición y posiblemente le permitirá calibrar la configuración para futuras necesidades de edición.

Afortunadamente, hay muchas herramientas de este tipo que ni siquiera requieren habilidades profesionales de diseño o edición para usar. Encuentre lo que se adapte a su nivel de habilidad y póngalo en su arsenal de marketing para el futuro.

10. Procesamiento de textos

El procesamiento de textos es crucial para las empresas de todos los tamaños. Hoy en día, la mayoría de los procesos de oficina requieren algo de tipeo y, debido a la importancia de la información en algunos documentos, las empresas tienen dificultades para encontrar una solución con precisión y problemas de colaboración en tiempo real.

Si bien las herramientas de procesamiento de textos de escritorio predeterminadas, como Microsoft Word y TextEdit, pueden realizar funciones básicas, es posible que necesite aplicaciones de edición de documentos multiplataforma para facilitar la colaboración entre departamentos y empleados que trabajan de forma remota. Una de esas herramientas es Google Docs. Este es un servicio gratuito propiedad de Google que funciona como Microsoft Word pero permite que diferentes personas trabajen en el mismo documento simultáneamente sin necesidad de habilitar funciones especiales. También guarda automáticamente el trabajo que editas, lo que significa que tu progreso no se perderá en caso de un corte de energía, falla del sistema o pérdida de la conexión a Internet. El principal inconveniente es que requiere una conexión a Internet y puede resultar un inconveniente si tiene que usarlo fuera de la oficina.

11. Software de comunicación

Si bien la mayoría de las aplicaciones en esta lista facilitan la comunicación de una forma u otra, son relativamente limitadas en ese aspecto, al menos en comparación con herramientas dedicadas como Zoom, Skype o Slack. Estos están diseñados para permitir la comunicación directa por escrito, voz y video entre los miembros del equipo. Incluso puede realizar reuniones de conferencias con cientos de empleados ubicados en diferentes lugares.

La mejor parte de las herramientas de comunicación convencionales es que son reconocidas por casi todos y, por lo tanto, pueden usarse como una solución para la comunicación entre la empresa y los clientes. También ofrecen mejores alertas de llamadas y funciones de programación de conferencias para garantizar que nadie se pierda las sesiones planificadas previamente. No importa el tamaño de su fuerza laboral o la cantidad de departamentos que dependen directamente unos de otros, asegúrese de que haya una herramienta de comunicación confiable en su arsenal si desea promover el trabajo en equipo, optimizar las funciones y aprovechar al máximo su fuerza laboral.

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Nota final

Estas son algunas de las principales soluciones comerciales que debe considerar incorporar a sus procesos comerciales diarios. Si está buscando herramientas específicas, tómese el tiempo para familiarizarse con las necesidades de su negocio y visite los sitios de revisión para identificar las soluciones mejor calificadas en varias categorías.