Mejora de procesos de negocio (BPI): qué es y cómo funciona

Para seguir el ritmo de los escenarios en evolución, la mejora de procesos comerciales (BPI) es esencial para todas las organizaciones.

Cada empresa tiene que lidiar con cientos de procesos comerciales. Ningún emprendedor puede llamar a estos procesos 100% infalibles, ya que siempre hay algunos cuellos de botella que les cuestan tiempo y dinero.

Optimizar o mejorar estos procesos comerciales puede ayudar a eliminar cualquier problema que cause inconvenientes a su equipo o clientes. Veamos cómo funciona la mejora de procesos comerciales y cómo ayuda a que su negocio prospere.

¿Qué es la mejora de procesos de negocio?

Los procesos comerciales son las tareas que realiza para administrar su negocio. Necesita mejorar estos procesos para mantenerse fuerte en este mundo competitivo. Por lo tanto, la mejora de los procesos comerciales significa optimizar continuamente los procesos comerciales para lograr una mayor productividad y eficacia.

Los procesos de negocio de una empresa implican tres tipos de actividades:

• Tarea operativa: las tareas repetitivas que las empresas deben realizar todos los días, como la fabricación, la logística y la generación de informes.
• Tareas gerenciales: estas tareas incluyen la elaboración de presupuestos, la administración y el desarrollo de recursos humanos.
• Tareas de apoyo: Las tareas restantes se incluyen en esta categoría, como soporte técnico, contratación, contabilidad, etc.

Todas las tareas que pertenecen a estas categorías deben pasar por una evaluación y corrección regulares para evitar ineficiencias. A través de BPI, las empresas pueden realizar cambios positivos de forma continua en estas operaciones de acuerdo con los aportes de las partes interesadas internas y externas.

Estas mejoras introducen nuevas formas de hacer las cosas o eliminan fallas de los procesos actuales. En ambos casos, el objetivo es agilizar el proceso.

Importancia de la mejora de los procesos de negocio

No importa a qué industria pertenezca su organización, debe adaptarse a los cambios para sobrevivir a la competencia. La mejora de los procesos empresariales le permite realizar ese cambio.

Durante este proceso, las empresas pueden determinar las áreas que necesitan mejoras y localizar cualquier ineficiencia que necesite eliminarse. Ayuda a las organizaciones a comprender el sistema y evolucionar según los estándares actuales de la industria.

Además, ofrece una nueva perspectiva de su proceso comercial para mejorar la productividad, la calidad, la relación con el cliente y el desarrollo de habilidades.

¿Cómo funciona la mejora de procesos de negocio?

#1. Seleccione un Proceso

Primero, debe determinar las áreas o procesos que necesitan mejoras. Si bien en una empresa se llevan a cabo numerosos procesos comerciales, puede priorizar los procesos repetitivos para mejorar.

#2. Problemas del proceso de mapa

Concéntrese en el proceso elegido para identificar los problemas que necesitan eliminación. Mapear significa visualizar toda la operación y descubrir los cuellos de botella.

#3. Analizar procesos de negocio

Ahora, debe analizar los puntos débiles para encontrar los problemas que se pueden mejorar. Puede hacer las preguntas relacionadas a las personas responsables para obtener las respuestas.

#4. Rediseñar el Proceso

En esta etapa, debe rediseñar el proceso para mejorarlo. Utilice la metodología más adecuada para eliminar los problemas identificados y hacer más eficientes sus procesos.

#5. Adquirir recursos

Para cualquier tipo de mejora en el proceso comercial, las empresas necesitan asegurar los recursos necesarios. Podría ser obtener nuevo software, hardware o mano de obra. Para todos estos, obtenga la aprobación de la gerencia.

#6. Pruebe el nuevo proceso

Antes de aplicar el sistema BPI en su organización, la prueba es un proceso obligatorio. Verifique cada paso del flujo de trabajo para no perderse nada crítico. Si necesita algún cambio, este es el paso para hacerlo.

#7. Implementar el método

Después de las pruebas exitosas y la aprobación de la gerencia, es hora de implementar la metodología para la mejora de los procesos comerciales. Puede comenzar a pequeña escala y ampliar el alcance para obtener mejores resultados.

#8. Revisar y Refinar

Su trabajo no termina con la fase de implementación. Debe monitorear constantemente si los nuevos métodos están mejorando su proceso o no. El refinamiento a veces puede ser necesario, y debe implementarlo en consecuencia.

Métodos de mejora de procesos comerciales

Según su proceso comercial y su industria, puede elegir las siguientes metodologías para BPI.

#1. Metodología ágil

Esta metodología libera a un proyecto de tener un plazo estricto y le permite incorporar más iteraciones. Según los comentarios del equipo y del cliente, Agile le permite solucionar los problemas destacados. También mejora la comunicación y la colaboración entre todas las partes.

#2. Manufactura esbelta

El objetivo de esta metodología es eliminar desperdicios y así reducir costos. Además de la industria manufacturera, otros también pueden implementar sus principios básicos. Aquí, los equipos deben comprender la percepción del comprador para eliminar el desperdicio y la redundancia.

#3. seis sigma

Este enfoque popular puede reducir la variabilidad y los errores al aprovechar los datos y las estadísticas y maximizar el valor. Six Sigma implica el uso de DMAIC y DMADV para lograr un proceso optimizado y un mayor retorno de la inversión.

#4. Gestión de calidad total (TQM)

Las empresas que utilizan esta metodología necesitan involucrar a todo su equipo para mejorar la satisfacción del cliente. Ofrece a los empleados un entorno y una cultura de trabajo en los que se valoran las experiencias y se les anima a tener un objetivo empresarial compartido.

#5. Teoría de las Restricciones

La metodología de la Teoría de las Restricciones se usa comúnmente cuando existe la necesidad de una mejora instantánea. Puede determinar los cuellos de botella del proceso y mejorarlos hasta eliminarlos.

#6. kaizen

Esta metodología de mejora de procesos empresariales se centra en prácticas ágiles y esbeltas. Modifica ligeramente su trabajo y cultura corporativa para mejorar la calidad y la productividad de los procesos.

#7. Kanban

Kanban es una técnica de flujo de trabajo visual que le permite identificar problemas y eliminar cuellos de botella. Como resultado, puede aumentar la eficiencia y monitorear el progreso de su iniciativa.

#8. Justo a tiempo

Este método es ideal para empresas manufactureras que desean minimizar los costos de inventario al producir bienes de acuerdo con la demanda. En la mayoría de los casos, se utiliza con la metodología Kanban para realizar pronósticos precisos y evitar el exceso de capacidad de trabajo.

#9. Mapeo de procesos

Las empresas pueden trazar un plan de mejora de procesos utilizando esta técnica de visualización de flujo de trabajo. También puede usarlo para desarrollar mapas para roles específicos u objetivos comerciales.

#10. PDCA

Este modelo significa planificar, hacer, verificar y actuar. Al ser parte de la metodología Kaizen, ayuda a las organizaciones a localizar procesos ineficientes.

Beneficios de la mejora de procesos comerciales

Agilidad empresarial

A través de la mejora de los procesos comerciales, las empresas pueden volverse más capaces de abordar los requisitos en constante cambio de los clientes. Pueden responder rápidamente a las demandas y perfeccionar los proyectos en consecuencia.

Mejor visibilidad de los procesos

Para implementar BPI, las empresas necesitan visualizar todo el flujo de trabajo. Les permite monitorear los procesos de negocio y medir la efectividad de cada etapa.

Económico

El objetivo de mejorar los procesos comerciales es eliminar los cuellos de botella y las ineficiencias. Como le permite identificar y eliminar gastos innecesarios, el gasto total se reducirá automáticamente.

Más productividad

Para que sus procesos sean eficientes, BPI elimina todas las tareas repetitivas e innecesarias del flujo de trabajo. Como resultado, la productividad de los empleados se multiplica.

Cumplimiento y Seguridad

Implementar la mejora de los procesos comerciales significa tener un lugar de trabajo adecuadamente regulado y administrado. Por lo tanto, estas empresas pueden cumplir con las regulaciones y las medidas de seguridad necesarias.

Satisfacción de Clientes y Empleados

Cualquier proceso improvisado va a agregar valor a los clientes. Con clientes satisfechos, puede tener un negocio próspero. También hace que su equipo sea eficiente y productivo al eliminar tareas innecesarias.

Desafíos de la mejora de procesos comerciales

#1. Resistencia de los empleados

El mayor desafío al que se enfrenta BPI es la resistencia de los empleados. La mayoría de la gente está en contra de cualquier cambio y les gusta seguir trabajando de forma tradicional. Por lo tanto, las empresas deben hacer comprender a los empleados el beneficio de esta mejora. De lo contrario, la iniciativa se convertirá en un fracaso total.

#2. Incapacidad para establecer metas

Durante este proceso, el liderazgo debe tener objetivos claros y específicos. Sin objetivos claros, no podrán obtener una imagen completa de la dirección de la empresa. Si bien los objetivos le permitirán saber dónde poner su tiempo y recursos, la falta de ellos dificultará la mejora de los procesos comerciales.

#3. Ajuste de tiempo️

Para que las cosas funcionen, necesitas darle algo de tiempo. Muchas empresas piensan que la mejora de procesos es imposible debido a sus actividades diarias. Sin embargo, a menudo es posible optimizar los flujos de trabajo y asignar a una persona para implementar este proceso. Sin embargo, las empresas pueden incluso contratar a un contratista o trabajador independiente para analizar el proceso.

#4. Introducción de nuevas tecnologías

La mayoría de las mejoras en los procesos comerciales requieren despedirse de las aplicaciones heredadas y adoptar nuevas tecnologías. La mayoría de las empresas encuentran que esto es un gran desafío. Además de ser costoso, también debe familiarizar a sus empleados con las tecnologías innovadoras.

Recursos de aprendizaje

Fundamentos de la mejora de procesos comerciales: Udemy

Este curso de Fundamentos de la mejora de procesos comerciales le enseña el marco y los pasos necesarios para BPI. Este curso también incluye la alineación de los procesos comerciales con los objetivos y la búsqueda de soluciones prácticas de mejora.

También puede aprender a usar diferentes herramientas para crear nuevos procesos comerciales y técnicas para medir sus objetivos a partir de este recurso.

Mejora eficaz de los procesos comerciales: Udemy

Este curso de Mejora efectiva de procesos comerciales le enseña el impacto de la mejora de procesos comerciales para que pueda rediseñar sus procesos organizacionales.

En este curso se enseña el desarrollo del modelo BPI, su implementación en el proyecto y la medición del progreso. Incluye 2,5 horas de video a pedido y un certificado al finalizar el curso.

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Ultimas palabras

Sin la mejora de los procesos de negocio, es imposible mantenerse en la competencia. Le permite descubrir sus debilidades e ineficiencias para que pueda implementar nuevos métodos para mejorarlas.

Aquí, discutimos cómo funciona el mundo de la mejora de procesos comerciales junto con algunos cursos y libros útiles para aprenderlo. Una vez que tenga los conocimientos suficientes, comience a realizar las mejoras necesarias para llevar su negocio al siguiente nivel.

También puede obtener información sobre el software de gestión de procesos comerciales.